مطابقت فاکتور

یکی از فعالیت های مهم در فرآیندهای حساب های پرداختنی (AP) تطبیق فاکتور است. رویکردهای سنتی در این کار کلیدی ممکن است هزینه زمان، تلاش و منابع انسانی برای یک کسب و کار داشته باشد. استفاده از فناوری‌های نوآورانه و مجموعه ابزارهای خودکار می‌تواند تطبیق فاکتورها را برای ارائه اهرم و ارزش اضافی به یک کسب‌وکار بهینه کند.

این مقاله بینش دقیقی در مورد تطبیق فاکتور، انواع مختلف، نیاز به بدون لمس ارائه می دهد پردازش فاکتور or مدیریت فاکتورو فواید مختلف آن.

تطبیق فاکتور چیست؟

تطبیق فاکتور یک است فرآیند حساب های پرداختنی که اطلاعات مربوط به را تایید و مقایسه می کند سفارش خرید (PO) با فاکتور فروشنده و رسید محصول.

هنگامی که یک سازمان می خواهد از کالاها یا خدمات یک فروشنده استفاده کند، سفارش خرید را با الزامات دقیق ارائه می دهد. پس از تحویل کالا یا خدمات مورد نیاز، رسید محصول توسط سازمان خریدار صادر می شود. سپس فروشنده فاکتور را برای ترخیص پرداخت افزایش می دهد. این زمانی است که تطبیق فاکتور انجام می شود.

تطبیق فاکتورها تضمین می کند که هیچ اشتباه یا ناهماهنگی بین PO و فاکتور وجود ندارد. تسویه سریعتر حقوق فروشنده را تسهیل می کند و از خطر جلوگیری می کند تقلب فروشنده و پرداخت برای فاکتورهای تقلبی

انحراف چیست؟

به عنوان استثناء فاکتور، انحراف زمانی رخ می دهد که بین جزئیات فاکتور و اسناد اعتبار سنجی آن مانند PO یا رسید کالا/محصول عدم تطابق وجود داشته باشد.

انحرافات می تواند دو نوع باشد - مقدار و قیمت

• انحراف کمیت: به مغایرت بین مقدار یا تعداد اقلام موجود در PO و فاکتور صورتحساب اشاره دارد.
• انحراف قیمت: به عدم تطابق بین هزینه ذکر شده در PO و ارزش ذکر شده در فاکتور اشاره دارد.

شناسایی و آشتی دادن انحرافات می تواند یک کار دلهره آور برای بخش AP باشد. انحرافات باید ارزیابی شوند تا ببینیم آیا آنها در محدوده تحمل هستند یا خیر پردازش فاکتور یا فاکتور را برای اصلاح به فروشنده برگردانید.

سطح تحمل به تغییرات جزئی اشاره دارد که می تواند در درصد یا مقدار در فاکتور رخ دهد. صورت‌حساب‌هایی که از سطح تحمل فراتر می‌روند، در حالت تعلیق قرار می‌گیرند و برای اصلاح به فروشنده ارسال می‌شوند.

---

به دنبال خودکار کردن فرآیندهای AP دستی خود هستید؟ برای مشاهده اینکه چگونه Nanonets می‌تواند به تیم شما در اجرای انتها به انتها کمک کند، یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه‌ای رزرو کنید اتوماسیون AP.

نمایش نسخه ی نمایشی

[محتوای جاسازی شده]

---

نیاز به تطبیق فاکتور

بیایید دریابیم که چرا تأیید یا مطابقت فاکتورها برای یک تجارت بسیار مهم است.

تطبیق فاکتور تضمین می کند که فاکتورهای فروشنده را می توان در برابر اسناد پشتیبان قبل از انتشار پرداخت ها تأیید کرد. این به کسب و کارها کمک می کند:

• تأیید کنید که پرداخت ها فقط برای کالاها یا خدمات معتبر دریافت شده از فروشنده انجام می شود
• انتشار سریع‌تر و دقیق‌تر پرداخت‌ها را حفظ کنید
• با حذف خطاها و پرداخت های مضاعف، شفافیت بهتر را تسهیل کنید
• پیگیری سوابق پرداخت برای چندین فروشنده
• برای ممیزی شرکت آمادگی بیشتری داشته باشید

کسب‌وکارهای مختلف می‌توانند روش‌های مختلفی را برای تطبیق فاکتور دنبال کنند که در بخش بعدی زیر توضیح داده شده است.

راه های تطبیق فاکتور

فرآیند تطبیق فاکتور در سازمان ها معمولاً به روش های زیر انجام می شود: تطبیق دو طرفه، تطبیق سه طرفه و در نهایت تطبیق 2 طرفه.

فاکتورها در مقابل سایر موارد مرتبط اعتبار سنجی می شوند گردش کار مستند که می تواند شامل شود سفارشات خرید، دریافت کالا و برگه های بازرسی. این روش‌های تطبیق، مغایرت‌های فاکتور و سطوح تحمل را نیز بررسی می‌کنند که باید قبل از تسویه فاکتور برای پرداخت برطرف شود.

تطبیق 2 راه

تطبیق دو طرفه یک روش ساده و متداول برای تأیید فاکتورها است. این شامل تطبیق فاکتورها با سفارشات خرید و همچنین بررسی میزان تحمل است. اگر فاکتور دارای معیارهای لازم باشد، برای پرداخت برنامه ریزی می شود.

تطبیق 3 راه

تطبیق 3 طرفه محبوب ترین روش تطبیق فاکتور است. این شامل یک فرآیند سه مرحله ای است. فاکتور از نظر صحت جزئیات درج شده در سفارش خرید و همچنین دریافت کالا بررسی می شود. به محض اینکه سطوح تحمل پذیرفته شد، فاکتور برای پرداخت آماده می شود.

تطبیق 4 راه

پیچیده تر از تطبیق دو طرفه و 2 طرفه، تطبیق 3 طرفه شامل مرحله دیگری از اعتبار سنجی است. برای خرید سفارشات، رسیدهای کالا و برگه های بازرسی نیز نیاز به تطبیق فاکتورها دارد.

پس از تحویل کالا، بخش دریافت کننده مقدار را بررسی می کند و برگه بازرسی صادر می کند که تأیید می کند مقدار دریافتی دقیق است. از این رو، تنها فاکتوری که مطابق با PO، رسید کالا، تلرانس و برگه بازرسی باشد، برای پرداخت مناسب در نظر گرفته می شود.

این روش‌های تطبیق فاکتور تضمین می‌کند که شرکت‌ها فقط برای کالاها/خدمات سفارش داده شده و دریافت‌شده پرداخت می‌کنند. همچنین در برابر فاکتورهای نادرست و خطاهای پرداخت محافظت می کند و به کسب و کارها این امکان را می دهد تا معاملات خود را با اشخاص ثالث بهتر کنترل کنند.

---

گردش کار بدون لمس AP را تنظیم کنید و فرآیند حساب های پرداختنی را ساده کنید در چند ثانیه اکنون یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه ای رزرو کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

تطبیق فاکتورها با قراردادها

جدا از روش‌های تطبیق فاکتور، خریدهای خاصی ممکن است با استفاده از فرآیند تطبیق قرارداد انجام شود. همچنین به عنوان صورتحساب غیر PO نیز گفته می شود، این نوع فاکتور برای پرداخت های مکرر یا خدماتی که در یک چرخه اتفاق می افتد استفاده می شود.

در تطبیق قرارداد، فاکتور با یک قرارداد موجود مقایسه و تأیید می شود. نمونه هایی از این خریدهای قراردادی می تواند قبوض ماهانه آب و برق (برق، آب و غیره)، هزینه های اجاره و نگهداری ساختمان، هزینه های تبلیغات، خدمات حقوقی یا مشاوره ای و غیره باشد.

این نوع تطبیق منوط به فرآیند تأیید فاکتور داخلی است. اگر قرارداد مطابقت داشته باشد و تأیید شود، فاکتور غیر PO برای پرداخت برنامه ریزی می شود.

نیاز به مطابقت فاکتورها برای خرید سفارشات و سایر اسناد پشتیبانی را از بین می برد. همچنین تسویه زودهنگام پرداخت هایی با ماهیت تکراری را تسهیل می کند و در زمان، تلاش و هزینه صرفه جویی می کند.

