Kuinka organisaatiot voivat luoda onnistuneita prosessiautomaatiostrategioita - DATAVERSITY

Kuinka organisaatiot voivat luoda onnistuneita prosessiautomaatiostrategioita – DATAVERSITY

Aikaleima: 16. kesäkuuta 2023 3
Lähdesolmu: 2726349

Prosessiautomaatio kiihtyy edelleen eri toimialoilla. Vuoden 2023 prosessin orkestroinnin tila raportti havaitsi, että 96 % IT-päättäjistä pitää sitä tärkeänä digitaalisen transformaation tavoitteilleen, ja a 2022 Gartner-tutkimus80 % johtajista uskoi, että automaatiota voidaan soveltaa mihin tahansa liiketoimintapäätökseen. Kaikki automaatioprojektit eivät kuitenkaan etene suunnitellusti. Sama Gartner-tutkimus paljasti, että vain 54 % tekoälyprojekteista etenee pilotista tuotantoon. Ja a 2022 kysely Yritykseni osoitti, että 88 % prosessiautomaatioprojekteista jäi alkuperäisistä ennusteista jälkeen.

Miksi yhteys katkeaa? IT-johtajat mainitsevat monia syitä, mutta muun muassa Forrester toteaa, että monet automaatiopuutteet johtuvat vision tai strategian puute. Strategia on varmasti yksi suurimmista prosessiautomaation menestyksen estäjistä. Raporttiemme ja kentällä käytyjen keskustelujen perusteella olemme nähneet automaatiostrategioiden suistuvan raiteiltaan useiden tekijöiden takia, kuten yliinvestoinneista ilman ennakkoarviointia, IT-tiimien teknisen osaamisen puutteesta sekä käyttöönotettujen teknologioiden ja yrityksen toimivien prosessien välisistä katkoksista. mittakaavassa optimointia varten.

Onnistuneen automaatiostrategian toteuttamiseksi johtajien on tehtävä enemmän kuin vain keskityttävä teknologian lisäämiseen. Heidän on myös varmistettava, että ihmiset ja projektit ovat linjassa yhteisen tehtävän mukaisesti, että projektit alkavat hitaasti ja noudattavat kohtuullisia odotuksia ja että älykäs kokonaisuus kattavia teknologioita ohjaa prosesseja. Tässä on joitain askeleita, joita yritykset voivat toteuttaa näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.

Sidosryhmien yhdenmukaistaminen 

Organisaatiot ovat kohdanneet haasteita saada liiketoiminta ja IT samalle tasolle jo vuosia. Vaikka tämä suuntaus ei ole mikään uusi, organisaatiot kamppailevat edelleen IT- ja liiketoiminnan yhdenmukaistamisen kanssa prosessiautomaatiostrategioiden toteuttamisessa. Tutkimukset osoittavat, että vaikka 95 % IT-johtajista on samaa mieltä siitä, että prosessien automatisoinnin onnistuminen edellyttää yritysten ja IT-johtajien linjaamista ja yhteistyötä, 26 % pitää yhdenmukaisuuden puutetta keskeisenä syynä olla jatkamatta prosessien automatisointia.

On selvää, että tähän on saatava muutos. Organisaatiot voivat edistää yhteistyötä ottamalla käyttöön muunnetun ”Center of Excellence” (CoE) -lähestymistavan. Joissakin yrityksissä tämä saattaa tarkoittaa prosessiautomaatiotehtäville ja -strategioihin omistetun yhteisön kokoamista, jossa toimijat voivat jakaa parhaita käytäntöjä ja esittää kysymyksiä toisiltaan. Huippuyksikön tulisi auttaa yritys- ja IT-tiimien jäseniä työskentelemään paremmin yhdessä koordinoimalla tehtäviä, välttämällä projektien uudelleenkeksimistä tyhjästä ja antamalla heille yleensä valtuudet ajaa jatkuvaa parantamista yhdessä.

Jotkut organisaatiot saattavat haluta keskittyä prosessiautomaatioon ilman varsinaista huippuyksikkötermiä. Itse terminologia sisältää jonkin verran perintöä keskitetyistä liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistoista (BPM). Jotkut luottivat keskitettyyn lähestymistapaan huippuyksikössään ja luottivat yhden tiimin toteuttamaan prosessiautomaation koko organisaatiossa. Tämä lähestymistapa johti usein pullonkauloihin sekä kehittäjille että useille yritysjohtajille, mikä loi huippuyksikölle huonon maineen ja vain vähän todistettavia tuloksia. Näistä syistä saattaa olla järkevää "brändätä" huippuyksikkö automaatio- tai orkestrointitiimiksi. Käytetystä nimestä riippumatta CoE-malli voi auttaa nopeuttamaan prosessien automatisointia.

Luomalla prosessien automatisoinnille omistetun rakenteen organisaatiot voivat juurruttaa prosessin ajattelutavan kaikissa toiminnoissaan. Amazon ja muut alan johtajat ajattelevat prosesseissa. He perustavat prosesseja, jotka auttavat ratkaisemaan liiketoiminnan ongelmia, kuten luomaan paremman asiakaskokemuksen tai parantamaan sisäistä tehokkuutta. He ymmärtävät, että prosessit voivat antaa heille strategisen edun markkinoilla. Prosessiautomaation huippuyksikkö voi edistää prosessiautomaatiota. Toisin sanoen huippuyksikkö voi auttaa organisaatiota omaksumaan yhteisen kielen liiketoimintaprosesseille – mukaan lukien kuinka niitä kuvataan ja toteutetaan.

