Πώς οι οργανισμοί μπορούν να δημιουργήσουν επιτυχημένες στρατηγικές αυτοματισμού διεργασιών - DATAVERSITY

Πώς οι οργανισμοί μπορούν να δημιουργήσουν επιτυχημένες στρατηγικές αυτοματισμού διεργασιών – DATAVERSITY

Χρονική σήμανση: 16 Ιουνίου 2023 3:25 π.μ.
Κόμβος πηγής: 2726349

Η αυτοματοποίηση διαδικασιών συνεχίζει να κερδίζει δυναμική σε όλους τους κλάδους. Ενορχήστρωση Κατάσταση Διαδικασίας 2023 αναφέρουν διαπίστωσε ότι το 96% των υπευθύνων λήψης αποφάσεων πληροφορικής το θεωρούν κρίσιμο για τους στόχους τους για τον ψηφιακό μετασχηματισμό και σε α Έρευνα Gartner 2022, το 80% των στελεχών πίστευε ότι η αυτοματοποίηση μπορεί να εφαρμοστεί σε κάθε επιχειρηματική απόφαση. Ωστόσο, δεν προχωρούν όλα τα έργα αυτοματισμού όπως έχει προγραμματιστεί. Η ίδια έρευνα της Gartner αποκάλυψε ότι μόνο το 54% των έργων τεχνητής νοημοσύνης τα κάνει από πιλοτικά στην παραγωγή. Και ένα 2022 έρευνα από την εταιρεία μου έδειξε ότι το 88% των έργων αυτοματισμού διεργασιών υστερούν σε σχέση με τις αρχικές προβλέψεις.

Γιατί η αποσύνδεση; Ενώ οι ηγέτες πληροφορικής αναφέρουν πολλούς λόγους, η Forrester, μεταξύ άλλων, διαπιστώνει ότι πολλές ελλείψεις αυτοματισμού προέρχονται από έλλειψη οράματος ή στρατηγικής. Η στρατηγική είναι σίγουρα ένας από τους μεγαλύτερους ανασταλτικούς παράγοντες για την επιτυχία της αυτοματοποίησης. Με βάση τις αναφορές μας και τις συζητήσεις στο πεδίο, έχουμε δει τις στρατηγικές αυτοματισμού να εκτροχιάζονται από διάφορους παράγοντες, όπως υπερεπενδύσεις χωρίς προηγούμενες αξιολογήσεις, έλλειψη τεχνικής τεχνογνωσίας μεταξύ των ομάδων πληροφορικής και αποσυνδέσεις μεταξύ των τεχνολογιών που αναπτύσσονται και των εταιρικών διαδικασιών που λειτουργούν σε κλίμακα για βελτιστοποίηση.

Για να εκτελέσουν μια επιτυχημένη στρατηγική αυτοματισμού, οι ηγέτες πρέπει να κάνουν περισσότερα από το να επικεντρωθούν απλώς στην προσθήκη περισσότερης τεχνολογίας. Πρέπει επίσης να διασφαλίσουν ότι οι άνθρωποι και τα έργα ευθυγραμμίζονται σε μια κοινή αποστολή, ότι τα έργα ξεκινούν αργά και ακολουθούν τις λογικές προσδοκίες και ότι ένα έξυπνο σύνολο γενικών τεχνολογιών ενορχηστρώνει τις διαδικασίες. Ακολουθούν ορισμένα βήματα που μπορούν να κάνουν οι επιχειρήσεις προς αυτούς τους σκοπούς.

Ευθυγράμμιση Ενδιαφερομένων Μερών 

Οι οργανισμοί έχουν αντιμετωπίσει προκλήσεις να φέρουν τις επιχειρήσεις και την πληροφορική στην ίδια σελίδα εδώ και χρόνια. Αν και αυτή η τάση δεν είναι κάτι καινούργιο, οι οργανισμοί εξακολουθούν να αγωνίζονται με την ευθυγράμμιση πληροφορικής και επιχειρήσεων όσον αφορά την εκτέλεση στρατηγικών αυτοματισμού διαδικασιών. Η έρευνα δείχνει ότι ενώ το 95% των ηγετών πληροφορικής συμφωνεί ότι για να συμβεί αποτελεσματικά η αυτοματοποίηση διαδικασιών, οι ηγέτες επιχειρήσεων και IT πρέπει να ευθυγραμμιστούν και να συνεργαστούν, το 26% εντοπίζει την έλλειψη ευθυγράμμισης ως βασικό λόγο για να μην επιδιώκεται περισσότερη αυτοματοποίηση διαδικασιών.

Προφανώς, αυτό πρέπει να αλλάξει. Οι οργανισμοί μπορούν να προωθήσουν περισσότερη συνεργασία υιοθετώντας μια τροποποιημένη προσέγγιση «Κέντρου Αριστείας» (CoE). Σε ορισμένες εταιρείες, αυτό μπορεί να σημαίνει τη συγκέντρωση μιας κοινότητας αφιερωμένης σε εργασίες και στρατηγικές αυτοματισμού επεξεργασίας, στην οποία οι επαγγελματίες μπορούν να μοιράζονται τις βέλτιστες πρακτικές και να κάνουν ερωτήσεις ο ένας στον άλλο. Το CoE θα πρέπει να βοηθά τα μέλη από ομάδες επιχειρήσεων και πληροφορικής να συνεργάζονται καλύτερα συντονίζοντας εργασίες, αποφεύγοντας την επανεφεύρεση έργων από την αρχή και γενικά δίνοντάς τους τη δυνατότητα να οδηγούν σε συνεχή βελτίωση από κοινού.