تطبیق خودکار فاکتور چیست؟

تطبیق خودکار فاکتور به دیجیتالی کردن فرآیند تطبیق فاکتور یک شرکت با کمک ابزار و فناوری پیشرفته اشاره دارد. فاکتورها به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسان پردازش می شوند.

فناوری تطبیق خودکار صورت‌حساب می‌تواند نحوه عملکرد بخش‌های AP را تغییر دهد. فاکتورهای دریافتی اسکن می‌شوند، به فرم دیجیتال تبدیل می‌شوند، با استفاده از الگوریتم‌ها تطبیق داده می‌شوند و با تنظیمات تحمل بررسی می‌شوند، و در صورت تایید، برای پرداخت پردازش می‌شوند - همه بدون وابستگی انسانی.

وظیفه اعتبارسنجی یا تطبیق فاکتورها و پردازش آنها با استفاده از اتوماسیون می تواند مزایای زیادی را به همراه داشته باشد. فناوری‌های اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی مانند OCR و RPA می‌توانند پردازش فاکتور بدون لمس را برای کارآمد و بدون خطا افزایش دهند.

---

این نسخه ی نمایشی زنده 30 دقیقه ای را رزرو کنید تا آخرین باری باشد که باید به صورت دستی داده ها را از فاکتورها یا رسیدها در نرم افزار ERP کلید بزنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

استفاده از هوش مصنوعی در تطبیق خودکار فاکتور

استفاده از هوش ماشینی برای مدیریت فرآیندها می تواند کار پیچیده و خسته کننده را ساده و آسان کند. فناوری‌های مبتنی بر هوش مصنوعی مانند OCR و RPA می‌توانند ابزارهای مؤثری برای خودکارسازی فرآیندهای AP و بهبود کارایی کسب‌وکار باشند.

تشخیص نوری شخصیت

OCR یک فناوری است که اطلاعات را از اسناد دیجیتال برای ویرایش می خواند و استخراج می کند. برای صنایعی که با حجم زیادی از داده‌ها سر و کار دارند، قابلیت‌های OCR با استفاده از هوش مصنوعی یک مزیت است. اتوماسیون AP.

OCR می تواند موثر عمل کند ضبط داده ها، استخراج با بیرون کشیدن داده های مربوطه. سپس آن را برای تطبیق فاکتور با PO به صورت خودکار هدایت می کند. پس از این مرحله، فرآیند تطبیق فاکتور را می توان با استفاده از تطبیق 2، 3 یا 4 طرفه تکمیل کرد. همه اینها تلاش‌ها، زمان و هزینه را کاهش می‌دهد و کارایی فرآیند بهتری را تضمین می‌کند.

اما در حالی که OCR می تواند سهم بزرگی در بهینه سازی اتوماسیون فرآیندهای AP داشته باشد، OCR به تنهایی ممکن است برای تکمیل فرآیند اتوماسیون کافی نباشد. استفاده از یک فناوری قدرتمند دیگر در ارتباط با OCR می تواند برای دستیابی به اتوماسیون کامل فرآیند سودمندتر باشد.

اتوماسیون فرایند روباتیک

اتوماسیون فرآیند رباتیک یک فناوری نرم افزاری محبوب و مفید است که می تواند به عنوان یک دستیار مجازی در ارتباط با OCR برای خودکارسازی فرآیندهای دیجیتال عمل کند. این نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد تا «ربات‌هایی» ایجاد کنند که اقدامات انسان را تقلید می‌کنند.

این ربات‌های قابل اعتماد در بسیاری از صنایع برای کار 24/7 با سرعت و دقت بالا استفاده می‌شوند. با تعامل با برنامه های سیستمی، این ربات ها می توانند به طور خودکار عمل کنند جمع آوری داده های شناختی، استخراج و تجزیه و تحلیل داده ها را مانند انسان انجام دهد. علاوه بر این، آنها می توانند داده های استخراج شده را به فرآیندهای مناسب ارتباط داده و مسیریابی کنند تا اقدامات دقیق را در عرض چند ثانیه آغاز کنند.

