Avain jäsentämättömään tiedonhallintaan: tiedoistasi tiedottaminen

Julkaissut Platon

seuraajia: 0

Tietojen jakaminen organisaatiosi jäsentämättömän datan tapahtumista on paljon vaikeampaa kuin miltä näyttää. Väärä viestintä voi vaikuttaa kielteisesti lähes kaikkiin organisaatiosi osa-alueisiin IT-, tallennustiimeistäsi ja sovelluskehittäjistä aina yritykseen ja muihin loppukäyttäjiin. On kuitenkin erittäin tärkeää, että sinulla on tarkka, täydellinen kuva jäsentämättömistä tiedoistasi, jotta voit harjoittaa liiketoimintaasi turvallisesti, tehokkaasti, kustannustehokkaasti ja menestyksekkäästi.

Kuinka on mahdollista käyttää jäsentämätöntä dataa tiedostoprotokollien kautta jopa 40 vuoden ajan ilman, että on myös selkeää tapaa välittää tärkeitä tietoja tiedoista? Vaikka tallennustiimit ovat vastuussa alustojen hallinnasta ja ovat tietojen ylläpitäjät useille sidosryhmille he eivät ole tietojen omistajia. Yleensä loppukäyttäjien ja sovellusten omistajien tulisi olla vastuussa jäsentelemättömien tietojen hallinnasta, mutta niin harvoin, jos koskaan, tapahtuu. Joten lopulta kukaan ei päädy hallitsemaan tietoja. Mikään muu IT-alue ei tee alustaansa koskevia päätöksiä niin sokeasti ja jätä loppukäyttäjät hallitsemaan niin suurta osaa siitä.

Historiallisesti jäsentämätön tiedonhallinta käyttää ilmaisia työkaluja, jotka tarkistavat tiedostojärjestelmiä hitaasti ja tarjoavat kapasiteetin ja tiedostomäärän tiedot suunnittelua varten. Jokaisen uuden tiedostopuun valinnan yhteydessä työkalut aloittavat primitiivisen tarkistusprosessin alusta, jolloin käyttäjät joutuvat odottamaan tuntikausia tai jopa pidempään valmistumista (etenkin suurissa tiedostojärjestelmissä). Tämän jälkeen satunnaisten tiedostojen valikoiman aikaleimat tarkistetaan pisteissä. Nämä yhdistetyt vaiheet tarjoavat parhaimmillaankin mutaisen kuvan organisaation jäsentämättömästä tiedosta.

Joskus tallennustilatoimittajien sisäiset työkalut voivat tarjota enemmän selkeyttä, mutta silloinkin tiedoista on saatavilla rajoitetusti yksityiskohtia. Ja se on vielä monimutkaisempi ympäristöissä, joissa on useita tallennusalustan toimittajia. Lopulta, jos IT päättää poistaa tai arkistoida tietoja järjestelmästä, alkaa harvoin onnistunut haku, jolla pyritään tunnistamaan tietojen omistaja. Todellisuudessa kukaan ei tiedä, mitä yrityksen datan "roskalaatikossa" on, eikä kukaan ole vastuussa siitä. Strukturoimattoman datan selkeyden ja selkeän raportoinnin puute on tehnyt toiminnallisesti mahdottomaksi hallita ja viestiä koko organisaatiossa. Ilman viestintää data kasvaa edelleen eksponentiaalisesti, mikä pahentaa ongelmaa entisestään.

Onneksi ratkaisuja löytyy. Organisaatioiden tulisi pyrkiä palkkaamaan toimittaja, joka antaa näkyvyyttä jäsentelemättömälle tiedolle ja raportoi kaikille asiaankuuluville sidosryhmille. Lisäksi ratkaisut, joiden avulla voit järjestellä tietoja ja toimia niiden perusteella, voivat auttaa tiimejä toteuttamaan strukturoimattoman tiedon elinkaarihallintastrategioita. Kun IT voi nopeasti saada tietoja huippukäyttäjistä ja ryhmien kulutuskapasiteetista, tiedot, joiden omistaja on lähtenyt (orvot tiedot), tietokokonaisuuksien kustannukset ja niihin liittyvät päästöt sekä tietojen ikä, voidaan ryhtyä todellisiin toimiin. Tietojen merkitseminen on toinen hyödyllinen ominaisuus, jota voit etsiä, joten tiimit voivat järjestää ja määrittää tietojoukkojen omistajuuden. Mukautettu raportointi mahdollistaa myös monimutkaiset kyselyt metadata ja määritetyt tunnisteet.

Ratkaisut, jotka auttavat yrityksiä ymmärtämään jäsentämätöntä dataa, antavat mahdollisuuden viestiä tarvitsemistaan tiedoista IT-hallinnolle, tietojen omistajille sekä tallennus-, vaatimustenmukaisuus- ja turvallisuustiimeille. Näin voidaan käydä koulutetumpia keskusteluja. Tuotteet, jotka on suunniteltu alusta alkaen toimimaan mittakaavassa, toimittamaan agnostisesti ja yrityksissä, antavat organisaatioille mahdollisuuden ryhtyä toimiin jäsentämätöntä dataansa vastaan riippumatta siitä, missä ne sijaitsevat. Tietojen tehokas ja tarkka viestintä on ensimmäinen askel sen hallinnassa, ja tietojen hallinta voi tuoda valtavia parannuksia koko organisaatiollesi.