Ostutaotlus vs ostutellimus: erinevused

Ostutaotlus vs ostutellimus: erinevused

Ajatempel: 27. november 2023 kell 11:29
Allikasõlm: 2982246

Rahavoogude juhtimine teie ettevõttes on rahalise edu saavutamiseks ülimalt oluline – see pole mõtetu. Kuigi tekkepõhine raamatupidamine võimaldab teil statistikat kohandada ja masseerida, et kajastada mittesularahalisi kulusid, siis kõik ettevõtted elavad ja surevad sularahaarvestuse alusel: kas teie tooted või teenused toovad rohkem raha sisse, kui välja saadate?

 Suurepärase teenuse või toote müümine tugineb teie kontrolli alt väljapoole jäävatele jõududele, näiteks turu- ja majandusteguritele võimalik hallata oma raha väljavoolu korralikul määral. Kuid nagu ärilegend Peter Drucker ütles, "Sa ei saa hallata seda, mida te ei mõõda."

Raha väljavoolu õige juhtimine nõuab esmalt mõistmist kes kulub mida teie organisatsiooni sees. Ostutaotluste ja ostutellimuste jaoks selgete juhiste kehtestamine on oluline esimene samm selle mõõtmisel, mida kavatsete hallata.  

Ostutellimus vs. ostutaotlus: mis vahe on?

Ostutaotlus (PR) ja ostutellimus (PO) on mõlemad teie jaoks olulised punktid hankestrateegia. Erinevus seisneb nende järjestuses teie ettevõtte hanke töövoos. Erinevus PO ja PR vahel on lihtne:

  • Ostutaotlus on mõeldud sisekasutuseks ja seob toote või teenuse lõppkasutaja (töötaja) kulu üksikasjalikult kirjeldavate dokumentide kaudu kinnitusasutustega. 
  • Ostutellimus pärineb rekvireerimisest ja läheb müüjale või tarnijale vajaduse täitmiseks. 

Mõlemad täidavad olulisi funktsioone, sealhulgas dokumentatsiooni haldamine, eelarve kontroll ja teie ettevõtte finantsfunktsioonide auditikindlus. 

Mis on ostutaotlus?

Ostutaotlus võib olla nii keeruline või lihtne, kui vaja, kusjuures suuremad organisatsioonid vajavad sageli PR töövoo raames suuremaid kontrolle ja protsesse kui väiksemad kauplused, kus on vaid käputäis töötajaid. Mõlemal juhul on suhtekorralduse põhiolemus siiski sama: selle eesmärk on olla töötaja ametlik taotlus osta või hankida kaupu või teenuseid, mis on suunatud teie töövoo kaudu.

Miks vajate ostutaotlusi?

Pidage meeles, et te ei saa hallata seda, mida te ei mõõda, ja teie kulude mõõtmine algab kindlast arusaamast sellest, kuidas raha väljapoole liigub. Kui te ei algata oma organisatsioonis iga ostmist isiklikult, ilma töötaja sisendita (ebatõenäoline), peate hoolikalt jälgima kes tellib midaJaoks mis eesmärgilNing kui palju. Ostutaotlus vastab kõigile neile kriteeriumidele, mis lõpeb määratud personali lõpliku kontrolliga, et vältida finantspettusi, raiskamist ja kuritarvitamist teie ettevõttes.

Samuti peate oma finantsjuhtimissüsteemide jaoks pidama täpset kuluarvestust juhuks, kui IRS peaks auditi tegema. Mõlemal juhul loob hästi läbimõeldud ostutaotluse protsess automaatselt ettevõtte kulude tervikliku raamatupidamissüsteemi ja haldab seda. 

Kuidas ostutaotlus toimib?

Nagu ma ütlesin, on konkreetsed töövood ettevõtete lõikes erinevad. Selle töövoo jaoks uurime, kuidas 100 töötajaga keskmise suurusega ettevõte võib ostutaotluse suunata. Olenevalt teie suurusest ja ulatusest võib teie ostutaotluse töövoog olla sujuvam või palju pikem ja keerulisem.

Siin on tüüpiliste ostutaotluste järjestamise põhiülevaade:

  1. Töötaja tuvastab vajaduse – olgu see siis rutiinne või erijuhtum – ja esitab ostutaotluse vormi. Vorm sisaldab tavaliselt:
    1. Töötaja või osakonna nimi
    2. Asukoht (kui kontorid on geograafiliselt erinevad või töötate peamiselt eemalt)
    3. Soovitud kaupade kogus ja tüüp
    4. Müüja ärinimi ja aadress
    5. Täpne või hinnanguline hind
    6. Tähtaeg/ millal kaupa või teenust vaja on
  2. Esimene haldur või heakskiitu soovitav asutus kinnitab, et toode või üksus ei kuulu juba teie laoseisu/pole käepärast, ja saadab taotluse finantsjuhtimismeeskonnale.
  3. Finance tagab, et müüja järgib teie ettevõtte standardeid ja tavasid, tagab kehtiva vajaduse, mis õigustab kulutusi, ja et taotlus on kooskõlas teie eelarvega.

