Arvete sobitamine

Üks oluline tegevus võlgnevuste (AP) protsessides on arvete sobitamine. Selle võtmeülesande traditsioonilised lähenemisviisid võivad ettevõttele kulutada aega, vaeva ja inimressursse. Uuenduslike tehnoloogiate ja automatiseeritud tööriistakomplektide kasutamine võib optimeerida arvete sobitamist, et pakkuda ettevõttele täiendavat mõju ja väärtust.

See artikkel annab üksikasjaliku ülevaate arvete sobitamisest, erinevatest tüüpidest ja puutevaba kasutamise vajadusest arvete töötlemine or arvete haldamineja selle mitmekesised eelised.

Mis on arvete sobitamine?

Arvete sobitamine on võlgnevuste protsess mis kinnitab ja võrdleb teavet selle kohta ostutellimus (PO) müüja arve ja tootetšekkidega.

Kui organisatsioon soovib kasutada müüja kaupu või teenuseid, esitab ta üksikasjalike nõuetega ostutellimuse. Nõutud kaupade või teenuste kohaletoimetamisel väljastab ostjaorganisatsioon tootekviitungi. Seejärel esitab müüja arve makse kinnitamiseks. Sel ajal toimub arvete sobitamine.

Arvete sobitamine tagab, et ostutellimuse ja arve vahel ei esine vigu ega vastuolusid. See hõlbustab müüjatasude kiiremat tasumist ja hoiab ära selle riski müüja pettus & võltsitud arvete eest tasumine.

Mis on kõrvalekalle?

Arve eranditeks nimetatud kõrvalekalle ilmneb siis, kui arve üksikasjad ja seda kinnitavad dokumendid (nt ostutellimus või kauba/toote kviitung) ei ühti.

Hälbeid võib olla kahte tüüpi – kogus ja hind

• Koguse hälve: viitab lahknevusele ostutellimuse ja arveldatava arve summa või kaupade arvu vahel
• Hinna kõrvalekalle: viitab PO-s märgitud kulu ja arvel märgitud väärtuse mittevastavusele.

Kõrvalekalde tuvastamine ja vastavusse viimine võib olla AP osakonna jaoks hirmutav ülesanne. Hälbeid tuleks hinnata, et näha, kas need jäävad tolerantsi piiridesse, millega jätkata arvete töötlemine või tagastada arve müüjale paranduste tegemiseks.

Tolerantsitase viitab väiksematele erinevustele, mis võivad arvel esineda protsentides või summades. Tolerantsi ületavad arved pannakse ootele ja saadetakse müüjale parandamiseks.

---

Kas soovite automatiseerida käsitsi AP protsesse? Broneerige 30-minutiline reaalajas demo, et näha, kuidas Nanonets saab aidata teie meeskonnal täielikult rakendada AP automaatika.

Ajakava demo

[Varjatud sisu]

---

Vajadus arvete sobitamiseks

Uurime välja, miks on arvete kinnitamine või vastavusse viimine ettevõtte jaoks nii oluline.

Arvete sobitamine tagab, et hankija arveid saab enne maksete väljastamist tõendavate dokumentidega kontrollida. See aitab ettevõtetel:

• Kinnitage, et tasutakse ainult müüjalt saadud kehtivate kaupade või teenuste eest
• Säilitage maksete kiiremad ja täpsed vabastamised
• Hõlbustada paremat läbipaistvust, välistades vead ja topeltmaksed
• Jälgige mitme müüja makseid
• Olge ettevõtte audititeks paremini valmis

Erinevad ettevõtted võivad järgida erinevaid arvete sobitamise viise, nagu on kirjeldatud allolevas järgmises jaotises.

Arvete sobitamise viisid

Organisatsioonides toimub arvete sobitamise protsess tavaliselt järgmistel viisidel: kahepoolne sobitamine, kolmepoolne sobitamine ja lõpuks neljapoolne sobitamine.

Arveid kontrollitakse muude seonduvate vastu dokumentide töövood mis võib sisaldada ostutellimused, kauba kättesaamine ja ülevaatuslehed. Need sobitamisviisid kontrollivad ka arvete lahknevusi ja tolerantsitasemeid, mis tuleb enne arve tasumiseks kinnitamist lahendada.

2-suunaline sobitamine

Kahepoolne sobitamine on lihtne ja levinud viis arvete kinnitamiseks. See hõlmab arvete sobitamist ostutellimustega ja tolerantside kontrollimist. Kui arve vastab nõutavatele kriteeriumidele, siis on see tasumise ajakava.

