La inteligencia de procesos es donde se encuentran el arte del procesamiento inteligente y la ciencia de la toma de decisiones. En el ámbito de la gestión empresarial, es la superposición entre la inteligencia empresarial y la gestión de procesos empresariales.
La inteligencia de procesos aprovecha las herramientas para simplificar los procesos comerciales y los datos para obtener información valiosa que impulse mejores resultados comerciales.
¿Qué es la inteligencia de procesos?
La inteligencia de procesos es la práctica de recopilar y analizar datos relacionados con procesos comerciales y flujos de trabajo operativos. Mediante el análisis sistemático de los datos, las organizaciones pueden identificar las áreas que funcionan bien y las que necesitan mejoras.
La inteligencia de procesos proporciona una visión integral de toda la operación comercial en múltiples departamentos, consolidando la información en informes y perspectivas procesables.
Las operaciones optimizadas habilitadas por la inteligencia de procesos pueden conducir a un uso más eficiente de los recursos y mejores resultados, lo que permite a las organizaciones seguir siendo competitivas para responder a los desafíos actuales del mercado.
Esta práctica a menudo implica el uso de herramientas digitales y de inteligencia artificial (IA), como algoritmos de aprendizaje automático y minería de datos, para analizar registros de eventos e identificar modelos de procesos, variaciones, cuellos de botella e ineficiencias. Otras técnicas de IA, como el procesamiento del lenguaje natural y la visión por computadora, también se pueden usar para analizar datos no estructurados como texto e imágenes.
¿Por qué es importante la inteligencia de procesos?
Las empresas se ejecutan en una miríada de procesos, subprocesos y tareas que abarcan el reclutamiento, la incorporación, la capacitación, las operaciones, la entrega y las operaciones financieras.
Los procesos son cómo se fabrican, empaquetan, valoran, venden, envían, entregan, facturan e inventarian los productos. Es cómo se ofrecen, realizan, facturan y pagan los servicios. Los procesos rigen la presentación de informes, la gestión, el mantenimiento y la auditoría. En resumen, los procesos mantienen vivo el negocio.
Ha habido varios enfoques para obtener inteligencia comercial y gestión de procesos comerciales. Considere, por ejemplo, una tienda de dulces que sea popular entre los niños de un vecindario. La gestión de los procesos operativos de la confitería depende de su escala de operación.
- Mapeo de procesos es el enfoque de la inteligencia comercial y la gestión de procesos cuando la tienda de golosinas es una pequeña choza familiar en el garaje de la casa del propietario. Esto se debe a que los procesos son simples y no hay muchos pasos involucrados. El mapeo de procesos es un método manual que se utiliza para comprender los procesos. En el caso de nuestra tienda de golosinas, el mapeo del proceso implica una conversación con los niños (o sus tutores que manejan los hilos de la bolsa) y la retroalimentación del fabricante de los dulces, el vendedor en el mostrador y el cajero. Sin embargo, a medida que crece la tienda de golosinas, el mapeo de procesos puede volverse lento, costoso e inadecuado.
- Minería de procesos utiliza tecnología para registrar el flujo de trabajo a través de cada paso en función de las interacciones del usuario con sistemas específicos. Es una técnica de análisis de datos que permite a las organizaciones analizar sus procesos de negocio utilizando registros de eventos registrados por sus sistemas de información. Para la tienda de golosinas que ha ampliado sus operaciones para incluir una tienda en línea o un sistema de punto de venta computarizado, la minería de procesos puede ayudar a identificar y rastrear procesos e ineficiencias.
- Descubrimiento de procesos es una forma más avanzada de minería de procesos en la que un software avanzado realiza un seguimiento del flujo de trabajo a través de los procesos principales y secundarios. Implica identificar patrones en los datos y crear modelos de procesos para visualizar y analizar los flujos de procesos reales dentro de una organización. El descubrimiento de procesos puede ser particularmente útil para la tienda de golosinas que ahora ha crecido para tener muchos departamentos o ha ampliado su línea de productos.
Si bien los métodos convencionales como el mapeo de procesos, la minería de procesos y el descubrimiento de procesos brindan cierta comprensión de los procesos comerciales, no brindan información integral.
