Απαίτηση αγοράς έναντι παραγγελίας αγοράς: Οι διαφορές

Αναδημοσίευση από τον Πλάτωνα

Ακολουθούν: 0

Η διαχείριση των ταμειακών ροών εντός της επιχείρησής σας είναι υψίστης σημασίας για την οικονομική επιτυχία – αυτό είναι κάτι που δεν έχει νόημα. Ενώ η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση σάς επιτρέπει να τροποποιείτε και να κάνετε μασάζ για να αντικατοπτρίζουν τα μη μετρητά έξοδα, όλες οι επιχειρήσεις ζουν και πεθαίνουν με τη λογιστική μετρητών: τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες σας φέρνουν περισσότερα μετρητά από αυτά που στέλνετε;

Ενώ η πώληση μιας ανώτερης υπηρεσίας ή προϊόντος βασίζεται σε δυνάμεις εκτός του ελέγχου σας, όπως παράγοντες αγοράς και οικονομικούς παράγοντες, εσείς κουτί διαχειριστείτε την εκροή μετρητών σας σε αξιοπρεπή βαθμό. Αλλά, όπως είπε ο θρύλος των επιχειρήσεων Peter Drucker, «Δεν μπορείς να διαχειριστείς αυτό που δεν μετράς».

Η σωστή διαχείριση των ταμειακών εκροών σας απαιτεί πρώτα κατανόηση που είναι υπεύθυνοι για την επικύρωση των εργαλείων στο δικό τους πλαίσιο, φέρνοντας τις ανάγκες και τις προκλήσεις τους ξοδεύει τι εντός του οργανισμού σας. Η θέσπιση σαφών οδηγιών για τις αιτήσεις αγοράς και τις εντολές αγοράς είναι ένα σημαντικό πρώτο βήμα για τη μέτρηση του τι σκοπεύετε να διαχειριστείτε.

Εντολή αγοράς έναντι απαίτησης αγοράς: Ποια είναι η διαφορά;

Η απαίτηση αγοράς (PR) και η εντολή αγοράς (PO) είναι και τα δύο βασικά σημεία στο πλαίσιο σας στρατηγική προμήθειας. Η διαφορά έγκειται στη σειρά τους στη ροή εργασιών προμηθειών της εταιρείας σας. Η διαφορά μεταξύ PO και PR είναι απλή:

Η απαίτηση αγοράς είναι για εσωτερική χρήση και συνδέει τον τελικό χρήστη (υπάλληλο) του προϊόντος ή της υπηρεσίας με τις αρχές έγκρισης μέσω τεκμηρίωσης που περιγράφει λεπτομερώς το κόστος.
Μια παραγγελία αγοράς προέρχεται από την απαίτηση και πηγαίνει στον πωλητή ή στον προμηθευτή για να εκπληρώσει την ανάγκη.

Και οι δύο εξυπηρετούν κρίσιμες λειτουργίες, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης τεκμηρίωσης, του ελέγχου του προϋπολογισμού και του ελέγχου των οικονομικών λειτουργιών της επιχείρησής σας.

Τι είναι η απαίτηση αγοράς;

Μια απαίτηση αγοράς μπορεί να είναι τόσο περίπλοκη ή απλή όσο χρειάζεστε, με τους μεγαλύτερους οργανισμούς να χρειάζονται συχνά μεγαλύτερους ελέγχους και διαδικασίες εντός της ροής εργασιών του PR από τα μικρότερα καταστήματα με λίγους μόνο υπαλλήλους. Και στις δύο περιπτώσεις, ωστόσο, η βασική ουσία ενός PR είναι η ίδια: σκοπός του είναι να χρησιμεύσει ως επίσημο αίτημα ενός υπαλλήλου για αγορά ή προμήθεια αγαθών ή υπηρεσιών που δρομολογούνται μέσω της ροής εργασίας σας.

Γιατί χρειάζεστε απαιτήσεις αγοράς;

Θυμηθείτε, δεν μπορείτε να διαχειριστείτε αυτό που δεν μετράτε και η μέτρηση των εξόδων σας ξεκινά με μια σταθερή κατανόηση του τρόπου με τον οποίο τα χρήματα ρέουν προς τα έξω. Αν δεν ξεκινήσετε προσωπικά κάθε αγορά εντός του οργανισμού σας με μηδενική συμμετοχή εργαζομένων (απίθανο), θα πρέπει να παρακολουθείτε προσεκτικά που είναι υπεύθυνοι για την επικύρωση των εργαλείων στο δικό τους πλαίσιο, φέρνοντας τις ανάγκες και τις προκλήσεις τους παραγγέλνει τι, Για τι σκοπό, Και για πόσο. Μια απαίτηση αγοράς πληροί όλα αυτά τα κριτήρια, καταλήγοντας σε τελικό έλεγχο από εξουσιοδοτημένο προσωπικό για την αποτροπή οικονομικής απάτης, σπατάλης και κατάχρησης εντός της επιχείρησής σας.

