Una política de Gobernanza de Datos (DG) es un documento que describe cómo las organizaciones usan y administran sus datos. Estos documentos establecen reglas que ayudan a salvaguardar los datos, definir las funciones y responsabilidades del personal involucrado en el gobierno de datos y establecer estándares para la calidad y seguridad de los datos.
Las políticas de buen gobierno de datos hacen que los objetivos, prácticas y responsabilidades de gobierno de la empresa sean accesibles y transparentes. Una política de gobernanza bien diseñada proporciona orientación para todo el personal involucrado y garantiza que todos estén en sintonía con respecto a objetivos y procedimientos.
Una política de Gobierno de datos tiene varios propósitos. Proporciona una fuente de estándares y prácticas que el personal puede seguir para garantizar la calidad y precisión de sus datos. Una política de gobierno también define los procedimientos que los empleados deben seguir durante diferentes escenarios, por ejemplo, una violación de datos.
Al definir los objetivos, los estándares de datos y las prácticas de la organización, una política de gobernanza de datos debe proporcionar a las organizaciones datos confiables, así como el cumplimiento normativo. El contenido de la política de gobernanza variará según el tamaño de la organización, los procesos de negocio y la complejidad de los datos. Las herramientas utilizadas para la recopilación, el acceso y el procesamiento de datos pueden ayudar a las empresas a evitar multas por mal uso de la información del cliente (junto con el daño a la reputación).
Una política de DG no pretende ser un documento estático, y las organizaciones pueden revisarla y cambiarla a medida que el negocio evoluciona y las regulaciones de privacidad cambian.
Desarrollar una política de gobernanza de datos
El primer paso para crear una política de gobernanza de datos es recopilar comentarios sobre cuestiones fundamentales, como el acceso, la seguridad y el almacenamiento de los datos. Recopilar comentarios implica comunicado con otros miembros del personal y pidiéndoles que ayuden a desarrollar principios clave de GD.
Recopilar comentarios antes de redactar la política de gobernanza de datos proporciona información útil. Determinar quién está (y quién estará) involucrado en el Programa de gobernanza de datos. Las preguntas que se deben formular al recopilar información para dar forma a la política son:
- ¿Cómo se manejan los datos actualmente?
- ¿Cuáles son los problemas que se están experimentando?
- ¿Cómo se puede mejorar el proceso de recopilación de datos?
- ¿Cómo se puede mejorar el almacenamiento de datos?
- ¿Cómo se puede acceder más fácilmente a los datos internos?
- ¿Hay algún problema con la seguridad?
- ¿Alguna otra pregunta que se te ocurra?
Una vez que se hayan respondido y discutido las preguntas, es hora de crear una lista formal (que debe publicarse o enviarse por correo electrónico para comentarios adicionales). Cuando se complete la lista formal, la política podrá seguir adelante. Las preguntas enumeradas anteriormente están diseñadas para proporcionar a la política de Gobierno de datos la información necesaria para los siguientes pasos:
- Definir las metas y objetivos del programa de GD
- Desarrollar el principio de GD
- Crear estándares y políticas para los datos.
- Establecer un marco para el programa.
- Implementar políticas de seguridad de datos.
- Establecer controles de calidad de datos
- Promover el intercambio y la integración de datos
- Determinar funciones y responsabilidades y proporcionar la formación adecuada.
- Supervisar y evaluar el progreso
- Desarrollar un catálogo de datos.
Definir metas y objetivos
A continuación se enumeran algunos ejemplos genéricos de metas y objetivos para el programa de Gobierno de Datos de una organización.
Objetivos de gobernanza de datos:
- Proteger la integridad, privacidad y seguridad de los datos de la empresa.
- Implementar un software de gestión de datos que garantice datos limpios y consistentes.
- Establecer procesos estandarizados y repetibles para la entrada de datos y la generación de informes.
- Desarrollar una cultura que se base en datos limpios y consistentes al tomar decisiones.
Objetivos de Gobernanza de Datos:
- Desarrollar y mantener un Diccionario de datos
- Desarrollar y mantener un proceso de documentación comercial.
- Desarrollar y mantener informes de errores/auditoría.
Desarrollar principios de gobernanza de datos
El Data Governance Institute ha desarrollado lo que llama “principios universales de gobernanza de datos”. Su sistema proporciona una base sobre la que trabajar y se puede ajustar para adaptarse a su negocio y a su política de gobierno de datos, sumando o restando principios. Están diseñados para prevenir y ayudar a resolver conflictos relacionados con los datos que son comunes a todas las empresas. El Instituto de Gobernanza de Datos principios están enlistados debajo.
- Integridad: La práctica de la integridad significa ser sincero y comunicativo. Como principio de gobernanza de datos, implica que cualquier inquietud, problema o mejora debe comunicarse al resto del personal de manera rápida y eficiente.
- Transparencia: Las prácticas de gobernanza y gestión de datos deben ser transparentes. La transparencia promueve la buena comunicación y el entendimiento.
- Auditabilidad: Mantenga todos los problemas de datos en forma legal y auditable. (Ver Transparencia.) Los procesos, decisiones y controles relacionados con datos deben registrarse y ser auditables. Si es necesario realizar una auditoría, los registros deben mostrar claramente cómo y cuándo se utilizaron los datos.
- Responsabilidad: Ser responsable es una forma de honestidad proactiva y significa que las personas asumen la responsabilidad de sus acciones y de los resultados de sus acciones. Esta forma de honestidad proactiva ayuda a reducir la confusión sobre las responsabilidades del personal en el lugar de trabajo y promueve comunicaciones eficientes.
- Mayordomía (apoyo a la mayordomía): Este principio particular requiere asignar la responsabilidad de los datos a un individuo o a varios individuos. Dependiendo de la organización, puede haber múltiples administradores de datos, o solo uno. Los administradores de datos son responsables de mantener la precisión y el estado general de los datos, actúan como enlace de comunicaciones para todo lo relacionado con la gobernanza de datos y desempeñan el papel de policía de datos cuando se presenta un patrón de errores.
- Cheques y saldos: Esto se refiere a las relaciones entre los equipos de negocios y tecnología. También puede referirse a las personas que crean o recopilan información frente a quienes la gestionan y utilizan. Se debe mantener un equilibrio de poder entre departamentos para promover la evolución de la organización.
- Estandarización: Esto incluye tanto la estandarización de las prácticas rutinarias de oficina como la estandarización de los datos. La estandarización hace que los procesos y los datos sean fácilmente reconocibles y fáciles de trabajar. Se debe utilizar la automatización para estandarizar los datos.
- Gestión del cambio: Si bien algunos pueden disfrutar que sus gerentes sean reemplazados, eso no es lo que significa gestión del cambio. En realidad, significa adoptar una filosofía proactiva para adaptarse al cambio a medida que la organización evoluciona.
Crear Estándares y Políticas
Las políticas pueden describirse como directrices que se utilizan para garantizar que los datos de una organización se utilicen correctamente y se gestionen de forma coherente. Las directrices normalmente incluyen preocupaciones relacionadas con la seguridad, el acceso, la privacidad y la calidad.
Los estándares de datos son acuerdos escritos sobre formato, definición, estructuración, representación, etiquetado, transmisión, uso y gestión de datos. Los procesos implican la políticas y estándares utilizado para una gestión de datos eficaz.
Los estándares y políticas descritos en la política de Gobernanza de datos brindan orientación y son parte del marco de Gobernanza de datos.
Afirmar Marco de gobernanza de datos
El marco de DG es una subdivisión de la política de DG y se centra en las reglas y procesos necesarios para garantizar el cumplimiento de una organización con diversas leyes y regulaciones.
Un marco de GD respalda un programa eficaz de gobernanza de datos y estandarizará varias reglas y procesos en toda la organización. Es un conjunto de reglas, responsabilidades y procesos que se utilizan para organizar el programa de GD de una empresa. Estableciendo un Marco de gobernanza de datos ayudará a mejorar los estándares de datos, las estrategias comerciales y la privacidad de los datos.
Implementar políticas de seguridad de datos
La seguridad de los datos protege los datos comerciales y de los clientes de una organización contra el acceso y el uso no autorizados. Los controles de seguridad de los datos están diseñados para restringir el acceso y proteger estos datos. A plan de seguridad de datos bien diseñado puede ayudar a prevenir filtraciones de datos y malware.
La seguridad de los datos es una preocupación importante y sigue siendo un importante desafío en materia de ciberseguridad.
Afirmar Controles de calidad de datos
Los datos de alta calidad son correctos y útiles. Los datos de mala calidad tienen errores y promueven malas decisiones. El controles de calidad de datos son los procesos utilizados para determinar si los datos cumplen con los estándares de la organización. Los datos se pueden medir utilizando ciertos aspectos clave, tales como:
- Exactitud
- Fiabilidad
- Precisión
- Integridad
- Oportunidad
- Integridad
- Confidencialidad
Promover el intercambio y la integración de datos
El intercambio de datos permite a los investigadores compartir información entre sí y colaborar en proyectos compartidos. Compartir datos y la colaboración entre investigadores a menudo puede dar como resultado nuevos descubrimientos importantes dentro de un campo o industria. Integración de datosSin embargo, en realidad no requiere humanos, sino que implica vincular registros y corregir datos mediante la automatización.
El intercambio de datos es extremadamente eficiente porque permite a los investigadores compartir recursos en una relación sinérgica.
Determinar roles y responsabilidades y brindar capacitación
Antes de desarrollar y formalizar una política de DG y la asignación de Gobernanza de Datos También soy miembro del cuerpo docente de World Extreme Medicine (WEM) y embajadora europea de igualdad para The Transformational Travel Council (TTC). En mi tiempo libre, soy una incansable aventurera, escaladora, patrona de día, buceadora y defensora de la igualdad de género en el deporte y la aventura. En XNUMX, fundé Almas Libres, una ONG nacida para involucrar, educar y empoderar a mujeres y niñas a través del deporte urbano, la cultura y la tecnología., el personal suele realizar tareas de gobernanza de datos de forma algo aleatoria. Por ejemplo, cualquier empleado que trabaje con datos financieros o de salud tiene la responsabilidad de cumplir con las leyes y regulaciones apropiadas. Si bien cada empresa tendrá su propia estructura única, estas son las cuatro funciones de dirección general más comunes:
- Administrador de datos
- administrador de datos
- custodio de datos
- Usuario de datos: este rol puede ser desempeñado por un individuo u otra organización. La responsabilidad principal de un usuario de datos es garantizar que los datos se almacenen, procesen y manejen de manera segura. (Los usuarios de datos suelen ser el eslabón más débil en términos de seguridad).
Supervisar y evaluar el progreso
Este paso se ocupa de anotar y registrar de manera proactiva cualquier mejora que se produzca a medida que se implementa la política de Gobernanza de datos, o cualquier paso que no vaya según lo planeado. Es importante registrar los cambios con precisión para identificar qué está funcionando y cualquier área donde se puedan necesitar mejoras.
Al evaluar periódicamente el progreso del programa de GD (mediante cifras de ventas, encuestas de opinión de los clientes, análisis de sitios web, etc.), una empresa puede mejorar su eficiencia y sus relaciones con los clientes.
Desarrollar un catálogo de datos
El último paso para crear una política de gobernanza de datos implica investigar el software de catálogo de datos y desarrollarlo. Un catálogo de datos almacena todos los metadatos de una empresa, así como herramientas para ayudar a sus usuarios a localizar la información necesaria. Básicamente, actúa como un inventario de los datos de una organización. TechTarget ha publicado una selección de software de catálogo de datos.
A catálogo de datos no solo proporcionará una lista de los datos de la organización, sino también una descripción que los humanos puedan entender fácilmente.
Un catálogo de datos organiza todos los datos almacenados dentro de la empresa. Esta es una característica extremadamente útil para análisis y desarrollo de inteligencia empresarial. El catálogo de datos conecta los conjuntos de datos con las personas que trabajan con los datos.
Imagen utilizada bajo licencia de Shutterstock
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- Fuente: https://www.dataversity.net/creating-a-data-governance-policy/
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