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¿Necesitas comprar tu negocio pero no sabes por dónde empezar?
Cuando se trata de negocios, hay muchas maneras diferentes de realizar transacciones. Una forma popular es mediante el uso de órdenes de compra.
En esta publicación de blog, disiparemos cualquier mito y le brindaremos una guía completa sobre todo lo que necesita saber sobre las órdenes de compra digitales.
Entonces, ya sea que tenga una empresa existente que busque hacer el cambio o una nueva empresa que esté explorando sus opciones, esta guía es para usted.
Así que, sin más preámbulos, ¡comencemos!
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¿Qué es una Orden de Compra Digital?
Una orden de compra digital, o DPO, es un documento electrónico que autoriza a un comprador a comprar bienes o servicios de un vendedor.
El DPO se puede generar manualmente o a través de un sistema automatizado, y generalmente incluye la misma información que una orden de compra tradicional en papel.
7 ventajas de usar Orden de Compra Digital
Los DPO ofrecen varias ventajas sobre las órdenes de compra en papel. Por un lado, son mucho más fáciles de rastrear y administrar ya que toda la información relevante se almacena electrónicamente.
Esto puede ayudar a las empresas a controlar mejor sus gastos y evitar pedidos duplicados.
Preciso que las alternativas de papel
Los DPO también tienden a ser más precisos que los DPO en papel, ya que hay menos margen para el error humano al ingresar datos en un sistema electrónico.
Se puede enviar electrónicamente
Otra ventaja de los DPO es que se pueden crear y enviar electrónicamente, lo que ahorra mucho tiempo en comparación con el proceso tradicional de órdenes de compra en papel.
Los compradores pueden simplemente completar un formulario en línea o usar un software para generar un DPO, que luego puede enviarse por correo electrónico o transmitirse electrónicamente al vendedor.
Fácil de gestionar
Son más fáciles de rastrear y administrar, más precisos y más rápidos de crear y enviar. A medida que las empresas avanzan cada vez más hacia las operaciones digitales, es probable que los DPO se conviertan en la norma para procesar órdenes de compra.
Responsabilidad mejorada
Las órdenes de compra digitales se rastrean digitalmente. El software recopila la información de inicio de sesión de la persona que realiza todos los cambios. Y por tanto, como empresa, siempre sabrás quién hizo los últimos cambios o quién es el responsable del gasto.
Visibilidad de gastos mejorada
El mapeo del gasto de una empresa es esencial, ya que proporciona una visión general de las áreas en las que se está gastando. Con un sistema de orden de compra digital en línea, puede realizar un seguimiento de adónde va su dinero, identificar los puntos críticos de gasto, observar las tendencias de gastos y elaborar estrategias para optimizarlos en tiempo real.
Accesible de forma remota
Si tiene un sistema de pedidos de compra en línea, todo se almacena en la nube. Puedes acceder a ella desde cualquier lugar y en todo momento. Esto proporciona una gran libertad de acceso y flexibilidad. ¡Usted y su equipo pueden acceder a informes y análisis desde cualquier lugar con solo un navegador e Internet en funcionamiento!
Procesos sin errores
En comparación con un proceso de orden de compra en papel, el sistema de orden de compra digital está libre de errores. Con flujos de trabajo y comprobaciones automatizadas basadas en reglas, los documentos se pueden procesar, editar y analizar con la máxima precisión. ¡Con la reducción en la entrada manual de datos, puede reducir los errores en las órdenes de compra en más del 95%! Más información
En general, las órdenes de compra digitales ofrecen varias ventajas sobre sus contrapartes en papel.
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¿En qué se diferencia una orden de compra digital de una orden de compra en papel?
Las órdenes de compra digitales son diferentes de las órdenes de compra en papel en múltiples variables. Echar un vistazo.
Horario
El procesamiento manual de pedidos de compra requiere mucho tiempo, ya que se trata de la entrada manual de datos. En el caso de las órdenes de compra digitales, todo se hace mediante flujos de trabajo automatizados y verificaciones basadas en reglas. Esto ahorra mucho tiempo en comparación con la orden de compra manual.
