Γιατί η «Orchestration» είναι κρίσιμη για την εφοδιαστική αλυσίδα και τις προμήθειες

Αναδημοσίευση από τον Πλάτωνα

Ακολουθούν: 0

Για μήνες, οι οικονομικές συνθήκες δείχνουν μια επικείμενη ύφεση, αφήνοντας τους οργανισμούς παντού να εξετάσουν πώς μπορούν να προετοιμαστούν καλύτερα για την αβεβαιότητα και να αντιμετωπίσουν την καταιγίδα. Πολλοί ηγέτες επιχειρήσεων αναζητούν ένθερμα τρόπους για να αποφύγουν δραστικά μέτρα μείωσης του κόστους, ενώ άλλοι έχουν ήδη αρχίσει να λαμβάνουν αυτά τα βήματα.

Καθώς οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων συνεχίζουν να σχεδιάζουν για το 2023, θα πρέπει να επιδιώξουν να εφαρμόσουν αλλαγές που βελτιώνουν την ανθεκτικότητα (έναντι διαταραχών της εφοδιαστικής αλυσίδας), την ορατότητα (στις δαπάνες και τα δημοσιονομικά ζητήματα) και την ευελιξία (προσαρμογή στις μεταβαλλόμενες συνθήκες). Όσον αφορά τις προμήθειες και τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, η διασφάλιση της ενορχήστρωσης μεταξύ συστημάτων και τμημάτων αποτελεί βασικό τομέα εστίασης. Η ενορχήστρωση προσφέρει τη δυνατότητα διάσπασης των ροών εργασίας με σιωπή και δημιουργία γεφυρών μεταξύ εφαρμογών και χρηστών, προκειμένου να εξαλειφθούν οι πολυπλοκότητες. Όταν εφαρμόζεται ως μέρος σύγχρονων πλατφορμών ψηφιακής αυτοματοποίησης, καθίσταται ζωτικής σημασίας για τη βελτίωση της εμπειρίας των προμηθειών και θα είναι κρίσιμος παράγοντας για τη διαχείριση των δημοσιονομικών περιορισμών.

Πολλά από τα εμπόδια που αντιμετωπίζουν οι οργανισμοί στις προμήθειες οφείλονται στην παραδοσιακή τους εξάρτηση από κατακερματισμένες, αποσιωπημένες ή μη αυτόματες διαδικασίες. Αυτό όχι μόνο παρεμποδίζει τη συνεργασία σε ολόκληρο τον οργανισμό, αλλά μπορεί να οδηγήσει σε ανεξέλεγκτες υπερβολικές δαπάνες και να μειώσει την ορατότητα των ομάδων προμηθειών σε δαπάνες υπό διαχείριση. Μπορεί να επηρεάσει τις γρήγορες και ευέλικτες ροές εργασίας που απαιτούν οι σημερινοί επιχειρηματικοί χρήστες και να δυσχεράνει τη συμμόρφωση με τις κανονιστικές απαιτήσεις. Και μπορεί να οδηγήσει σε μια σπασμένη εμπειρία χρήστη, δημιουργώντας τριβές μεταξύ των επιχειρηματικών χρηστών και της ομάδας προμηθειών.

Όσο μεγαλύτερη και πιο αποκεντρωμένη είναι μια εταιρεία, τόσο χειρότερα γίνονται αυτά τα προβλήματα, αυξάνοντας τις συγκρούσεις μεταξύ της επιθυμίας για ευελιξία και της ανάγκης για συμμόρφωση και έλεγχο.

Ο στόχος της ενορχήστρωσης είναι να καταπολεμήσει αυτές τις προκλήσεις ψηφιοποιώντας ή αυτοματοποιώντας τις ροές εργασίας των προμηθειών και της εφοδιαστικής αλυσίδας στα συστήματα, επιτρέποντας την ενοποιημένη συνεργασία και δέσμευση μεταξύ των επιχειρηματικών χρηστών, των προμηθευτών και άλλων ενδιαφερόμενων μερών. Χωρίς τη σωστή ενορχήστρωση, μια κακή ροή εργασίας μπορεί να οδηγήσει σε κακά δεδομένα και να οδηγήσει σε κακές επιχειρηματικές αποφάσεις. Το αντίστροφο ισχύει εξίσου: Οι βελτιστοποιημένες ροές εργασίας παράγουν δεδομένα υψηλής ποιότητας από τις ενέργειες των χρηστών και τα ενσωματωμένα συστήματα και διευκολύνουν τους επιχειρησιακούς χρήστες να λαμβάνουν με συνέπεια καλύτερες αποφάσεις και να έχουν εξαιρετικό επιχειρηματικό αντίκτυπο.

Οι πρόσφατα ενορχηστρωμένες «έξυπνες» ροές εργασίας προμηθειών μειώνουν τους χρόνους του κύκλου μέσω της αυτοματοποίησης και βελτιστοποιούν τον τρόπο με τον οποίο μια εταιρεία ενσωματώνει και αλληλεπιδρά με τους προμηθευτές. Αυξάνουν την προβολή των οικονομικών ομάδων ως προς τις δαπάνες και τις δεσμεύσεις. Και βοηθούν τους οργανισμούς να κλιμακώσουν τις λειτουργίες τους ώστε να ανταποκρίνονται σε νομικές απαιτήσεις, συμμόρφωση, χρηματοοικονομικές και άλλες κανονιστικές απαιτήσεις πιο γρήγορα.

Οι οργανισμοί προμηθειών θα πρέπει να επικεντρωθούν στη βελτίωση της ενορχήστρωσης σε τρεις τομείς: εισαγωγή δεδομένων, πρόσβαση και ορατότητα σε όλες τις επιχειρηματικές εφαρμογές. προμήθεια και δέσμευση προμηθευτών σε όλα τα τμήματα, και τη συνολική ροή εργασιών της αλυσίδας εφοδιασμού.