RPA با OCR می تواند به فرآیند تطبیق فاکتور AP با سرعت، دقت و بازه زمانی کوتاه درست از زمان دریافت فاکتور کمک کند. آپلود می کند، اسکن می کند، اجرا می کند استخراج اطلاعات، تطبیق 2، 3 یا 4 طرفه را آغاز می کند، تلورانس های تنظیم شده را بررسی می کند، و فاکتورها را برای اصلاح یا پردازش پرداخت علامت گذاری می کند.

مزایای تطبیق خودکار فاکتورها

تطبیق خودکار فاکتورها به پردازش آسان تر فاکتورها برای پرداخت کمک می کند. با رفع نیاز به مداخله انسانی، عوارض حفظ مدارک و اعتبار سنجی دستی نیز منتفی است.

برخی از مزایای قابل توجه ارائه شده توسط پردازش فاکتور بدون لمس عبارتند از:

• صرفه جویی در زمان - تطبیق دستی فاکتور خسته کننده و وقت گیر است. بررسی جزئیات فاکتور به صورت جداگانه و اعتبارسنجی با فرآیندهای 2,3،4 یا XNUMX طرفه زمان قابل توجهی را می طلبد. از این رو، به کارکنان شرکت اجازه می دهد تا زمان ارزشمند خود را به سایر وظایف کلیدی اختصاص دهند و بهره وری کلی را بهبود بخشند.
• دقت - خودکارسازی فرآیند AP، بروز خطاها را کاهش می دهد و گردش کار روان بین فرآیندها را تضمین می کند. عدم تطابق یا مغایرت به راحتی تشخیص داده می شود و تنها زمانی که یک فاکتور در تمام سطوح تسویه شود، برای پرداخت برنامه ریزی می شود.
• محافظت در برابر فاکتورهای تکراری و تقلبی - تطبیق خودکار فاکتور مستلزم اعتبارسنجی ثابت بین فاکتورها و اسناد پشتیبانی است. هر استثنا نیز برای تأیید دستی شناسایی و پرچم‌گذاری می‌شود. این امر محافظت در برابر فاکتورهای تقلبی یا تکراری و کنترل بهتر کسب و کار را تضمین می کند.
• روابط فروشنده را ترویج می کند - پردازش خودکار فاکتورها می تواند به سرعت فاکتورها را با سفارش های خرید مطابقت دهد و پرداخت سریع تر به فروشندگان را برای راضی نگه داشتن آنها تسریع کند. به نوبه خود، کسب و کار نیز می تواند از پیشنهادات قرارداد بهتر و تخفیف های پرداخت زودهنگام برای افزایش سودآوری بهره مند شود.
• تحلیل هزینه کارآمد - پردازش فاکتور بدون لمس اطلاعاتی را در مورد اقلام خط جداگانه ارائه می دهد که به شناسایی مواردی که بالاترین ارزش را ارائه می دهند کمک می کند. این داده های قابل اعتماد به تجزیه و تحلیل بهتر هزینه و انتخاب فروشندگان مرتبط کمک می کند تا ارزش بیشتری برای شرکت به ارمغان بیاورد.
• برای ممیزی خوبه - فاکتورها با سایر مدارک پشتیبان برای ممیزی الزامی است. استفاده از تطبیق خودکار صورت‌حساب تضمین می‌کند که سفارش‌های خرید، رسید کالا، برگه‌های بازرسی و فاکتورها در یک مکان متمرکز دیجیتالی در دسترس هستند که می‌توان به راحتی در طول ممیزی برای تسریع فرآیند به آن دسترسی داشت.

نتیجه

تطبیق و پردازش فاکتورهای پرداختنی یک فرآیند پیچیده است. فناوری مجهز به هوش مصنوعی می تواند از طریق اتوماسیون قابل تنظیم، اهرمی را برای کسب و کارها فراهم کند. با خودکارسازی، شرکت ها می توانند به دنبال ادغام یکپارچه باشند گردش کار مدیریت اسناد فرآیندها، ایجاد شفافیت بهتر، حفظ روابط تجاری خوب برای بهره وری و رشد کسب و کار بهینه.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• پلاتوبلاک چین. Web3 Metaverse Intelligence. دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/