3-suunaline sobitamine

3-suunaline sobitamine on kõige populaarsem arvete sobitamise meetod. See hõlmab kolmeastmelist protsessi. Arve täpsust kontrollitakse nii ostutellimusel kui ka kauba kättesaamisel märgitud detailide osas. Kui tolerantsitasemed on korras, on arve maksmiseks ette valmistatud.

4-suunaline sobitamine

Keerulisem kui kahe- ja kolmesuunaline sobitamine, hõlmab neljasuunaline sobitamine veel ühte valideerimisetappi. See eeldab ka ostutellimuste, kaubakviitungite ja ülevaatuslehtede vastavusse viimist.

Kauba üleandmisel kontrollib vastuvõttev osakond kogust ja väljastab kontrolllehe, mis kinnitab, et saadud kogus on õige. Seega loetakse maksmiseks sobivaks ainult arve, mis vastab ostutellimusele, kauba kättesaamisele, tolerantidele ja ülevaatuskviitungile.

Need arvete sobitamise viisid tagavad, et ettevõtted maksavad ainult tellitud ja saadud kaupade/teenuste eest. Samuti kaitseb see valearvete ja maksevigade eest, võimaldades ettevõtetel paremini hoida oma tehinguid kolmandate osapooltega.

---

Seadistage puutevabad AP töövood ja võlgnevuste protsessi sujuvamaks muutmiseks sekundites. Broneerige kohe 30-minutiline reaalajas demo.

Ajakava demo

---

Arvete sobitamine lepingutega

Lisaks arvete sobitamise meetoditele võib teatud oste sooritada lepingute sobitamise protsessi abil. Seda tüüpi arveid, mida nimetatakse ka mitte-PO arveldamiseks, kasutatakse korduvate või kommunaalmaksete jaoks, mis toimuvad tsükli jooksul.

Lepingu sobitamisel võrreldakse ja kontrollitakse arvet olemasoleva lepinguga. Selliste lepinguliste ostude näideteks võivad olla igakuised kommunaalmaksed (elekter, vesi jne), hoone üüri- ja hooldustasud, reklaamikulud, õigus- või konsultatsiooniteenused jpm.

Seda tüüpi sobitamise suhtes kohaldatakse sisemist arve kinnitamise protsessi. Kui leping ühtib ja kinnitus antakse, määratakse mitte-PO arve tasumiseks.

See välistab vajaduse ostutellimuste ja muude tõendavate dokumentidega arveid sobitada. Samuti hõlbustab see korduvate maksete varajast arveldamist, säästes aega, vaeva ja kulusid.

Mis on automaatne arvete sobitamine?

Automatiseeritud arvete sobitamine tähendab ettevõtte arvete sobitamise protsessi digitaliseerimist täiustatud tööriistade ja tehnoloogia abil; arveid töödeldakse automaatselt ilma inimese sekkumiseta.

Automatiseeritud arvete sobitamise tehnoloogia võib muuta AP osakondade tööviisi. Saadud arveid skaneeritakse, teisendatakse digitaalsele vormile, sobitatakse algoritmide abil ja kontrollitakse tolerantsi seadeid ning kinnitamise korral töödeldakse neid tasumiseks – kõike seda ilma inimsõltuvuseta.

Arvete kinnitamine või vastavusse viimine ja nende automatiseerimisega töötlemine võib pakkuda mitmeid eeliseid. AI-põhised automatiseerimistehnoloogiad, nagu OCR ja RPA, võivad parandada arvete puutevaba töötlemist tõhusaks ja veavabaks.

---

Broneerige see 30-minutiline reaalajas demo, et see oleks viimane kord, kui peate arvete või kviitungite andmed käsitsi ERP-tarkvarasse sisestama.

Ajakava demo

---

AI kasutamine automatiseeritud arvete sobitamises

Masina intelligentsuse kasutamine protsesside haldamiseks võib muuta keerulise tüütu töö lihtsaks ja lihtsaks. AI-põhised tehnoloogiad, nagu OCR ja RPA, võivad olla tõhusad vahendid AP protsesside automatiseerimiseks ja ettevõtte tõhususe parandamiseks.

OCR

OCR on tehnoloogia, mis loeb ja eraldab redigeerimiseks teavet digitaaldokumentidest. Kasulik suure andmemahuga tegelevatele tööstusharudele, tehisintellekti kasutavad OCR-võimalused on õnnistuseks AP automaatika.

OCR võib toimida tõhusalt andmete hõivamine, ekstraheerimine asjakohaste andmete väljatõmbamise teel. Seejärel suunab see selle automaatselt arve vastavusse viimiseks ostutellimusega. Pärast seda etappi saab arvete sobitamise protsessi lõpule viia, kasutades 2-, 3- või 4-suunalist sobitamist. Kõik see vähendab käsitsi ülesannete täitmise pingutusi, aega ja kulusid, tagades protsessi parema tõhususe.

