Miksi "orkestrointi" on toimitusketjun ja hankintojen kannalta keskeistä?

Taloudelliset olosuhteet ovat kuukausien ajan osoittaneet uhkaavaa taantumaa, mikä on jättänyt organisaatiot kaikkialla pohtimaan, kuinka he voivat parhaiten valmistautua epävarmuuteen ja selviytyä myrskystä. Monet yritysjohtajat etsivät vilpittömästi tapoja välttää rajuja kustannusleikkauksia, kun taas toiset ovat jo ryhtyneet näihin toimiin. 

Kun päättäjät jatkavat vuoden 2023 suunnittelua, heidän tulisi pyrkiä toteuttamaan muutoksia, jotka parantavat joustavuutta (toimitusketjun häiriöitä vastaan), näkyvyyttä (meno- ja budjettinäkökohtien osalta) ja ketteryyttä (sopeutuminen muuttuviin olosuhteisiin). Hankinnoissa ja toimitusketjun hallinnassa järjestelmien ja osastojen välisen organisoinnin varmistaminen on keskeinen painopistealue. Orkestrointi tarjoaa mahdollisuuden hajottaa silloitetut työnkulut ja luoda siltoja sovellusten ja käyttäjien välille monimutkaisuuden poistamiseksi. Kun se otetaan käyttöön osana nykyaikaisia ​​digitaalisia automaatioalustoja, siitä tulee elintärkeä hankintakokemuksen parantamiseksi, ja se on kriittinen tekijä budjettirajoitusten hallinnassa. 

Monet esteet, joita organisaatiot kohtaavat hankinnoissa, johtuvat niiden perinteisestä riippuvuudesta pirstoutuneisiin, siledettyihin tai manuaalisiin prosesseihin. Tämä ei ainoastaan ​​estä yhteistyötä koko organisaatiossa, vaan se voi johtaa hallitsemattomiin ylellisiin kuluihin ja heikentää hankintatiimien näkyvyyttä hallinnoitavissa kuluissa. Se voi häiritä nykypäivän yrityskäyttäjien vaatimia nopeita ja ketteriä työnkulkuja ja vaikeuttaa säännösten noudattamista. Ja se voi johtaa käyttökokemuksen rikkoutumiseen, mikä aiheuttaa kitkaa yrityskäyttäjien ja hankintatiimin välille.

Mitä suurempi ja hajautetumpi yritys on, sitä pahemmaksi nämä ongelmat muuttuvat, mikä lisää ristiriitoja ketteryyden halun ja vaatimustenmukaisuuden ja valvonnan välillä.

Orkestroinnin tavoitteena on torjua näitä haasteita digitalisoimalla tai automatisoimalla hankinta- ja toimitusketjun työnkulkuja järjestelmien välillä, mikä mahdollistaa yhtenäisen yhteistyön ja sitoutumisen yrityskäyttäjien, toimittajien ja muiden sidosryhmien välillä. Ilman oikeaa organisointia huono työnkulku voi johtaa huonoihin tietoihin ja huonoihin liiketoimintapäätöksiin. Kääntöpuoli on yhtä totta: optimoidut työnkulut tuottavat korkealaatuista dataa käyttäjien toimista ja integroiduista järjestelmistä, ja niiden avulla yrityskäyttäjien on helppo tehdä jatkuvasti parempia päätöksiä ja saada aikaan poikkeuksellisia liiketoimintavaikutuksia.

Äskettäin organisoidut "älykkäät" hankintatyönkulut lyhentävät sykliaikoja automatisoinnin ansiosta ja virtaviivaistavat sitä, miten yritys osallistuu toimittajiin ja toimii heidän kanssaan. Ne lisäävät rahoitustiimien näkyvyyttä kuluissa ja sitoumuksissa. Ja ne auttavat organisaatioita skaalaamaan toimintaansa nopeammin, jotta ne täyttävät laki-, vaatimustenmukaisuus-, rahoitus- ja muut sääntelyvaatimukset.

Hankintaorganisaatioiden tulisi keskittyä organisoinnin parantamiseen kolmella alueella: tietojen syöttäminen, pääsy ja näkyvyys liiketoimintasovelluksissa; hankintojen ja toimittajien sitoutuminen osastojen välillä sekä koko toimitusketjun työnkulku.

