Por qué la 'orquestación' es fundamental para la cadena de suministro y las compras

Reeditado por Platón

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Durante meses, las condiciones económicas han indicado una recesión inminente, lo que ha dejado a las organizaciones de todo el mundo para considerar cómo pueden prepararse mejor para la incertidumbre y capear la tormenta. Muchos líderes empresariales buscan seriamente formas de evitar medidas drásticas de reducción de costos, mientras que otros ya han comenzado a tomar estas medidas.

A medida que los tomadores de decisiones continúen planificando para 2023, deben buscar implementar cambios que mejoren la resiliencia (contra las interrupciones de la cadena de suministro), la visibilidad (sobre las consideraciones presupuestarias y de gastos) y la agilidad (para adaptarse a las condiciones cambiantes). Cuando se trata de compras y gestión de la cadena de suministro, asegurar la orquestación entre sistemas y departamentos es un área clave de enfoque. La orquestación ofrece la capacidad de dividir los flujos de trabajo aislados y crear puentes entre las aplicaciones y los usuarios para eliminar las complejidades. Cuando se implementa como parte de las modernas plataformas de automatización digital, se vuelve vital para mejorar la experiencia de adquisición y será un factor crítico en la gestión de las restricciones presupuestarias.

Muchos de los obstáculos a los que se enfrentan las organizaciones en la contratación se deben a su dependencia tradicional de procesos fragmentados, aislados o manuales. Esto no solo dificulta la colaboración en toda la organización, sino que puede dar lugar a un gasto inconformista descontrolado y reducir la visibilidad de los equipos de compras sobre el gasto bajo gestión. Puede interferir con los flujos de trabajo rápidos y ágiles que exigen los usuarios empresariales de hoy en día y dificultar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios. Y puede resultar en una experiencia de usuario rota, creando fricciones entre los usuarios comerciales y el equipo de compras.

Cuanto más grande y más descentralizada es una empresa, peores se vuelven estos problemas, aumentando los conflictos entre el deseo de agilidad y la necesidad de cumplimiento y control.

El objetivo de la orquestación es combatir estos desafíos mediante la digitalización o la automatización de los flujos de trabajo de la cadena de suministro y compras en todos los sistemas, lo que permite la colaboración y el compromiso unificados entre los usuarios comerciales, los proveedores y otras partes interesadas. Sin la orquestación adecuada, un flujo de trabajo deficiente puede generar datos incorrectos y llevar a malas decisiones comerciales. Lo contrario es igualmente cierto: los flujos de trabajo optimizados generan datos de alta calidad a partir de las acciones de los usuarios y los sistemas integrados, y facilitan que los usuarios comerciales tomen mejores decisiones de manera consistente e impulsen un impacto comercial extraordinario.

Los flujos de trabajo de adquisiciones "inteligentes" orquestados recientemente reducen los tiempos de ciclo a través de la automatización y agilizan la forma en que una empresa se incorpora y se relaciona con los proveedores. Aumentan la visibilidad de los equipos financieros sobre los gastos y los compromisos. Y ayudan a las organizaciones a escalar las operaciones para cumplir con los requisitos legales, de cumplimiento, financieros y otros requisitos reglamentarios con mayor rapidez.

Las organizaciones de adquisiciones deben centrarse en mejorar la orquestación en tres áreas: entrada de datos, acceso y visibilidad en las aplicaciones comerciales; contratación y participación de proveedores en todos los departamentos, y el flujo de trabajo general de la cadena de suministro.

La oportunidad más sencilla es usar flujos de trabajo orquestados para crear un punto de entrada único y unificado para que las partes interesadas se comprometan con las compras en todas sus aplicaciones comerciales. Esto es importante desde varias perspectivas:

Las organizaciones pueden tener varios sistemas y aplicaciones fragmentados relacionados con las adquisiciones y, por lo tanto, necesitan un "punto de entrada único" para la participación.
Contrariamente a las nociones de contratación tradicionales, la contratación moderna no es necesariamente un proceso lineal. Puede haber diferentes subprocesos que constituyen un compromiso para un proceso de adquisición determinado. Los usuarios necesitan visibilidad de los estados de estos subprocesos y cómo se ejecutan.
Las diferentes partes del proceso de adquisición más amplio pueden ser interdependientes (como la finalización de un contrato antes de realizar un pedido) y carecer de una visión unificada. Desde la perspectiva del usuario, estas partes interdependientes pueden dar lugar a un contexto fragmentado, al cambio de aplicaciones y a una experiencia de usuario deficiente.

Al organizar los procesos de adquisición y la participación de los proveedores en todos los departamentos, hay múltiples subprocesos involucrados. Beneficios incluidos:

Los flujos de trabajo orquestados se pueden usar para obtener control (y, por lo tanto, visibilidad de la condición y el estado) en estos diferentes procesos fragmentados.
Las organizaciones con cambios frecuentes en los procesos pueden implementar fácilmente un enfoque de autoservicio, reemplazando la necesidad de solicitudes de cambio que consumen mucho tiempo.
Las organizaciones pueden digitalizar y automatizar los gastos relacionados con solicitudes de servicios complejos y productos especializados, gastos que, de lo contrario, tienden a salirse de la banda y se manejan manualmente.

La última oportunidad es orquestar el flujo de trabajo integral de suministro y adquisición. Beneficios incluidos:

Las empresas pueden establecer un marco componible de aplicaciones subyacentes a través de la integración. Por ejemplo, cuando se trata de administrar datos de proveedores, los flujos de trabajo orquestados pueden ayudar a proporcionar un repositorio centralizado para almacenar y acceder a la información del proveedor.
Las empresas pueden evitar la duplicación de datos, de modo que la información relevante solo se muestre una vez para cada proveedor y garantizar que la información necesaria esté disponible para ayudar con la incorporación de proveedores.
Llevada a su extremo lógico, la orquestación del flujo de trabajo se puede utilizar para combatir el fraude en la cadena de suministro y promover la colaboración entre socios.

Ante la incertidumbre económica, las empresas primero deben buscar reforzar sus sistemas existentes para mejorar la resiliencia, la visibilidad y la agilidad. Los flujos de trabajo orquestados pueden dar como resultado organizaciones más sólidas y ágiles, con un mejor control sobre las actividades de la cadena de suministro. La orquestación también puede permitir que los líderes empresariales mejoren significativamente la experiencia de adquisición para los usuarios comerciales y las partes interesadas, acorralando el gasto inconformista y tomando decisiones de gasto informadas. En última instancia, puede ayudar a una empresa a impulsar sus resultados y posicionarla para enfrentar cualquier adversidad económica que pueda surgir.

Sudhir Bhojwani es cofundador y director ejecutivo y director ejecutivo de Laboratorios ORO.