Kuid kuigi OCR võib anda tohutu panuse AP-protsesside automatiseerimisesse, ei pruugi OCR-ist üksi automatiseerimisprotsessi lõpuleviimiseks piisata. Teise võimsa tehnoloogia kasutamine koos OCR-iga võib osutuda protsessi täieliku automatiseerimise saavutamiseks kasulikumaks.

Robotprotsesside automatiseerimine

Robotprotsesside automatiseerimine on populaarne ja kasulik tarkvaratehnoloogia, mis võib koos OCR-iga toimida virtuaalse assistendina digitaalsete protsesside automatiseerimiseks. Tarkvara võimaldab kasutajatel luua "botte", mis jäljendavad inimese tegevust.

Neid töökindlaid roboteid kasutatakse paljudes tööstusharudes ööpäev läbi suure kiiruse ja täpsusega töötamiseks. Süsteemirakendustega suheldes saavad need robotid automaatselt toimida kognitiivsete andmete kogumine, eraldada ja analüüsida andmeid nagu inimesed. Lisaks saavad nad suhelda ja eraldatud andmed sobivatesse protsessidesse suunata, et alustada täpseid toiminguid mõne sekundiga.

OCR-iga RPA võib aidata AP arvete sobitamise protsessi kiiruse, täpsusega ja lühendatud aja jooksul alates arve kättesaamisest. See laadib üles, skannib, täidab teabe väljavõtmine, algatab 2-, 3- või 4-suunalise sobitamise, kontrollib seatud hälbeid ja märgib arveid parandamiseks või maksete töötlemiseks.

Arvete automaatse sobitamise eelised

Arvete sobitamise automatiseerimine hõlbustab maksete arvete töötlemist. Inimese sekkumise vajaduse kaotamisega on välistatud ka paberimajanduse ja käsitsi kinnitamise komplikatsioonid.

Mõned puutevaba arvete töötlemise eelised on järgmised:

• Aegasäästev – Arvete käsitsi sobitamine on tüütu ja aeganõudev. Arve üksikasjade individuaalne kontrollimine ja kinnitamine 2,3-, 4- või XNUMX-suunalise protsessiga võtab palju aega. Seega võimaldab see ettevõtte töötajatel pühendada oma väärtuslikku aega muudele põhiülesannetele ja parandada üldist tootlikkust.
• Täpsus – AP protsessi automatiseerimine vähendab vigade esinemist ja tagab sujuva töövoo protsesside vahel. Mittevastavused või lahknevused tuvastatakse kergesti ja alles siis, kui arve on kõigil tasanditel tasaarveldatud, plaanitakse see tasuda.
• Kaitse dubleerivate ja petturlike arvete eest – Arvete sobitamise automatiseerimine hõlmab järjepidevat arvete ja tõendavate dokumentide kontrollimist. Ka kõik erandid tuvastatakse ja märgitakse käsitsi kinnitamiseks. See tagab kaitse pettuste või dubleerivate arvete eest ja parema ärikontrolli.
• Edendab müüjasuhteid – Arvete töötlemise automatiseerimine võimaldab arveid kiiresti ostutellimustega sobitada ja kiirendada tarnijatele kiiremat tasumist, et nad oleksid rahul. Ettevõte võib omakorda kasu saada ka parematest lepingupakkumistest ja kasumlikkuse suurendamiseks tehtud varajase makse allahindlustest.
• Tõhus kuluanalüüs – Puutevaba arvete töötlemine annab teavet üksikute reaüksuste kohta, mis aitab tuvastada kõrgeima väärtusega kaubaartikleid. Need usaldusväärsed andmed aitavad paremini kulusid analüüsida ja asjakohaseid hankijaid valida, et tuua ettevõttele rohkem väärtust.
• Hea auditeerimiseks – Auditi jaoks on kohustuslikud arved koos muude tõendavate dokumentidega. Arvete automaatse sobitamise kasutamine tagab, et ostutellimused, kaubakviitungid, kontrollitõendid ja arved on kättesaadavad digitaalselt tsentraliseeritud asukohas, millele on protsessi kiirendamiseks hõlpsasti juurdepääsetav auditite ajal.

Järeldus

Võlavõlgade arvete sobitamine ja töötlemine on keeruline protsess. AI-toega tehnoloogia võib kohandatava automatiseerimise kaudu pakkuda ettevõtetele võimendust. Automatiseerimise abil saavad ettevõtted sujuvalt integreeruda dokumendihalduse töövoog protsesse, luua parem läbipaistvus, säilitada häid ärisuhteid, et optimeerida äritegevuse tõhusust ja kasvu.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• Platoblockchain. Web3 metaversiooni intelligentsus. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/