Huippuyksikkö osaa myös ajaa hallinto ja johdonmukaisuus liiketoimintaprosessien välillä koko organisaatiossa. Se voi tarkoittaa mitä tahansa yhteisen infrastruktuurin, ohjelmistojen ja palvelujen perustamisesta projektien hallintaan päästä päähän. Tämä tiimi tarjoaa usein "kiihdyttimiä" (kuten liittimiä) tai uudelleenkäytettäviä komponentteja parantaakseen automaatioprojektien aika-arvoa. Kun yritykset skaalautuvat, tämä johdonmukaisuuden ja hallinnon taso muuttuu kriittisemmäksi.

Asteittainen muutos 

IT-modernisointi on useimpien yritysorganisaatioiden tärkein tavoite. Monet suuret yritykset työskentelevät kuitenkin edelleen vanhojen järjestelmien kanssa, joita niillä ei ole varaa vaihtaa kerralla. Nämä järjestelmät käyttävät usein kriittisiä prosesseja, ja niiden vaihtaminen voi aiheuttaa mahdollisia seisokkeja. Häiriöitä lukuun ottamatta modernisointitoimet voivat maksaa miljoonia dollareita uuden teknologian investoinneina ja kehitys-/suunnittelukustannuksina.

Toisaalta asteittainen muutos voi ratkaista automaatio-ongelmia pienemmillä kustannuksilla, minimaalisella tai ilman häiriöitä. Esimerkiksi asteittaisen muutoksen ensimmäisenä askeleena yritys voi harkita vanhan monoliitin hajottamista ottamalla asiakaspalvelun edustajien suorittamia manuaalisia tehtäviä ja automatisoimalla osan niistä robottiprosessiautomaatiobottien (RPA) avulla. Vaihe kaksi saattaa olla näiden RPA-bottien organisointi todellisiksi liiketoimintaprosesseiksi, jotka voivat sisältää useita botteja, muita IT-järjestelmiä tai esimiesten hyväksyntöjä. Kolmas vaihe voi olla näiden robottien poistaminen käytöstä ja korvata ne nykyaikaisilla, mikropalvelupohjaisilla sovelluksilla, jotka ovat paljon kestävämpiä ja jotka voidaan helposti liittää olemassa olevaan päästä päähän -prosessiin.

Strategian luominen, joka ottaa käyttöön automaation useiden vaiheiden kautta, alkaen konseptin todistamisesta, voi viedä automaatioaloitteen oikealle tielle. 

Prosessin orkestrointi

Automaatio oli aikoinaan helppo ylläpitää, kun organisaatiot käyttivät sitä pienten, silitettyjen tehtävien suorittamiseen. Mutta kun organisaatiot automatisoivat yhä enemmän tehtäviä liiketoimintakriittisissä päästä päähän -prosesseissa, on nyt oltava keino varmistaa yhteenkuuluvuus ja jatkuvuus kaikkien automatisoitujen tehtävien välillä – riippumatta siitä, kuka tai kuka nämä prosessit omistaa ja suorittaa.

Tämä voidaan saavuttaa ottamalla käyttöön uusi teknologiakerros, joka hallitsee kasvavaa määrää automatisoituja tehtäviä, joita suorittavat erilaiset päätepisteet, kuten järjestelmät, ihmiset tai laitteet. Nämä niin sanotut "prosessin organisointi"-työkalut koordinoivat liiketoimintaprosessin eri päätepisteitä ja joskus jopa yhdistävät useita prosesseja. Prosessin orkestrointi auttaa sidosryhmiä työskentelemään niiden ihmisten, järjestelmien ja laitteiden kanssa, joita organisaatiolla jo on – samalla kun saavutetaan kunnianhimoisimmatkin prosessien automatisointiin liittyvät tavoitteet.

Ilman prosessin organisointia automaatioaloitteet voivat kohdata useita haasteita, mukaan lukien seuraavat:

  • Rikki päästä päähän automaatio; Koska paikallisia automaatioita ei ole integroitu toisiinsa, päästä päähän -prosessia ei ole täysin automatisoitu.
  • Ymmärtämisen puute; päästä päähän -prosessi ei ole täysin näkyvissä ja keskeisiä mittareita on vaikea seurata.
  • Joustavuuden puute; päästä päähän -prosessin muuttaminen on vaikeaa, koska se johtaa mahdollisiin muutoksiin monissa eri järjestelmissä.

Näiden ongelmien ratkaiseminen auttaa organisaatioita lisäämään automaation käyttöä ja toteuttamaan menestyksekkäästi automaatiostrategioitaan.

Yhteenveto

Vaikka prosessiautomaatio on edelleen strateginen päätavoite, sen saaminen vaatii työtä. Organisaatiot voivat parantaa menestymismahdollisuuksiaan yhdistämällä keskeiset sidosryhmät, aloittamalla hitaasti ja soveltamalla tekniikoita, jotka organisoivat prosesseja maksimaalisen vaikutuksen saavuttamiseksi.

Aikaleima:

Lisää aiheesta DATAVERSITEETTI