مقیاس بندی هوشمند: چگونه بدون تسلیم شدن در برابر بوروکراسی رشد کنیم

با گسترش شرکت ها، رشد بوروکراسی در کنار آنها تقریباً اجتناب ناپذیر است. عبارت "بوروکراسی” معمولاً مفهومی منفی دارد که اغلب با پرسنل بی انگیزه، رویه‌های پیچیده و بیش از حد، تصمیم‌گیری کند، تفکر سیلویی، قطع ارتباط بین مدیریت و کارکنان، و عدم دیجیتالی‌سازی و نوآوری همراه است. ممکن است تصور شود که اجتناب یا حداقل کاهش بوروکراسی یک هدف اساسی برای هر سازمان است. با این حال، دستیابی به این امر ساده‌تر از انجام آن است و اغلب حتی مورد نظر هم نیست، زیرا بوروکراسی همچنین به حفظ نظم و ثبات، کاهش ریسک عملیاتی و افزایش قابلیت پیش‌بینی کمک می‌کند.

هنگامی که یک استارت آپ سفر خود را برای تبدیل شدن به یک غول شرکتی آغاز می کند، تحول در ساختار و فرآیندهای سازمانی اجتناب ناپذیر است. در حالی که این تکامل برای رشد و ثبات ضروری است، به معرفی بوروکراسی - که اغلب به عنوان یک شر ضروری تلقی می شود- تمایل دارد.

در یک استارت آپ با یک تیم کوچک (بگذارید تا 20 نفر را بگوییم)، به دلیل تعداد محدود کارمندان، همکاری یکپارچه است و تقریباً تمام اطلاعات را قادر می سازد تا به راحتی به شیوه ای غیررسمی به اشتراک گذاشته شوند. در نتیجه، نیازی فوری به تعاریف روشن نقش وجود ندارد، زیرا همه دارای درک جامعی از وظایف و اهداف هستند. نقش ها به طور ارگانیک تعریف و هر روز اقتباس می شوند، که منعکس کننده یک رویکرد عمل گرایانه برای انجام کار است.

با این حال، با رشد شرکت، موارد زیر ضروری می شود:

• نقش ها و تخصص ها را تعریف کنید: این امر منجر به ایجاد دپارتمان هایی با مدیران (مدیران) دپارتمان مربوطه می شود.

• رویه های سند: به ویژه برای وظایف بین بخش، روش های مستند ضروری است.

به طور معمول، این دردهای رشد اولیه زمانی آشکار می شود که یک شرکت از 20 به 100 کارمند تغییر می کند. بین 20 تا 50 کارمند، اولین نقاط درد شناسایی می شوند، اما هنوز هم به دلیل مدیریت عملی می توان به سرعت آنها را برطرف کرد. با این حال، این رویکرد می تواند به طور ناخواسته منجر به تبدیل شدن مدیریت ارشد به نقاط منفرد شکست و گلوگاه در فرآیند تصمیم گیری شود. مدیریت ارشد به طور فزاینده ای در تصمیمات جزئی شرکت درگیر می شود و به جای رهبران استراتژیک به عنوان آتش نشان عمل می کند.

با پیشرفت یک شرکت از 50 به 100 کارمند، یک نقطه عطف حیاتی رخ می دهد. حفظ رویه‌های غیررسمی دشوارتر می‌شود، سیاست‌های داخلی بین بخش‌های تازه ایجاد شده شروع به ظهور می‌کنند و تفویض اختیار ضروری می‌شود. در نتیجه، رویه‌ها و بررسی‌های رسمی برای حفظ کنترل استراتژیک معرفی می‌شوند و مراحل اولیه بوروکراسی را مشخص می‌کنند.

از آنجایی که شرکت بیش از 100 کارمند دارد، ساختارها به طور فزاینده ای پیچیده و رسمی می شوند. این به طور اجتناب ناپذیری بر ماهیت پویای شرکت تأثیر می گذارد:

• بخش های بیشتر و نمودارهای سازمانی پیچیده منجر به ساختارهای سفت و سخت و جدایی بیشتر بین مدیریت ارشد و کارکنان روزانه

• افزایش کارکنان باعث می شود مدیریت همه چیز از طریق کانال های غیر رسمی تقریبا غیر ممکن.

• رویه های رسمی (قوانین و فرآیندها) با افزایش پیچیدگی عملیات تبدیل به یک ضرورت می شود.

این بدان معنی است که بوروکراسی به طور خودکار شروع می شود:

• با توجه به افزایش تعداد کارکنان، وجود دارد رشد تصاعدی در تعداد خطوط ارتباطی (یعنی یک تیم 4 نفره دارای 6 خط ارتباطی، یک تیم 12 نفره دارای 66 خط ارتباطی است، در حالی که یک تیم 50 نفره دارای 1225 خط ارتباطی است).

