Πώς να διαχειριστείτε τους εσωτερικούς ελέγχους για τους πληρωτέους λογαριασμούς

Όλες οι επιχειρήσεις πρέπει να διαχειρίζονται με έμπειρο τρόπο τις πληρωμές που οφείλουν σε άλλα άτομα ή οντότητες. Αυτή η λειτουργία, που αναφέρεται ως πληρωτέοι λογαριασμοί, είναι κρίσιμης σημασίας για τις επιχειρηματικές λειτουργίες, την οικονομική διαχείριση και τη μακροπρόθεσμη οικοδόμηση σχέσεων σε κάθε κλάδο. 

Οι ομάδες πληρωτέων λογαριασμών πρέπει να βρουν την ισορροπία μεταξύ ταχύτητας και ακρίβειας για να λάβουν τις σωστές πληρωμές στους σωστούς συνεργάτες στην ώρα. Η πιθανότητα σφαλμάτων σχετικά με τις πληρωμές απαιτεί την εφαρμογή πολλών ελέγχων πληρωτέων λογαριασμών σε όλο το διάστημα διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών. 

Οι εσωτερικοί έλεγχοι πληρωτέων λογαριασμών έχουν αναπτυχθεί προσεκτικά, εφαρμόζονται ευρέως και βελτιώνονται συνεχώς για να προστατεύουν τις επιχειρήσεις από κινδύνους πληρωμής ανεξάρτητα από το πού προέρχονται από τη διαδικασία AP. Θα εξετάσουμε τους διαφορετικούς τύπους στοιχείων ελέγχου AP, τις βέλτιστες πρακτικές εσωτερικών ελέγχων πληρωτέων λογαριασμών και τον τρόπο διαχείρισης των στοιχείων ελέγχου AP στο σημερινό ψηφιακό τοπίο.

Κατανόηση των εσωτερικών ελέγχων πληρωτέων λογαριασμών

Όσον αφορά την εκταμίευση κεφαλαίων – είτε πρόκειται για έναν πελάτη που κάνει μια επιστροφή, έναν πωλητή που στέλνει πρώτες ύλες ή μια κρατική οντότητα που εισπράττει φόρους ή τέλη – είναι σημαντικό να μην παρεμποδίζονται τα σφάλματα επεξεργασίας. Η επιχείρηση στην οποία οφείλονται χρήματα θα στείλει ένα τιμολόγιο, αυτό το τιμολόγιο θα υποβληθεί σε επεξεργασία από την ομάδα AP και, στη συνέχεια, η ομάδα AP θα στείλει χρήματα στον κάτοχο του τιμολογίου. Μόλις εκκαθαριστούν τα κεφάλαια, η διαδικασία θα ολοκληρωθεί και οι εργασίες μπορούν να συνεχιστούν ως συνήθως. 

Εσωτερικοί έλεγχοι για πληρωτέους λογαριασμούς είναι ένα σύνολο προτύπων και απαιτήσεων που κάνουν τις διαδικασίες AP πιο αποτελεσματικές, μειώνουν τους επιχειρηματικούς κινδύνους που σχετίζονται με τη λειτουργία και βελτιστοποιούν τη μακροπρόθεσμη διαχείριση μετρητών. Με λίγα λόγια, ένα αποτελεσματική και αποτελεσματική ομάδα AP θα επηρεάσει θετικά κάθε κατάντη επιχειρηματική λειτουργία. 

Κίνδυνοι πληρωτέων λογαριασμών

Πληρωτέοι λογαριασμοί οι κίνδυνοι υπερβαίνουν κατά πολύ τις καθυστερήσεις πληρωμών και τις κατεστραμμένες επιχειρηματικές σχέσεις. Εάν είναι αρκετά σοβαρή, η βιωσιμότητα της επιχείρησης μπορεί να τεθεί υπό αμφισβήτηση λόγω ζητημάτων πληρωτέων λογαριασμών. Μερικοί από τους μεγαλύτερους κινδύνους σε αυτήν την επιχειρηματική λειτουργία είναι:

• Προστασία Από
• Καθυστερημένες ή ελλιπείς πληρωμές
• Μη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις ελέγχου
• Λανθασμένη διαχείριση τιμολογίων
• Υπερπληρωμές

Η Επιχειρηματική Λειτουργία των Ελέγχων πληρωτέων λογαριασμών

Όταν εφαρμοστούν σωστά, οι εσωτερικοί έλεγχοι πληρωτέων λογαριασμών κατανέμουν τους ρόλους και τις ευθύνες σε όλη τη διαδικασία, διασφαλίζουν την ακρίβεια τιμολογίων και πληρωμών, μετριάζουν τον κίνδυνο πολλαπλών πληρωμών, διατηρούν μια διαδρομή χαρτιού που μπορεί να ελεγχθεί και μειώνουν το ανθρώπινο λάθος από την αρχή μέχρι το τέλος. 

Με τα σωστά στοιχεία ελέγχου AP, οι ηγέτες επιχειρήσεων, οι πελάτες και άλλοι προμηθευτές μπορούν να κοιμούνται ήσυχοι γνωρίζοντας ότι ο κίνδυνος απάτης είναι μικρός, η μεταφορά κεφαλαίων θα είναι γρήγορη και ακριβής και η οικονομική διαχείριση του οργανισμού σας είναι αξιόπιστη. Υπάρχουν πολλές βέλτιστες πρακτικές εσωτερικών ελέγχων πληρωτέων λογαριασμών που κάθε επιχείρηση πρέπει να δίνει προτεραιότητα. ας μπούμε σε αυτά.

Τύποι εσωτερικών ελέγχων για πληρωτέους λογαριασμούς

Οι εσωτερικοί έλεγχοι πληρωτέων λογαριασμών χωρίζονται σε τρεις κύριες υποκατηγορίες: έλεγχοι υποχρέωσης πληρωμής, έλεγχοι εισαγωγής δεδομένων και έλεγχοι εισαγωγής πληρωμών. Κάθε κατηγορία ευθυγραμμίζεται με τα κύρια βήματα της διαδικασίας πληρωμής: επικύρωση εισερχόμενων τιμολογίων, διασφάλιση της σωστής εσωτερικής καταγραφής των δεδομένων και εκταμίευση του σωστού ποσού χρημάτων στον παραλήπτη της πληρωμής. 

Υποχρέωση ελέγχου πληρωμής

Ο πρώτος τύπος εσωτερικού ελέγχου για τους πληρωτέους λογαριασμούς επικεντρώνεται στην υποχρέωση πληρωμής μιας επιχείρησης. Όταν τα εισερχόμενα τιμολόγια αποστέλλονται σε μια επιχείρηση, η επιχείρηση πρέπει επικυρώστε κάθε τιμολόγιο. Θα πρέπει να ευθυγραμμίζονται με τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που λαμβάνονται και δεν πρέπει να είναι διπλότυπα τιμολογίων που έχουν ήδη υποβληθεί σε επεξεργασία. Σε αυτό το μέρος της διαδικασίας, η ομάδα του AP σας πρέπει να κάνει τη δέουσα επιμέλειά της χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες μεθόδους:

1. Έγκριση Τιμολογίου

Ανάλογα με τη δομή του οργανισμού σας, ο ακριβής ρόλος που είναι υπεύθυνος εγκρίσεις τιμολογίων μπορεί να διαφέρει, αλλά γενικά, υπάρχει ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα ατόμων που ελέγχει τα εισερχόμενα τιμολόγια, επαληθεύει ότι το οφειλόμενο ποσό είναι σωστό και εγκρίνει την πληρωμή για αυτό το τιμολόγιο. 

Αυτό μπορεί να είναι πιο δύσκολο από ό,τι φαντάζεστε. Ο υπεύθυνος έγκρισης πρέπει να γνωρίζει πόσο από ένα προϊόν αγοράζεται, ποια είναι η συμφωνημένη τιμή πώλησης και εάν το προϊόν έχει παραληφθεί. Με το τιμολόγιο, την αρχική παραγγελία αγοράς και τις αποδείξεις αποστολής, μπορούν να διασταυρώσουν τις πληροφορίες για να διασφαλίσουν την ακρίβειά τους.

2. Έγκριση Εντολής Αγοράς

Όταν μια επιχείρηση αποφασίζει να πραγματοποιήσει μια αγορά, η ομάδα προμηθειών θα πρέπει να εκδώσει και να εγκρίνει το εντολή αγοράς. Μόλις εγκριθεί η εντολή αγοράς, δίνεται ένας αριθμός παραγγελίας και κοινοποιείται στον πωλητή. Αυτό δίνει στον υπεύθυνο έγκρισης τιμολογίου έναν απλό έλεγχο πριν από την έγκριση της πληρωμής κάθε τιμολογίου. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μειώσετε τις υπερβολικές δαπάνες και να διαχειριστείτε τις προβλέψεις δαπανών. 

3. Ταίριασμα τριών κατευθύνσεων

Η διαδικασία σύγκρισης τιμολογίων με παραγγελίες αγοράς και λήψης πληροφοριών ονομάζεται τριπλή αντιστοίχιση. Αυτό διασφαλίζει ότι παραλήφθηκαν τα αντικείμενα για τα οποία πληρώθηκαν. Η αντιστοίχιση πρέπει να γίνεται πριν από την εξουσιοδότηση της πληρωμής. 

4. Διπλότυπος έλεγχος τιμολογίου ή πληρωμής

Το τελευταίο είναι να επαληθεύσετε ότι η πληρωμή δεν έχει ήδη σταλεί σε έναν προμηθευτή για τα στοιχεία γραμμής στο τιμολόγιο. Κάποτε ήταν χειροκίνητο, αλλά τώρα, οι περισσότερες επιχειρήσεις βασίζονται σε ένα εργαλείο λογισμικού όπως το Nanonets για να χτενίσουν το σύστημά τους, να αναζητήσουν τον αντίστοιχο αριθμό τιμολογίου και τον αριθμό παραγγελίας και να επισημάνουν τυχόν διπλότυπες πληρωμές.  

Έλεγχοι εισαγωγής δεδομένων

Στοιχεία ελέγχου εισαγωγής δεδομένων — ειδικά με τις ψηφιακές λύσεις που χρησιμοποιούνται στα περισσότερα λογιστική και FP&A λειτουργίες – αποτελούν βασικούς εσωτερικούς ελέγχους για τις ομάδες πληρωτέων λογαριασμών σήμερα. Αφού καθορίσετε την υποχρέωσή σας να πληρώσετε, υπάρχουν έλεγχοι εισαγωγής δεδομένων για τη λήψη των σωστών δεδομένων στο λογισμικό των πληρωτέων λογαριασμών σας. Είτε χρησιμοποιείτε ένα ERP, μια πλατφόρμα αυτοματισμού ή έναν συνδυασμό εργαλείων, πρέπει να δοθεί προτεραιότητα στην ακριβή εισαγωγή δεδομένων. Υπάρχουν δύο τρόποι για να πλοηγηθείτε σε αυτούς τους εσωτερικούς ελέγχους για πληρωτέους λογαριασμούς:

1. Καταγραφή τιμολογίου πριν από την έγκριση

Με αυτήν την προσέγγιση, ένα τιμολόγιο και η αντίστοιχη χρέωσή του καταγράφονται αμέσως μόλις η ομάδα AP το λάβει από τον αποστολέα. Στη συνέχεια αποστέλλεται μέσω της διαδικασίας έγκρισης, με αποτέλεσμα συχνά ταχύτερη επεξεργασία και εκταμίευση κεφαλαίων.

2. Καταγραφή τιμολογίου μετά την έγκριση

Εάν ανησυχείτε για διπλές πληρωμές, επιλέξτε να καταγράψετε το τιμολόγιο στο σύστημά σας αφού ολοκληρωθεί εγκεκριμένο από την αρμόδια αρχή εσωτερικά. Εάν κάνετε λάθος από την πλευρά της προσοχής, αυτή είναι η προτεινόμενη προσέγγιση. 

3. Έλεγχοι εισόδου πληρωμών

Ο τελευταίος σημαντικός τύπος εσωτερικού ελέγχου για τις διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών είναι όλοι οι έλεγχοι εισόδου πληρωμών. Αυτές επικεντρώνονται στην αποστολή των πληρωμών που σχετίζονται με τιμολόγια που έχουν εγκριθεί και ανέβει στο σύστημά σας. Οι έλεγχοι πληρωτέων λογαριασμών σε αυτήν την κατηγορία είναι:

4. Διαχωρισμός καθηκόντων

Μην αναθέτετε στο ίδιο άτομο την προετοιμασία και την υπογραφή επιταγών. κρατήστε τα ξεχωριστά για να δημιουργήσετε ένα πρόσθετο επίπεδο ασφάλειας. Αυτό διασφαλίζει επίσης ότι ένα δεύτερο άτομο ελέγχει τα πάντα πριν πραγματοποιηθεί μια πληρωμή. Αυτό μπορεί να φαίνεται απλό, αλλά παίζει σημαντικό ρόλο στους εσωτερικούς ελέγχους των συνολικών πληρωτέων λογαριασμών. 

5. Χειροκίνητη υπογραφή ελέγχου

Μείνετε μακριά από σφραγίδες υπογραφών και επιβάλετε την παλιομοδίτικη μη αυτόματη υπογραφή επιταγών για όλες τις πληρωμές προμηθευτών. Τα γραμματόσημα θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν από μη εξουσιοδοτημένα άτομα, να αυξήσουν τον κίνδυνο απάτης και να προκαλέσουν τυχαίες διπλές πληρωμές.

6. Ασφαλής έλεγχος αποθήκευσης

Αποθηκεύστε τις επιταγές σε έναν κλειδωμένο χώρο αποθήκευσης που είναι ξεχωριστός από τυχόν σφραγίδες υπογραφής που χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας.

7. Παρακολούθηση αριθμών ελέγχου

Παρακολουθώντας στενά όλους τους ελέγχους που έχουν αποσταλεί χρησιμοποιώντας μια εκτέλεση ελέγχου, οι ομάδες AP μπορούν να εντοπίσουν εάν λείπουν τυχόν έλεγχοι και να επισημάνουν το πρόβλημα μέσω των κατάλληλων καναλιών.

8. Διπλή υπογραφή

Οι έλεγχοι πληρωτέων λογαριασμών δεν θα ήταν ολοκληρωμένοι χωρίς μια πολιτική διπλής υπογραφής για πληρωμές πάνω από ένα συγκεκριμένο ποσό. Ένας διευθυντής ή ένα ανώτερο στέλεχος μπορεί να χρησιμεύσει ως αποτελεσματικές διασφαλίσεις όταν υπάρχουν πολλά χρήματα στη γραμμή.

Βέλτιστες πρακτικές εσωτερικού ελέγχου πληρωτέων λογαριασμών

Όλες οι κατηγορίες στοιχείων ελέγχου AP συνοδεύονται από συστάσεις βέλτιστων πρακτικών. Είναι σημαντικό να παραμένετε ενημερωμένοι σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές εσωτερικού ελέγχου των τρεχόντων πληρωτέων λογαριασμών, ειδικά καθώς οι νέες τεχνολογίες αλλάζουν τη διαδικασία AP εσωτερικά και εξωτερικά. 

Βέλτιστες πρακτικές: Υποχρέωση ελέγχου πληρωμών

Για να έχετε τη μέγιστη προστασία από την υποχρέωση πληρωμής ελέγχων, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε μια συνεκτική λύση αποθήκευσης εγγράφων. Εάν η επιχείρησή σας δέχεται χάρτινα τιμολόγια, τα διατηρεί όλα σε διαφορετικά μέρη και δεν έχει μια τυπική διαδικασία για το πού πηγαίνουν, τα πράγματα θα χαθούν.

