Η λογιστική σε οποιαδήποτε εταιρεία περιλαμβάνει την επεξεργασία τιμολογίων προμηθευτών κάθε μήνα. Μία από τις πιο απαιτητικές εργασίες στη λογιστική διαδικασία είναι η επαλήθευση αυτών των τιμολογίων προμηθευτών. Όλα τα τιμολόγια που λαμβάνονται από μια εταιρεία για προϊόντα ή υπηρεσίες που έχουν αγοραστεί από έναν πωλητή πρέπει να ελέγχονται για την ακρίβεια πριν από την έναρξη της πληρωμής. Για αυτό, όλες οι λεπτομέρειες της αγοράς όπως αναφέρονται στο τιμολόγιο αντιστοιχίζονται με άλλα έγγραφα στη διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή για να διασφαλιστεί ότι τα προϊόντα/υπηρεσίες που παραγγέλθηκαν παραδόθηκαν σωστά και στην τιμή που συμφωνήθηκε. Αυτή η διαδικασία επαλήθευσης ονομάζεται αντιστοίχιση.
Τρεις διαδικασίες αντιστοίχισης χρησιμοποιούνται συνήθως για την αντιστοίχιση, συγκεκριμένα αντιστοίχιση 2 κατευθύνσεων, αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων και αντιστοίχιση 4 κατευθύνσεων. Ας δούμε τι είναι αυτά τα τρία και πώς είναι απαραίτητα για μια απρόσκοπτη διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή. Θα συγκρίνουμε τις διαφορές και θα μάθουμε επίσης πώς να αυτοματοποιούμε αυτές τις διαδικασίες.
Διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή
Προτού κατανοήσουμε τη διαδικασία αμφίδρομης αντιστοίχισης, ας κατανοήσουμε και ας δούμε μερικά από τα βασικά έγγραφα που σχετίζονται με τη διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή:
Εντολή αγοράς (PO), μια νομικά δεσμευτική συμφωνία που εκδίδεται από τον αγοραστή προς τον πωλητή, η οποία ενημερώνει για τον τύπο του προϊόντος/υπηρεσίας που παραγγέλθηκε και την ποσότητα και τις τιμές που έχουν συμφωνηθεί.
Τιμολόγιο, ένα νομικά δεσμευτικό έγγραφο που εκδίδεται από τον πωλητή στον αγοραστή μαζί ή μετά την παράδοση του προϊόντος/υπηρεσίας στον πελάτη. Έχει όλα τα στοιχεία του πωλητή, του πελάτη, του προϊόντος/υπηρεσίας που παραδίδεται, της τιμολόγησης και του τρόπου πληρωμής.
ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΑΓΑΘΩΝ είναι μια επιβεβαίωση της παραλαβής του τελικού προϊόντος ή υπηρεσίας από τον πωλητή.
Οι μεγάλες εταιρείες μπορεί επίσης να έχουν Κουπόνια, που υποδεικνύουν την πληρότητα της διαδικασίας έγκρισης – χρησιμεύει ως τήρηση βιβλίων για δικαιολογητικά έγγραφα όπως PO, τιμολόγιο, απόδειξη κ.λπ. και περιέχει πληροφορίες για εγκρίσεις, αριθμούς υπόθεσης και άλλες πληροφορίες που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη αγορά.
Μια τυπική ροή εγγράφων στη διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή μπορεί να γίνει κατανοητή από το ακόλουθο απλοποιημένο υποθετικό παράδειγμα.
Το τμήμα πληροφορικής μιας εταιρείας ABC, απαιτεί 10 περιστρεφόμενες διευθυντικές καρέκλες για τα στελέχη πληροφορικής της.
- Το τμήμα πληροφορικής μπορεί (ανάλογα με την πολιτική της εταιρείας) να εκδώσει αίτηση αγοράς στην κατάλληλη διευθυντική ιεραρχία.
- Ένα αίτημα αγοράς αποστέλλεται στο τμήμα Αγοράς (ή ισοδύναμου) της εταιρείας για να βρει τους κατάλληλους προμηθευτές του προϊόντος/υπηρεσίας.
- Μόλις εντοπιστεί ένας πωλητής, γίνεται η απαραίτητη βάση για τον προσδιορισμό του προϊόντος και της τιμής. Για παράδειγμα, η XYZ, ένας προμηθευτής επίπλων γραφείου μπορεί να παρέχει περιστρεφόμενες καρέκλες στελεχών στην τιμή των 250 $ ανά καρέκλα, που θα παραδοθούν σε πέντε ημέρες.
- Μόλις οριστικοποιηθεί ο προμηθευτής XYZ, η ΔΠ δημιουργείται από το τμήμα αγορών της ABC, αναφέροντας το προϊόν και την τιμή που έχει συμφωνηθεί.
- Ένα αντίγραφο της ΔΠ αποστέλλεται στη XYZ, ένα φυλάσσεται από το τμήμα Αγορών της ABC και ένα στο Τμήμα Πληρωτών Λογαριασμών.
- Όταν η XYZ προμηθεύει τις καρέκλες, το τιμολόγιο του πωλητή παρέχεται μαζί ή μετά την παράδοση στην ABC.
- Δημιουργείται μια απόδειξη εμπορευμάτων που σημαίνει ότι η παράδοση από τον προμηθευτή XYZ έχει παραληφθεί από την εταιρεία ABC.
Σε αυτό το σημείο εκτελείται η διαδικασία αντιστοίχισης από την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών στο ABC. Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας αγοράς και τις πολιτικές της εταιρείας, η ομάδα AP (Accounts Payable) κάνει μια αμφίδρομη, τριπλή ή τετραπλή αντιστοίχιση των πολλαπλών εγγράφων για να ελέγξει εάν η περιγραφή, η ποσότητα, το κόστος, και οι όροι ταιριάζουν σε όλα. Μόλις επαληθευτεί ο αγώνας από την ομάδα AP, ξεκινά η πληρωμή.
Αυτή η αντιστοίχιση μπορεί να είναι 2-way, 3-way ή 4-way match. Ας καταλάβουμε αυτά ένα και ένα.
Τι είναι η 2-Way Matching;
Η αμφίδρομη αντιστοίχιση, γνωστή και ως αντιστοίχιση παραγγελιών αγοράς, είναι μια διαδικασία για την επαλήθευση ότι οι λεπτομέρειες στο εντολές αγοράς και τα σχετικά τιμολόγια ταιριάζουν ώστε να εξοφληθεί το τιμολόγιο. Σε περίπτωση ασυμφωνιών, η επεξεργασία τιμολογίων διακόπτεται μέχρι να διορθωθούν ή να αντιμετωπιστούν οι αποκλίσεις.
Η αντιστοίχιση γίνεται συνήθως για την ποσότητα που τιμολογείται και την τιμή του τιμολογίου. Πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
- Η ποσότητα του τιμολογίου είναι μικρότερη ή ίση με το ποσό που παραγγέλθηκε στην ΟΠ.
- Η τιμή τιμολογίου είναι μικρότερη ή ίση με την τιμή που αναφέρεται στην ΟΠ.
Στο παραπάνω παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η ABC έχει εκδώσει μια εντολή αγοράς για 10 καρέκλες σε μειωμένη συνολική τιμή 2000 $ (200 $/καρέκλα) όπως συμφωνήθηκε με την XYZ. Αφού ελέγξει και αποδεχτεί την παραγγελία αγοράς και παραδώσει τις 10 καρέκλες, η XYZ στέλνει ένα τιμολόγιο για την αρχική τιμή των $2500 ($250/καρέκλα). Ο δημιουργός του τιμολογίου στο XYZ ενδέχεται να μην γνώριζε την έκπτωση που προσέφερε ο υπεύθυνος μάρκετινγκ της XYZ στο τμήμα αγορών στο ABC για τη μαζική αγορά. Ή θα μπορούσε να είναι μια εσκεμμένη κακή επιχειρηματική πρακτική.
Εάν τα στοιχεία του τιμολογίου δεν συγκριθούν και δεν αντιστοιχιστούν με τα στοιχεία της PO, η ομάδα AP (Πληρωτέοι λογαριασμοί) στο ABC μπορεί να πληρώσει τα επιπλέον 500 $ από τα οποία είχε αρχικά παραιτηθεί.
Μια αμφίδρομη διαδικασία αντιστοίχισης μπορεί να βοηθήσει στην αντιμετώπιση αυτού του λάθους πριν από την πραγματοποίηση μιας πληρωμής. Η διαδικασία διασφαλίζει ότι πληρώνονται μόνο τιμολόγια για το σωστό ποσό και ποσότητα.
Η σημασία της 2-Way Matching
Η σημασία της επαλήθευσης τιμολογίου πριν από την έναρξη της πληρωμής δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί. Μέσα στο Έκθεση 2020 στα Έθνη, η Ένωση Πιστοποιημένων Εξεταστών Απάτης ανέλυσε το κόστος και τις επιπτώσεις της επαγγελματικής απάτης σε 125 χώρες. Η έκθεση έδειξε ότι οι οργανισμοί χάνουν έως και το 5% των εσόδων τους λόγω απάτης κάθε χρόνο, που αντιπροσωπεύει συνολική παγκόσμια απώλεια 4.5 τρισεκατομμυρίων δολαρίων. Μεγάλο μέρος αυτής της απώλειας μπορεί να αποφευχθεί με προσεκτικό και σχολαστικό έλεγχο των τιμολογίων και τη διαδικασία πληρωμής.
Χειροκίνητη αμφίδρομη αντιστοίχιση εγγράφων
Όταν αυτή η διαδικασία αντιστοίχισης εκτελείται με χρήση χαρτιού παλαιού τύπου και χειροκίνητων διαδικασιών, θα μπορούσε να γίνει εντατική, δυσκίνητη και επιρρεπής σε σφάλματα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν οι ομάδες που συμμετέχουν στη ροή προμήθειας προς πληρωμή εργάζονται σε σιλό.
Μια έρευνα του 2020 από την Levvel Research έδειξε ότι Ταχύτητες εισαγωγή δεδομένων και η αναποτελεσματικότητα συνεχίζουν να είναι τα σημεία πόνου στο διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών.
Η μη αυτόματη αντιστοίχιση διπλής κατεύθυνσης μπορεί να οδηγήσει στα ακόλουθα προβλήματα:
- Κακός συντονισμός και συγχρονισμός: Η λογική εξέλιξη των εργασιών είναι PO > Απόδειξη > Τιμολόγιο > Πληρωμή. Όταν δεν υπάρχει συντονισμός μεταξύ των συμμετεχόντων στη διαδικασία, ένα τιμολόγιο μπορεί να παραδοθεί αμέσως μόλις αποσταλεί τα εμπορεύματα, αλλά δεν έχει παραληφθεί ακόμη. Το τιμολόγιο μπορεί να αντιστοιχιστεί με την PO (αντίστοιχη 2 κατευθύνσεων), αλλά αυτό δεν εγγυάται ότι το προϊόν που παραδόθηκε είναι αυτό που παραγγέλθηκε. Γίνεται δύσκολο για έναν άνθρωπο (ή μια ομάδα ανθρώπων) να διαχειριστεί αυτά τα έγγραφα που φτάνουν εκτός σειράς.
- Σφάλματα εισαγωγής δεδομένων και αντιστοίχισης: Οποιαδήποτε μη αυτόματη επαναλαμβανόμενη διαδικασία είναι επιρρεπής σε σφάλματα. Ενδέχεται να υπάρχουν σφάλματα όσον αφορά την εισαγωγή του αναγνωριστικού εγγράφου (π.χ. αριθμό ταχυδρομικής αποστολής), την ποσότητα του προϊόντος, την τιμή του προϊόντος, την ημερομηνία παράδοσης κ.λπ. σε οποιοδήποτε από τα έγγραφα που εμπλέκονται στη διαδικασία Προμήθεια προς πληρωμή. Η διαδικασία «κοιτάξτε και συγκρίνετε» της χειροκίνητης αντιστοίχισης, εκτός από εντατική και επίπονη εργασία, μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρά σφάλματα, όπως χαμένες ημερομηνίες και τιμές, η διόρθωση των οποίων θα επιβράδυνε τις λειτουργίες και θα εκθέσει τον οργανισμό σε κινδύνους απώλειας παραγωγικότητας και θέματα διαχείρισης/σχέσεων πελατών.
- Αρχειακά προβλήματα: η γραφειοκρατία και η κατάθεση γίνονται κουραστικές όταν η αντιστοίχιση πρέπει να γίνει χειροκίνητα και οι χρόνοι ελέγχου μπορεί να είναι πραγματικός εφιάλτης για τον οργανισμό.
- Κακή ορατότητα: Διαφορετικά τμήματα μπορεί να έχουν διαφορετικά συστήματα αρχειοθέτησης, είτε χειροκίνητα είτε ψηφιακά, και η αντιστοίχιση μπορεί να γίνει πρόβλημα όταν τα διαφορετικά έγγραφα είναι σε διαφορετικές μορφές και έχουν διαφορετικό περιεχόμενο. Χωρίς επικοινωνία μεταξύ των συστημάτων και των τμημάτων, υπάρχει μικρή έως καθόλου ορατότητα σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε κακή επικοινωνία και απογοητεύσεις κατά την ολοκλήρωση μιας συμφωνίας.
Αυτοματισμός 2-Way Matching
Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας αμφίδρομης αντιστοίχισης παρέχει σε μια εταιρεία πολλά οφέλη.
Ένα λογισμικό που αυτοματοποιεί τη διαδικασία αντιστοίχισης εκτελεί τις εξής εργασίες:
- Δημιουργία ψηφιακών εγγράφων: Τα φυσικά έγγραφα – PO, τιμολόγια, αποδείξεις εμπορευμάτων και δελτία επιθεώρησης πρέπει να διαβαστούν χρησιμοποιώντας την οπτική αναγνώριση χαρακτήρων και να εισαχθούν σε μια βάση δεδομένων. Το λογισμικό διασφαλίζει ότι τα δομημένα δεδομένα εξάγονται από αυτά τα έγγραφα ως επίπεδα πεδία, στοιχεία γραμμής και πίνακες. Αυτό εξαλείφει τα σφάλματα, την κατανάλωση πόρων και τους αργούς χρόνους περιστροφής που σχετίζονται με τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων.
- Αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση: Τώρα που τα έγγραφα είναι ψηφιακά, μπορούν να συγκριθούν αυτόματα από έναν υπολογιστή. Οι συνθήκες που καθορίζονται στην αντιστοίχιση 2, 3 και 4 κατευθύνσεων επαληθεύονται από το λογισμικό χωρίς την ανάγκη ανθρώπινης παρέμβασης.
- Ροή εργασιών έγκρισης: Το λογισμικό παρέχει επιπλέον έναν τρόπο για την ομάδα λογιστών να ορίσει προσαρμοσμένους κανόνες για το τι συμβαίνει όταν ορισμένες προϋποθέσεις δεν πληρούνται από έγγραφα που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη αγορά. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας όπου τα έγγραφα μεταφέρονται άμεσα στους σχετικούς ενδιαφερόμενους φορείς, εξαλείφοντας τυχόν απώλεια χρόνου.
- DMS (Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων): Το λογισμικό μαζί με τη σχετική βάση δεδομένων λειτουργεί ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, κρατώντας αρχείο για κάθε αγορά. Αυτό καθιστά εύκολη και στιγμιαία την ανάκτηση εγγράφων που σχετίζονται με προηγούμενες αγορές.
Έρευνα από την Έρευνα Levvel δείχνει ότι ταχύτερη έγκριση τιμολογίων και αυξημένη παραγωγικότητα των εργαζομένων είναι τα δύο κορυφαία οφέλη από τη μετάβαση σε τεχνητή νοημοσύνη 2-way και 3-αντιστοίχιση τρόπου διαδικασίες.
Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας αμφίδρομης αντιστοίχισης μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα στις εταιρείες, να εντοπίσει απάτες και να επιτρέψει στο προσωπικό του AP να επικεντρωθεί σε έργα υψηλότερης αξίας. Επιπλέον, η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει έναν οργανισμό να λάβει εκπτώσεις για έγκαιρες πληρωμές και να αποφύγει καθυστερημένες χρεώσεις που σχετίζονται με ελλείψεις προθεσμιών πληρωμής.
Νανοδίκτυα για αυτοματισμό αντιστοίχισης διπλής κατεύθυνσης
Η Nanonets δημιουργεί ένα σύστημα αμφίδρομης αντιστοίχισης με δυνατότητα AI για τους πελάτες μας σε μια διαδικασία τριών επιπέδων.
Το πρώτο βήμα σε οποιαδήποτε διαδικασία αυτοματισμού είναι η εισαγωγή δεδομένων από PO, τιμολόγια, αποδείξεις και αρχεία καταγραφής παράδοσης σε μια κοινή πλατφόρμα ή βάση δεδομένων. Αυτά τα έγγραφα συνήθως διατίθενται σε διαφορετικές μορφές και μορφές, δεδομένου ότι καθένα από αυτά τα έγγραφα εκδίδεται από διαφορετικό τμήμα της εταιρείας και από διαφορετική εταιρεία συνολικά.
Τα παλαιού τύπου OCR απλώς ψηφιοποιούν δεδομένα χωρίς να τα κατηγοριοποιούν, κάτι που είναι απαραίτητο για τις λειτουργίες αντιστοίχισης. Επιπλέον, αυτά τα συστήματα αποτυγχάνουν με πολύπλοκα πρότυπα, τύπους αρχείων και διατάξεις, κάτι που απαιτεί συχνή ανθρώπινη παρέμβαση για τον καθορισμό κανόνων προτύπων για διαφορετικούς τύπους εγγράφων. Αυτά τα συστήματα που βασίζονται σε κανόνες δεν κλιμακώνονται καλά, καθώς οι επιχειρήσεις συνεχίζουν να προσθέτουν/παρασύρουν προμηθευτές και να γράφουν νέους κανόνες κάθε φορά είναι μια αναποτελεσματική διαδικασία.
Αυτό είναι όπου λογισμικό με δυνατότητα AI, όπως το Nanonets, νικάει τα παλαιού τύπου συστήματα.
Nanonets Αυτοματισμός AP λογισμικό μπορεί να κάνει τις διαδικασίες αντιστοίχισης τιμολογίων χωρίς προβλήματα, γρήγορες και ακριβείς. Το Nanonets AI-OCR διαβάζει μη ορατά, ημι-δομημένα έγγραφα που δεν ακολουθούν ένα τυπικό πρότυπο και επικυρώνει τα δεδομένα που συλλέγονται από το έγγραφο. Το λογισμικό μπορεί να συλλάβει δεδομένα από μια ποικιλία εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των εντολών αγοράς, των τιμολογίων, των σημειώσεων παράδοσης, των αρχείων καταγραφής παράδοσης και άλλων παρόμοιων εγγράφων που χρησιμοποιούνται συνήθως στη διαδικασία αγοράς προς πληρωμή.
Τα Nanonets επιτρέπουν την εισαγωγή δεδομένων από την πλατφόρμα του χρήστη και την απευθείας εξαγωγή των δεδομένων που έχουν συλλεχθεί σε μια ροή εργασιών από προμήθεια προς πληρωμή, χωρίς να διακόπτεται το σύστημα. Τα Nanonets έχουν συνδέσεις γλώσσας σε Shell, Ruby, Golang, Java, C# και Python. Ο κινητήρας AI μαθαίνει και βελτιώνεται με τη χρήση. Με μια διαισθητική διεπαφή ιστού, εξαλείφει τις δυσκίνητες μη αυτόματες διαδικασίες και αυτοματοποιεί τιμολόγια, αποδείξεις και ελέγχους και εγκρίσεις εγγράφων. Επιπλέον, λειτουργεί ως λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και καθιστά εύκολη την ανάκτηση εγγράφων που σχετίζονται με προηγούμενες αγορές. Οι πελάτες μας είναι γνωστό ότι μειώνουν τον χρόνο επεξεργασίας έως και 90% και εξοικονομούν κόστος έως και 50%.
Τα Nanonets διαθέτουν επίσης ενσωματωμένους αλγόριθμους τελευταίας τεχνολογίας και μια ισχυρή υποδομή για εγκρίσεις πολλαπλών βημάτων. Το λογισμικό επεξεργασίας τιμολογίων Nanonets μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα, όπως η βάση δεδομένων Mysql, το QuickBooks ή το Salesforce και είναι αγνωστικό πλατφόρμας. Είναι ακριβές και επεκτάσιμο, εξοικονομεί χρόνο και χρήμα για την ομάδα Πληρωμή λογαριασμών σας και ενισχύει την παραγωγικότητα.
Επίδειξη για αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση 2 κατευθύνσεων
Ρίξτε μια ματιά στο παρακάτω βίντεο που δείχνει μια απλοποιημένη επίδειξη των Nanonets που εκτελούν αυτοματοποιημένη αμφίδρομη αντιστοίχιση. Σε αυτό το demo:
- Οι PO και τα τιμολόγια σε μορφή PDF εισάγονται αυτόματα από το Nanonets από όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός Λογαριασμού Google.
- Στη συνέχεια, τα Nanonets εκτελούν αντιστοίχιση διπλής κατεύθυνσης μαζί με πρόσθετη επικύρωση βάσει προσαρμοσμένων κανόνων.
- Τέλος, τα δεδομένα εξάγονται στο NetSuite Cloud Accounting Software.
Ας κατανοήσουμε επίσης την αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων και την αντιστοίχιση 4 κατευθύνσεων τώρα.
Τι είναι η 3-way Matching;
Η τριπλή αντιστοίχιση είναι η διαδικασία σύγκρισης των λεπτομερειών στο εντολή αγοράς, τιμολόγιο και απόδειξη εμπορευμάτων για να διασφαλιστεί ότι όλα τα δεδομένα σε όλα αυτά τα έγγραφα είναι σωστά. Αυτό εκτελείται πριν από την έναρξη της πληρωμής.
ουσιαστικά, Η αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων προσθέτει μια ακόμη συνθήκη στη διαδικασία αντιστοίχισης διπλής κατεύθυνσης. Δηλαδή, θα πρέπει να πληρούνται αυτές οι προϋποθέσεις:
- Η ποσότητα του τιμολογίου είναι μικρότερη ή ίση με το ποσό που παραγγέλθηκε στην ΟΠ
- Η τιμή τιμολογίου είναι μικρότερη ή ίση με την τιμή που αναφέρεται στην ΟΠ.
- Η ποσότητα παραλαβής εμπορευμάτων είναι μικρότερη ή ίση με την ποσότητα του τιμολογίου.
Σκεφτείτε την παραπάνω περίπτωση. Οι καρέκλες παραδίδονται στο ABC από την XYZ, μαζί με μια έκθεση παράδοσης αγαθών ή μια απόδειξη εμπορευμάτων.
- Το PO από το ABC είναι για 10 καρέκλες με τιμή 200 $/καρέκλα, σε σύνολο 2000 $.
- Το τιμολόγιο από την XYZ αναφέρει επίσης 10 καρέκλες @ 200 $ η καθεμία (σύνολο 2000 $),
- Η απόδειξη των εμπορευμάτων, ωστόσο, δείχνει 8 καρέκλες στα 250 $ η καθεμία. Το ποσό είναι το ίδιο – 2000 $, αλλά οι λεπτομέρειες είναι διαφορετικές και λιγότερες καρέκλες από τις παραγγελίες παραδίδονται στην ίδια τιμή.
Το άτομο που παρέλαβε το προϊόν και την απόδειξη των εμπορευμάτων μπορεί να μην γνωρίζει πόσες καρέκλες παραγγέλθηκαν και για πόσο. Μπορούν να υπογράψουν την απόδειξη των εμπορευμάτων. Ένας λιγότερο επιμελής AP μπορεί να πληρώσει το τιμολόγιο για μια υπό παράδοση αποστολή. Εάν το AP ταιριάζει με το τιμολόγιο και το PO με την απόδειξη παράδοσης, θα αντιληφθούν την ασυμφωνία και θα ταξινομήσουν το ζήτημα πριν από την πληρωμή.
Μια πιο ενδελεχής διαδικασία αντιστοίχισης τριών κατευθύνσεων θα μπορούσε επίσης να περιλαμβάνει τα ακόλουθα προαιρετικά σημεία ελέγχου:
- Η ορθότητα και πληρότητα της Δ.Π. Η ΟΠ χάνει πληροφορίες όπως τιμή, ποσότητα ή στοιχεία επικοινωνίας με τον προμηθευτή;
- Ο αριθμός των ειδών που αναφέρονται στην απόδειξη εμπορευμάτων είναι ίδιος με αυτόν που αναφέρεται στην ΟΠ;
- Οι όροι πληρωμής που αναφέρονται στο τιμολόγιο είναι ίδιοι με αυτούς που αναφέρονται στην απόδειξη; Για παράδειγμα, υπάρχει πίστωση; Εκπτωση? Αναβολή;
Δείτε τα Nanonets σε δράση να κάνουν αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων στο παρακάτω βίντεο. Τα τιμολόγια συγκρίνονται με τις παραγγελίες αγοράς και τις εντολές παράδοσης και επισημαίνεται τυχόν αναντιστοιχία δεδομένων μεταξύ αυτών των εγγράφων.
Τι είναι η 4-Way Matching;
Η αντιστοίχιση τεσσάρων κατευθύνσεων περιλαμβάνει την αντιστοίχιση των τιμολόγια, εντολές αγοράς, αποδείξεις εμπορευμάτων και δελτία ελέγχου. Τα δελτία επιθεώρησης είναι έγγραφα που καταγράφουν ότι η παράδοση έγινε αποδεκτή μετά από επιθεώρηση.
Ουσιαστικά, 4-Η αντιστοίχιση τρόπων προσθέτει μια ακόμη συνθήκη στη διαδικασία αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων. Δηλαδή, θα πρέπει να πληρούνται αυτές οι προϋποθέσεις:
- Η ποσότητα του τιμολογίου είναι μικρότερη ή ίση με το ποσό που παραγγέλθηκε στην ΟΠ
- Η τιμή τιμολογίου είναι μικρότερη ή ίση με την τιμή που αναφέρεται στην ΟΠ.
- Η ποσότητα παραλαβής εμπορευμάτων είναι μικρότερη ή ίση με την ποσότητα του τιμολογίου.
- Η ποσότητα του δελτίου ελέγχου είναι μικρότερη ή ίση με την ποσότητα τιμολογίου.
Σε μια τριπλή αντιστοίχιση, θεωρείται ότι η ποσότητα των εμπορευμάτων που αναφέρεται στην απόδειξη είναι ίδια με τον αριθμό των ειδών που παραδόθηκαν. Για παράδειγμα, στο παραπάνω συγκεκριμένο παράδειγμα, η απόδειξη αναφέρει 8 καρέκλες και υποτίθεται ότι παραδόθηκαν μόνο 8 καρέκλες. Αυτό μπορεί να μην ισχύει. Μπορεί να έχουν παραδοθεί 10 καρέκλες, αλλά η απόδειξη μπορεί να δείχνει μόνο 8 καρέκλες. Χωρίς επιθεώρηση των παραδοθέντων προϊόντων, μια τριπλή αντιστοίχιση θα είχε ως αποτέλεσμα το ABC να ζητήσει από την XYZ να παραδώσει δύο ακόμη προϊόντα και να επαναδιαπραγματευτεί την τιμή κ.ο.κ. XYZ, μπορεί να παρέδωσε 10 είδη, και να έκανε λάθος μόνο στην απόδειξη. Το όλο θέμα γίνεται εφιάλτης σχέσης πελάτη-πωλητή.
Ένας επιμελής AP θα εκτελούσε μια αντιστοίχιση τεσσάρων κατευθύνσεων και θα εξασφάλιζε ότι όλη η ποιότητα, η ποσότητα και η τιμολόγηση των αγαθών/υπηρεσιών που παραδόθηκαν ταιριάζουν με εκείνες στην ΟΠ, στο Τιμολόγιο και στην απόδειξη παράδοσης και μόνο τότε θα ξεκινούσε την πληρωμή του τιμολογίου.
Εάν ενδιαφέρεστε για μια προσαρμοσμένη επίδειξη αυτοματοποιημένης αντιστοίχισης 2, 3 ή 4 κατευθύνσεων με βάση τη δική σας περίπτωση χρήσης, μπορείτε να προγραμματίσετε μια κλήση μαζί μας χρησιμοποιώντας τον παρακάτω σύνδεσμο.
Εάν ενδιαφέρεστε για μια προσαρμοσμένη επίδειξη αυτοματοποιημένης αντιστοίχισης 2, 3 ή 4 κατευθύνσεων με βάση τη δική σας περίπτωση χρήσης, μπορείτε να προγραμματίσετε μια κλήση μαζί μας χρησιμοποιώντας τον παρακάτω σύνδεσμο.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
- πηγή: https://nanonets.com/blog/2-way-matching/
- 10
- 2020
- a
- ABC
- πάνω από
- Λογαριασμός
- Λογιστήριο
- Λογαριασμοί
- πληρωτέοι λογαριασμοί
- ακρίβεια
- ακριβής
- απέναντι
- Ενέργειες
- πράξεις
- προστιθέμενη
- Επιπλέον
- Προσθέτει
- Μετά το
- Συμφωνία
- AI
- Κινητήρας AI
- αλγόριθμοι
- Όλα
- alone
- ποσό
- και
- κατάλληλος
- έγκριση
- συσχετισμένη
- Σχέση
- υποτίθεται
- έλεγχος
- αυτοματοποίηση
- Αυτοματοποιημένη
- αυτοκίνητα
- αυτομάτως
- αυτοματοποίηση
- Αυτοματοποίηση
- Κακός
- βασίζονται
- γίνονται
- γίνεται
- πριν
- είναι
- παρακάτω
- οφέλη
- μεταξύ
- βιβλίο
- ενσωματωμένο
- επιχείρηση
- επιχειρήσεις
- Εξαγορά
- κλήση
- που ονομάζεται
- δεν μπορώ
- πιάνω
- προσεκτικός
- περίπτωση
- πάλη
- κατηγοριοποιώντας
- ορισμένες
- Πιστοποίηση
- Καρέκλα
- πρόκληση
- χαρακτήρας
- αναγνώριση χαρακτήρων
- έλεγχος
- πελάτες
- Backup
- Ελάτε
- Κοινός
- συνήθως
- Επικοινωνία
- Εταιρείες
- εταίρα
- συγκρίνουν
- σύγκριση
- συγκρίνοντας
- ολοκληρώνοντας
- συγκρότημα
- υπολογιστή
- κατάσταση
- Συνθήκες
- θεωρώντας
- κατανάλωση
- επικοινωνήστε μαζί μας
- Περιέχει
- περιεχόμενο
- ΣΥΝΕΧΕΙΑ
- Βολικός
- συντονισμός
- Κόστος
- Δικαστικά έξοδα
- θα μπορούσε να
- χώρες
- δημιουργός
- μονάδες
- έθιμο
- πελάτης
- ημερομηνία
- εισαγωγή δεδομένων
- βάση δεδομένων
- Ημερομηνία
- Ημερομηνίες
- Ημ.
- συμφωνία
- μοιρασιά
- παραδώσει
- παραδίδεται
- παράδοση
- διανομή
- Τμήμα
- τμήματα
- Σε συνάρτηση
- περιγραφή
- καθέκαστα
- διαφορετικές
- δύσκολος
- ψηφιακό
- ψηφιοποιώ
- κατευθείαν
- Έκπτωση
- εκπτώσεις
- διαφορά
- έγγραφο
- διαχείρηση αρχείων
- έγγραφα
- κάτω
- κάθε
- αποτελέσματα
- εξαλείφει
- εξάλειψη
- ενσωματωμένο
- Υπάλληλος
- ενεργοποιήσετε
- δίνει τη δυνατότητα
- Κινητήρας
- εξασφαλίζω
- εξασφαλίζει
- εισήχθη
- καταχώριση
- Ισοδύναμος
- λάθη
- ουσιώδης
- κ.λπ.
- Αιθέρας (ΕΤΗ)
- παράδειγμα
- εκτελεστικός
- στελέχη
- έμπειρος
- εξαγωγή
- επιπλέον
- ΑΠΟΤΥΓΧΑΝΩ
- FAST
- Χαρακτηριστικά
- Τελη Εγγραφης
- Πεδία
- Αρχεία
- Κατάθεση
- τελικός
- οριστικοποιήθηκε
- Εύρεση
- Όνομα
- σημαία
- ίσια
- ροή
- Συγκέντρωση
- ακολουθήστε
- Εξής
- μορφή
- μορφές
- απάτη
- Δωρεάν
- συχνάζω
- από
- Επί πλέον
- παράγεται
- Παγκόσμιο
- εμπορεύματα
- βάση
- Group
- εγγύηση
- συμβαίνει
- βοήθεια
- ιεραρχία
- Πως
- Πώς να
- Ωστόσο
- HTTPS
- ανθρώπινος
- προσδιορίζονται
- προσδιορίσει
- σπουδαιότητα
- εισαγωγή
- in
- περιλαμβάνουν
- Συμπεριλαμβανομένου
- υποδεικνύω
- ανεπαρκής
- πληροφορίες
- Υποδομή
- κινήσει
- ενσωματωθεί
- ενδιαφερόμενος
- περιβάλλον λειτουργίας
- παρέμβαση
- διαισθητική
- επεξεργασία τιμολογίων
- συμμετέχουν
- ζήτημα
- Εκδόθηκε
- θέματα
- IT
- αντικειμένων
- Java
- Διατήρηση
- τήρηση
- Ξέρω
- γνωστός
- εργασία
- Εργασίας
- Γλώσσα
- Αργά
- οδηγήσει
- ΜΑΘΑΊΝΩ
- Κληροδότημα
- γραμμή
- LINK
- Λίστες
- λίγο
- ματιά
- χάνουν
- off
- που
- κάνω
- ΚΑΝΕΙ
- διαχείριση
- διαχείριση
- διαχειριστικός
- Ταχύτητες
- χειροκίνητα
- πολοί
- Μάρκετινγκ
- Ταίριασμα
- ταιριάζουν
- που αναφέρθηκαν
- αναφέρει
- απλώς
- Λείπει
- λάθος
- Τρόπος
- χρήματα
- Μηνας
- περισσότερο
- πλέον
- μετακινήσετε
- πολλαπλούς
- MySQL
- και συγκεκριμένα
- απαραίτητος
- Ανάγκη
- Νέα
- Notes
- αριθμός
- αριθμοί
- πολυάριθμες
- πολυάριθμα οφέλη
- επαγγελματικός
- προσφέρονται
- Office
- ONE
- λειτουργίες
- οπτική αναγνώριση χαρακτήρων
- τάξη
- παραγγελιών
- επιχειρήσεις
- οργανώσεις
- πρωτότυπο
- αρχικά
- ΑΛΛΑ
- δική
- καταβλήθηκε
- Πόνος
- Χαρτί
- γραφειοκρατία
- συμμετέχοντες
- Ειδικότερα
- ιδιαίτερα
- Το παρελθόν
- Πληρωμή
- πληρωμή
- πληρωμές
- εκτελέσει
- εκτέλεση
- εκτελεί
- person
- φυσικός
- πλατφόρμες
- Πλάτων
- Πληροφορία δεδομένων Plato
- Πλάτωνα δεδομένα
- PO
- po ταίριασμα
- Σημείο
- σημεία
- Πολιτικές
- πολιτική
- PoS
- πρακτική
- τιμή
- Τιμές
- τιμολόγηση
- Πρόβλημα
- προβλήματα
- διαδικασια μας
- Διεργασίες
- μεταποίηση
- Προϊόν
- παραγωγικότητα
- Προϊόντα
- εξέλιξη
- έργα
- παρέχουν
- παρέχεται
- παρέχει
- αγορά
- εντολή αγοράς
- αντιστοίχιση παραγγελίας αγοράς
- αγοράσει
- αγοραστής
- ψώνια
- Python
- ποιότητα
- ποσότητα
- Γρήγορα βιβλία
- Τιμή
- Διάβασε
- ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ
- έλαβε
- αναγνώριση
- ρεκόρ
- διορθώθηκε
- μείωση
- σχετίζεται με
- σχέση
- αναφέρουν
- αντιπροσωπεύει
- ζητήσει
- Απαιτεί
- πόρος
- αποτέλεσμα
- Αποτελέσματα
- έσοδα
- επανεξέταση
- Κριτικές
- κινδύνους
- κανόνες
- salesforce
- ίδιο
- Αποθήκευση
- επεκτάσιμη
- Κλίμακα
- πρόγραμμα
- αδιάλειπτη
- σοβαρός
- εξυπηρετεί
- υπηρεσία
- Υπηρεσίες
- σειρά
- Σέτς
- κέλυφος
- αποστέλλονται
- θα πρέπει να
- δείχνουν
- Δείχνει
- υπογράψουν
- απλοποιημένη
- Μέγεθος
- επιβραδύνουν
- So
- λογισμικό
- μερικοί
- συγκεκριμένες
- καθορίζεται
- Προσωπικό
- ενδιαφερόμενα μέρη
- πρότυπο
- Βήμα
- ισχυρός
- δομημένος
- τέτοιος
- Στήριξη
- Έρευνες
- διακόπτης
- σύστημα
- συστήματα
- εργασίες
- ομάδες
- πρότυπο
- πρότυπα
- όροι
- Η
- πράγμα
- τρία
- ώρα
- φορές
- προς την
- κορυφή
- Σύνολο
- Τρισεκατομμύριο
- αληθής
- ΣΤΡΟΦΗ
- τύποι
- τυπικός
- υπό
- καταλαβαίνω
- κατανόηση
- κατανοητή
- us
- χρήση
- περίπτωση χρήσης
- Χρήστες
- συνήθως
- επικύρωση
- Αξίες
- ποικιλία
- πάροχος υπηρεσιών
- πωλητές
- Επαλήθευση
- επαληθεύεται
- επαληθεύει
- Βίντεο
- Vimeo
- ορατότητα
- παραιτήθηκε
- ιστός
- Τι
- Τι είναι
- αν
- Ποιό
- Ο ΟΠΟΊΟΣ
- θα
- χωρίς
- Εργασία
- θα
- γραφή
- έτος
- Σας
- zephyrnet