Cost
El procesamiento manual de órdenes de compra es más costoso que DPO debido a los costos adicionales de almacenamiento, más esfuerzo requerido por parte de los empleados y una tasa de error más alta.
Exactitud
El procesamiento manual de órdenes de compra es un proceso propenso a errores, ya que requiere que los humanos ingresen manualmente los datos de los documentos a Excel o al software. En el caso de DPO, se realiza automáticamente utilizando las API de OCR y el software IDP, que a veces tienen una precisión superior al 95 %.
Seguimiento
La orden de compra manual requiere un seguimiento constante de los compañeros de trabajo mientras que, en el caso de la orden de compra od, puede recibir una notificación automática en su bandeja de entrada para resolver problemas.
Relaciones con proveedores
Con DPO, puede fortalecer las relaciones con los proveedores con pagos a tiempo, notificaciones en tiempo real, menos tiempo de rotación y aprobaciones a tiempo. En el caso de los procesos de PO Manual, debido a la intervención manual, las aprobaciones y pagos del proveedor toman tiempo.
Visibilidad
Con DPO, obtiene visibilidad en tiempo real del estado del pago. Hay menos comunicación y menos transparencia cuando utiliza procesos de pago manuales.
Almacenamiento
Una orden de compra digital es un documento electrónico utilizado para solicitar bienes o servicios a un proveedor. Mientras que una orden de compra en papel es un documento físico utilizado para solicitar bienes o servicios de un proveedor.
Accesibilidad
Los PO manuales se almacenan en gabinetes fuera del alcance y no todos los empleados pueden acceder a ellos. Con el proceso de orden de compra digital, todos los documentos e información se almacenan en la nube, a la que pueden acceder los empleados de forma remota.
Cumplimiento
La orden de compra manual es difícil de administrar. Mantener un registro en papel de cada cambio de datos es difícil. Y por lo tanto, hay altas incidencias de errores. En el caso de DPO, el software mantiene el registro automáticamente.
El proceso de la orden de compra digital
Cuando desea comprar algo en línea, debe pasar por un proceso de orden de compra digital. Aquí es cuando la compañía a la que le está comprando crea un pedido para usted y luego usted tiene que pagarlo.
El proceso de órdenes de compra digitales es cada vez más popular entre las empresas. Para las empresas, esta puede ser una forma muy eficiente de administrar su inventario y asegurarse de obtener los mejores precios posibles para sus productos.
Además, las órdenes de compra digitales pueden ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de sus gastos y garantizar que están aprovechando al máximo su presupuesto.
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¿Cuáles son los problemas con el proceso de orden de compra manual?
El proceso de pedido de compra manual puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. Cuando una empresa utiliza un proceso de orden de compra manual.
Sin embargo, significa que alguien tiene que completar físicamente un formulario de orden de compra para cada artículo que se debe pedir. Esto puede llevar mucho tiempo, especialmente si la empresa pide muchos artículos diferentes.
También puede ser fácil cometer errores al completar los formularios, lo que puede provocar demoras en la entrega de los artículos que se ordenaron. Además, el proceso de pedido de compra manual puede ser frustrante para los empleados que tienen que completar formularios.
Es posible que no entiendan toda la información que se requiere o cómo completar correctamente el formulario. Como resultado, pueden terminar cometiendo errores que ralentizan el proceso de pedido.
¿Para qué se utiliza un proceso de orden de compra electrónica?
Las empresas utilizan un proceso de pedido de compra electrónico para agilizar el proceso de pedido de bienes y servicios.
Mediante el uso de un sistema de orden de compra electrónica, las empresas pueden automatizar el proceso de pedido y reducir la cantidad de tiempo y papeleo involucrados.
Además, las órdenes de compra electrónicas pueden ayudar a mejorar la comunicación entre compradores y vendedores y pueden facilitar el seguimiento del historial y el progreso de las órdenes.
Como resultado, las órdenes de compra electrónicas pueden ahorrar tiempo y dinero a las empresas y pueden ayudar a mejorar su eficiencia general.
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Pasos para configurar un sistema de orden de compra electrónica
Los siguientes son los principales pasos utilizados para establecer un sistema de órdenes de compra electrónicas:
¿Qué es un sistema de orden de compra electrónica (EPO)? ¿Cómo puede beneficiar a su negocio?
El primer paso es definir la EPO profundamente y comprender todos los aspectos relacionados con ella, debe conocer los beneficios y las desventajas de la EPO,
Una orden de compra electrónica, o EPO, el sistema es una plataforma basada en la web que permite a las empresas optimizar su proceso de compra.
Al integrarse con los sitios web de los proveedores, los sistemas de órdenes de compra electrónicas permiten a las empresas crear y enviar órdenes de compra electrónicamente. Esto puede ahorrar mucho tiempo y recursos de papel.
Además, los sistemas EPO pueden brindar información valiosa sobre los patrones de gasto y ayudar a las empresas a negociar mejores condiciones con los proveedores. Si bien existe un costo asociado con la configuración de un sistema de órdenes de compra electrónicas, los beneficios pueden ser significativos para las empresas de todos los tamaños.
Investigue diferentes sistemas de EPO para encontrar el mejor para sus necesidades
Si está buscando un sistema EPO en el mercado, tiene muchas opciones para elegir. Y con tantas características y capacidades diferentes en el mercado, puede ser difícil saber por dónde empezar.
¿Necesita algo simple y directo, o está buscando un sistema con todas las campanas y silbatos? Para ayudarlo a tomar la mejor decisión para sus necesidades, es importante investigar y comparar diferentes sistemas de EPO.
Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta cuando esté comprando.
- Piense en qué características son las más importantes para usted. ¿Está buscando una solución todo en uno que incluya un servidor de órdenes de compra electrónicas y un software de cliente? ¿O preferiría un sistema más personalizable que le permita agregar solo las funciones que necesita? Aquí no hay una respuesta correcta o incorrecta: todo se reduce a lo que funcionará mejor para su organización.
- Echa un vistazo a los diferentes modelos de precios disponibles. Algunos sistemas de órdenes de compra digitales electrónicas se ofrecen como un servicio de suscripción, mientras que otros requieren una compra única. Nuevamente, no hay una respuesta incorrecta aquí: todo depende de su presupuesto y preferencias.
- Considere las opciones de soporte que ofrece cada proveedor.
Instale el sistema EPO en su negocio, siguiendo las instrucciones del fabricante
Configurar el sistema EPO en su negocio es un proceso bastante sencillo, especialmente si sigue las instrucciones del fabricante al pie de la letra.
En primer lugar, deberá colocar la consola de órdenes de compra electrónicas/digitales en una ubicación central dentro de sus instalaciones comerciales, en un lugar al que todos los empleados puedan acceder fácilmente.
Una vez que la consola esté en su lugar, deberá conectarla a la fuente de alimentación principal de su empresa y luego activarla con el llavero incluido.
Después de eso, deberá instalar los sensores de órdenes de compra electrónicas alrededor de las instalaciones de su negocio, asegurándose de colocarlos en áreas donde puedan detectar posibles intrusos.
Finalmente, es una buena idea probar el sistema con regularidad para asegurarse de que funciona correctamente y que sus empleados saben cómo usarlo de manera efectiva.
Capacitar a los empleados sobre cómo usar el sistema de orden de compra electrónica
El sistema EPO puede ser una herramienta poderosa para administrar proyectos y tareas, pero también puede ser desalentador para los empleados que no están familiarizados con sus muchas funciones.
Para garantizar que los empleados puedan aprovechar al máximo el sistema, es importante brindar capacitación sobre cómo usar sus diversas funciones.
Además de mostrar a los empleados cómo crear y administrar proyectos, la capacitación también debe cubrir cómo usar las funciones de colaboración del sistema, como la asignación de tareas y la mensajería.
