Gestion des données de référence 101 – DATAVERSITÉ

La gestion des données de référence peut être décrite comme la gestion des données essentielles aux opérations de votre entreprise. La gestion des données de référence (MDM) consiste à gérer des données relativement stables et critiques pour les opérations de l'entreprise. Le concept de données de référence et leur gestion sont nés dans le 1990s fin, comme moyen de gérer les grandes quantités de « données disjointes » collectées. Les données de référence sont nécessaires à une organisation moderne pour effectuer efficacement ses opérations quotidiennes, ainsi que pour prendre des décisions analytiques. 

Sans données de référence et sans la capacité de les gérer, les entreprises auraient du mal à fonctionner de manière efficiente et efficace.

La connaissance de l'importance des données de référence et de la manière de les gérer efficacement peut permettre aux organisations de rationaliser leurs processus de travail et d'améliorer leur efficacité. La gestion des données de base comprend les logiciels et les processus nécessaires pour conserver, modifier et gérer les données de base.

En général, les données de référence n'occupent qu'une petite partie du stockage de données de l'entreprise, mais malgré cela, elles comptent parmi les données les plus complexes du système de stockage.

Quelles sont les principales caractéristiques des données de base ?

Comprendre les caractéristiques de base des données de référence est essentiel pour les gérer efficacement et libérer tout leur potentiel pour des projets commerciaux réussis. Les caractéristiques d’une organisation bien organisée programme de gestion des données de référence soutenir un flux d’informations utiles et cohérentes au cours de son fonctionnement. La compréhension de ces fonctionnalités aide à mettre en place un programme de gestion des données de référence et à travailler avec celui-ci. Les principales fonctionnalités sont répertoriées ci-dessous. 

1. Les données de base changent rarement. Il s’agit d’une source unique de données précises utilisée dans toute l’organisation. L'exactitude complète et totale est sa raison d'être. Les données de base changent beaucoup moins fréquemment que les autres types de données, mais elles changent occasionnellement, et c'est pourquoi les données de base gestion est important. Les organisations doivent disposer d’un moyen de gérer et de mettre à jour leurs données de base pour garantir qu’elles restent exactes.

Des erreurs se produisent lorsque les données de base ne sont pas exactes : factures envoyées à la mauvaise adresse, employés recevant le mauvais salaire, etc.   

2. Les données de base sont principalement utilisées comme matériel de référence. Il est de nature non transactionnelle (ce qui signifie qu’il n’implique aucun échange d’argent ou de biens). Par exemple, les données décrivant l'inventaire, le client ou le point d'achat peuvent faire partie des données de base, mais elles peuvent être copiées puis utilisées dans des transactions commerciales. 

Les données de base, en tant que matériel de référence, peuvent être copiées et utilisées à diverses fins.

3. Les données de base sont très précieuses pour l’organisation. Sans cela, l’organisation « pourrait » être capable de survivre pendant un mois ou deux. Les entreprises utilisent ces données quotidiennement pour diverses tâches et sont essentielles à l'accomplissement de ces tâches. Il est important pour une organisation d’accorder la priorité à la gestion de ses données de base afin de s’assurer qu’elles sont exactes et fiables.

La maintenance et la sécurisation des données de référence sont essentielles à la santé quotidienne de l'entreprise.

4. Les données de base sont généralement plus compliquées que les autres formes de données. Il comprend normalement des ensembles de données volumineux et complexes. Cela rend la gestion et la maintenance des données de base un processus beaucoup plus difficile que prévu. Il y a outils disponibles qui peut être utilisé dans la gestion des données de base des organisations afin de disposer de processus et d'outils robustes pour les gérer efficacement.

La gestion et la modification des données de base peuvent être difficiles et prendre beaucoup de temps. 

Comment développer un programme de gestion des données de référence ?

Un programme de gestion des données de référence (MDM) utilise les domaines appropriés dans le cadre de sa fondation. Les domaines choisis (ou développés) disposent de données relativement stables et ont le plus grand impact financier. En sélectionnant domaines de données, il peut parfois être difficile de déterminer quels éléments de données d'une organisation doivent être désignés données de base. Les cinq domaines les plus utilisés sont :

• Données client 
• Données des employés 
• Données du produit
• Données financières 
• Données d'inventaire 

Bien que ces cinq domaines soient utilisés régulièrement, certains peuvent être supprimés et d'autres domaines peuvent être ajoutés, pour mieux répondre aux besoins de l'organisation. De plus, si nécessaire, les organisations peuvent ajouter des sous-domaines.