Ορισμένοι οργανισμοί μπορεί να θέλουν να δημιουργήσουν μια κεντρική εστίαση στην αυτοματοποίηση διαδικασιών χωρίς να χρησιμοποιούν τον πραγματικό όρο του CoE. Η ίδια η ορολογία φέρει κάποιες αποσκευές παλαιού τύπου από το κεντρικό λογισμικό Business Process Management (BPM). Ορισμένοι βασίστηκαν σε μια κεντρική προσέγγιση για το CoE τους, βασιζόμενοι σε μία ομάδα για την εφαρμογή αυτοματοποίησης διαδικασιών για ολόκληρο τον οργανισμό. Αυτή η προσέγγιση συχνά οδήγησε σε συμφόρηση τόσο για τους προγραμματιστές όσο και για μια σειρά ηγετών επιχειρήσεων, δίνοντας στο CoE κακή φήμη με λίγα αποδεδειγμένα αποτελέσματα. Για αυτούς τους λόγους, μπορεί να έχει νόημα να «επανασημάνει» το CoE ως ομάδα αυτοματισμού ή ενορχήστρωσης. Ανεξάρτητα από το όνομα που χρησιμοποιείται, ένα μοντέλο CoE μπορεί να βοηθήσει στην επιτάχυνση της αυτοματοποίησης της διαδικασίας.

Δημιουργώντας μια δομή αφιερωμένη στην αυτοματοποίηση διαδικασιών, οι οργανισμοί μπορούν να ενσταλάξουν μια νοοτροπία διαδικασίας σε όλες τις λειτουργίες τους. Η Amazon και άλλοι ηγέτες του κλάδου σκέφτονται σε διαδικασίες. Καθιερώνουν διαδικασίες για να τους βοηθήσουν να λύσουν επιχειρηματικά προβλήματα, όπως η δημιουργία καλύτερης εμπειρίας πελάτη ή η βελτίωση της εσωτερικής αποτελεσματικότητας. Κατανοούν ότι οι διαδικασίες μπορούν να τους δώσουν ένα στρατηγικό πλεονέκτημα στην αγορά. Ένα CoE αυτοματισμού διεργασιών μπορεί να ευαγγελίσει την αυτοματοποίηση διεργασιών. Με άλλα λόγια, το CoE μπορεί να βοηθήσει τον οργανισμό να υιοθετήσει μια κοινή γλώσσα για τις επιχειρηματικές διαδικασίες – συμπεριλαμβανομένου του τρόπου περιγραφής και εκτέλεσης τους.

Το ΣτΕ μπορεί και να οδηγεί διακυβέρνησης και συνέπεια σε όλες τις επιχειρηματικές διαδικασίες σε ολόκληρο τον οργανισμό. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει οτιδήποτε, από τη δημιουργία μιας κοινής υποδομής, λογισμικού και υπηρεσιών, έως τη διαχείριση έργων από άκρη σε άκρη. Αυτή η ομάδα παρέχει συχνά «επιταχυντές» (όπως συνδέσμους) ή επαναχρησιμοποιήσιμα εξαρτήματα, για τη βελτίωση του χρόνου προς την αξία για έργα αυτοματισμού. Καθώς οι εταιρείες κλιμακώνονται, αυτό το επίπεδο συνέπειας και διακυβέρνησης γίνεται πιο κρίσιμο.

Σταδιακός Μετασχηματισμός 

Ο εκσυγχρονισμός της πληροφορικής αποτελεί κορυφαία προτεραιότητα για τους περισσότερους επιχειρηματικούς οργανισμούς. Ωστόσο, πολλές μεγάλες εταιρείες εξακολουθούν να εργάζονται με παλαιού τύπου συστήματα που δεν έχουν την οικονομική δυνατότητα να αντικαταστήσουν όλα με τη μία. Αυτά τα συστήματα εκτελούν συχνά κρίσιμες για την αποστολή διεργασίες και η αντικατάστασή τους θα μπορούσε να προκαλέσει πιθανούς χρόνους διακοπής λειτουργίας. Εκτός από τη διακοπή, οι προσπάθειες εκσυγχρονισμού θα μπορούσαν να κοστίσουν εκατομμύρια δολάρια σε επενδύσεις νέας τεχνολογίας και δαπάνες ανάπτυξης/μηχανικής.