Al brindar capacitación integral sobre el sistema EPO, los empleadores pueden ayudar a los empleados a trabajar de manera más eficiente y mejorar la gestión de proyectos en toda la organización.
Utilice el sistema de orden de compra electrónica para agilizar su proceso de compra
El sistema EPO puede ser una herramienta fantástica si está buscando una forma de optimizar su proceso de compra.
Con el sistema EPO, puede administrar su inventario, realizar un seguimiento de sus pedidos y crear órdenes de compra, todo en un solo lugar.
Además, el sistema EPO es fácil de usar y le brinda la flexibilidad de personalizar su proceso de compra para satisfacer sus necesidades específicas. Lo mejor de todo es que el sistema EPO es asequible y puede ahorrarle tiempo y dinero a largo plazo.
Entonces, si está buscando una manera de simplificar su proceso de compra, el sistema EPO es una excelente opción.
¿Por qué debería utilizar el proceso de orden de compra electrónica?
El proceso de orden de compra electrónica es más eficiente que el sistema tradicional basado en papel
En el pasado, las empresas dependían de las órdenes de compra en papel para realizar un seguimiento del inventario y administrar las solicitudes de compra.
Sin embargo, este sistema a menudo era ineficiente, ya que era difícil rastrear las órdenes de compra y garantizar que fueran precisas. Además, las órdenes de compra en papel podrían perderse o extraviarse fácilmente.
Como resultado, las empresas a menudo tenían que dedicar mucho tiempo y recursos a administrar sus órdenes de compra. El proceso de orden de compra electrónica es más eficiente que el sistema tradicional basado en papel.
Con un sistema electrónico, las empresas pueden realizar un seguimiento de las órdenes de compra, controlar los niveles de inventario y enviar solicitudes de compra electrónicamente. Esto ayuda a mejorar la precisión y la eficiencia al tiempo que reduce los costos.
Por lo tanto, el proceso de orden de compra electrónica es una forma más eficiente de gestionar las solicitudes de compra.
Elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, lo que puede generar errores.
Cuando se trata de hacer órdenes de compra, la mayoría de las empresas aún confían en la entrada manual de datos. Esto puede dar lugar a errores, así como a una gran cantidad de tiempo y esfuerzo desperdiciados.
Un sistema de orden de compra electrónica (EPO) puede eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente, proporcionando una forma más eficiente y precisa de administrar las órdenes de compra. Con un sistema EPO, toda la información de su pedido de compra se puede almacenar electrónicamente, lo que facilita el acceso y la actualización según sea necesario.
Esto puede ahorrarle una cantidad significativa de tiempo y dinero, así como ayudar a reducir los errores. Además, un sistema EPO puede brindarle mayor flexibilidad y control sobre sus órdenes de compra.
Puede configurar alertas para recordarle cuándo debe realizar un pedido, realizar un seguimiento de sus gastos e incluso automatizar el proceso de pedido. Si está buscando una mejor manera de administrar sus órdenes de compra, definitivamente vale la pena considerar un sistema EPO.
Puede seguir el progreso de sus pedidos en línea y recibir notificaciones automáticas cuando se procesen
Hacer una orden de compra electrónica es una excelente manera de agilizar su proceso de compra. Puede realizar un seguimiento del progreso de sus pedidos en línea y recibir notificaciones automáticas cuando se procesen.
Esto significa que puede controlar sus envíos sin tener que consultar constantemente con la tienda o la empresa. Además, los pedidos de compra electrónicos a menudo se pueden procesar más rápido que los pedidos tradicionales, por lo que puede obtener sus artículos antes.
Ya sea que solicite suministros de oficina o comestibles, una orden de compra electrónica puede ahorrarle tiempo y molestias.
Es más fácil administrar las relaciones con sus proveedores y encontrar nuevos proveedores en línea
Si está buscando agilizar sus relaciones con los proveedores, un sistema de órdenes de compra electrónicas es el camino a seguir. Con un sistema de órdenes de compra electrónicas, puede administrar todas sus relaciones con los proveedores en un solo lugar.
Esto facilita encontrar nuevos proveedores y obtener los mejores precios en los productos y servicios que necesita. Y como todo se hace en línea, puede rastrear sus pedidos y pagos fácilmente.
Entonces, si está listo para simplificar su vida, un sistema de órdenes de compra electrónicas es el camino a seguir.
Puede ahorrar tiempo y dinero utilizando herramientas de compra automatizadas
Cualquiera que haya ido de compras al supermercado sabe que puede ser una tarea costosa y que requiere mucho tiempo. Pero, ¿y si hubiera una manera de automatizar el proceso y ahorrar tiempo y dinero?
Bueno, afortunadamente, hay una serie de herramientas en línea que pueden hacer precisamente eso. Al vincular su tarjeta de crédito a una cuenta en línea, puede configurar pedidos recurrentes para los artículos que necesita regularmente.
De esa manera, nunca más tendrás que preocuparte por quedarte sin café o papel higiénico. Y debido a que no está haciendo compras impulsivas, es probable que también ahorre dinero. Entonces, si está buscando una manera de optimizar su vida, pruebe las compras automatizadas.
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Funciones principales en un sistema de orden de compra digital
Interfaz fácil de usar
Antes de que pueda preocuparse por las características que debe buscar en un sistema de orden de compra digital, debe comprender qué es realmente una orden de compra.
Una orden de compra es simplemente una solicitud de un comprador a un vendedor especificando los artículos o servicios que desea comprar, junto con las cantidades y los precios. Una vez que el vendedor acepta la orden de compra, se convierte en un contrato vinculante.
Ahora que lo hemos solucionado, echemos un vistazo a algunas características que quizás desee buscar en un sistema de orden de compra digital. En primer lugar, querrá una interfaz fácil de usar.
Después de todo, no tiene sentido pagar por un sistema que es tan complicado que ni siquiera sabe cómo usarlo. También querrá asegurarse de que el sistema se pueda personalizar para satisfacer sus necesidades específicas.
Y, por último, querrá asegurarse de que el sistema sea seguro y cumpla con todas las reglamentaciones pertinentes. Con estas características en mente, estará bien encaminado para encontrar el sistema de orden de compra digital perfecto para su negocio.
Personalizable para satisfacer las necesidades de su negocio
Un sistema de orden de compra digital puede ser un gran activo para cualquier negocio. Al optimizar el proceso de creación y seguimiento de órdenes de compra, puede ahorrar tiempo y dinero.
Y, debido a que es personalizable, un sistema de orden de compra digital se puede adaptar para satisfacer las necesidades específicas de su negocio.
Algunas de las funciones que se pueden incluir en un sistema de órdenes de compra digitales incluyen la capacidad de crear y rastrear órdenes de compra, generar informes y enviar por correo electrónico o imprimir documentos.
Con un sistema de orden de compra digital, puede mantener un mejor control de su inventario y gastos, y asegurarse de que su negocio funcione de la manera más eficiente posible.
Sólidas capacidades de generación de informes
Cualquier empresa que dependa de órdenes de compra necesita un sistema que pueda realizar un seguimiento de los detalles, desde la información del proveedor hasta los detalles y costos de envío.
Un sistema de orden de compra digital como ShippingEasy ofrece numerosas funciones que pueden optimizar el proceso y ahorrar tiempo y dinero a las empresas. Una característica importante son las sólidas capacidades de generación de informes.
Con ShippingEasy, las empresas pueden generar informes sobre sus pedidos de compra, rastrear tendencias a lo largo del tiempo e identificar áreas en las que pueden estar gastando demasiado.
Esta información puede ser muy valiosa para tomar decisiones estratégicas sobre las relaciones con los proveedores y la gestión del inventario.
Además, la capacidad de realizar un seguimiento de las órdenes de compra puede ayudar a las empresas a evitar errores costosos, como pedir demasiado o muy poco de un producto. En general, las capacidades sólidas de generación de informes son una parte esencial de cualquier sistema de orden de compra digital.