Η πιο απλή ευκαιρία είναι η χρήση ενορχηστρωμένων ροών εργασίας για τη δημιουργία ενός ενιαίου, ενοποιημένου σημείου εισόδου για τους ενδιαφερόμενους φορείς, ώστε να συμμετέχουν στις προμήθειες στις επιχειρηματικές τους εφαρμογές. Αυτό είναι σημαντικό από πολλές απόψεις:

Οι οργανισμοί μπορεί να έχουν πολλαπλά, κατακερματισμένα συστήματα και εφαρμογές που αγγίζουν τις προμήθειες — και επομένως χρειάζονται ένα «ενιαίο σημείο εισόδου» για δέσμευση.
Σε αντίθεση με τις παραδοσιακές αντιλήψεις για τις προμήθειες, οι σύγχρονες προμήθειες δεν είναι απαραίτητα μια γραμμική διαδικασία. Μπορεί να υπάρχουν διαφορετικές υποδιεργασίες που αποτελούν δέσμευση για μια δεδομένη διαδικασία προμήθειας. Οι χρήστες χρειάζονται ορατότητα σχετικά με τις καταστάσεις αυτών των υποδιεργασιών και τον τρόπο εκτέλεσής τους.
Διαφορετικά μέρη της ευρύτερης διαδικασίας προμήθειας μπορεί να είναι αλληλεξαρτώμενα (όπως η οριστικοποίηση μιας σύμβασης πριν από την υποβολή μιας παραγγελίας) και να μην υπάρχει ενιαία άποψη. Από την πλευρά του χρήστη, αυτά τα αλληλεξαρτώμενα μέρη μπορούν να οδηγήσουν σε κατακερματισμένο περιβάλλον, εναλλαγή εφαρμογών και κακή εμπειρία χρήστη.

Κατά την ενορχήστρωση των διαδικασιών προμηθειών και της δέσμευσης προμηθευτών σε όλα τα τμήματα, εμπλέκονται πολλές υποδιεργασίες. Τα οφέλη περιλαμβάνουν:

Οι ενορχηστρωμένες ροές εργασίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποκτήσουν έλεγχο (και επομένως, ορατότητα σε κατάσταση και κατάσταση) σε αυτές τις διαφορετικές κατακερματισμένες διαδικασίες.
Οι οργανισμοί με συχνές αλλαγές διαδικασιών μπορούν εύκολα να εφαρμόσουν μια προσέγγιση αυτοεξυπηρέτησης, αντικαθιστώντας την ανάγκη για χρονοβόρα αιτήματα αλλαγής.
Οι οργανισμοί μπορούν να ψηφιοποιήσουν και να αυτοματοποιήσουν τις δαπάνες που σχετίζονται με σύνθετες απαιτήσεις υπηρεσιών και εξειδικευμένα προϊόντα — δαπάνες που διαφορετικά τείνουν να πέφτουν εκτός ζώνης και να αντιμετωπίζονται με μη αυτόματο τρόπο.

Η τελική ευκαιρία είναι να ενορχηστρωθεί η ολοκληρωμένη ροή εργασιών προμήθειας και προμηθειών. Τα οφέλη περιλαμβάνουν:

Οι εταιρείες μπορούν να δημιουργήσουν ένα συνθετικό πλαίσιο υποκείμενων εφαρμογών μέσω της ενοποίησης. Για παράδειγμα, όταν πρόκειται για τη διαχείριση δεδομένων προμηθευτή, οι ενορχηστρωμένες ροές εργασίας μπορούν να βοηθήσουν στην παροχή ενός κεντρικού αποθετηρίου για την αποθήκευση και την πρόσβαση σε πληροφορίες προμηθευτών.
Οι εταιρείες μπορούν να αποφύγουν την επικάλυψη δεδομένων, έτσι ώστε οι σχετικές πληροφορίες να εμφανίζονται μόνο μία φορά για κάθε προμηθευτή και να διασφαλίζουν ότι οι απαραίτητες πληροφορίες είναι άμεσα διαθέσιμες για να βοηθήσουν στην ενσωμάτωση του προμηθευτή.
Στο λογικό της άκρο, η ενορχήστρωση ροής εργασιών μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την καταπολέμηση της απάτης στην αλυσίδα εφοδιασμού και την προώθηση της συνεργασίας των συνεργατών.

Ενόψει της οικονομικής αβεβαιότητας, οι εταιρείες θα πρέπει πρώτα να προσπαθήσουν να ενισχύσουν τα υπάρχοντα συστήματα τους για να βελτιώσουν την ανθεκτικότητα, την ορατότητα και την ευελιξία. Οι ενορχηστρωμένες ροές εργασίας μπορούν να οδηγήσουν σε ισχυρότερους και πιο ευκίνητους οργανισμούς, με καλύτερο έλεγχο των δραστηριοτήτων της εφοδιαστικής αλυσίδας. Η ενορχήστρωση μπορεί επίσης να επιτρέψει στους ηγέτες των επιχειρήσεων να βελτιώσουν σημαντικά την εμπειρία των προμηθειών για τους επιχειρησιακούς χρήστες και τους ενδιαφερόμενους φορείς, αντισταθμίζοντας τις υπερβολικές δαπάνες και λαμβάνοντας τεκμηριωμένες αποφάσεις δαπανών. Σε τελική ανάλυση, μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να ενισχύσει τα κέρδη της και να την τοποθετήσει ώστε να αντιμετωπίσει όποια οικονομικά προβλήματα μπορεί να έρθει.

Ο Sudhir Bhojwani είναι συνιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Εργαστήρια ORO.