چرا "ارکستراسیون" برای زنجیره تامین و تدارکات حیاتی است؟

برای ماه‌ها، شرایط اقتصادی نشان‌دهنده یک رکود قریب‌الوقوع است، و سازمان‌ها را در همه جا به این فکر می‌اندازد که چگونه می‌توانند به بهترین وجه برای عدم اطمینان آماده شوند و طوفان را تحمل کنند. بسیاری از رهبران کسب و کار به طور جدی به دنبال راه هایی برای جلوگیری از اقدامات کاهش شدید هزینه هستند، در حالی که دیگران قبلاً این اقدامات را آغاز کرده اند. 

همانطور که تصمیم گیرندگان به برنامه ریزی برای سال 2023 ادامه می دهند، باید به دنبال اجرای تغییراتی باشند که انعطاف پذیری (در برابر اختلالات زنجیره تامین)، دیده شدن (در ملاحظات هزینه و بودجه) و چابکی (برای انطباق با شرایط متغیر) را بهبود می بخشد. هنگامی که صحبت از مدیریت تدارکات و زنجیره تامین می شود، اطمینان از هماهنگی بین سیستم ها و بخش ها یک حوزه کلیدی تمرکز است. ارکستراسیون توانایی شکستن گردش‌های کاری siled و ایجاد پل‌هایی بین برنامه‌ها و کاربران به منظور حذف پیچیدگی‌ها را ارائه می‌دهد. هنگامی که به عنوان بخشی از پلتفرم‌های اتوماسیون دیجیتال مدرن اجرا می‌شود، برای بهبود تجربه تدارکات حیاتی می‌شود و عاملی حیاتی در مدیریت محدودیت‌های بودجه خواهد بود. 

بسیاری از موانعی که سازمان ها در تدارکات با آن مواجه هستند به دلیل اتکای سنتی آن ها به فرآیندهای پراکنده، جدا شده یا دستی است. این نه تنها مانع از همکاری در سراسر سازمان می شود، بلکه می تواند منجر به هزینه های غیرقابل کنترل شود و دید تیم های تدارکات را به هزینه های تحت مدیریت کاهش دهد. این می‌تواند با جریان‌های کاری سریع و چابکی که کاربران تجاری امروزی درخواست می‌کنند تداخل داشته باشد و پیروی از الزامات قانونی را دشوارتر کند. و می تواند منجر به تجربه کاربری شکسته شود و بین کاربران تجاری و تیم تدارکات اصطکاک ایجاد کند.

هرچه یک شرکت بزرگتر و غیرمتمرکزتر باشد، این مشکلات بدتر می شوند و تضاد بین میل به چابکی و نیاز به انطباق و کنترل افزایش می یابد.

هدف ارکستراسیون مبارزه با این چالش‌ها از طریق دیجیتالی کردن یا خودکار کردن جریان‌های کاری تدارکات و زنجیره تامین در سراسر سیستم‌ها است که امکان همکاری و تعامل یکپارچه بین کاربران تجاری، تامین‌کنندگان و سایر ذینفعان را فراهم می‌کند. بدون هماهنگی مناسب، یک گردش کار ضعیف می تواند منجر به داده های بد شود و منجر به تصمیمات تجاری بد شود. عکس آن نیز به همان اندازه درست است: گردش‌های کاری بهینه‌شده داده‌های باکیفیت را از اقدامات کاربر و سیستم‌های یکپارچه تولید می‌کنند و به کاربران تجاری آسان می‌سازند تا به طور مداوم تصمیم‌های بهتری بگیرند و تأثیرات تجاری فوق‌العاده‌ای را به همراه داشته باشند.

گردش‌های کاری تدارکات «هوشمند» که به تازگی سازماندهی شده‌اند، زمان چرخه را از طریق اتوماسیون کاهش می‌دهند و نحوه کار شرکت و تعامل با تأمین‌کنندگان را ساده می‌کنند. آنها دید تیم های مالی را نسبت به هزینه ها و تعهدات افزایش می دهند. و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملیات را برای برآوردن سریع‌تر الزامات قانونی، انطباق، مالی و سایر الزامات نظارتی انجام دهند.

سازمان‌های تدارکاتی باید بر بهبود هماهنگ‌سازی در سه حوزه تمرکز کنند: ورود داده‌ها، دسترسی و مشاهده در برنامه‌های تجاری. تدارکات و تعامل فروشنده در بخش‌ها و گردش کار زنجیره تامین کلی.