Yksinkertaisin mahdollisuus on käyttää ohjattuja työnkulkuja luodaksesi yhden yhtenäisen aloituspisteen sidosryhmille, jotka voivat osallistua hankintoihin kaikissa liiketoimintasovelluksissaan. Tämä on tärkeää monesta näkökulmasta:

• Organisaatioilla voi olla useita hajanaisia ​​järjestelmiä ja sovelluksia, jotka koskettavat hankintoja – ja siksi ne tarvitsevat "yhden tulopisteen" sitoutumista varten. 
• Toisin kuin perinteiset hankintakäsitykset, nykyaikainen hankinta ei välttämättä ole lineaarinen prosessi. Tietyn hankintaprosessin toimeksiannon muodostavat erilaiset osaprosessit. Käyttäjät tarvitsevat näkyvyyttä näiden aliprosessien tiloihin ja niiden suorittamiseen.
• Laajemman hankintaprosessin eri osat voivat olla toisistaan ​​riippuvaisia ​​(kuten sopimuksen viimeistely ennen tilauksen tekemistä) ja niiltä puuttuu yhtenäinen näkemys. Käyttäjän näkökulmasta nämä toisistaan ​​riippuvaiset osat voivat johtaa hajanaiseen kontekstiin, sovellusten vaihtamiseen ja huonoon käyttökokemukseen.

Organisoitaessa hankintaprosesseja ja toimittajien sitoutumista eri osastojen välillä on mukana useita osaprosesseja. Edut sisältävät:

• Orkestroituja työnkulkuja voidaan käyttää näiden erilaisten hajanaisten prosessien hallintaan (ja siten kunnon ja tilan näkyvyyteen). 
• Organisaatiot, joissa prosessit muuttuvat usein, voivat helposti ottaa käyttöön itsepalveluperiaatteen, joka korvaa aikaa vievien muutospyyntöjen tarpeen. 
• Organisaatiot voivat digitalisoida ja automatisoida kuluja, jotka liittyvät monimutkaisiin palvelutarpeisiin ja erikoistuotteisiin – kuluilla, jotka muutoin putoavat rajoiltaan ja joita käsitellään manuaalisesti.

Lopullinen mahdollisuus on organisoida kattava toimitus- ja hankintatyökulku. Edut sisältävät:

• Yritykset voivat luoda taustalla oleville sovelluksille rakennettavan kehyksen integroinnin kautta. Esimerkiksi toimittajatietojen hallinnassa organisoidut työnkulut voivat auttaa tarjoamaan keskitetyn arkiston toimittajatietojen tallentamista ja käyttöä varten.
• Yritykset voivat välttää tietojen päällekkäisyyden, jolloin asiaankuuluvat tiedot näkyvät vain kerran kullekin toimittajalle ja varmistavat, että tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla toimittajan käyttöönottoa varten.
• Loogiseen äärimmäiseen asti työnkulun organisointia voidaan käyttää toimitusketjupetosten torjuntaan ja kumppaniyhteistyön edistämiseen.

Taloudellisen epävarmuuden vuoksi yritysten tulisi ensin vahvistaa olemassa olevia järjestelmiään parantaakseen joustavuutta, näkyvyyttä ja ketteryyttä. Orkestroidut työnkulut voivat johtaa vahvempiin ja ketterämpiin organisaatioihin, joilla toimitusketjun toimintoja voidaan hallita paremmin. Orkestrointi voi myös antaa yritysjohtajille mahdollisuuden parantaa merkittävästi yrityskäyttäjien ja sidosryhmien hankintakokemusta, rajoittaa rahankäyttöä ja tehdä tietoisia kulutuspäätöksiä. Viime kädessä se voi auttaa yritystä parantamaan tulostaan ​​ja asettamaan sen kestämään mitä tahansa taloudellista vastatuulta. 

Sudhir Bhojwani on yksi perustajista ja toimitusjohtaja ORO Labs.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• Lähde: https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36702-why-orchestration-is-critical-to-supply-chain-and-procurement