Πρέπει επίσης να διατηρείτε ακριβή αρχεία δαπανών για τα συστήματα οικονομικής διαχείρισης σας σε περίπτωση που το IRS χτυπήσει για έλεγχο. Σε κάθε περίπτωση, μια καλά λαδωμένη διαδικασία αίτησης αγοράς δημιουργεί και διατηρεί αυτόματα ένα ολοκληρωμένο λογιστικό σύστημα για τα έξοδα της εταιρείας.

Πώς λειτουργεί μια Αίτηση Αγοράς;

Όπως είπα, οι συγκεκριμένες ροές εργασίας διαφέρουν μεταξύ των εταιρειών. Για αυτήν τη ροή εργασιών, θα εξετάσουμε πώς μια μεσαία επιχείρηση με 100 υπαλλήλους μπορεί να υποβάλει αίτηση αγοράς. Ανάλογα με το μέγεθος και το εύρος εργασίας σας, η ροή εργασιών αιτήσεων αγοράς μπορεί να είναι πιο βελτιωμένη ή πολύ μεγαλύτερη και πιο περίπλοκη.

Ακολουθεί ένα βασικό περίγραμμα της τυπικής ακολουθίας αιτήσεων αγοράς:

Ο υπάλληλος εντοπίζει μια ανάγκη –είτε είναι ρουτίνα είτε ειδική περίπτωση– και υποβάλλει ένα έντυπο αίτησης αγοράς. Το έντυπο συνήθως περιλαμβάνει:
1. Όνομα υπαλλήλου ή τμήματος
2. Τοποθεσία (εάν τα γραφεία είναι γεωγραφικά ανόμοια ή εργάζεστε κυρίως εξ αποστάσεως)
3. Ποσότητα και είδος ειδών που ζητούνται
4. Επωνυμία και διεύθυνση της επιχείρησης του πωλητή
5. Ακριβής ή εκτιμώμενη τιμή
6. Ημερομηνία λήξης/όταν απαιτείται το αντικείμενο ή η υπηρεσία
Ο πρώτος διαχειριστής ή η αρχή που προτείνει την έγκριση επικυρώνει ότι το προϊόν ή το αντικείμενο δεν είναι ήδη μέρος του αποθέματός σας/δεν είναι διαθέσιμο και στέλνει το αίτημα στην ομάδα οικονομικής διαχείρισης.
Το Finance διασφαλίζει ότι ο πωλητής συμμορφώνεται με τα πρότυπα και τις πρακτικές της εταιρείας σας, διασφαλίζει ότι υπάρχει μια έγκυρη ανάγκη που δικαιολογεί μια δαπάνη και ότι η απαίτηση ευθυγραμμίζεται με τον προϋπολογισμό σας.

Μόλις ευλογηθείτε από τα οικονομικά, δημιουργείτε α εντολή αγοράς να ικανοποιήσει την απαίτηση.

Τι είναι η Εντολή Αγοράς;

Μια εντολή αγοράς είναι ένα επίσημο αίτημα που αποστέλλεται στον πωλητή για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που περιγράφονται στην αίτηση. Η εντολή αγοράς είναι συχνά πολύ πιο περίπλοκη από την εμβέλεια της αγοράς και περιλαμβάνει νομική γλώσσα για τη δέσμευση κάθε μέρους συμβατικά στη συναλλαγή. Είναι επίσης οργανωμένο σύμφωνα με τα εσωτερικά σας συστήματα διαχείρισης. Εάν ο προμηθευτής είναι αρκετά μεγάλος ή εάν έχετε μια συνεχή σχέση, είναι πιθανό να μορφοποιηθεί σύμφωνα με τα εργαλεία CRM του.

Γιατί χρειάζεστε παραγγελίες αγοράς;

Η εντολή αγοράς υπάρχει για να ζητήσει επίσημα και νόμιμα αγαθά ή υπηρεσίες από έναν πωλητή. Αυτή η νομική συμφωνία δεσμεύει κάθε συμβαλλόμενο μέρος στη συναλλαγή και διασφαλίζει μια κοινή κατανόηση του τι αναμένεται, για πόσο και πότε χρειάζεται. Αυτό βοηθά στην αποφυγή εκπλήξεων τιμολόγησης και κρατά όλους τους εμπλεκόμενους στις προμήθειες υπεύθυνους και ειλικρινείς μεταξύ τους, αποφεύγοντας την κακή επικοινωνία ή το ανθρώπινο λάθος που συμβαίνει συχνά κατά τη διάρκεια λεκτικών συναλλαγών ή συμφωνιών χειραψίας.

Και, όπως και οι αιτήσεις αγοράς, υπάρχει μια εντολή αγοράς για να χρησιμεύσει ως ελεγχόμενη διαδρομή χαρτιού για την εσωτερική σας διαχείριση ή σε περίπτωση που σας επιθεωρήσει μια εξωτερική υπηρεσία.

Πώς λειτουργεί μια εντολή αγοράς;

Μόλις εγκριθεί η αίτηση, το οικονομικό τμήμα σας ολοκληρώνει την παραγγελία αγοράς και συνεχίζει τη ροή εργασιών προμήθειας.

Η οικονομική ομάδα στέλνει την εντολή αγοράς στον πωλητή και την παραλαμβάνει τιμολόγιο. Από εκεί, το ο πωλητής πληρώνεται αμέσως, ή το τιμολόγιο διατηρείται σε πληρωτέους λογαριασμούς για καθορισμένη διάρκεια ή έως ότου εκπληρωθεί η εντολή αγοράς (ανάλογα με το είδος, τις εσωτερικές διαδικασίες σας και τη συμφωνία προμηθευτή).
1. Ένα βασικό μέρος της δέουσας επιμέλειας της οικονομικής σας ομάδας είναι η τριπλή αντιστοίχιση. Αυτό είναι ένα πληρωτέοι λογαριασμοί λειτουργία τμήματος που διασταυρώνει την παραγγελία, τιμολόγιο, και την απόδειξη παράδοσης για να επιβεβαιώσετε ότι δεν υπάρχει απάτη ή ανθρώπινο λάθος που μπορεί να προκαλέσει απροσδόκητα έξοδα.
Μόλις παραδοθεί το αντικείμενο ή παραδοθεί η υπηρεσία, ένα υπεύθυνο μέρος (είτε ο αρχικός αιτών είτε η ομάδα χρηματοδότησης) δημιουργεί μια απόδειξη και την καταχωρεί στους πληρωτέους λογαριασμούς για να διευκολύνει την τριπλή αντιστοίχιση και να δείξει ότι η παραγγελία αγοράς έχει ικανοποιηθεί.

Συμπέρασμα

Αυτή ήταν μια πολύ βασική ανάλυση των ροών εργασίας αιτήσεων αγοράς και παραγγελίας αγοράς. Στην πραγματικότητα, η συνεχής διαδικασία αίτησης και λήψης αγαθών από εξωτερικό πωλητή είναι επίπονη και μπορεί να είναι χρονοβόρα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η δημιουργία μιας τυπικής διαδικασίας λειτουργίας για αιτήσεις αγοράς και παραγγελίες αγοράς είναι το κλειδί για τη διασφάλιση ομαλής προμήθειας και τήρησης αρχείων ποιότητας.

Και, όπως πολλές διοικητικές επιχειρηματικές λειτουργίες, αυτές οι πτυχές των προμηθειών ψηφιοποιούνται ολοένα και περισσότερο ή αυτοματοποιούνται. Αυτά είναι υπέροχα νέα για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τους υπαλλήλους – ενώ οι βελτιστοποιημένες ροές εργασίας μπορούν να επιταχύνουν τα πράγματα, δεν μπορείτε να βελτιστοποιήσετε την ταχύτητα παράδοσης εγγράφων εμπρός και πίσω, ιδιαίτερα σε ρυθμίσεις απομακρυσμένης εργασίας ή εάν τα κεντρικά γραφεία και τα γραφεία σας είναι μετατοπισμένα.

Αποτελεσματικός αυτοματοποίηση πληρωτέων λογαριασμών Τα εργαλεία περιλαμβάνουν ολοκληρωμένη απαίτηση αγοράς και διαχείριση εντολών αγοράς. Οι καινοτομίες στη ροή εργασίας περιλαμβάνουν:

Εργαλεία ελέγχου με τεχνητή νοημοσύνη για τη δημιουργία επίσημων αιτήσεων από email εργαζομένων ή μηνύματα Slack.
Αυτοματοποιημένη έγκριση AP για ορισμένες κατηγορίες ή αιτήματα κάτω από ένα συγκεκριμένο ποσό σε δολάρια που δεν χρειάζεται ανθρώπινη εξέταση.
Συγχρονισμός με το λογιστικό λογισμικό σας για μετεγκατάσταση αιτήσεων, τιμολόγησης και αποδείξεων για να επιτρέψετε την τριπλή αντιστοίχιση και τη γρήγορη συμφωνία.
Η μακροπρόθεσμη αποθήκευση δεδομένων σε ένα ασφαλές cloud διασφαλίζει ότι είστε συμβατοί και έτοιμοι για έλεγχο.

Αυτές είναι μερικές μόνο από τις καινοτομίες που διαμορφώνουν τις προμήθειες, αλλά καθεμία εκσυγχρονίζει μοναδικά τις ροές εργασίας των αιτημάτων αγοράς και των παραγγελιών αγοράς σας. Και όσο περισσότερο αναπτύσσετε και θρέφετε το δικό σας διαχείριση προμηθειών και Αυτοματισμός AP, όσο μεγαλύτερο είναι το οικοσύστημα που δημιουργείτε – και τόσο πιο εύκολα μπορείτε να διαχειριστείτε διοικητικές εργασίες που κατά τα άλλα αφαιρούν από τη λειτουργική σας εστίαση.

Ανεξάρτητα από το επίπεδό σας χρηματοοικονομική αυτοματοποίηση, η κατανόηση της εντολής αγοράς έναντι της απαίτησης αγοράς είναι το πρώτο βήμα για τη διαχείριση των δαπανών και τη διατήρηση των μετρητών - εάν διαχειρίζεστε τι μπορείτε να μετρήσετε τώρα.