Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών

Αυτοματισμός Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPA) είναι η χρήση προηγμένων τεχνολογιών για την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών πέρα ​​από την απλή εισαγωγή, αποθήκευση και χειρισμό δεδομένων.

Ο αυτοματισμός δεν είναι πραγματικά μια νέα έννοια. Στην αρχαία Ελλάδα, τα αυτόματα χρησιμοποιούνταν ως παιχνίδια, κρήνες, βαλλίστρες, πύλες, ακόμη και πολεμικές μηχανές. Ωστόσο, η αυτοματοποίηση διαδικασιών εξελίχθηκε ως επιχειρηματικό εργαλείο τον εικοστό αιώνα, όταν οι εταιρείες άρχισαν να χρησιμοποιούν υπολογιστές για να εκτελούν απλές εργασίες και διαδικασίες, εγκαινιάζοντας μια εποχή έξυπνης επιχειρηματικής διαχείρισης.

Σήμερα, ο Αυτοματισμός Επιχειρηματικών Διαδικασιών έχει προχωρήσει πέρα ​​από την κατασκευή και τις απλές εγκόσμιες εργασίες και κερδίζει εισβολή στις διάφορες δραστηριότητες του επιχειρηματικού κόσμου. Η έξυπνη αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών εργασιών που βασίζονται σε δεδομένα μπορεί να ξεκίνησε τη δεκαετία του 1960 με την εισαγωγή των συστημάτων προγραμματισμού πόρων για επιχειρήσεις και τώρα έχει εξελιχθεί ώστε να περιλαμβάνει AI, IDP και ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών.

Τι είναι το BPA

Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών περιλαμβάνει την αυτοματοποίηση των κρίσιμων για την αποστολή, βασικών διαδικασιών μιας επιχείρησης. Η διαδικασία μπορεί να είναι τόσο απλή όσο η λήψη και η αυτόματη απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο προγραμματισμός παρακολούθησης ή μπορεί να καλύπτει πολύπλοκες, πολυεπίπεδες οργανωτικές ροές εργασίας. ΕΝΑ επισκόπηση από την McKinsey δείχνει ότι αν και λίγα επαγγέλματα είναι πλήρως αυτοματοποιήσιμα (1%), το 60 τοις εκατό όλων των επαγγελμάτων μπορούν να αυτοματοποιήσουν τουλάχιστον το 34 τοις εκατό των εργασιών/δραστηριοτήτων τους.

Πλεονεκτήματα του Αυτοματισμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών

Η αυτοματοποίηση των καθημερινών επαναλαμβανόμενων εργασιών μπορεί να αυξήσει την ταχύτητα, την ακρίβεια και τη συνέπεια των λειτουργιών. Αυτά οδηγούν σε βελτιωμένη αποτελεσματικότητα και κερδοφορία της επιχείρησης.

Τα οφέλη του BPA σε έναν οργανισμό ποικίλλουν:

1. Εξοικονόμηση χρόνου και ταχύτεροι χρόνοι διεκπεραίωσης: Οι μη αυτόματες επιχειρηματικές διαδικασίες καταναλώνουν πολύ χρόνο, ανεξάρτητα από το τμήμα και τη φύση της εργασίας. Για παράδειγμα, χαμηλού επιπέδου, αυτοματοποιήσιμες εργασίες έχει αναφερθεί ότι καταναλώνουν το 30% του χρόνου των τμημάτων πληροφορικής, το 47% του χρόνου του τμήματος AP και το 75% του χρόνου του προσωπικού του τμήματος HR και μισθοδοσίας. Αυτό φυσικά οδηγεί σε χρονικές καθυστερήσεις και συναφείς ποινές που έχουν κυματιστικές επιπτώσεις στην παραγωγικότητα της ομάδας και της εταιρείας. Οι αυτοματοποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες μπορούν να βοηθήσουν στην αποφυγή τέτοιων καθυστερήσεων και σημείων συμφόρησης στις καθημερινές λειτουργίες της εταιρείας.
2. Εξοικονόμηση κόστους: Οι μη αυτόματες επιχειρηματικές διαδικασίες απαιτούν σημαντικό ανθρώπινο κεφάλαιο. Η McKinsey έδειξε ότι το 45% των τρεχουσών αμειβόμενων δραστηριοτήτων που κοστίζουν ισοδύναμο των 2 τρισεκατομμυρίων δολαρίων σε συνολικούς ετήσιους μισθούς, μπορούν ενδεχομένως να αυτοματοποιηθούν. Επιπλέον, η μη αυτόματη εκτέλεση περιττών, δυνητικά αυτοματοποιήσιμων εργασιών μειώνει την παραγωγικότητα της εταιρείας και η χαμηλή παραγωγικότητα μπορεί να κοστίσει στους εργοδότες περίπου 1.8 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως. Ενώ φαίνεται ότι το κόστος εγκατάστασης της αυτοματοποίησης διεργασιών μπορεί να θεωρηθεί υψηλό, η λειτουργική εξοικονόμηση είναι κάτι περισσότερο από αυτό.
3. Error reduction: Manual tasks are associated with errors that arise from something as simple as exhaustion or carelessness, to more serious problems like ignorance or apathy. Even apparently simple tasks are associated with errors, when performed manually – for example, manually entering data into simple spreadsheets has been shown to be associated with human error of 18% – 40%. It is said that a human being is likely to make 10 errors in every 100 steps when performing redundant work.
4. Αυξημένη εστίαση σε στρατηγικά καθήκοντα: Μια παγκόσμια μελέτη για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών διαπίστωσε ότι ένας μέσος εργαζόμενος ξοδεύει περισσότερες από 3 ώρες την ημέρα σε απλές, επαναλαμβανόμενες εργασίες, γεγονός που μειώνει την εστίαση σε εργασίες υψηλότερης αξίας που περιλαμβάνουν ανθρώπινη στρατηγική και σχεδιασμό για τη βελτίωση του οργανισμού. . Μια έκθεση CIO λέει ότι η παραγωγικότητα και η ικανοποίηση των εργαζομένων αυξάνονται όταν αφιερώνουν χρόνο σε ενδιαφέρουσες και ικανοποιητικές πτυχές της δουλειάς τους, και αυτό μειώνει την εναλλαγή των εργαζομένων και ενισχύει τη διατήρηση των εργαζομένων.
5. Διαφάνεια: Οι μη αυτόματες εργασίες είναι δύσκολο να εντοπιστούν. Η αυτοματοποίηση διαδικασιών μπορεί να συγκεντρώσει τις διαδικασίες και να ενισχύσει τη διαφάνεια σε όλους τους τομείς, ενώ παράλληλα ενσωματώνει λογικά τις επιχειρησιακές λειτουργίες που είναι κατανεμημένες σε ολόκληρο τον οργανισμό. Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών θέτει επίσης μέτρα ασφαλείας και ιχνηλασιμότητα των πληροφοριών, γεγονός που διασφαλίζει την καλύτερη συμμόρφωση με τους σχετικούς κανονισμούς.
6. Ετοιμότητα ελέγχου: Οι αυτοματοποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες όχι μόνο επιτρέπουν την τυποποίηση των λειτουργιών αλλά διασφαλίζουν επίσης τη διατήρηση αρχείων όλων των σταδίων μιας επιχειρηματικής διαδικασίας, δημιουργώντας έτσι μια διαδρομή ελέγχου.
7. Υποστηρίζει την επέκταση: Καθώς η βάση πελατών και το επιχειρησιακό χαρτοφυλάκιο επεκτείνονται, η μη αυτόματη διαχείριση επιχειρήσεων μπορεί να γίνει δυσκίνητη και αδύνατη. Η αυτοματοποίηση διαδικασιών επιτρέπει τον εξορθολογισμό όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών, επιτρέποντας έτσι στην επιχείρηση να κλιμακωθεί.

Στοιχεία Αυτοματισμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών

Υπάρχουν τρία στοιχεία για το BPA:

1. Επιχειρηματικοί κανόνες: Πρόκειται για πολιτικές της επιχείρησης που ακολουθούνται στις λειτουργίες της μέσω επιχειρηματικής λογικής και βημάτων δράσης. Στα συστήματα BPA, οι επιχειρηματικοί κανόνες είναι η βάση πάνω στην οποία χτίζεται το σύστημα αυτοματισμού.
2. Δομημένα δεδομένα. Αυτά είναι οργανωμένα δεδομένα που έχουν νόημα για την εταιρεία και τις δραστηριότητές της. Μπορεί να περιλαμβάνει τον κατάλογο των εργαζομένων, πληροφορίες τιμολογίων και πωλήσεων και οικονομικά δεδομένα που αναφέρονται συχνά για καθημερινές λειτουργίες. Τα εργαλεία BPA διαχειρίζονται και οργανώνουν τη συλλογή και ενσωματώνουν αυτά τα δεδομένα σε χρήσιμες και συνοπτικές αναφορές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν αποτελεσματικά για επόμενες διαδικασίες.
3. Μη δομημένα δεδομένα: Είναι δεδομένα που δεν ακολουθούν δομημένη μορφή αλλά είναι ωστόσο χρήσιμα για την εταιρεία. Τέτοια δεδομένα μπορεί να είναι περιγραφές προϊόντων, ιστοσελίδες, κριτικές, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, email κ.λπ. και μια καλή BPA διαχειρίζεται και επεξεργάζεται καλά αυτά τα δεδομένα, ώστε να είναι χρήσιμα για την εταιρεία όσον αφορά τη στρατηγική και τον προγραμματισμό.

Μια ισχυρή διαδικασία αυτοματισμού συνδυάζει απρόσκοπτα αυτά τα τρία στοιχεία για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης.

Τύποι Διαδικασιών Αυτοματισμού Επιχειρήσεων

Υπάρχουν τέσσερις τύποι BPA που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας:

1. Ο Βασικός Αυτοματισμός περιλαμβάνει την ψηφιοποίηση και την αυτοματοποίηση απλών εργασιών σε έναν οργανισμό και οργανώνει όλα τα δεδομένα που σχετίζονται με αυτές τις απλές εργασίες για εύκολη πρόσβαση. Ένα εργαλείο ανταλλαγής μηνυμάτων ή ομάδα εργασίας που περιλαμβάνει υπαλλήλους που εργάζονται σε ένα συγκεκριμένο έργο, είναι ένα παράδειγμα βασικής αυτοματοποίησης.
2. Ο Αυτοματισμός Διαδικασιών διαχειρίζεται εργασίες, διαδικασίες και έργα. Διαθέτει επίσης ενσωματωμένα σημεία ελέγχου, εγκρίσεις και ενημερώσεις για απρόσκοπτη διέλευση της διαδικασίας/έργου από την αρχή μέχρι το τέλος. Αυτό παρέχει επίσης πλήρη διαφάνεια σε όλους τους συμμετέχοντες στην επιχειρηματική διαδικασία.
3. Η αυτοματοποίηση ολοκλήρωσης είναι πιο προηγμένη στο ότι αντικαθιστά σε μεγάλο βαθμό τους ανθρώπινους υπαλλήλους σε ορισμένες επαναλαμβανόμενες εργασίες. η ανθρώπινη συμμετοχή έρχεται μόνο για τον καθορισμό και την παρακολούθηση κανόνων και το BPA φροντίζει για την εργασία όπως ορίζεται από σαφείς ροές εργασίας. Η αυτοματοποίηση ενσωμάτωσης εμφανίζεται συχνά σε πλατφόρμες υποστήριξης πελατών στις οποίες τα σχόλια/σχόλια πελατών επεξεργάζονται αυτόματα και ταξινομούνται/σχολιάζονται για περαιτέρω ενέργειες.
4. Ο αυτοματισμός τεχνητής νοημοσύνης είναι η πιο προηγμένη μορφή BPA στην οποία οι εφαρμογές λογισμικού υπολογιστών λαμβάνουν αποφάσεις που μοιάζουν με τον άνθρωπο. Τα συστήματα AI BPA ασχολούνται με δεδομένα και πληροφορίες με τρόπους με τους οποίους έχουν εκπαιδευτεί, προκειμένου να μιμούνται την ανθρώπινη δράση σε μεγάλο βαθμό.

Τομείς χρήσης για τον Αυτοματισμό Επιχειρηματικών Διαδικασιών σε μια επιχείρηση

Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να χρησιμοποιηθεί σχεδόν σε όλα τα τμήματα ενός οργανισμού, με διαφορετικά επίπεδα ανθρώπινων παρεμβάσεων. Μερικοί συγκεκριμένοι τομείς χρήσης είναι:

Εφαρμογές πληρωτέων λογαριασμών

Τα πλεονεκτήματα της αυτοματοποίησης των οικονομικών πτυχών των λειτουργιών μιας εταιρείας αναγνωρίζονται όλο και περισσότερο από τις επιχειρήσεις. Αυτό κατέστησε αναγκαία την υιοθέτηση της αυτοματοποίησης στις δομές χρηματοοικονομικής ροής εργασιών. Αυτό είναι ιδιαίτερα εμφανές στις λειτουργίες του Τμήμα πληρωτέων λογαριασμών που παρέχει οικονομική, διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη στη διαδικασία αγοράς μιας εταιρείας. Οι λειτουργίες του τμήματος AP πρέπει να ενσωματώνουν απρόσκοπτα τις διάφορες λειτουργίες του διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή που εκτείνεται διαχείριση παραγγελιών αγοράς, επικοινωνία προμηθευτή, διαχείριση τιμολογίων, παρακολούθηση προϊόντων και πληρωμή. Η αυτοματοποίηση των λειτουργιών AP, όπως η διαχείριση τιμολογίων και η διαχείριση παραγγελιών αγοράς, μπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση της διαδικασίας προμήθειας στις εταιρείες