Ένας σταδιακός μετασχηματισμός, από την άλλη πλευρά, μπορεί να λύσει προβλήματα αυτοματισμού με χαμηλότερο κόστος, με ελάχιστη έως καθόλου διακοπή. Για παράδειγμα, ως το πρώτο βήμα σε έναν σταδιακό μετασχηματισμό, μια εταιρεία μπορεί να εξετάσει το ενδεχόμενο να διαλύσει ένα μονόλιθο παλαιού τύπου αναλαμβάνοντας μη αυτόματες εργασίες που εκτελούνται από εκπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών και αυτοματοποιώντας ορισμένες από αυτές με bot ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών (RPA). Το δεύτερο βήμα μπορεί να είναι η ενορχήστρωση αυτών των ρομπότ RPA ώστε να συνδεθούν μεταξύ τους σε πραγματικές επιχειρηματικές διαδικασίες που μπορεί να περιλαμβάνουν πολλαπλά ρομπότ, άλλα συστήματα πληροφορικής ή εγκρίσεις επόπτη. Το τρίτο βήμα μπορεί να είναι η κατάργηση αυτών των ρομπότ και η αντικατάστασή τους με σύγχρονες εφαρμογές που βασίζονται σε μικροϋπηρεσίες που είναι πολύ πιο ισχυρές και μπορούν εύκολα να συνδεθούν στην υπάρχουσα διαδικασία από άκρο σε άκρο.

Η καθιέρωση μιας στρατηγικής που εισάγει τον αυτοματισμό μέσω μιας σειράς βημάτων, ξεκινώντας με μια απόδειξη της ιδέας, μπορεί να θέσει μια πρωτοβουλία αυτοματισμού στο σωστό δρόμο. 

Ενορχήστρωση Διαδικασίας

Ο αυτοματισμός ήταν κάποτε εύκολο να διατηρηθεί, όταν οι οργανισμοί τον χρησιμοποιούσαν για την εκτέλεση μικρών, σιωπηλών εργασιών. Ωστόσο, καθώς οι οργανισμοί αυτοματοποιούν όλο και περισσότερες εργασίες σε κρίσιμες για τις επιχειρήσεις διεργασίες από άκρο σε άκρο, πρέπει πλέον να υπάρχει ένας τρόπος να διασφαλιστεί η συνοχή και η συνέχεια μεταξύ όλων των αυτοματοποιημένων εργασιών – ανεξάρτητα από το ποιος ή ποιος είναι ιδιοκτήτης και εκτέλεση αυτών των διαδικασιών.

Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την καθιέρωση ενός νέου επιπέδου τεχνολογίας που ελέγχει τον αυξανόμενο αριθμό αυτοματοποιημένων εργασιών, οι οποίες εκτελούνται από διαφορετικά τελικά σημεία, όπως συστήματα, άτομα ή συσκευές. Αυτά τα λεγόμενα εργαλεία «ενορχήστρωσης διεργασιών» συντονίζουν τα διάφορα τελικά σημεία μιας επιχειρηματικής διαδικασίας και μερικές φορές ακόμη και συνδέουν πολλές διαδικασίες μεταξύ τους. Διαδικασία ενορχήστρωσης βοηθά τους ενδιαφερόμενους φορείς να συνεργάζονται με τους ανθρώπους, τα συστήματα και τις συσκευές που έχει ήδη ένας οργανισμός – ενώ επιτυγχάνει ακόμη και τους πιο φιλόδοξους στόχους σχετικά με την αυτοματοποίηση διαδικασιών από άκρο σε άκρο.

Χωρίς ενορχήστρωση διεργασιών, οι πρωτοβουλίες αυτοματισμού μπορούν να αντιμετωπίσουν μια σειρά από προκλήσεις, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

  • Σπασμένος αυτοματισμός από άκρο σε άκρο. Δεδομένου ότι οι τοπικοί αυτοματισμοί δεν είναι ενσωματωμένοι μεταξύ τους, η διαδικασία από άκρο σε άκρο δεν είναι πλήρως αυτοματοποιημένη.
  • Ελλειψη κατανόησης; η διαδικασία από άκρο σε άκρο δεν είναι πλήρως ορατή και οι βασικές μετρήσεις είναι δύσκολο να παρακολουθηθούν.
  • Έλλειψη ευελιξίας. Η αλλαγή της διαδικασίας από άκρο σε άκρο είναι δύσκολη, καθώς οδηγεί σε πιθανές αλλαγές σε πολλά διαφορετικά συστήματα.

Η υπέρβαση αυτών των προβλημάτων θα βοηθήσει τους οργανισμούς να αυξήσουν τη χρήση του αυτοματισμού και να εκτελέσουν με επιτυχία τις στρατηγικές αυτοματισμού τους.

Συμπέρασμα

Ενώ η αυτοματοποίηση διαδικασιών παραμένει κορυφαίος στρατηγικός στόχος, απαιτεί δουλειά για να επιτευχθεί. Οι οργανισμοί μπορούν να βελτιώσουν τις πιθανότητες επιτυχίας τους ευθυγραμμίζοντας τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη, ξεκινώντας αργά και εφαρμόζοντας τεχνολογίες που ενορχηστρώνουν τις διαδικασίες για μέγιστο αντίκτυπο.

Σφραγίδα ώρας:

Περισσότερα από ΔΕΔΟΜΕΝΟΤΗΤΑ