درخواست خرید در مقابل سفارش خرید: تفاوت ها

درخواست خرید در مقابل سفارش خرید: تفاوت ها

تمبر زمان: 27 نوامبر 2023، 11:29 بعد از ظهر
گره منبع: 2982246

مدیریت جریان نقدی در کسب و کار شما برای موفقیت مالی بسیار مهم است - این کار بیهوده ای است. در حالی که حسابداری تعهدی به شما امکان می دهد تا آمارها را تغییر دهید و ماساژ دهید تا هزینه های غیر نقدی را منعکس کنید، همه مشاغل با حسابداری نقدی زندگی می کنند و می میرند: آیا محصولات یا خدمات شما بیشتر از آنچه که ارسال می کنید پول نقد وارد می کنند؟

 در حالی که فروش خدمات یا محصول برتر به نیروهای خارج از کنترل شما، مانند عوامل بازار و اقتصادی، متکی است می توان جریان نقدی خود را به میزان مناسبی مدیریت کنید. اما همانطور که پیتر دراکر افسانه تجارت گفت: "شما نمی توانید آنچه را که اندازه گیری نمی کنید مدیریت کنید."

مدیریت صحیح جریان نقدی شما ابتدا نیاز به درک دارد که هزینه می کند چی در داخل سازمان شما ایجاد دستورالعمل‌های واضح برای درخواست‌های خرید و سفارش‌های خرید اولین قدم مهم در اندازه‌گیری آنچه قصد مدیریت دارید است.  

سفارش خرید در مقابل درخواست خرید: تفاوت چیست؟

درخواست خرید (PR) و سفارش خرید (PO) هر دو نقطه اتصال کلیدی در شما هستند استراتژی تدارکات. تفاوت در ترتیب آنها در گردش کار تدارکات شرکت شما نهفته است. تفاوت بین PO و PR ساده است:

  • درخواست خرید برای استفاده داخلی است و کاربر نهایی محصول یا خدمات (کارمند) را از طریق اسنادی که جزئیات هزینه را نشان می دهد با مقامات تأیید مرتبط می کند. 
  • یک سفارش خرید از درخواست منشأ می‌گیرد و برای رفع نیاز به فروشنده یا عرضه‌کننده می‌رود. 

هر دو کارکردهای حیاتی، از جمله مدیریت اسناد، کنترل بودجه، و بررسی عملکردهای مالی کسب و کار شما را انجام می دهند. 

درخواست خرید چیست؟

درخواست خرید می تواند به همان اندازه که شما نیاز دارید پیچیده یا ساده باشد، به طوری که سازمان های بزرگتر اغلب به بررسی ها و فرآیندهای بیشتری در جریان کاری روابط عمومی نسبت به فروشگاه های کوچکتر با تعداد کمی کارمند نیاز دارند. با این حال، در هر دو مورد، جوهر اصلی یک روابط عمومی یکسان است: هدف آن این است که به عنوان یک درخواست رسمی توسط یک کارمند برای خرید یا تهیه کالا یا خدماتی که از طریق گردش کار شما هدایت می شود، خدمت کند.

چرا به شرایط خرید نیاز دارید؟

به یاد داشته باشید، نمی‌توانید آنچه را که اندازه‌گیری نمی‌کنید مدیریت کنید، و اندازه‌گیری هزینه‌هایتان با درک درستی از چگونگی جریان پول به بیرون شروع می‌شود. مگر اینکه شخصاً هر خریدی را در سازمان خود با ورودی صفر کارمند (بعید است) آغاز کنید، باید به دقت پیگیری کنید که سفارش می دهد چی، برای چه هدفی، و برای چقدر. درخواست خرید تمام این معیارها را برآورده می کند و به بررسی نهایی توسط پرسنل تعیین شده برای جلوگیری از کلاهبرداری مالی، اتلاف و سوء استفاده در کسب و کار شما ختم می شود.