Αντίθετα, επενδύστε σε Λογισμικό AP όπως τα Nanonets, που μπορούν να διατηρήσουν ένα ψηφιακό αντίγραφο κάθε τιμολογίου, να παρακολουθήσουν τη ροή έγκρισης και να αντιστοιχίσουν δεδομένα τιμολογίων με άλλα συστήματα εντός του οργανισμού σας. Οι λύσεις λογισμικού μπορούν επίσης να επισημαίνουν διπλότυπα ή να ειδοποιούν άτομα όταν έχει ήδη σταλεί μια πληρωμή. Ακόμη και με ένα ψηφιακό εργαλείο, φροντίστε να αποφύγετε τη σύγκρουση συμφερόντων και να εμπλέκονται πολλά άτομα στις διαδικασίες έγκρισης και πληρωμής για να βοηθήσετε στον διαχωρισμό ρόλων και ευθυνών. 

Βέλτιστες πρακτικές: Έλεγχοι εισαγωγής δεδομένων

Η εισαγωγή δεδομένων είναι ένας τεράστιος υποψήφιος για ανθρώπινο λάθος. Αντί να βασίζεστε σε ένα από τα μέλη του προσωπικού του AP για την εισαγωγή των πληροφοριών από κάθε τιμολόγιο ή παραγγελία αγοράς με το χέρι, σαρώστε τα έγγραφα σε ένα εργαλείο ανάγνωσης εγγράφων που μπορεί να εξάγει αυτόματα τις πληροφορίες και να τις διανέμει μέσω των επιχειρηματικών συστημάτων που χρησιμοποιείτε. Το Flow by Nanonets είναι προσαρμοσμένο σε εξάλειψη της μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων και επικοινωνεί απρόσκοπτα με όλους κορυφαία ERP, CRM και άλλα επιχειρηματικά εργαλεία. 

Βέλτιστες πρακτικές: Έλεγχοι καταχώρισης πληρωμών

Σε ευθυγράμμιση με τους ίδιους τους ελέγχους εισόδου πληρωμών, φροντίστε να διατηρήσετε κάποιο διαχωρισμό καθηκόντων στη διαδικασία. Δεν θέλετε το ίδιο άτομο που ενέκρινε το τιμολόγιο να είναι το άτομο που γράφει και υπογράφει την επιταγή. ένα άλλο σύνολο ματιών θα πρέπει να κοιτάζει τα πάντα πριν γίνει η πληρωμή. Ακόμη καλύτερα, σκεφτείτε να μεταβείτε σε πληρωμές ACH ή τραπεζικά εμβάσματα αντί για έντυπες επιταγές. Τα πράγματα δεν μπορούν να χαθούν, το ίχνος χαρτιού είναι άφθαρτο και οι πληρωμές λαμβάνονται σχεδόν αμέσως. 

Οι εσωτερικοί έλεγχοι για τους πληρωτέους λογαριασμούς προστατεύουν την επιχείρησή σας, τους προμηθευτές και τους πελάτες σας

Εάν επιθυμείτε να εφαρμόσετε νέα στοιχεία ελέγχου AP, αλλά δεν είστε σίγουροι από πού να ξεκινήσετε. Καθίστε και ελέγξτε τη διαδικασία από την αρχή μέχρι το τέλος. Ποιος εμπλέκεται; Ποια είναι τα ακριβή βήματα που πραγματοποιούνται από τη στιγμή που λαμβάνεται ένα τιμολόγιο μέχρι να εξοφληθεί; Ποια είναι τα σημεία πόνου με την τρέχουσα διαδικασία; Πώς επηρεάζει η τεχνολογία

Μόλις έχετε την απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις ως βασική γραμμή, μπορείτε να αρχίσετε να εντοπίζετε τα χαμηλά φρούτα και τις πιο περίπλοκες αλλαγές πριν ξεκινήσετε. Θα χρειαστείτε άτομα που κατανοούν πολύ καλά τη λειτουργία για να σας βοηθήσουν να εφαρμόσετε νέους ελέγχους ή ενημερωμένες διαδικασίες. αλλά μόλις ολοκληρωθούν, αυτοί οι έλεγχοι θα προστατεύσουν την επιχείρησή σας και κάθε άτομο ή οργανισμό που εμπλέκεται με αυτήν.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/