La importancia de un plan de gestión del cambio

En tiempos de incertidumbre en el panorama empresarial global, las organizaciones que están rápido para adaptarse y responder al cambio son los que sobreviven a crisis como la pandemia. En los últimos cinco años y especialmente durante la pandemia, las organizaciones globales han estado bajo una enorme presión para adoptar la transformación digital para sobrevivir. La verdad es que para que una empresa implemente con éxito un modelo operativo digital, debe "gestionar" el cambio. Sin crear e incorporar un plan de gestión del cambio, es probable que una iniciativa de transformación digital fracase. 

Para aquellos que pueden ser nuevos en la transformación digital y la gestión del cambio, aquí hay una revisión rápida de ambos conceptos:

La transformación digital implica utilizando activos digitales como tecnologías y herramientas digitales para transformar los procesos y sistemas comerciales existentes. Por lo tanto, la transformación digital es bastante difícil de lograr sin comprender primero cómo las tecnologías digitales pueden beneficiar a las empresas. 

La gestión del cambio es la proceso documentado para implementar cualquier cambio, grande o pequeño, en un proceso o sistema comercial existente. Los pasos de gestión de cambios bien ejecutados pueden mejorar significativamente los resultados digitales. 

Gestión del cambio y transformación digital: ambas necesarias para la transformación empresarial 

Gestión del cambio y transformación digital, aunque no son lo mismo, a menudo se requieren entre sí para la transformación digital exitosa de un negocio.  

En una empresa moderna, el cambio o la transformación no pueden ocurrir sin el uso de datos y tecnologías digitales. En una transformación digital, las tecnologías y herramientas digitales se utilizan para transformar el modelo de negocio. Y la gestión del cambio, a través de su enfoque sistemático para gestionar el cambio, ayuda al proceso de transformación digital en la planificación, ejecución e implementación de los cambios necesarios en toda la organización. 

La idea detrás de la gestión de cambios es predecir problemas, mitigar errores, gestionar resistencias, medir impactos y coordinar la adopción para que la transición sea perfecta para todos los usuarios. Tener un plan de gestión del cambio garantiza que los impactos adversos de la transformación digital sean mínimos.  

In transformación digital, las tecnologías digitales se utilizan ampliamente en todas las áreas comerciales, lo que lleva a cambios fundamentales en la forma en que se ejecutan los negocios y brindan valor a los clientes. 

La digitalización implica impactos humanos más profundos y amplios que están conectados con los cambios, no solo con los nuevos sistemas y procesos que se implementan. Por lo general, cuando las empresas emprenden iniciativas de transformación digital, se involucran gestión del cambio organizacional (OCM) expertos para ayudar. OCM puede ayudar con la gestión del lado humano de los riesgos asociados con los cambios propuestos.

La gestión del cambio es un componente central de la transformación digital

A la gestión del cambio plan cumple los siguientes pasos en una iniciativa de transformación digital:

• Evalúa el estado actual del negocio para identificar brechas en procesos y sistemas.
• Define los objetivos previstos y el propósito de la transformación digital.
• Ayuda a delinear un plan o hoja de ruta para completar todos los pasos de la transformación
• Ayuda a administrar (supervisar) e implementar la transformación (cambio) en cada etapa 

Gestión del cambio, mediante el uso juicioso de y las mejores prácticas, ayuda a minimizar los riesgos identificados e implementar cambios de manera segura.

Referirse a William McKnight's seminario web sobre gestión del cambio, que está diseñado para enseñar a las empresas cómo introducir cambios en el rendimiento con la ayuda de la tecnología. 

Gestión del cambio durante la transformación digital 

Como transformación digital iniciativa emprendida en una organización puede ser desafiante y difícil, la gestión del cambio juega un papel crucial para garantizar que todo el proceso transcurra sin problemas al:

• Ser la primera línea de defensa contra la resistencia organizacional
• Mantener un control firme sobre todas las metas y objetivos identificados de la transformación digital
• Comunicar asuntos, problemas, inquietudes y también beneficios futuros a todos en cada etapa 
• Asegurar que la transformación no suceda de la noche a la mañana sino gradualmente, en etapas
• Brindar apoyo y capacitación adecuados al personal de la empresa para aceptar el cambio. 

Ventajas y desventajas de la gestión del cambio

La implementación de un plan de gestión de cambios permite a los equipos de liderazgo diseñar estrategias y gestionar de manera efectiva los cambios propuestos en los procesos o sistemas comerciales. Aquí están los visibles ventajas y desventajas de la gestión del cambio:

Las ventajas incluyen:

• La gestión del cambio ofrece un marco para apoyar y comprender el cambio y su impacto en una organización, por ejemplo, modelo de Lewin de gestión del cambio.
• Si se confía en los miembros del equipo comercial, impulsarán sus propios cambios estratégicos en lugar de que la gerencia los obligue a aceptar el cambio.
• El equipo de gestión de cambios se asegurará de que los cambios se hayan implementado correctamente y que el personal comercial haya recibido la capacitación adecuada para usar los nuevos sistemas o procesos.
• En el curso del cambio organizacional, el personal comercial podrá adquirir nuevas habilidades, buscar nuevas oportunidades y ejercer su creatividad en formas que finalmente beneficien a la organización. 

Las desventajas incluyen:

• El cambio puede ser completamente ineficaz cuando una estrategia no está desarrollada o tiene poco poder. 
• Si la resistencia de la fuerza laboral al cambio no se aborda de manera efectiva en las primeras etapas, podría descarrilar y dañar cualquier esfuerzo de gestión del cambio. 
• Sin la aceptación de toda la empresa, el personal comercial solo verá los cambios como actualizaciones o procesos de reemplazo, en lugar de una dirección completamente nueva para la organización.
• La gestión del cambio puede ser capaz de realizar cambios menores en el statu quo, pero no puede llevar a una empresa en una dirección completamente nueva. 
• Para minimizar los aspectos negativos de la gestión del cambio, el equipo de gestión del cambio debe asegurarse de que los planes estén bien elaborados y que las estrategias sean efectivas y mejoren constantemente. 

Las herramientas clave para lidiar con las desventajas anteriores son la comunicación honesta y oportuna sobre el valor percibido versus el valor real de cualquier cambio.

Ventajas y desventajas de la transformación digital 

Transformando digitalmente el negocio es esencial en el mundo actual que cambia rápidamente y puede ayudar a lanzar nuevos productos, llegar a nuevos clientes y expandirse a varios segmentos del mercado. Si bien las empresas tienen agendas digitales y buscan digitalizar la fuerza laboral, el nivel de competencia de digitalización de sus empleados y la motivación para los cambios varía mucho.

Las ventajas incluyen:

• Hay una variedad de beneficios para la transformación digital, incluidas mejores experiencias de los clientes, modelos comerciales y colaboración, así como una mayor productividad, agilidad, innovación y transparencia. 
• El mayor beneficio de la transformación digital es la automatización de tareas rutinarias que consumen demasiado tiempo y trabajo humano.
• Las tecnologías digitales permiten a las empresas utilizar los datos para obtener información procesable e inteligencia competitiva para beneficio empresarial.
  La digitalización en toda la empresa también permite la colaboración, la consulta y el trabajo en equipo instantáneos y remotos entre diferentes unidades comerciales. 
  La transformación digital en la fabricación conduce a la integración de sensores y dispositivos IoT para el seguimiento en tiempo real de la producción; automatización de procesos manuales como gestión de inventario y almacenamiento; y el uso de análisis de datos para descubrir las ineficiencias de la cadena de suministro para mejorar.
• Los canales digitales de comunicación (web, móvil, social) permiten a las empresas comprender mejor a sus clientes, interactuar directamente con ellos y mejorar la experiencia del cliente. 
• Idealmente (cuando se hace bien), cualquier iniciativa de transformación digital brinda la oportunidad de evaluar y optimizar los sistemas y procesos comerciales, para garantizar que sean lo suficientemente compatibles y ágiles para brindar información comercial sólida y posicionar una empresa para el éxito futuro.

Las desventajas incluyen:

• Debido a que la transformación digital generalmente requiere que las empresas revisen los procesos y procedimientos existentes, la evaluación e implementación de los cambios implican costos significativos. 
• Otro posible inconveniente de la transformación digital es la pérdida de confianza del cliente, que puede ocurrir cuando las empresas implementan cambios en sus sistemas o procesos. 
• Las fallas en la implementación son inevitables, por lo que los equipos de transformación digital deben buscar formas de mitigar el riesgo de falla identificando qué necesita transformación y por qué, identificando los conjuntos de habilidades necesarios, probando nuevas tecnologías antes de implementarlas, capacitando al personal de soporte e impulsando una cultura digital primero. en toda la empresa. 
• Las nuevas tecnologías siguen surgiendo y las tecnologías existentes continúan actualizándose, por lo que es necesario que las organizaciones sean lo suficientemente flexibles para adoptar nuevas tecnologías según sea necesario. 

Nota final

Sus objetivos comerciales, combinados con un plan de gestión del cambio bien pensado y la ayuda de expertos que se especializan en la transformación digital, son las mejores estrategias para hacer el cambio a lo digital. Si su organización se está embarcando en un gran revisión digital, como lanzar una nueva plataforma de comercio electrónico o cambiar a una experiencia de cliente totalmente conectada, es fundamental pensar en cómo se va a diseñar un estrategia de gestión del cambio.

Para promover la innovación y la producción, es necesario que las empresas cuenten con una plataforma digital, que facilita la comunicación y la colaboración entre todos los departamentos de la empresa. Cuando las comunicaciones internas se digitalizan, la productividad, la responsabilidad y la creatividad aumentan al mismo tiempo que se preserva la ventaja competitiva que tanto se necesita. Con el poder de un entorno empresarial habilitado digitalmente, su empresa podrá predecir desafíos y crear soluciones con anticipación para seguir siendo viable en los años venideros.

Imagen utilizada bajo licencia de Shutterstock.com

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• Fuente: https://www.dataversity.net/the-importance-of-a-change-management-plan/