Se integra con otras aplicaciones de software en su negocio
Si tiene un negocio, es probable que esté utilizando una variedad de aplicaciones de software diferentes para administrar diferentes aspectos de sus operaciones.
Un sistema de orden de compra digital debe poder integrarse con las otras aplicaciones de software que está utilizando, proporcionando un flujo de trabajo continuo y permitiéndole administrar todas sus necesidades de adquisición desde una ubicación central.
Esto le ahorrará tiempo y esfuerzo, y hará que sea mucho más fácil realizar un seguimiento de sus compras. Busque un sistema de orden de compra digital que ofrezca integración con aplicaciones populares de software de contabilidad, inventario y envío.
Esto asegurará que sus órdenes de compra se actualicen automáticamente en sus otros sistemas y que pueda realizar un seguimiento de sus compras de principio a fin.
Almacenamiento de datos seguro y confiable
En cualquier negocio, es importante realizar un seguimiento de su inventario, y un sistema de orden de compra digital puede ayudarlo a hacer precisamente eso.
Cuando busque un sistema, asegúrese de encontrar uno que ofrezca un almacenamiento de datos seguro y confiable. De esta manera, puede estar seguro de que su información está sana y salva, y no tendrá que preocuparse por perder datos importantes.
Además, busque un sistema que sea fácil de usar y navegar. Lo último que desea es perder el tiempo tratando de descubrir cómo usar el sistema; debe ser intuitivo y sencillo.
Con un poco de investigación, debería poder encontrar el sistema de orden de compra digital perfecto para las necesidades de su negocio.
Bajo costo y fácil de mantener
Un sistema de orden de compra digital puede ser un gran activo para cualquier negocio. Bajo costo y fácil de mantener, un sistema de orden de compra digital puede ahorrar tiempo y dinero a las empresas.
Con un sistema de orden de compra digital, las empresas pueden realizar un seguimiento del inventario, administrar pedidos y procesar pagos.
Además, un sistema de orden de compra digital puede automatizar el proceso de pedido, facilitando a las empresas el seguimiento de su inventario.
Con todas estas características, un sistema de orden de compra digital puede ser una excelente manera para que las empresas ahorren tiempo y dinero.
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Errores comunes que cometen las empresas al usar una orden de compra digital
No tener un proceso de orden de compra en su lugar
Uno de los errores más comunes que cometen las empresas al utilizar un sistema de órdenes de compra electrónicas es no tener un proceso de órdenes de compra implementado.
Muchas empresas asumen que simplemente pueden comenzar a usar el sistema y que todo encajará.
Sin embargo, éste no es el caso. Sin un proceso de orden de compra bien definido, es probable que las empresas se encuentren con pedidos inexactos o incompletos, lo que puede provocar demoras y otros problemas.
Además, las empresas deben asegurarse de que sus empleados estén debidamente capacitados sobre cómo usar el sistema. De lo contrario, es probable que encuentren errores y dificultades al intentar realizar pedidos.
Al tomarse el tiempo para desarrollar un proceso de orden de compra y capacitar a los empleados sobre cómo usar el sistema, las empresas pueden evitar muchas de las trampas comunes asociadas con las órdenes de compra electrónicas.
No obtener aprobaciones para pedidos
Es muy común que las empresas no obtengan las aprobaciones adecuadas para los pedidos cuando utilizan un sistema electrónico de órdenes de compra.
Esto puede dar lugar a situaciones en las que se piden mercancías pero nunca se reciben, o en las que se pagan facturas pero nunca se entregan las mercancías. Para evitar esto, es importante establecer un sistema mediante el cual todos los pedidos deben ser aprobados por un gerente designado antes de que se procesen.
Esto asegurará que solo se realicen pedidos autorizados y que todos los pedidos sean debidamente rastreados y contabilizados.
Otro error común es no rastrear los números de las órdenes de compra. Esto puede dar como resultado que se realicen pedidos duplicados o que falten pedidos cuando se entreguen los productos.