• از آنجایی که دیگر هیچ کس نمی تواند در قبال فرآیندهای سرتاسر مسئولیت پذیر باشد و کار سایر افراد/بخش ها بیش از پیش مبهم می شود، ایجاد یک عدم مالکیت.

• مدیران بیشتر و بیشتر مجبور به ایجاد نتایج سریع می شوند(شناسایی بردهای سریع) در بهینه سازی کار. این بدان معناست که مدیران معمولاً به هر حادثه روزمره واکنش نشان می‌دهند و به جای انجام اقدامات استراتژیک بلندمدت برای از بین بردن علت اصلی حادثه، یک لایه کنترل را به عنوان چاره‌ای برای جلوگیری از حادثه در آینده اضافه می‌کنند. این کنترل‌های کوچک و خوب در درازمدت یک کابوس بوروکراتیک ایجاد می‌کند.

• شرکت های بزرگتر اغلب تبدیل می شوند ریسک پذیری (که منطقی است زیرا دارایی های بیشتری در خطر است، به عنوان مثال در قالب ارزش برند)، که منجر به بررسی ها و تأییدیه های زیادی قبل از هر اقدامی می شود.

برای کاهش بوروکراسی در طول رشد سازمانی، نکات زیر را در نظر بگیرید:

• استخدام و آموزش موثر: سرمایه گذاری روی کارکنان ماهر و با انگیزه از طریق ارائه فرصت های آموزشی و توسعه برای ارتقای قابلیت های آنها. کارکنان آموزش دیده و با انگیزه نیاز به نظارت کمتری دارند که این امر به کاهش بوروکراسی کمک می کند.

• قدرت تصمیم گیری: کارکنان را تشویق کنید تا در چارچوب وظایف خود تصمیم بگیرند و به قضاوت آنها اعتماد کنند. به آنها اجازه دهید مسئولیت پذیرفته و از اشتباهات خود درس بگیرند و فرهنگ ابتکار و مالکیت را پرورش دهید.

• تمرکززدایی در تصمیم گیری: حقوق تصمیم گیری را به وضوح تعریف کنید و اطمینان حاصل کنید که تصمیمات در سطح مناسب اتخاذ می شوند و از لایه های غیرضروری تایید اجتناب کنید.

• فرآیندها را ساده کنید: به طور منظم فرآیندها را برای حذف مراحل اضافی، با تمرکز بر کارایی بدون به خطر انداختن خلاقیت و انعطاف، بررسی و ساده کنید.

• اهداف شرکت را شفاف تعریف کنید: اهداف روشن شرکت و اهداف و نتایج کلیدی (OKR) را با هدف ایده آل 1 ستاره شمالی تعیین کنید. از اینها، اهداف بخش را برای اطمینان از همسویی با اهداف کلی شرکت استخراج کنید. این مانع از تحت الشعاع قرار دادن اهداف واحد بر مأموریت گسترده تر شرکت می شود.
  یک حکایت کوتاه برای نشان دادن این خطر. چند سال پیش، من برای یک بانک کار می کردم، جایی که بخش فناوری اطلاعات به عنوان هدف اصلی خود این بود که حداکثر در دسترس بودن سیستم ها را داشته باشد (علاوه بر این، این هدف با همه ذینفعان تجاری همسو و توافق شده بود). نتیجه این بود که تغییرات در سیستم‌های IT به عقب رانده و کنترل شدند، زیرا بدیهی است که تأثیر منفی بر هدف کلی بخش فناوری اطلاعات داشتند. با این حال، نتیجه این بود که دپارتمان بازرگانی دیگر قادر به دستیابی به اهداف خود نبود، زیرا آنها دیگر قادر به نوآوری و تغییر روش فعلی کار خود نبودند. این نشان می دهد که هر چند هر بخش اهداف بسیار عالی و خوبی داشته اند، اما برعکس یکدیگر را اجرا نکرده اند.

• ارتباطات باز را تقویت کنید: کانال های ارتباطی باز برای کارمندان ایجاد کنید تا نگرانی ها، ایده ها و بازخورد خود را بیان کنند. رهبری باید فعالانه گوش دهد و با کارکنان در همه سطوح تعامل داشته باشد.

بوروکراسی یک نتیجه اجتناب ناپذیر رشد است، اما با تلاش آگاهانه و استراتژی های درست، شرکت ها می توانند تعادلی بین ساختار و کارایی ایجاد کنند.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://www.finextra.com/blogposting/25098/scaling-smart-how-to-grow-without-succumbing-to-bureaucracy?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs