El problema
Como un pequeño equipo de finanzas de 3 en Rise Vision que lleva los libros de dos entidades legales separadas, el objetivo del equipo es mantener los procesos simples, buscar medios para automatizar y definir controles en torno a la automatización.
Sin embargo, lo que terminó sucediendo fue que la herramienta de análisis de terceros solo mostraba visibilidad en los datos a nivel de factura. Por lo tanto, las métricas de la herramienta siempre fueron más bajas de lo que mostró Chargebee, lo que significó mucho tiempo dedicado a conciliar números con las finanzas mensuales. Dado que ejecutó sus métricas en la información de la factura, su MRR no era una representación real de sus números de ingresos, ya que no tuvo en cuenta información como los créditos promocionales, algo que Rise Vision emitió en abundancia para impulsar una mejor participación del producto y una mayor renovación.
En palabras de Debbie: “El problema era que extraían datos de diferentes fuentes. En un mundo perfecto donde su factura representa la configuración de la suscripción, nunca tiene que hacer ningún cambio. Por ejemplo, nunca tendrá que acreditar una factura. O ofrezca promociones, y si ese es el caso, podría confiar en la herramienta de terceros, pero nadie lo hace nunca. Nunca se puede evitar que se emita un crédito. ¿Bien? Esa es la mayor diferencia en mi opinión: es que no se basa en lo que dice la suscripción en la otra herramienta. Está sacado de una factura. Y eso no es representativo del verdadero MRR”.
La Solución
La necesidad de impulsar la automatización de FinOps para aumentar la eficiencia de los procesos surgió de la necesidad de crecer y cumplir con los objetivos de EBITDA de Rise Vision. Manteniéndolo simple para minimizar el trabajo y el riesgo de error, la automatización fue un componente clave, junto con la necesidad de lograr un % de beneficio operativo mejorado.
Para hacer eso, el equipo de finanzas de Rise Vision buscó una única fuente de verdad, en lugar de perder el tiempo viajando entre dos sistemas. Debbie lo explica mejor: “Le dije al equipo que deberíamos usar Chargebee porque es nuestro sistema de facturación. Es lo que alimenta las finanzas. Y solo me importa lo que alimenta las finanzas”.
Después de comprender las métricas, tanto en términos de definiciones como de cálculos, en RevenueStory en comparación con su herramienta anterior, el equipo de finanzas impulsó una migración completa a RevenueStory.
Con Xero como el sistema G/L para la contabilidad, Chargebee para gestionar la automatización de la facturación de su negocio de suscripción, Avalara para la presentación y el cálculo de impuestos sobre las ventas, Stripe para el procesamiento de pagos con tarjeta de crédito, su pila de tecnología financiera se completó utilizando RevenueStory para su análisis de suscripción.
El beneficio
Haber migrado a RevenueStory ha impactado significativamente la forma en que informan su MRR y ha resultado en términos de un aumento general en la productividad.
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Fuente única de verdad:
RevenueStory brinda una vista de 360 grados a nivel de transacción, nivel de factura, nivel de suscripción y nivel de cliente, con la capacidad de ver datos subyacentes (VUD). -
Profundice en los datos de suscripción y de nivel de cliente:
RevenueStory brinda acceso a una gran cantidad de información con Drill Down, que permite a Rise Vision obtener la historia completa, desde problemas generales hasta detalles específicos del nivel del cliente, como ingresos por cuenta, MRR después de notas de crédito y créditos promocionales, etc. -
Precisión MRR:
Dado que las métricas se basan en datos de suscripción, los datos no se analizan a diferencia de casi todas las demás herramientas de BI, lo que significa que Rise Vision no pierde información sobre puntos de datos históricos individuales. Esto conduce a una mayor precisión de MRR. Por lo general, esto no se incluye en las herramientas de análisis de terceros, lo que da como resultado un MRR más bajo. -
Tiempo ahorrado en la conciliación de números:
El tiempo dedicado a conciliar números entre RevenueStory y sus finanzas mensuales se ha reducido en un 50 % en comparación con el tiempo dedicado entre su herramienta anterior y sus finanzas. -
Tiempo ahorrado en la generación de números semanales:
El equipo de finanzas puede crear informes financieros semanales en un 20 % menos de tiempo que antes.
La mayoría de las herramientas de análisis de terceros utilizan la facturación. Por lo tanto, obtienen sus métricas a partir de ellos, cuando factura a un cliente en lugar de RevenueStory, que ejecuta la mayoría de las cosas desde el punto de vista de la suscripción.
debbie barrafato, director financiero, Rise Vision
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- Fuente: https://www.chargebee.com/customers/risevision/
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