Para evitar esto, es importante asignar a cada orden de compra un número único y realizar un seguimiento cuidadoso de todas las órdenes de compra. Siguiendo estos sencillos consejos, las empresas pueden evitar muchas de las trampas asociadas con el uso de un sistema electrónico de órdenes de compra.
No verificar la información del proveedor
Un error común que cometen las empresas cuando utilizan una orden de compra electrónica es no verificar la información del proveedor. Esto puede generar problemas como descripciones de productos, fechas de entrega o precios incorrectos.
Para evitar estos problemas, las empresas deben tomarse el tiempo para verificar la información del proveedor antes de realizar un pedido. Otro error común es no confirmar la recepción del pedido. Esto puede causar retrasos en la entrega o hacer que se envíen artículos incorrectos.
Para evitar estos problemas, las empresas siempre deben confirmar la recepción de una orden de compra electrónica antes de enviar el pago. Al seguir estos sencillos pasos, las empresas pueden evitar muchas de las trampas asociadas con el uso de un sistema electrónico de órdenes de compra.
Introducción de cantidades o artículos incorrectos
Quizás el error más común que cometen las empresas al usar una orden de compra electrónica es ingresar cantidades o artículos incorrectos.
Esto puede resultar en un exceso de pedidos, lo que puede conducir a un inventario desperdiciado y mayores costos de almacenamiento, o un pedido insuficiente, lo que puede interrumpir la producción y provocar la pérdida de ventas. En cualquier caso, es importante revisar cuidadosamente la orden de compra antes de enviarla para evitar estos costosos errores.
Otro error común es no realizar un seguimiento adecuado de las órdenes de compra. Esto puede dar lugar a pedidos duplicados, entregas tardías y otros problemas que pueden interferir con el buen funcionamiento de una empresa.
Al mantener un sistema bien organizado para el seguimiento de las órdenes de compra, las empresas pueden evitar estos escollos y mantener sus operaciones funcionando sin problemas.
No comprobar si hay pedidos duplicados
Los pedidos duplicados son uno de los errores más comunes que cometen las empresas al utilizar un sistema de pedidos de compra electrónicos. Cuando se realiza un pedido, el sistema genera automáticamente un número de orden de compra.
Sin embargo, si se vuelve a realizar el pedido, se genera un nuevo número de orden de compra. Esto puede generar confusión y pérdida de tiempo cuando las empresas intentan rastrear pedidos duplicados. Para evitar este problema, las empresas siempre deben verificar el número de orden de compra antes de realizar un pedido.
Si el número ya está en uso, la empresa debe cancelar el pedido o elegir un proveedor diferente. Al dar este simple paso, las empresas pueden ahorrarse muchos dolores de cabeza en el futuro.
No revisar las facturas para verificar su exactitud
Las empresas de todos los tamaños deben tener cuidado al utilizar órdenes de compra electrónicas. Un error común es no revisar la exactitud de las facturas. Esto puede llevar a que las empresas paguen de más por bienes o servicios, lo que puede acumularse con el tiempo y ejercer presión sobre las finanzas de la empresa.
Otro error es no hacer un seguimiento de las órdenes de compra. Esto puede generar pedidos duplicados, lo que puede resultar costoso y confuso para todos los involucrados. Finalmente, las empresas deben asegurarse de contar con un sistema para administrar y aprobar órdenes de compra.
Sin esto, puede ser fácil que se realicen compras no autorizadas, lo que nuevamente puede conducir a la pérdida de dinero y recursos. Al ser conscientes de estos errores comunes, las empresas pueden ayudar a garantizar que el uso de las órdenes de compra electrónicas sea eficiente y eficaz.
Consideraciones Finales:
En conclusión, una orden de compra digital puede ahorrarle tiempo y dinero a su negocio. Es una forma eficiente de rastrear y administrar sus compras, y facilita los pedidos tanto para compradores como para proveedores.
Si actualmente no está utilizando un sistema de orden de compra digital, le sugerimos que considere implementar uno. Podría ser la solución que su empresa necesita para optimizar sus operaciones y mejorar la eficiencia.
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