ساده ترین فرصت استفاده از گردش های کاری هماهنگ برای ایجاد یک نقطه ورودی واحد و یکپارچه برای ذینفعان است تا در برنامه های تجاری خود با تدارکات درگیر شوند. این از چند منظر مهم است:

• سازمان‌ها ممکن است سیستم‌ها و برنامه‌های چندتایی و پراکنده داشته باشند که تدارکات را لمس می‌کنند - و بنابراین برای تعامل به یک «نقطه ورود واحد» نیاز دارند. 
• برخلاف تصورات سنتی تدارکات، تدارکات مدرن لزوما یک فرآیند خطی نیست. ممکن است فرآیندهای فرعی متفاوتی وجود داشته باشد که برای یک فرآیند تدارکات معین تعهد ایجاد کند. کاربران نیاز به مشاهده وضعیت این فرآیندهای فرعی و نحوه اجرای آنها دارند.
• بخش‌های مختلف فرآیند تدارکات بزرگ‌تر ممکن است به یکدیگر وابسته باشند (مانند نهایی کردن قرارداد قبل از ثبت سفارش) و فاقد دیدگاه واحد باشند. از منظر کاربر، این بخش‌های وابسته به هم می‌توانند منجر به زمینه‌های تکه تکه، تغییر برنامه و تجربه کاربری ضعیف شوند.

هنگام تنظیم فرآیندهای تدارکات و تعامل فروشنده در بخش‌ها، چندین فرآیند فرعی درگیر هستند. مزایا عبارتند از:

• گردش کار هماهنگ شده را می توان برای به دست آوردن کنترل (و در نتیجه، مشاهده وضعیت و حالت) در سراسر این فرآیندهای مختلف تقسیم شده مورد استفاده قرار داد. 
• سازمان هایی با تغییرات مکرر فرآیند می توانند به راحتی رویکرد سلف سرویس را پیاده سازی کنند و نیاز به درخواست های زمان بر تغییر را جایگزین کنند. 
• سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های مربوط به نیازهای خدمات پیچیده و محصولات تخصصی را دیجیتالی و خودکار کنند - هزینه‌هایی که در غیر این صورت از محدوده خارج می‌شوند و به صورت دستی انجام می‌شوند.

فرصت نهایی این است که گردش کار تامین و تدارکات جامع را هماهنگ کنیم. مزایا عبارتند از:

• شرکت ها می توانند یک چارچوب قابل ترکیب از برنامه های کاربردی اساسی را از طریق یکپارچه سازی ایجاد کنند. به عنوان مثال، وقتی نوبت به مدیریت داده‌های تامین‌کننده می‌رسد، گردش‌های کاری هماهنگ می‌تواند به ارائه یک مخزن متمرکز برای ذخیره‌سازی و دسترسی به اطلاعات تامین‌کننده کمک کند.
• شرکت‌ها می‌توانند از تکراری شدن داده‌ها اجتناب کنند، به طوری که اطلاعات مربوطه فقط یک بار برای هر تأمین‌کننده نشان داده می‌شود و اطمینان حاصل کنند که اطلاعات لازم برای کمک به ورود تأمین‌کننده به آسانی در دسترس است.
• در نهایت منطقی، هماهنگ‌سازی جریان کار می‌تواند برای مبارزه با تقلب در زنجیره تأمین و ترویج همکاری شرکا مورد استفاده قرار گیرد.

در مواجهه با عدم قطعیت اقتصادی، شرکت ها ابتدا باید به دنبال تقویت سیستم های موجود خود برای بهبود انعطاف پذیری، دید و چابکی باشند. گردش‌های کاری هماهنگ می‌تواند منجر به سازمان‌های قوی‌تر و زیرک‌تر، با کنترل بهتر بر فعالیت‌های زنجیره تامین شود. هماهنگ‌سازی همچنین می‌تواند رهبران کسب‌وکار را قادر سازد تا تجربه تدارکات را برای کاربران تجاری و ذینفعان به‌طور قابل‌توجهی افزایش دهند، هزینه‌های بی‌سابقه را بهم بریزند و تصمیم‌گیری آگاهانه درباره هزینه‌ها اتخاذ کنند. در نهایت، می تواند به یک شرکت کمک کند تا سود نهایی خود را افزایش دهد و آن را در موقعیتی قرار دهد که هر گونه باد مخالف اقتصادی ممکن است پیش بیاید. 

سودیر بوجوانی یکی از بنیانگذاران و مدیر اجرایی شرکت است آزمایشگاه های ORO.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• پلاتوبلاک چین. Web3 Metaverse Intelligence. دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• منبع: https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36702-why-orchestration-is-critical-to-supply-chain-and-procurement