شما همچنین باید سوابق دقیق هزینه‌ها را برای سیستم‌های مدیریت مالی خود نگهداری کنید، در صورتی که سازمان امور مالیاتی برای ممیزی ضربه بزند. در هر صورت، یک فرآیند درخواست خرید به خوبی روغن کاری شده، به طور خودکار یک سیستم حسابداری جامع برای هزینه های شرکت ایجاد و حفظ می کند. 

درخواست خرید چگونه کار می کند؟

همانطور که گفتم، گردش کار خاص بین شرکت ها متفاوت است. برای این گردش کار، به این خواهیم پرداخت که چگونه یک کسب و کار متوسط ​​با 100 کارمند ممکن است درخواست خرید را انجام دهد. بسته به اندازه و دامنه شما، گردش کار درخواست خرید شما ممکن است ساده تر یا طولانی تر و پیچیده تر باشد.

در اینجا یک طرح کلی از توالی درخواست خرید معمولی آمده است:

  1. کارمند نیازی را شناسایی می‌کند - چه یک مورد معمولی یا خاص - و یک فرم درخواست خرید ارائه می‌کند. فرم معمولاً شامل:
    1. نام کارمند یا بخش
    2. مکان (اگر دفاتر از نظر جغرافیایی متفاوت هستند یا در درجه اول از راه دور کار می کنید)
    3. تعداد و نوع اقلام درخواستی
    4. نام و آدرس کسب و کار فروشنده
    5. قیمت دقیق یا تخمینی
    6. تاریخ سررسید/زمانی که کالا یا خدمات مورد نیاز است
  2. اولین مدیر یا مرجع توصیه کننده تأیید تأیید می کند که محصول یا مورد قبلاً بخشی از موجودی شما نیست/در دسترس نیست و درخواست را به تیم مدیریت مالی ارسال می کند.
  3. Finance اطمینان حاصل می کند که فروشنده با استانداردها و شیوه های شرکت شما مطابقت دارد، اطمینان حاصل می کند که نیاز معتبری وجود دارد که هزینه را توجیه می کند، و اینکه درخواست با بودجه شما مطابقت دارد.

هنگامی که از نظر مالی برکت پیدا کردید، a ایجاد می کنید سفارش خرید برای برآوردن خواسته

سفارش خرید چیست؟

سفارش خرید یک درخواست رسمی است که برای کالا یا خدمات ذکر شده در درخواست به فروشنده ارسال می شود. دامنه سفارش خرید اغلب بسیار پیچیده‌تر از خرید است و شامل زبان حقوقی است تا هر یک از طرفین را به طور قراردادی به معامله ملحق کند. همچنین بر اساس سیستم های مدیریت داخلی شما سازماندهی شده است. اگر فروشنده به اندازه کافی بزرگ است یا رابطه مستمری دارید، احتمالاً بر اساس ابزارهای CRM آنها قالب بندی شده است.

چرا به سفارش خرید نیاز دارید؟

سفارش خرید برای درخواست رسمی و قانونی کالا یا خدمات از یک فروشنده وجود دارد. این توافق نامه حقوقی هر یک از طرفین معامله را متعهد می کند و درک مشترکی از آنچه مورد انتظار است، چقدر و چه زمانی مورد نیاز است را تضمین می کند. این امر به جلوگیری از غافلگیری صورت‌حساب کمک می‌کند و همه افراد درگیر در تدارکات را با یکدیگر پاسخگو و صادق نگه می‌دارد و در عین حال از ارتباط نادرست یا خطای انسانی که اغلب در حین معاملات شفاهی یا توافقات دست دادن رخ می‌دهد، جلوگیری می‌کند.

 و مانند درخواست های خرید، یک سفارش خرید وجود دارد تا به عنوان دنباله کاغذ قابل بازرسی برای مدیریت داخلی شما یا در صورتی که یک آژانس خارجی شما را بازرسی کند، خدمت کند.

یک سفارش خرید چگونه کار می کند؟

 پس از تأیید درخواست، بخش مالی شما سفارش خرید را تکمیل می کند و گردش کار تدارکات را ادامه می دهد.

