"La vanidad no paga las facturas". - Robert Negro (¡Cuentas a pagar lo hace!)
Una parte integral de cualquier negocio (de hecho, la vida misma) es el pago de facturas. Las facturas representan dinero, tiempo y mano de obra. El funcionamiento eficiente de una organización requiere una gestión diligente de facturas, facturas y pagos.
Escriba la Proceso de cuentas por pagar. Las cuentas por pagar es un término contable que se refiere al dinero que una empresa debe a otra empresa, un vendedor o un proveedor, por haber hecho uso de sus productos o servicios.
Tabla de Contenido
- ¿Qué son las cuentas por pagar (AP)?
- Un ejemplo de cuentas por pagar
- La importancia de las cuentas por pagar
- Componentes del proceso de cuentas por pagar
- El departamento de cuentas por pagar convencional
- Desafíos para el proceso manual de cuentas por pagar
- Beneficios de automatizar el proceso de cuentas por pagar
- Qué buscar en un software de cuentas por pagar
- Conclusión
¿Qué son las cuentas por pagar (AP)?
Cuando una empresa compra productos / servicios de un vendedor / proveedor con un acuerdo para pagar más tarde, el monto se denomina cuenta por pagar, hasta que se haya realizado el pago. Es una forma de crédito ofrecida por el vendedor / proveedor a la empresa que realiza el pedido, para diferir el pago hasta que se haya entregado el producto / servicio solicitado o incluso más tarde.
También llamadas facturas por pagar, las cuentas por pagar son, en efecto, el dinero que una empresa debe a los proveedores / vendedores. Se contabiliza en el balance de la empresa como “pasivo diverso”. Se registra como una cuenta de pasivo y no como una cuenta de gastos.
La Cuenta a pagar se registra cuando se aprueba el pago de una factura. Se registra en el Libro mayor (o en el sub-libro mayor de cuentas por pagar) como un pago o pasivo pendiente hasta que se pague el monto. Las cuentas por pagar pueden ser Cuentas por pagar comerciales (compra de bienes físicos que se registran en un Inventario) o Cuentas por pagar de gastos (compra de bienes y servicios que se facturan, por ejemplo, publicidad, entretenimiento, viajes, suministros de oficina y servicios públicos).
El AP a menudo se confunde con cuentas por cobrar (AR). La RA es lo que debe el cliente de una empresa por haberse acogido a algún servicio o producto. Las cuentas por cobrar se registran como activos corrientes en lugar de pasivos corrientes. Esto se debe a que las cuentas por cobrar se convierten en entradas de efectivo dentro de un período de tiempo predeterminado, generalmente un año, mientras que las cuentas por pagar apuntan al dinero que se debe a los acreedores.
Un ejemplo de cuentas por pagar
La panadería ABC ordena 50 libras de azúcar al minorista mayorista, XYZ Traders a una tasa de 50 centavos por libra. XYZ Traders ofrece un período de crédito de 30 días después de la entrega en la panadería, dentro del cual ABC debe pagar la factura de $ 25. Hasta que la panadería pague a los comerciantes de XYZ, la cantidad de $ 25 se denominará cuentas por pagar y se muestra como pasivo frente a los acreedores en el balance de la panadería.
Los $ 25 se registran como un activo en el balance general de los comerciantes de XYZ hasta que se recibe el pago.
Las cuentas por pagar incluyen, más allá de la compra de bienes, lo siguiente:
- Transporte y Logística
- Potencia / Energía / Combustible
- Arrendamiento
- Licencias
- Servicios (Montaje / Subcontratación)
La importancia de las cuentas por pagar
AP es importante por las siguientes razones:
Garantiza el pago puntual de las facturas, lo que a su vez mejora la calificación crediticia de la empresa y las relaciones a largo plazo con los proveedores.
- El pago oportuno de las facturas garantiza un flujo ininterrumpido de suministros y servicios, lo que conduce a un flujo fluido de las operaciones comerciales.
- El pago oportuno evita pagos atrasados, multas y otros cargos por mora.
- El AP organizado permite el seguimiento sistemático de facturas y pagos.
- AP facilita el flujo de efectivo al realizar los pagos solo cuando se vencen y al utilizar las facilidades de crédito que ofrece el proveedor.
- El AP estricto evita fraude de proveedor y robo.
AP no está exento de inconvenientes. A menudo se considera una carga financiera para los proveedores que deben esperar el pago después de la entrega de los productos y servicios. Desde el punto de vista de la empresa, un balance con cuentas por pagar prolongadas indica una posición de caja precaria. Estos inconvenientes se pueden superar mediante procesos de AP éticos, legales y lógicos.
Componentes del proceso de cuentas por pagar
La cuenta por pagar es un proceso de varios pasos y comprende algunos pasos esenciales:
- AP comienza con la decisión de la empresa de adquirir bienes / servicios en un sistema de crédito.
- Elegir proveedores que ofrezcan facilidades crediticias.
- Comparar las políticas de crédito de los proveedores en términos de días de crédito permitidos, cargos por demora, descuento por pronto pago, etc. y elegir el proveedor con los términos que mejor se adapten a la empresa.
- Seguimiento del proceso de adquisición - solicitud de compra, orden de compra, factura, recibo - del negocio.
- Contabilizar las facturas / recibos en los libros como cuentas por pagar una vez recibida la mercancía.
- La contabilidad ayuda con las auditorías internas y externas en la empresa y en el análisis de los patrones de gasto, lo que, a su vez, ayuda en la planificación financiera y en el cumplimiento de los estándares y regulaciones.
- Seguimiento de las fechas en las facturas para garantizar el pago antes de la fecha de vencimiento.
- Realizar el pago antes de la fecha de vencimiento
- Comunicar al proveedor que se ha realizado el pago.
Aprovechar al máximo la duración del crédito ayudará a administrar el flujo de caja de manera eficiente. Sin embargo, debe recordarse que el uso más eficiente de los términos de crédito es saber cuándo pagar las facturas.
El departamento de cuentas por pagar convencional
Un equipo responsable de los procesos manuales de Cuentas por pagar es responsable de registrar y procesar las transacciones financieras relacionadas con las adquisiciones y los proveedores. Para ello se emplean diversos profesionales:
- El analista de entrada de datos ingresa las facturas en el sistema digital una vez que se reciben.
- El analista de procesamiento de pagos está a cargo de pagar las facturas en la fecha de vencimiento.
- El analista de excepciones aborda las discrepancias en las facturas y maneja los problemas de incumplimiento de pago.
- El personal de mantenimiento de proveedores crea y administra la base de datos de proveedores y la correlaciona con varias operaciones de adquisición.
- El gerente de Cuentas por pagar se coordina con el equipo para una gestión de facturas sin errores y sin problemas.
Todos los miembros del equipo trabajan para crear y mantener relaciones sólidas con los proveedores. El equipo también debe vigilar de cerca los gastos de AP y mantener controles internos para proteger la salida de efectivo. Un departamento de cuentas por pagar eficiente y bien administrado puede ahorrar a las empresas cantidades considerables de tiempo y dinero con respecto al proceso de cuentas por pagar.
Desafíos para el proceso manual de cuentas por pagar
Los procesos manuales de cuentas por pagar tienen los siguientes problemas:
- Problemas asociados con la entrada manual de datos: la entrada manual de facturas en el sistema puede llevar mucho tiempo, ser ineficaz y propensa a errores. Todo esto puede afectar el funcionamiento y los resultados de la empresa.
- Retrasos en el pago: la supervisión manual y los errores pueden resultar en pagos atrasados y proveedores insatisfechos. También puede afectar la calificación crediticia y la credibilidad de la empresa como cliente para el proveedor.
- Empleados insatisfechos: la naturaleza mundana y repetitiva de muchas de las tareas involucradas en el proceso de AP puede generar insatisfacción laboral y problemas relacionados, incluida la rotación de empleados.
- Información difícil de manejar: a medida que una empresa crece en tamaño y hay más facturas que manejar, la cantidad de información sobre proveedores, productos, servicios, costos, entrega y fechas de vencimiento puede volverse abrumadora. También se vuelve difícil localizar documentos y la contabilidad puede convertirse en una pesadilla.
- Opacidad de los datos: el seguimiento de facturas en papel y documentos físicos de cuentas por pagar puede resultar difícil, si no imposible, cuando el departamento de cuentas por pagar aumenta de tamaño para abordar muchos procesos de adquisición.
- Propensión al fraude: la falta de visibilidad en los sistemas manuales de cuentas por pagar puede exponer a su empresa a vulnerabilidades de seguridad y fraude.
Beneficios de automatizar el proceso de cuentas por pagar
La automatización del proceso de cuentas por pagar genera los siguientes beneficios:
- Ahorro de tiempo: se dice que 25% de una semana laboral se dedica a tareas mundanas de gestión manual de facturas, tiempo que puede emplearse mejor en actividades más productivas.
- Ahorro de costos: se ha descubierto que el procesamiento manual de una sola factura cuesta entre $ 12 y $ 15. La automatización puede eliminar gran parte de este costo. Además, las soluciones automatizadas realizan un seguimiento de las fechas de vencimiento de las facturas y ayudan a pagar la factura en el momento óptimo, mejorando así el flujo de caja, evitando cargos por pagos atrasados y manteniendo mejores relaciones con los proveedores.
- Generación de ingresos: los pagos oportunos habilitados por la automatización no solo pueden evitar cargos por pagos atrasados, sino que también mejoran la calificación crediticia de la empresa y la abren a descuentos y reembolsos de los proveedores.
- Reducción de errores: La gestión manual de facturas está asociada a errores debidos a la supervisión humana. La automatización puede eliminar muchos de los errores asociados con los procesos manuales de cuentas por pagar.
- Flexibilidad de pago: la automatización puede permitir la toma de decisiones sobre cuándo y cómo pagar las facturas (por ejemplo, cheque en papel, ACH o mediante tarjetas virtuales en las que obtiene reembolsos en efectivo).
- Mejor mantenimiento de los datos: el cribado manual del papeleo puede ser tortuoso y propenso a errores. El mantenimiento de una base de datos digital permite un mejor acceso y recuperación de datos, lo que agiliza el ciclo de compra a pago. Dicha gestión también permite el análisis para informar y rastrear las compras y el flujo de efectivo de la empresa.
- Seguridad: la solución de automatización de cuentas por pagar puede almacenar datos en un servidor centralizado o en la nube, lo que brinda seguridad.
Qué buscar en un software de cuentas por pagar
Es importante elegir un software de automatización de AP que proporcione el máximo retorno de la inversión. Un software de automatización de cuentas por pagar debe incluir captura de datos, procesamiento de facturas, aprobaciones automatizadas y pagos. Las características básicas que se deben buscar al buscar un software de automatización de AP incluyen:
- Captura precisa de datos de facturas: la conversión de datos de facturas a un formato digital común es el aspecto más importante para generar eficiencia en la automatización de AP. La entrada manual de datos es cara, propensa a errores y requiere mucho tiempo. Una buena herramienta de OCR permite la captura inteligente de datos relevantes sin intervención humana, ahorrando así tiempo, dinero y errores humanos.
- Aprobaciones fáciles de facturas: las personas que aprueban las facturas suelen ser gerentes y ejecutivos ocupados y la aprobación automática de facturas debe ser fácil, intuitiva y conveniente para dicho personal. La persona que aprueba debe poder ver y aprobar una factura con un solo clic, independientemente del dispositivo desde el que acceda a la factura.
- Capacidad para rastrear facturas AP en tiempo real: las herramientas de flujo de trabajo también deben permitir que cualquier parte interesada rastree fácilmente la factura. Esto evitará retrasos, mala comunicación y mala gestión en el proceso de procesamiento de cuentas.
- Integración con el sistema de contabilidad existente: la empresa puede utilizar otras plataformas digitales y software y la herramienta AP debe poder integrarse con ellos para evitar desajustes en los datos y las operaciones.
- Automatización de pagos: el paso final en el proceso de AP es el pago. Después de que se hayan registrado todas las aprobaciones, el software debe ser capaz de iniciar y procesar el pago al proveedor para completar y cerrar el proceso de Cuentas por pagar para esa adquisición en particular.
- Almacenamiento de datos: Dependiendo de las necesidades de la empresa, todos los datos de AP se pueden almacenar en un servidor centralizado o en la nube. La empresa deberá decidir el tipo de almacenamiento antes de lanzarse a la automatización de AP.
Conclusión
La automatización de las operaciones de procesamiento de cuentas puede eliminar los problemas asociados con los procesos manuales, como retrasos, errores y desperdicio de esfuerzo humano. El software de AP eficiente, como Nanonets, puede permitir mejores procesos desde la compra hasta el pago, garantizar el cumplimiento fiscal, prevenir el fraude, agilizar los flujos de efectivo, mantener las relaciones con los proveedores y almacenar datos para la posteridad. La automatización genera eficiencia y puede orquestar el proceso desde la compra hasta el pago para obtener un valor a largo plazo. La habilitación digital del proceso de AP promovería las estrategias comerciales al convertir las relaciones entre proveedor y cliente en una ventaja competitiva.
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