Para tomar decisiones informadas, es fundamental acceder al 100 % de los datos del proceso, incluidos todos los pasos discretos, pero la gran cantidad y complejidad de los datos dificultan el manejo de todos los datos disponibles sin ayuda. La inteligencia de procesos implica el uso de herramientas digitales avanzadas y métodos impulsados por IA para capturar detalles granulares de grandes cantidades de datos, lo que garantiza escalabilidad, precisión, velocidad, resultados imparciales y captura continua de procesos, lo que permite a las organizaciones obtener una visibilidad instantánea del contexto y el significado. detrás de sus datos de proceso. La inteligencia de procesos puede proporcionar metadatos para obtener información significativa, sin límites geográficos, aplicaciones, equipos o especialidades.
Para completar nuestro ejemplo de la tienda de golosinas que ahora es un éxito rotundo, la inteligencia de procesos puede ayudar a la tienda de golosinas ahora internacional al proporcionar información sobre los procesos comerciales involucrados en la gestión de la tienda, desde la cadena de suministro y la gestión del inventario hasta las ventas y el servicio al cliente. Con herramientas de inteligencia de procesos, la tienda puede identificar ineficiencias, optimizar procesos y tomar decisiones basadas en datos para optimizar sus operaciones.
Por ejemplo, puede analizar datos sobre el comportamiento del cliente para identificar qué productos son populares, dónde y en qué época del año (obviamente febrero), cuáles no se venden y ajustar los niveles de inventario en consecuencia. También puede rastrear los tiempos de procesamiento de pedidos, identificar retrasos y restricciones en la cadena de suministro y ajustar los cronogramas de entrega para garantizar la entrega oportuna y eficiente de los productos. En general, la inteligencia de procesos puede ayudar a la tienda de golosinas a mejorar sus operaciones y rentabilidad.
Ventajas de la inteligencia de procesos
La inteligencia de procesos proporciona un modelo visual claro del flujo de trabajo a lo largo de todo el proceso, lo que permite a las empresas identificar incompetencias y/o ineficiencias. Con visibilidad en tiempo real, las empresas pueden rectificar y eliminar estos problemas, dejando así más espacio para las mejores prácticas y mejoras. El software de inteligencia de procesos puede monitorear y analizar procesos en forma histórica o en tiempo real, lo que lo hace especialmente útil para analizar y administrar procesos no lineales con muchas dependencias.
La inteligencia de procesos va más allá de los métodos tradicionales de mapeo, minería y descubrimiento de procesos en las siguientes formas cruciales.
- Es escalable, lo que permite a las empresas capturar detalles granulares de todos los procesos en toda la organización para encontrar mejoras con el mayor impacto.
- Es preciso, combina la recopilación de datos entre aplicaciones y el modelado de IA para proporcionar un alto nivel de detalle basado en datos que permite una toma de decisiones estratégica segura.
- Es rápido y elimina los pasos manuales lentos y tediosos, lo que mejora el tiempo de creación de valor y el retorno de la inversión.
- Es imparcial y continuo, lo que elimina el sesgo o los errores de la captura manual y permite que los trabajadores continúen sin influencias ni distracciones. Esta precisión adicional evita la repetición del trabajo que ralentiza las transformaciones digitales.
Herramienta utilizada en la inteligencia de procesos
La inteligencia de procesos implica el uso de una variedad de herramientas y técnicas para capturar y analizar datos de varios procesos comerciales. Las herramientas utilizadas en la inteligencia de procesos pueden variar según las necesidades y los objetivos específicos de la organización, pero todas se centran en el uso de datos para optimizar los procesos comerciales e impulsar la mejora continua.
Aquí hay algunas herramientas comunes utilizadas en la inteligencia de procesos:
- Software de minería de procesos: este software extrae datos de diferentes sistemas de TI para descubrir, monitorear y mejorar los procesos comerciales. Proporciona información sobre las variaciones del proceso, los cuellos de botella y las ineficiencias, y puede identificar la causa raíz de los problemas.
- Automatización robótica de procesos (RPA): las herramientas de RPA automatizan procesos repetitivos basados en reglas, lo que libera a los trabajadores humanos para que se concentren en tareas más complejas. Se pueden usar para crear gemelos digitales de trabajadores humanos que pueden realizar tareas como la entrada de datos, el procesamiento de facturas y la atención al cliente.
- Software de gestión de procesos empresariales (BPM): el software BPM se utiliza para modelar, automatizar y optimizar los procesos empresariales. Proporciona una representación visual de un proceso, incluidos sus diversos pasos, actores y entradas y salidas de datos.
- Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML): estas tecnologías analizan datos de procesos, predicen resultados e identifican patrones y anomalías. AI y ML pueden ayudar a las organizaciones a automatizar la toma de decisiones y optimizar los procesos en tiempo real.