Kui olete rahandusega õnnistatud, loote a ostutellimus nõudmise rahuldamiseks.

Mis on ostutellimus?

Ostutellimus on ametlik päring, mis saadetakse müüjale tellimuses kirjeldatud kaupade või teenuste kohta. Ostutellimus on sageli palju keerulisem kui ost ja sisaldab juriidilist keelt, et siduda tehinguga lepinguliselt kumbki pool. See on korraldatud ka teie sisemiste haldussüsteemide järgi. Kui müüja on piisavalt suur või teil on pidev suhe, on see tõenäoliselt vormindatud vastavalt nende CRM-i tööriistadele.

Miks on vaja ostutellimusi?

Ostutellimus on olemas selleks, et ametlikult ja seaduslikult taotleda kaupu või teenuseid müüjalt. See juriidiline leping seob tehingu iga osapoole ja tagab ühise arusaama sellest, mida oodatakse, kui palju ja millal seda vaja on. See aitab vältida arveldusüllatusi ja hoiab kõik hankega seotud isikud üksteise suhtes vastutustundlikud ja ausad, vältides samal ajal suhtlemisvigu või inimlikke eksimusi, mis sageli esinevad suuliste tehingute või käepigistuse ajal.

 Ja nagu ostutaotlused, on ka ostutellimus olemas, et olla auditeeritav paberjälg teie sisehaldusele või juhuks, kui välisagentuur teid kontrollib.

Kuidas ostutellimus töötab?

 Kui taotlus on heaks kiidetud, lõpetab teie finantsosakond ostutellimuse ja jätkab hanke töövoogu.

  1.  Finantsmeeskond saadab müüjale ostutellimuse ja võtab selle vastu arve. Sealt edasi, müüjale makstakse kohe, või arvet hoitakse võlgnetavates arvetes kindlaksmääratud aja jooksul või kuni ostutellimuse täitmiseni (olenevalt kaubast, teie sisemistest protsessidest ja hankijalepingust).
    1. Teie finantsmeeskonna hoolsuskohustuse põhiosa on kolmesuunaline sobitamine. See on võlgnevused osakonna funktsioon, mis kontrollib ostutellimust, arveja saatekviitung, mis kinnitab, et pole pettusi ega inimlikke eksimusi, mis võivad põhjustada ootamatuid kulutusi.
  2. Kui kaup on tarnitud või teenus osutatud, koostab vastutav osapool (kas algne taotleja või finantsmeeskond) kviitungi ja esitab selle võlgnevuste hulka, et hõlbustada kolmepoolset sobitamist ja näidata, et ostutellimus on täidetud.

Järeldus

 See oli ostutaotluse ja ostutellimuse töövoogude väga lihtne jaotus. Tegelikult on väliselt müüjalt kaupade taotlemise ja vastuvõtmise protsess töömahukas ja võib olla pikk. Seetõttu on hanketaotluste ja ostutellimuste jaoks standardse tööprotseduuri loomine võtmetähtsusega hanke sujuva ja kvaliteetse arvestuse tagamiseks.

 Ja nagu paljud halduslikud ärifunktsioonid, digiteeritakse või automatiseeritakse neid hankeaspekte üha enam. See on suurepärane uudis ettevõtete omanikele ja töötajatele – kuigi optimeeritud töövood võivad asju kiirendada, ei saa te optimeerida paberitööde edasi-tagasi edastamise kiirust, eriti kaugtöö seadistuste korral või kui teie peakorter ja kontorid on paigast ära.

 Tõhus võlgnevuste automatiseerimine tööriistad hõlmavad kõikehõlmavat ostutaotlust ja ostutellimuste haldamist. Töövoo uuendused hõlmavad järgmist:

  • AI-toega sõelumistööriistad töötajate meilidest või Slacki sõnumitest ametlike taotluste genereerimiseks.
  • AP automaatne kinnitus teatud kategooriate või rekvireerimiste jaoks teatud dollari väärtuses, mis ei vaja inimeste kontrolli.
  • Sünkroonimine teie raamatupidamistarkvaraga taotluste, arvete ja kviitungite migreerimiseks, et võimaldada kiiret kolmepoolset sobitamist ja kooskõlastamist.
  • Andmete pikaajaline salvestamine turvalises pilves tagab, et olete nõuetele vastav ja auditiks valmis.

Need on vaid mõned uuendused, mis kujundavad hankeid, kuid igaüks muudab teie ostutaotluse ja ostutellimuse töövoogu ainulaadselt sujuvamaks. Ja mida rohkem te oma hangete haldamine ja AP automaatika, seda suurema ökosüsteemi loote – ja seda lihtsamini saate hallata haldusülesandeid, mis muidu teie tegevuse fookust kahandavad.

Olenemata teie tasemest rahanduse automatiseerimineOstutellimuse ja ostutaotluse mõistmine on esimene samm kulutuste haldamisel ja sularaha laekumise hoidmisel – kui juhite seda, mida saate nüüd mõõta.

Ajatempel:

Veel alates Tehisintellekt ja masinõpe