Après avoir déterminé les domaines, les organisations peuvent suivre plusieurs étapes pour créer un programme de gestion des données de référence. Le développement d'un programme MDM est généralement un long projet et comporte plusieurs phases et tâches, notamment les étapes suivantes :

• Identifiez toutes les sources de données pertinentes, y compris les services de l'organisation qui stockent des données. 
• Discutez et convenez des formats appropriés pour les données de base. 
• Créez un modèle de données maître qui présente la structure du modèle et mappe les données aux différentes sources.
• Détermine le Architecture MDM (ce qui inclut la sélection du logiciel approprié). Il existe trois types d’architecture de base. 
• Déployez le logiciel et tout nouveau système nécessaire pour prendre en charge le programme MDM.
• Nettoyez, consolidez et standardisez les données pour les adapter au nouveau modèle de données maître.
• Faites correspondre tous les enregistrements de données en double provenant d'autres départements et fusionnez-les pour former des entrées uniques qui font partie de la liste des données principales.
• Ajustez les systèmes sources si nécessaire pour permettre l'accès et l'utilisation des données de base pendant les opérations de traitement.

Après avoir déterminé quels domaines ont le plus grand impact financier, les critères énumérés ci-dessous peuvent être utilisés pour réduire les quantités de données qui doivent être classées comme données de base.

Données comportementales : Souvent utilisées à des fins de recherche, les données comportementales décrivent les interactions de l'organisation avec les clients et les partenaires commerciaux, souvent de manière très détaillée. Les données comportementales proviennent des services d'assistance, des centres d'appels, des sites Web, des systèmes CRM, des applications mobiles, des systèmes d'automatisation du marketing et des systèmes de facturation. 

Cycle de la vie: Ceci décrit le différentes étapes d'une donnée au fur et à mesure de son évolution au cours de son existence. Il démarre la collecte initiale et se termine lorsque les données ne sont plus utiles et sont supprimées. 

Vie: La durée de vie des données, ou leur existence au sein de l'organisation, jusqu'à leur suppression. (Il existe des circonstances dans lesquelles des données à courte durée de vie sont utilisées comme données de base, mais ce n'est pas souvent le cas actuellement.) 

Complexité des données : La mesure de la complexité des données. Il décrit de grands ensembles de données provenant de diverses sources, ce qui peut nécessiter l'utilisation d'un certain nombre de ressources pour les traiter. Les données complexes peuvent provenir de plusieurs sources, chaque source fournissant éventuellement des données utilisant un format, une structure, une taille et un langage de requête différents.

Valeur des données: La valeur des données provient des avantages et des bénéfices qu'une entreprise peut tirer de ses actifs de données. Les actifs de données peuvent être utilisés pour promouvoir les innovations, une meilleure prise de décision, une expérience client améliorée, une efficacité accrue et de nouvelles sources de revenus.

Réutilisation des données: L’utilisation de données existantes qui ont été collectées par « d’autres » individus ou institutions à de nouvelles fins de recherche (données de tiers). Le terme peut faire référence à des données quantitatives, qualitatives ou statistiques.

Quels sont les avantages de la gestion des données de référence ?

La gestion des données de référence va de pair avec une gouvernance efficace des données. MDM utilise des outils et des processus logiciels pour fournir des données uniformes et garantir que les données de base sont centralisées, organisées et à jour. Un programme de gestion des données de référence, combiné à un programme de gouvernance des données efficace, devrait fournir des processus métier hautement rationalisés.  

Deux des avantages les plus importants de l'utilisation des données de référence sont une amélioration expérience client et des déploiements plus rapides. La gestion des données de référence peut être coordonnée avec l'expérience client à chaque étape de la transaction, fournissant ainsi des informations précises aux clients fidèles. (Des données de mauvaise qualité peuvent avoir un impact négatif sur les relations clients.)

Lorsqu'un référentiel de données de gestion des données de référence prend en charge les unités de développement et les applications et que le pipeline de livraison est efficace, le résultat final est des déploiements plus rapides (déploiement de logiciels, déploiement de données). La gestion des données de référence permet de déployer aujourd'hui des logiciels développés aujourd'hui.

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• La source: https://www.dataversity.net/master-data-management-101/