- Herramientas de visualización de datos: estas herramientas ayudan a dar sentido a los datos de procesos complejos al presentarlos en un formato visual, como tablas, gráficos y mapas de calor. Las herramientas de visualización pueden ayudar a identificar tendencias, valores atípicos y áreas de mejora.
- Software de simulación de procesos: este software simula diferentes escenarios de procesos para identificar el diseño de procesos más eficiente y efectivo. Puede ayudar a las organizaciones a identificar y probar mejoras en los procesos antes de implementarlas en la vida real.
¿Cuáles son los casos de uso de la inteligencia de procesos?
Cualquier sector que sea intensivo en datos es el más adecuado para adoptar la inteligencia de procesos. Hoy en día, los datos son la arcilla para hacer los ladrillos de cualquier negocio y, por lo tanto, no hay sector que no se beneficie de la inteligencia de procesos. Algunas de las industrias donde la inteligencia de procesos puede ser de gran ayuda incluyen
Elaboración
La inteligencia de procesos puede considerarse el próximo avatar del estilo de trabajo de la línea de montaje para mejorar la eficiencia, reducir el desperdicio y mejorar la calidad en el proceso de fabricación. Con la inteligencia de procesos, los fabricantes pueden recopilar datos de todas sus líneas de producción y analizarlos en tiempo real, lo que les permite identificar patrones y tendencias que pueden no haber sido evidentes antes.
Al proporcionar una vista en tiempo real de los procesos, los fabricantes pueden asegurarse de que cumplen con todos los requisitos y toman las medidas correctivas adecuadas si es necesario. Esto ayuda a prevenir errores y minimizar el riesgo, lo que puede ahorrar mucho tiempo y dinero a largo plazo. La inteligencia de procesos también se puede utilizar para mejorar la gestión de la cadena de suministro proporcionando visibilidad del movimiento de mercancías y materiales. Mediante el seguimiento de los niveles de inventario y el estado de los envíos, los fabricantes pueden optimizar su cadena de suministro para reducir costos y garantizar que cuentan con los recursos que necesitan cuando los necesitan.
Healthcare
La inteligencia de procesos se puede utilizar para optimizar el proceso de registro de pacientes, reduciendo los tiempos de espera y mejorando la satisfacción del paciente. Al analizar los datos sobre las visitas y las citas de los pacientes, los proveedores de atención médica pueden identificar patrones y tendencias, lo que les ayuda a asignar mejor los recursos y administrar el flujo de pacientes. La inteligencia de procesos también se puede utilizar para mejorar la toma de decisiones clínicas. Al capturar datos sobre los resultados de los pacientes y los protocolos de tratamiento, los proveedores de atención médica pueden obtener información sobre qué tratamientos son más efectivos y hacer los ajustes necesarios.
Bancos y finanzas
Process Intelligence puede ayudar al sector bancario y financiero a obtener una comprensión integral de las operaciones comerciales, detectar fraudes y mejorar la experiencia del cliente. Con la gran cantidad de datos generados en el sector bancario, la inteligencia de procesos ayuda a procesar, agregar y analizar los datos para detectar anomalías, señalar actividades sospechosas y evitar transacciones fraudulentas.
También ayuda a mejorar la experiencia del cliente al proporcionar información en tiempo real, predecir el comportamiento del cliente e identificar áreas que necesitan mejoras. Con la inteligencia de procesos, los bancos pueden automatizar y optimizar sus procesos, lo que genera ahorros de costos, mayor productividad y mayor satisfacción del cliente.
Logística y transporte
Mediante el uso de herramientas de datos y análisis, la inteligencia de procesos puede ayudar a optimizar la cadena de suministro, reducir costos y aumentar la eficiencia. Puede ayudar a rastrear envíos e identificar las rutas más eficientes, así como a monitorear el desempeño de los proveedores e identificar áreas de mejora.
La inteligencia de procesos también puede proporcionar visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario y ayudar a optimizar la gestión del almacén.
Gobierno
Con la creciente demanda de transparencia y responsabilidad, las organizaciones públicas y los organismos gubernamentales pueden utilizar la inteligencia de procesos para analizar sus procesos, identificar ineficiencias y tomar decisiones basadas en datos para optimizar sus flujos de trabajo.
La inteligencia de procesos puede ayudar a agilizar los procesos burocráticos y proporcionar información sobre cómo asignar recursos de manera eficiente. También puede ayudar a identificar áreas potenciales de fraude, despilfarro y abuso, reduciendo así el riesgo de corrupción. Además, la inteligencia de procesos puede ayudar a mejorar la participación y satisfacción de los ciudadanos al ofrecer servicios más rápidos y eficientes.
Implementando inteligencia de procesos en su negocio
La implementación de inteligencia de procesos en una empresa puede impulsar la eficiencia y mejorar los resultados. Sin embargo, es esencial que cada negocio primero tenga una comprensión clara de lo que espera lograr con la inteligencia de procesos.
Ya sea que se trate de identificar cuellos de botella, simplificar procesos o mejorar la experiencia del cliente, tener objetivos específicos en mente ayudará a guiar el proceso de implementación y garantizará que se logren los resultados deseados.
Una vez que una empresa tiene una comprensión clara de sus objetivos, puede comenzar a explorar las diversas herramientas y métodos disponibles para implementar la inteligencia de procesos, desde el mapeo y descubrimiento de procesos hasta el análisis avanzado y el aprendizaje automático.
La implementación de la inteligencia de procesos en una empresa implica varios pasos:
- Definición del alcance: Identificar los procesos a analizar y determinar los objetivos específicos del análisis.
- Recopilación de datos: recopile datos de varias fuentes, incluidos sistemas heredados, bases de datos y otras aplicaciones de software relevantes.
- Limpieza y consolidación de los datos: los datos recopilados de varias fuentes deben limpiarse, consolidarse y estandarizarse para garantizar su precisión y consistencia.
- Análisis de los datos: utilice herramientas de inteligencia de procesos para analizar los datos e identificar patrones, tendencias y áreas de mejora.
- Desarrollar planes de acción: Con base en el análisis, desarrollar planes de acción para optimizar los procesos identificados, reducir las ineficiencias y mejorar el desempeño.
- Implementación de cambios: implementar los cambios propuestos y monitorear los resultados para garantizar que sean efectivos.
- Monitoreo y refinamiento continuos: Supervisar continuamente los procesos y refinarlos para mejorar la eficiencia y la eficacia.
Es importante involucrar a las partes interesadas clave, incluidos los empleados, en el proceso para garantizar su aceptación y apoyo a los cambios. Además, las organizaciones pueden optar por trabajar con un proveedor o consultor de inteligencia de procesos para ayudar con el proceso de implementación.
Inteligencia de procesos impulsada por Nanonets
Como se mencionó varias veces en este artículo, la inteligencia de procesos se ejecuta en datos.
La extracción de datos es un paso crucial en el flujo de trabajo de inteligencia de procesos, ya que implica la recopilación de datos de varias fuentes, como bases de datos, documentos y registros, para crear una vista completa del proceso comercial. Luego, los datos extraídos se analizan utilizando herramientas de inteligencia de procesos para generar información sobre cómo funciona el proceso y cómo se puede optimizar el proceso para un mejor rendimiento. Sin una extracción de datos precisa y completa, el análisis de inteligencia de procesos no podrá proporcionar los conocimientos necesarios para optimizar los procesos comerciales.
Aquí es donde Nanonetas entra en juego.
En el contexto de la inteligencia de procesos, la tecnología de Nanonets se puede utilizar para automatizar y optimizar el proceso de recopilación y análisis de datos, lo que permite a las organizaciones obtener información y tomar decisiones informadas de manera oportuna.
Al aprovechar AI y ML, Nanonets puede ayudar a las organizaciones a extraer información valiosa de fuentes de datos no estructuradas, como correos electrónicos, facturas y comentarios de clientes, que pueden ser difíciles de procesar manualmente.
Lo que aprendiste
La inteligencia de procesos es un cambio de juego para las empresas en diversas industrias. Con la capacidad de extraer información de grandes cantidades de datos de procesos, las organizaciones pueden tomar decisiones basadas en datos, mejorar la eficiencia operativa y mejorar las experiencias de los clientes.
Desde atención médica y finanzas hasta logística y transporte, las aplicaciones potenciales de la inteligencia de procesos son prácticamente infinitas. Con la creciente demanda de automatización y transformación digital, se está volviendo esencial que las empresas adopten herramientas y técnicas de inteligencia de procesos para mantenerse competitivas en el panorama empresarial actual en rápida evolución. Quienes adopten esta tecnología y la utilicen en su beneficio tendrán una ventaja significativa sobre quienes no lo hagan.
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