  1.  تیم مالی سفارش خرید را برای فروشنده ارسال می کند و آن را دریافت می کند فاکتور. از آنجا، فروشنده بلافاصله پرداخت می شود، یا فاکتور در حساب های پرداختنی برای مدت زمان مشخص یا تا زمانی که سفارش خرید انجام شود (بسته به مورد، فرآیندهای داخلی شما و توافق فروشنده) نگهداری می شود.
    1. بخش مهمی از بررسی های لازم تیم مالی شما تطبیق سه طرفه است. این یک است حساب های قابل پرداخت عملکرد بخش که سفارش خرید را بررسی می کند، فاکتورو رسید تحویل را تأیید می کند که هیچ تقلب یا خطای انسانی وجود ندارد که بتواند هزینه های غیرمنتظره ای ایجاد کند.
  2. پس از تحویل کالا یا ارائه خدمات، یک طرف مسئول (اعم از درخواست کننده اصلی یا تیم مالی) رسیدی تهیه می کند و آن را با حساب های پرداختنی ارسال می کند تا تطابق سه جانبه را تسهیل کند و نشان دهد که سفارش خرید راضی شده است.

نتیجه

 این یک تفکیک بسیار اساسی از فرآیند درخواست خرید و سفارش خرید بود. در واقع، روند رفت و برگشت درخواست و دریافت کالا از یک فروشنده خارجی پر زحمت است و می تواند طولانی باشد. به همین دلیل است که ایجاد یک روش عملیاتی استاندارد برای درخواست‌های خرید و سفارش‌های خرید برای اطمینان از تدارکات روان و ثبت سوابق با کیفیت، کلیدی است.

 و مانند بسیاری از عملکردهای تجاری اداری، این جنبه های تدارکات به طور فزاینده ای دیجیتالی یا خودکار می شوند. این خبر بسیار خوبی برای صاحبان مشاغل و کارمندان است - در حالی که گردش‌های کاری بهینه‌سازی شده می‌تواند کارها را سرعت بخشد، شما نمی‌توانید از سرعت انتقال کاغذ به عقب و جلو، به‌ویژه در راه‌اندازی‌های کار از راه دور یا اگر دفتر مرکزی و دفاتر شما جابه‌جا شده‌اند، بهینه شوید.

 موثر اتوماسیون حساب های پرداختنی ابزارها شامل درخواست خرید جامع و مدیریت سفارش خرید است. نوآوری در گردش کار عبارتند از:

  • ابزارهای غربالگری مبتنی بر هوش مصنوعی برای ایجاد درخواست‌های رسمی از ایمیل‌های کارکنان یا پیام‌های Slack.
  • تأیید خودکار AP برای مقوله‌ها یا درخواست‌های خاص تحت یک مقدار دلار مشخص که نیازی به غربالگری انسانی ندارد.
  • همگام سازی با نرم افزار حسابداری خود برای انتقال درخواست ها، صورتحساب ها و رسیدها برای فعال کردن تطابق سه طرفه و تطبیق سریع.
  • ذخیره سازی طولانی مدت داده در یک ابر ایمن تضمین می کند که شما سازگار و آماده برای ممیزی هستید.

اینها تنها تعدادی از نوآوری‌هایی هستند که تدارکات را شکل می‌دهند، اما هر کدام به‌طور منحصربه‌فردی روند کار درخواست خرید و سفارش خرید شما را ساده می‌کنند. و هر چه بیشتر خود را توسعه و پرورش دهید مدیریت تدارکات و اتوماسیون AP، هر چه اکوسیستمی بزرگتر بسازید - و راحت تر می توانید وظایف اداری را مدیریت کنید که در غیر این صورت تمرکز عملیاتی شما را کاهش می دهد.

سطح شما مهم نیست اتوماسیون مالیدرک سفارش خرید در مقابل درخواست خرید اولین گام برای مدیریت مخارج و نگه داشتن پول نقد است - اگر آنچه را که اکنون می توانید اندازه گیری کنید مدیریت کنید.

تمبر زمان:

بیشتر از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین