Πώς να ρυθμίσετε οικονομικούς ελέγχους σε μια startup | Ιστολόγιο Nanonets

Οι νεοφυείς επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν πολλές προκλήσεις καθώς προσπαθούν να μετατρέψουν τις καινοτόμες ιδέες τους σε κερδοφόρες επιχειρήσεις. Μεταξύ αυτών των προκλήσεων, η δημιουργία αποτελεσματικών οικονομικών ελέγχων συχνά παραβλέπεται στη δίνη των δραστηριοτήτων.

Ωστόσο, η θέσπιση ισχυρών οικονομικών ελέγχων είναι θεμελιώδης για τη βιωσιμότητα και την ανάπτυξη κάθε startup. Διασφαλίζει την οικονομική ακεραιότητα, μειώνει τους κινδύνους και βοηθά στη λήψη αποφάσεων.

Σε αυτό το άρθρο, θα ακολουθήσουμε τα απαραίτητα βήματα για τη δημιουργία αποτελεσματικών οικονομικών ελέγχων σε μια εκκίνηση και πώς μπορούν να βοηθήσουν η αυτοματοποίηση και η τεχνολογία.

Τι είναι οι οικονομικοί έλεγχοι και γιατί είναι σημαντικοί;

Οι οικονομικοί έλεγχοι είναι οι διαδικασίες, οι πολιτικές και τα μέσα με τα οποία ένας οργανισμός παρακολουθεί και διαχειρίζεται τα έσοδα, το κόστος, τους προϋπολογισμούς, τις ταμειακές ροές και άλλες οικονομικές πτυχές του. Εφαρμόζονται για τη διασφάλιση της ακρίβειας και της αξιοπιστίας των οικονομικών αναφορών, για τη συμμόρφωση με νόμους και κανονισμούς, για την πρόληψη απάτης και κατάχρησης περιουσιακών στοιχείων και για τη διασφάλιση των πόρων του οργανισμού.

Η ρύθμιση των σωστών οικονομικών ελέγχων είναι ζωτικής σημασίας για μια επιχείρηση, καθώς η ανακριβής χρηματοοικονομική αναφορά μπορεί να οδηγήσει σε εσφαλμένες αναλύσεις και να επηρεάσει τη λήψη αποφάσεων, οδηγώντας ενδεχομένως σε κακές στρατηγικές επιλογές και απώλειες. Ο Ted Baker, ο λιανοπωλητής μόδας, έπρεπε να κλείσει πολλά καταστήματα και να αναδιαρθρωθεί μετά από 58 εκατομμύρια £ λογιστική σφάλμα τον Ιανουάριο του 2020. Αρκετές επιχειρήσεις υφίστανται μεγάλες ζημίες ή ακόμη και πρέπει να κλείσουν λόγω τέτοιων οικονομικών και λογιστικών σφαλμάτων.

Η σημασία των οικονομικών ελέγχων για τις νεοφυείς επιχειρήσεις

Ενώ οι οικονομικοί έλεγχοι είναι σημαντικοί για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών, είναι ιδιαίτερα κρίσιμοι για τις νεοφυείς επιχειρήσεις. Οι νεοφυείς επιχειρήσεις χαρακτηρίζονται από ταχεία ανάπτυξη, περιορισμένους πόρους και έλλειψη καθιερωμένων διαδικασιών. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει ένα περιβάλλον ευνοϊκό για οικονομική κακοδιαχείριση ή παρατυπίες, εάν δεν ελέγχεται σωστά.

Από την άλλη πλευρά, η εφαρμογή οικονομικών ελέγχων από νωρίς μπορεί να βοηθήσει τις νεοφυείς επιχειρήσεις να:

1. Παρακολούθηση και διαχείριση ταμειακών ροών: Οι νεοφυείς επιχειρήσεις λειτουργούν συχνά με περιορισμένους προϋπολογισμούς και πρέπει να παρακολουθούν προσεκτικά τις ταμειακές ροές τους για να διασφαλίσουν ότι έχουν αρκετά για να καλύψουν τα λειτουργικά έξοδα και να πετύχουν τους στόχους τους.
2. Αποτροπή απάτης και λαθών: Οι ισχυροί οικονομικοί έλεγχοι μειώνουν τον κίνδυνο σφαλμάτων που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε οικονομική απώλεια και ζημιά στη φήμη. Στη διαδικασία, συμβάλλουν στην πρόληψη της απάτης και διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.
3. Λάβετε ενημερωμένες αποφάσεις: Οι οικονομικοί έλεγχοι παρέχουν ακριβείς και έγκαιρες οικονομικές πληροφορίες και αναλύσεις, οι οποίες θα μπορούσαν να είναι κρίσιμες για τη λήψη στρατηγικών επιχειρηματικών αποφάσεων.
4. Προσέλκυση επενδυτών: Οι επενδυτές είναι πιο πιθανό να πιστεύουν σε νεοφυείς επιχειρήσεις που έχουν ισχυρούς οικονομικούς ελέγχους, καθώς τους δίνει εμπιστοσύνη στην οικονομική σταθερότητα και τη διαχείριση της επιχείρησης. Αυτό μπορεί επίσης να βοηθήσει τις νεοφυείς επιχειρήσεις να βελτιώσουν τη φήμη τους, να προσελκύσουν πολλά μέρη και επενδυτές και να βελτιώσουν τις αποτιμήσεις και τα επιχειρηματικά αποτελέσματα.

Στο γρήγορο, δυναμικό περιβάλλον μιας startup, η καθιέρωση ισχυρών οικονομικών ελέγχων μπορεί να μην φαίνεται άμεση προτεραιότητα. Η εστίαση είναι συχνά στην ανάπτυξη προϊόντων, την σύλληψη της αγοράς και την ταχεία ανάπτυξη. Ωστόσο, χωρίς να υπάρχει ένα σταθερό πλαίσιο οικονομικού ελέγχου, οι νεοφυείς επιχειρήσεις θα μπορούσαν να βρεθούν αντιμέτωπες με σημαντικούς κινδύνους, συμπεριλαμβανομένης της οικονομικής κακοδιαχείρισης, της κανονιστικής μη συμμόρφωσης και της πιθανής απάτης.

Η εφαρμογή οικονομικών ελέγχων νωρίς στον κύκλο ζωής μιας startup μπορεί να αποτρέψει αυτά τα ζητήματα, παρέχοντας μια ισχυρή βάση για βιώσιμη ανάπτυξη και επιτυχία. Δείτε πώς μπορεί να γίνει.

Ρύθμιση οικονομικών ελέγχων σε μια startup

Η καθιέρωση οικονομικών ελέγχων σε μια startup περιλαμβάνει μια ολοκληρωμένη προσέγγιση που εκτείνεται σε διάφορες πτυχές της επιχείρησης. Η εφαρμογή αυτών των ελέγχων είναι μια στρατηγική διαδικασία που περιλαμβάνει ανάλυση υφιστάμενων πολιτικών, ενημέρωση δεδομένων και πρακτικών διαχείρισης, εξέταση όλων των πιθανών επιχειρησιακών σεναρίων και πραγματοποίηση τεκμηριωμένων προβλέψεων και προβλέψεων.

Ακολουθούν ορισμένα συγκεκριμένα βήματα που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε:

Ελέγξτε τα υπάρχοντα οικονομικά στοιχεία

Κατά τη ρύθμιση των οικονομικών ελέγχων, το πρώτο βήμα περιλαμβάνει μια ενδελεχή αξιολόγηση των υπαρχόντων οικονομικών σας δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει τους οικονομικούς προϋπολογισμούς, τις εκθέσεις, τις καταστάσεις κερδών και ζημιών, τους ισολογισμούς και πολλά άλλα. Αυτά τα έγγραφα παρέχουν μια ολιστική εικόνα της απόδοσης και των λειτουργιών της επιχείρησής σας.

Προσδιορίστε ανωμαλίες ή επικαλύψεις στα δεδομένα

Στα υπάρχοντα χρηματοοικονομικά σας συστήματα, προσπαθήστε να εντοπίσετε τυχόν επικαλύψεις ή ανωμαλίες στα δεδομένα. Οι επικαλύψεις θα μπορούσαν να υποδεικνύουν περιττές εργασίες ή πόρους. Οι ανωμαλίες μπορεί να υποδηλώνουν σφάλματα ή ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν.

Ο εντοπισμός αυτών όχι μόνο σας βοηθά να κατανοήσετε την τρέχουσα οικονομική σας κατάσταση, αλλά εντοπίζει επίσης τυχόν κενά στο πλαίσιο διαχείρισης που πρέπει να αντιμετωπιστούν.

Έγκαιρη ενημέρωση

Η ενημέρωση των οικονομικών σας δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας για τον αποτελεσματικό οικονομικό έλεγχο. Αυτό επεκτείνεται πέρα ​​από τα οικονομικά σας έγγραφα και περιλαμβάνει τις πρακτικές και τις πολιτικές διαχείρισης που σχετίζονται με τους υπάρχοντες οικονομικούς ελέγχους. Οι τακτικές ενημερώσεις διασφαλίζουν ότι εργάζεστε με τις πιο ακριβείς πληροφορίες, οι οποίες είναι απαραίτητες για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων και τον εντοπισμό τομέων βελτίωσης.

Αναλύστε όλα τα πιθανά επιχειρησιακά σενάρια

Πριν αποφασίσετε για μια συγκεκριμένη στρατηγική οικονομικού ελέγχου, θα πρέπει να αξιολογήσετε διεξοδικά όλα τα πιθανά επιχειρησιακά σενάρια. Αυτό περιλαμβάνει την εξέταση διαφορετικών προοπτικών, όπως η κερδοφορία, οι δαπάνες, η ασφάλεια και η κλίμακα παραγωγής ή ο όγκος.

Κάνοντας αυτό, μπορείτε να αποκτήσετε μια ολοκληρωμένη κατανόηση του τρόπου με τον οποίο μπορεί να αποδώσει η πολιτική οικονομικού ελέγχου σας υπό διαφορετικές συνθήκες και μπορείτε να την προσαρμόσετε ώστε να καλύπτει όλες τις λειτουργικές πτυχές του οργανισμού σας.

Πρόβλεψη και πραγματοποίηση προβολών

Καθώς εφαρμόζετε την πολιτική οικονομικού ελέγχου σας, είναι σημαντικό να κοιτάτε μπροστά και να εξετάζετε τους μελλοντικούς σας στόχους και στόχους. Οι προβλέψεις και οι προβλέψεις μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια πολιτική οικονομικού ελέγχου που να ευθυγραμμίζεται με αυτούς τους στόχους.

Αυτή η στραμμένη προς το μέλλον προσέγγιση δεν βοηθά μόνο στη δημιουργία πολιτικής, αλλά μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως καταλύτης για την επίτευξη των στόχων σας. Κατανοώντας πού θέλετε να πάει η startup σας, μπορείτε να ορίσετε οικονομικούς ελέγχους που υποστηρίζουν το ταξίδι σας εκεί.

Η εφαρμογή οικονομικών ελέγχων στην εκκίνηση δεν είναι μικρή υπόθεση. Απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό, τακτική παρακολούθηση και συνεχείς προσαρμογές. Αλλά με αυτά τα βήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σταθερή βάση για οικονομικό έλεγχο που υποστηρίζει την ανάπτυξη και την επιτυχία της startup σας.

Σχεδιασμός και Εφαρμογή Τυποποιημένων Διαδικασιών

Μόλις σκιαγραφηθούν οι επιχειρηματικοί στόχοι και οι προτεραιότητες, οι τυποποιημένες διαδικασίες παρέχουν έναν οδικό χάρτη που πρέπει να ακολουθούν οι εργαζόμενοι κατά την εκτέλεση οικονομικών εργασιών. Αυτές οι διαδικασίες θα πρέπει να καλύπτουν τα πάντα, από τον τρόπο επεξεργασίας των τιμολογίων έως τον τρόπο χειρισμού των επιστροφών δαπανών, ποιες είναι οι αρχές έγκρισης, πώς γίνεται ο προϋπολογισμός και πώς λαμβάνεται κάθε οικονομική απόφαση. Αυτά θα πρέπει στη συνέχεια να τεκμηριώνονται με σαφήνεια και να κοινοποιούνται σε όλο το αρμόδιο προσωπικό.

Καθιέρωση τακτικών οικονομικών ελέγχων

Οι τακτικοί οικονομικοί έλεγχοι είναι απαραίτητοι για τη διασφάλιση ότι οι ισχύοντες δημοσιονομικοί έλεγχοι λειτουργούν όπως προβλέπεται. Οι έλεγχοι μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό τυχόν κενών ή αδυναμιών στους ελέγχους και στην παροχή συστάσεων για βελτίωση. Οι έλεγχοι περιλαμβάνουν τη σύγκριση διαφόρων εγγράφων με τον υπολογισμό ότι τα αρχεία των τιμολογίων, των εξόδων, των ημερομηνιών, των εγκρίσεων και άλλων είναι σε τάξη. Ο εντοπισμός διαφορών σε αυτό το στάδιο μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή ρυθμιστικών μέτρων και στη διασφάλιση της συμμόρφωσης.

Εφαρμογή λογισμικού οικονομικού ελέγχου

Το λογισμικό οικονομικού ελέγχου μπορεί να αυτοματοποιήσει πολλές διαδικασίες οικονομικού ελέγχου, καθιστώντας τις πιο αποτελεσματικές και μειώνοντας τον κίνδυνο ανθρώπινου λάθους. Τα Nanonets, για παράδειγμα, προσφέρουν λειτουργίες όπως η αυτοματοποιημένη επεξεργασία τιμολογίων, η εξαγωγή δεδομένων και η επικύρωση δεδομένων που μπορούν να εξορθολογίσουν τις οικονομικές σας λειτουργίες και να βελτιώσουν τον οικονομικό σας έλεγχο.

Αλλά προτού μιλήσουμε για τον τρόπο χρήσης τέτοιων εργαλείων, ας καλύψουμε τις κοινές παγίδες που αντιμετωπίζουν οι νεοφυείς επιχειρήσεις όταν προσπαθούν να δημιουργήσουν οικονομικούς ελέγχους.

Ξεπερνώντας τις κοινές προκλήσεις για τη θέσπιση δημοσιονομικών ελέγχων

Στο ταξίδι προς την καθιέρωση ισχυρών οικονομικών ελέγχων, οι νεοφυείς επιχειρήσεις μπορούν να αντιμετωπίσουν μυριάδες εμπόδια. Μερικά από αυτά περιλαμβάνουν έλλειψη οικονομικής τεχνογνωσίας, περιορισμένους πόρους και αντίσταση στην αλλαγή. Ας εμβαθύνουμε σε αυτές τις προκλήσεις και ας εξερευνήσουμε πιθανές λύσεις, συμπεριλαμβανομένου του ρόλου που μπορεί να παίξει ένα εργαλείο όπως τα Nanonets σε αυτή τη διαδικασία.

Έλλειψη οικονομικής εμπειρογνωμοσύνης: Συχνά, οι νεοσύστατες επιχειρήσεις ξεκινούν από επιχειρηματίες που έχουν μια εξαιρετική επιχειρηματική ιδέα, αλλά μπορεί να μην έχουν την οικονομική οξυδέρκεια για να διαχειριστούν αποτελεσματικά τη δημοσιονομική πτυχή της λειτουργίας. Αυτή η έλλειψη εμπειρογνωμοσύνης μπορεί να αποτελέσει σημαντικό εμπόδιο για τη θέσπιση υγιών δημοσιονομικών ελέγχων.

Για να ξεπεραστεί αυτό, οι νεοφυείς επιχειρήσεις μπορούν να εξετάσουν το ενδεχόμενο να αναθέσουν σε τρίτους την οικονομική τους διαχείριση σε τρίτους ή να προσλάβουν έναν οικονομικό σύμβουλο. Με τον καιρό, καθώς η εκκίνηση μεγαλώνει, μπορεί να φέρει αυτή τη λειτουργία στο εσωτερικό της. Επιπλέον, η χρήση φιλικών προς τον χρήστη εργαλείων αυτοματισμού όπως τα Nanonets μπορεί να απλοποιήσει πολύπλοκες οικονομικές διαδικασίες, βοηθώντας τους επιχειρηματίες να διαχειρίζονται τους οικονομικούς ελέγχους πιο εύκολα και αποτελεσματικά.

Περιορισμένες πηγές: Οι νεοφυείς επιχειρήσεις λειτουργούν συνήθως με περιορισμένους προϋπολογισμούς και μπορεί να μην έχουν τους πόρους για να επενδύσουν σε ακριβά συστήματα οικονομικού ελέγχου ή να προσλάβουν έμπειρο οικονομικό προσωπικό. Ωστόσο, οι ιδρυτές και οι επιχειρηματίες μπορούν να αξιοποιήσουν οικονομικά αποδοτικά εργαλεία με τεχνητή νοημοσύνη, όπως τα Nanonets, τα οποία παρέχουν ολοκληρωμένες λύσεις οικονομικού ελέγχου χωρίς το βαρύ τίμημα. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στις νεοφυείς επιχειρήσεις να αυτοματοποιήσουν και να εξορθολογίσουν τις οικονομικές τους διαδικασίες με περιορισμένο προϋπολογισμό.

Αντίσταση στην αλλαγή: Όπως κάθε οργανισμός, οι νεοφυείς επιχειρήσεις μπορούν να αντιμετωπίσουν αντίσταση κατά την εφαρμογή νέων συστημάτων ή διαδικασιών, ειδικά κάτι τόσο κρίσιμο και δυνητικά ανατρεπτικό όπως οι οικονομικοί έλεγχοι.

Ωστόσο, η σαφής επικοινωνία σχετικά με τα οφέλη και την αναγκαιότητα των δημοσιονομικών ελέγχων μπορεί να βοηθήσει στον μετριασμό αυτής της αντίστασης. Είναι σημαντικό να εμπλέκονται όλοι οι βασικοί ενδιαφερόμενοι που εμπλέκονται στη διαδικασία, διασφαλίζοντας ότι κατανοούν τους λόγους πίσω από τις αλλαγές και τα πλεονεκτήματα που αυτές επιφέρουν. Η εισαγωγή ενός εύχρηστου και εύχρηστου εργαλείου όπως τα Nanonets μπορεί επίσης να κάνει τη μετάβαση ευκολότερη, καθώς ελαχιστοποιεί τη διακοπή στις υπάρχουσες ροές εργασίας, διασφαλίζοντας παράλληλα καλύτερο οικονομικό έλεγχο.

Πώς η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία οικονομικών ελέγχων σε μια startup

Οι οικονομικοί έλεγχοι αποκτούν σημαντική ευρωστία με την αυτοματοποίηση. Οι νεοφυείς επιχειρήσεις, δεδομένης της ανάγκης τους για αποτελεσματικότητα και λιτές λειτουργίες, μπορούν να αποκομίσουν σημαντικά οφέλη από την αυτοματοποίηση των οικονομικών τους ελέγχων.

Ο αυτοματισμός όχι μόνο απλοποιεί τις διαδικασίες αλλά μειώνει επίσης το ανθρώπινο λάθος, διασφαλίζοντας ακρίβεια και συνέπεια. Ακολουθεί μια επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο η αυτοματοποίηση, που διευκολύνεται από εργαλεία όπως τα Nanonets, μπορεί να αλλάξει το παιχνίδι:

1. Ακριβής εξαγωγή και επικύρωση δεδομένων: Η αυτοματοποίηση μπορεί να αναπτυχθεί για την εξαγωγή δεδομένων από διάφορα οικονομικά έγγραφα και τη διασταύρωση τους με το λογιστικό σας σύστημα. Αυτό διασφαλίζει ότι τα οικονομικά σας δεδομένα είναι πάντα ακριβή και ενημερωμένα. Ένα εργαλείο όπως το Nanonets ενισχύει αυτή τη διαδικασία με τις δυνατότητές του να επικυρώνει δεδομένα αποτελεσματικά.
2. Απρόσκοπτη επεξεργασία εγγράφων: Με την αυτοματοποίηση, η δυσκίνητη εργασία της επεξεργασίας τιμολογίων, αρχείων εξόδων και άλλων εγγράφων μπορεί να γίνει αποτελεσματική. Εργαλεία με τεχνητή νοημοσύνη, όπως τα Nanonets, μπορούν να εξάγουν δεδομένα από τιμολόγια, να τα διασταυρώνουν με εντολές αγοράς και να τροφοδοτούν τις πληροφορίες απευθείας στο λογιστικό σας σύστημα. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο και μειώνει τις χειρωνακτικές προσπάθειες, αλλά ελαχιστοποιεί και το ανθρώπινο λάθος.
3. Ενοποίηση με υπάρχοντα συστήματα: Μία από τις βασικές πτυχές της εισαγωγής οποιασδήποτε νέας διαδικασίας ή εργαλείου σε μια startup είναι η συμβατότητά της με τα υπάρχοντα συστήματα. Εργαλεία αυτοματισμού όπως τα Nanonets μπορούν να ενσωματωθούν αβίαστα με τα τρέχοντα λογιστικά σας συστήματα, διασφαλίζοντας την ομαλή εφαρμογή και χρήση, καθιστώντας έτσι τη μετάβαση σε αυτοματοποιημένους οικονομικούς ελέγχους πολύ πιο βολική και αποτελεσματική.

Συμπέρασμα

Η εφαρμογή ισχυρών οικονομικών ελέγχων είναι ένα τρομακτικό αλλά κρίσιμο βήμα για την επιτυχία κάθε startup. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τη διαδικασία πιο διαχειρίσιμη. Εφαρμόζοντας αυτούς τους ελέγχους και αξιοποιώντας την αυτοματοποίηση όπως τα Nanonets, οι νεοφυείς επιχειρήσεις μπορούν να εξασφαλίσουν την οικονομική τους ακεραιότητα, να λάβουν πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις και να αυξήσουν τις πιθανότητες επιτυχίας τους. Πρόκειται για το να θέσετε μια γερή βάση για τις οικονομικές σας λειτουργίες, που θα υποστηρίξει την εκκίνηση σας καθώς μεγαλώνει και εξελίσσεται.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• Minting the Future με την Adryenn Ashley. Πρόσβαση εδώ.
• Αγορά και πώληση μετοχών σε εταιρείες PRE-IPO με το PREIPO®. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/how-to-setup-financial-controls-at-a-startup/