Τα εργαλεία BPA που βασίζονται σε τεχνητή νοημοσύνη, όπως τα Nanonets, μπορούν να βοηθήσουν στην αυτοματοποίηση εργασιών AP, όπως η έγκριση τιμολογίων, ώστε να γίνει μια διαδικασία χωρίς προβλήματα.

Προμήθεια και προμήθεια

Η τεχνολογία και ο αυτοματισμός μπορούν να διευκολύνουν την απρόσκοπτη λειτουργία δραστηριότητες προμήθειας και προμήθειας με την ικανότητά τους να συγκεντρώνουν δεδομένα/γεγονότα/πληροφορίες/αναλύσεις και να παρέχουν εύκολη πρόσβαση σε όλους τους ενδιαφερόμενους. Ο αυτοματισμός μπορεί να εξασφαλίσει τη συνέχεια στις σχέσεις με τους προμηθευτές, να υποστηρίξει τη λήψη αναλυτικών αποφάσεων, να παρέχει πρόσβαση σε δεδομένα σε όλη τη βάση της επιχείρησης και των προμηθευτών και να θέσει στρατηγικές και προϋποθέσεις για τη μεγιστοποίηση της σχέσης ποιότητας/τιμής. Ο αυτοματισμός μπορεί επίσης να διασφαλίσει ότι οι δυνατότητες στρατηγικής προμήθειας μπορούν να κλιμακωθούν προκειμένου να αποφευχθούν καθυστερήσεις και καθυστερήσεις στα επιχειρηματικά αποτελέσματα.

Λογιστήριο

Η αυτοματοποίηση της λογιστικής διαδικασίας περιλαμβάνει τη συμφωνία ψηφιακών λογαριασμών, τη διατήρηση οικονομικών αρχείων και τη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων με ελάχιστη ανθρώπινη παρέμβαση. Μερικά από τα οφέλη που σχετίζονται με τον λογιστικό αυτοματισμό είναι η καλύτερη ακεραιότητα των δεδομένων, η βελτιωμένη απόδοση, η δυνατότητα ελέγχου και η διατήρηση αρχείων. Ένα καλό λογισμικό λογιστικού αυτοματισμού προσφέρει μια σειρά διαφορετικών λειτουργιών που επικαλύπτονται με άλλα τμήματα, όπως αγορές, πληρωτέοι λογαριασμοί, διαχείριση μισθοδοσίας και επεξεργασία φορολογικών/οικονομικών αρχείων.

Ανθρώπινο Δυναμικό

Το ανθρώπινο δυναμικό περιλαμβάνει πολλή γραφειοκρατία και χρονοβόρες διαδικασίες που μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Το HR BPA μπορεί να περιλαμβάνει αυτοματοποίηση της διαχείρισης επιβίβασης εργαζομένων, της μισθοδοσίας, της χρονομέτρησης και της διαχείρισης παροχών. Τα συστήματα αυτοματισμού ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να οργανώσουν και να αποθηκεύσουν δεδομένα όπως προφίλ εργαζομένων, χρονοδιαγράμματα, αρχεία παρουσίας και σχετικές πληροφορίες. Η αυτοματοποίηση μισθοδοσίας μπορεί να εξαλείψει τα σφάλματα στους υπολογισμούς μισθοδοσίας και να διατηρήσει αρχεία μισθοδοσίας για φορολογικούς σκοπούς. Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα αξιολόγησης μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους και τους εργοδότες να αξιολογήσουν τις επιδόσεις και να βοηθήσει στην προώθηση της βελτίωσης της απόδοσης και της συνεργασίας.

Εξυπηρέτηση πελατών

Η ανθρώπινη συμμετοχή στην υποστήριξη πελατών δεν μπορεί να εξαλειφθεί εντελώς. Ωστόσο, η αυτοματοποίηση διαδικασιών μπορεί να προσφέρει εξοικονόμηση χρόνου και κόστους στην εταιρεία και να βελτιώσει τις σχέσεις με τους πελάτες. McKinsey reports that the use of automation to revamp customer experience can save up to 40% on service costs. Automation can enable 24×7 customer support; round-the clock customer support in manual operations requires recruiting more people for shift-based work.  Further, customer service automation can help consolidate and organize customer concerns for product improvement and brand building. Automation of customer service can also cater to younger customers who prefer the digital channel for customer support.

Διαδικασία Πωλήσεων/CRM

Η αυτοματοποίηση πωλήσεων μπορεί να μειώσει το κόστος των πωλήσεων μέσω της καλύτερης προσέγγισης των πελατών στη διοχέτευση πωλήσεων. Μπορεί να διευκολύνει τη διαδικασία πωλήσεων σε ομάδες πωλήσεων, συνεργάτες, κανάλια διανομής και πελάτες και μπορεί να διευκολύνει εργασίες όπως ενημέρωση πληροφοριών επικοινωνίας, διαχείριση ημερολογίων και ευκαιριών επεξεργασίας. Δραστηριότητες όπως η καταγραφή κλήσεων, η αρχειοθέτηση και οι μεταβιβάσεις μπορούν να αυτοματοποιηθούν για εξοικονόμηση χρόνου. Πράγματι, McKinsey εκθέσεις ότι το ένα τρίτο των εργασιών πωλήσεων και πωλήσεων μπορεί να αυτοματοποιηθεί, γεγονός που καθιστά τις πωλήσεις μία από τις πιο υποσχόμενες λειτουργίες όσον αφορά τις δυνατότητες αυτοματισμού. Σύμφωνα με την έκθεση, η αυτοματοποίηση πωλήσεων θα μπορούσε να οδηγήσει σε «συνολική μείωση του κόστους κατά 10 έως 15 τοις εκατό και μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης της παραγγελίας - από επιβεβαιωμένη παραγγελία σε επιβεβαιωμένη παράδοση - από δύο ή τρεις ημέρες σε μία ή δύο ώρες».

Διαχείριση Κοινωνικών Μέσων

Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας του περιεχομένου των μέσων κοινωνικής δικτύωσης μιας εταιρείας μπορεί να βελτιστοποιήσει τις κοινωνικές αλληλεπιδράσεις με ένα κοινό, φέρνοντας έτσι πελάτες και διατηρώντας τους παλιούς. Η αυτοματοποίηση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης μπορεί να περιλαμβάνει προγραμματισμό αναρτήσεων κοινωνικής δικτύωσης εκ των προτέρων ή περιοδική αναδημοσίευση δημοφιλών άρθρων, για μεγαλύτερη έλξη και δημιουργία επωνυμίας. Η αυτοματοποίηση των εργασιών διαχείρισης μέσων κοινωνικής δικτύωσης μπορεί να ανακατανείμει χρόνο και πόρους σε άλλους τομείς του μάρκετινγκ που απαιτούν ανθρώπινη συμμετοχή, όπως ο προϋπολογισμός και η στρατηγική.

Ρύθμιση του συστήματος Αυτοματισμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών

Η δημιουργία ενός συστήματος BPA σε έναν οργανισμό ξεκινά με την αξιολόγηση των επιχειρηματικών διαδικασιών της εταιρείας και την αναγνώριση ευκαιριών και περιοχών για αυτοματοποίηση. Η επιλογή του εργαλείου BPA εξαρτάται από τους ακόλουθους παράγοντες:

• Το επίπεδο αυτοματισμού που απαιτείται:. Κάθε εταιρεία έχει τις δικές της απαιτήσεις και στυλ όταν πρόκειται για τη διαδικασία αγοράς. Πρέπει να αξιολογηθεί η ικανότητα του λογισμικού να ενσωματώνει τις πρακτικές και τις πολιτικές της εταιρείας. Μερικές χρήσιμες ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε για να αξιολογήσετε τις ανάγκες της εταιρείας είναι:
  Πώς θα ευθυγραμμιστεί το σύστημα BPM με τους γενικούς κανόνες και τα logistics της επιχείρησής σας;
  Ποιοι είναι οι βασικοί ρόλοι στο επιλεγμένο BPM και ποιος θα τους αναπληρώσει;
  Θα ταιριάζει το BPM στη συνολική κουλτούρα του οργανισμού;
• Προϋπολογισμός: Το χρηματικό ποσό που θα επενδυθεί για τη δημιουργία ενός συστήματος αυτοματισμού διεργασιών εξαρτάται από την κλίμακα της επιχείρησης, το τελικό αποτέλεσμα και τις επενδυτικές δυνατότητες της εταιρείας
• Ευκολία στη χρήση: Ακόμη και για προηγμένα συστήματα αυτοματισμού διεργασιών, απαιτείται κάποια ανθρώπινη παρέμβαση κατά την εγκατάσταση και την υλοποίηση. Το επίπεδο δεξιοτήτων των υπαλλήλων που χρησιμοποιούν το λογισμικό θα αποφασίσει πόσο φιλικό προς το χρήστη θα πρέπει να είναι το μπροστινό μέρος του λογισμικού και το επίπεδο τεχνικής υποστήριξης που θα απαιτείται από τον προγραμματιστή. Η ανάγκη για εκπαίδευση και τεχνική υποστήριξη πρέπει επίσης να αντιμετωπιστεί πριν από την επιλογή του κατάλληλου εργαλείου για το σκοπό αυτό.
• Έκταση εξάπλωσης και συνεργασίας: Τα περισσότερα τμήματα/ομάδες/μονάδες σε μεγάλες εταιρείες διασυνδέονται στις δραστηριότητές τους. Το εργαλείο λογισμικού που χρησιμοποιείται για τη διαδικασία αυτοματισμού πρέπει να μπορεί να παρέχει πρόσβαση σε διάφορα επίπεδα και να επιτρέπει την εύκολη συνεργασία μεταξύ όλων των συμμετεχόντων. Πρέπει επίσης να υπάρξει πρόβλεψη για τη συμπερίληψη διαφόρων επιπέδων εγκρίσεων στη διαδικασία.
• Ενοποίηση με τα άλλα συστήματα που χρησιμοποιούνται στην εταιρεία: Το εργαλείο BPA πρέπει να ενσωματώνεται με άλλα συστήματα, όπως εργαλεία λογιστικής διαχείρισης που χρησιμοποιούνται ήδη στην εταιρεία. Τα ανεξάρτητα εργαλεία αυτοματισμού διεργασιών που δεν ενσωματώνονται με τα ψηφιακά εργαλεία που χρησιμοποιούνται στην εταιρεία θα οδηγούσαν σε κακή διαχείριση δεδομένων και απώλεια χρόνου.

Μία από τις κύριες προκλήσεις στη δημιουργία συστημάτων BPM είναι ο σχεδιασμός ροών εργασίας για αυτοματοποίηση. Μόλις εντοπιστούν οι διαδικασίες που πρόκειται να αυτοματοποιηθούν, κάθε βήμα της διαδικασίας πρέπει να οριστεί με σαφήνεια για να είναι δυνατή η πλήρης αυτοματοποίηση των διαδικασιών αποτελεσματικά. Επιπλέον, η αυτοματοποίηση διαδικασιών πρέπει να εφαρμόζεται σε φάσεις, ώστε να μπορεί να ελεγχθεί διεξοδικά πριν από την ενσωμάτωση σε ολόκληρη την επιχείρηση. Η συνεχής παρακολούθηση είναι επίσης απαραίτητη – το set-and-forget δεν αποτελεί επιλογή και η έλλειψη παρακολούθησης μπορεί να οδηγήσει σε απαξίωση των λειτουργιών.

Πάρε μακριά

Ο Αυτοματισμός Επιχειρηματικών Διαδικασιών γίνεται γρήγορα ένα σημαντικό εργαλείο για να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να διαχειριστούν τις δραστηριότητές τους και να αναπτυχθούν. Τα πλεονεκτήματα των αυτοματοποιημένων διαδικασιών, όπως η μεγαλύτερη διαφάνεια των διαδικασιών, το μειωμένο κόστος, η βελτιωμένη παραγωγικότητα των εργαζομένων και η ικανοποίηση των πελατών, τις καθιστούν ιδανικές για υιοθέτηση από εταιρείες που θέλουν να επεκτείνουν την επιχειρηματική τους αρένα και το τελικό αποτέλεσμα. Το BPA δεν θεωρείται πλέον ως απειλή για την ανθρώπινη απασχόληση, αλλά θεωρείται συνεργιστικό εργαλείο που επιτρέπει στους ανθρώπινους εργαζομένους να επικεντρώνονται σε λιγότερο συνηθισμένες εργασίες υψηλότερης αξίας, όπως η ανάπτυξη επιχειρήσεων και άλλες δραστηριότητες που συμβάλλουν στην αξία της επιχείρησης.

Πηγή: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/