Έξυπνη κλιμάκωση: Πώς να αναπτυχθείτε χωρίς να υποκύψετε στη γραφειοκρατία

Καθώς οι εταιρείες επεκτείνονται, είναι σχεδόν αναπόφευκτο να αναπτύσσεται και η γραφειοκρατία μαζί τους. Ο όρος "γραφειοκρατίαΣυνήθως έχει μια αρνητική χροιά, που συχνά συνδέεται με αποθαρρυμένο προσωπικό, περίπλοκες και υπερβολικές διαδικασίες, αργή λήψη αποφάσεων, σιλό-σκέψη, αποσύνδεση μεταξύ διοίκησης και εργαζομένων και έλλειψη ψηφιοποίησης και καινοτομίας. Θα μπορούσε κανείς να υποθέσει ότι η αποφυγή ή τουλάχιστον η μείωση της γραφειοκρατίας είναι θεμελιώδης στόχος για κάθε οργανισμό. Ωστόσο, η επίτευξή του είναι πιο εύκολο να ειπωθεί παρά να γίνει και συχνά δεν είναι καν επιθυμητή, καθώς η γραφειοκρατία χρησιμεύει επίσης για τη διατήρηση της τάξης και της συνέπειας, τη μείωση του λειτουργικού κινδύνου και την ενίσχυση της προβλεψιμότητας.

Όταν μια νεοφυής επιχείρηση ξεκινά το ταξίδι για να γίνει ένας εταιρικός γίγαντας, ο μετασχηματισμός στην οργανωτική δομή και τις διαδικασίες είναι αναπόφευκτος. Ενώ αυτή η εξέλιξη είναι απαραίτητη για την ανάπτυξη και τη σταθερότητα, τείνει να εισάγει γραφειοκρατία – που συχνά θεωρείται ως αναγκαίο κακό.

Σε μια εκκίνηση με μια μικρή ομάδα (ας πούμε έως και 20 άτομα), η συνεργασία είναι απρόσκοπτη λόγω του περιορισμένου αριθμού εργαζομένων, επιτρέποντας την εύκολη κοινή χρήση σχεδόν όλων των πληροφοριών με ανεπίσημο τρόπο. Κατά συνέπεια, δεν υπάρχει άμεση ανάγκη για σαφείς ορισμούς ρόλων, καθώς ο καθένας έχει μια ολοκληρωμένη κατανόηση των καθηκόντων και των στόχων. Οι ρόλοι ορίζονται οργανικά και προσαρμόζονται καθημερινά, αντανακλώντας μια ρεαλιστική προσέγγιση για την εκτέλεση της δουλειάς.

Ωστόσο, καθώς η εταιρεία μεγαλώνει, απαιτούνται τα ακόλουθα:

• Καθορίστε τους ρόλους και τις ειδικότητες: Αυτό οδηγεί στη δημιουργία τμημάτων με τους αντίστοιχους επικεφαλής τμημάτων τους (managers).

• Διαδικασίες Εγγράφων: Ειδικά για εργασίες μεταξύ τμημάτων, είναι απαραίτητες οι τεκμηριωμένες διαδικασίες.

Συνήθως, αυτοί οι αρχικοί πόνοι ανάπτυξης εκδηλώνονται καθώς μια εταιρεία εξελίσσεται από 20 σε 100 υπαλλήλους. Μεταξύ 20 και 50 εργαζομένων, εντοπίζονται τα πρώτα σημεία πόνου, αλλά μπορούν ακόμα να αντιμετωπιστούν γρήγορα λόγω της πρακτικής διαχείρισης. Ωστόσο, αυτή η προσέγγιση μπορεί ακούσια να έχει ως αποτέλεσμα τα ανώτερα στελέχη να γίνουν μεμονωμένα σημεία αποτυχίας και σημεία συμφόρησης στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Τα ανώτερα στελέχη εμπλέκονται όλο και περισσότερο σε δευτερεύουσες εταιρικές αποφάσεις, ενεργώντας ως πυροσβέστες και όχι ως στρατηγικοί ηγέτες.

Καθώς μια εταιρεία εξελίσσεται από 50 σε 100 υπαλλήλους, εμφανίζεται μια κρίσιμη καμπή. Οι άτυπες διαδικασίες γίνονται πιο δύσκολο να διατηρηθούν, οι εσωτερικές πολιτικές μεταξύ των νεοσύστατων τμημάτων αρχίζουν να εμφανίζονται και η ανάθεση καθίσταται απαραίτητη. Κατά συνέπεια, εισάγονται επίσημες διαδικασίες και έλεγχοι για τη διατήρηση του στρατηγικού ελέγχου, σηματοδοτώντας τα αρχικά βήματα της γραφειοκρατίας.

Καθώς η εταιρεία ξεπερνά τους 100 υπαλλήλους, οι δομές γίνονται όλο και πιο περίπλοκες και επίσημες. Αυτό αναπόφευκτα επηρεάζει τη δυναμική φύση της εταιρείας:

• Περισσότερα τμήματα και πολύπλοκα οργανογράμματα οδηγούν σε άκαμπτες δομές και μεγαλύτερος διαχωρισμός μεταξύ της ανώτερης διοίκησης και των καθημερινών εργαζομένων.

• Η αύξηση των εργαζομένων κάνει διαχείριση των πάντων μέσω ανεπίσημων καναλιών σχεδόν αδύνατος.

• Επίσημες διαδικασίες (κανόνες και διαδικασίες) καθίστανται αναγκαιότητα, καθώς αυξάνεται η πολυπλοκότητα των λειτουργιών.

Αυτό σημαίνει ότι η γραφειοκρατία θα ξεκινήσει αυτόματα:

• Λόγω του αυξανόμενου αριθμού εργαζομένων, υπάρχει μια εκθετική αύξηση του αριθμού των γραμμών επικοινωνίας (δηλαδή μια ομάδα των 4 έχει 6 γραμμές επικοινωνίας, μια ομάδα των 12 έχει 66, ενώ μια ομάδα των 50 έχει 1225 γραμμές επικοινωνίας).

• Δεδομένου ότι κανείς δεν μπορεί πλέον να είναι υπεύθυνος για διεργασίες από άκρο σε άκρο και η εργασία άλλων ατόμων/τμημάτων γίνεται όλο και πιο ασαφής, δημιουργεί ένα έλλειψη ιδιοκτησίας.

• Οι διευθυντές αναγκάζονται όλο και περισσότερο να παράγουν γρήγορα αποτελέσματα(εντοπίστε γρήγορες νίκες) στη βελτιστοποίηση της εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι οι διαχειριστές συνήθως αντιδρούν σε κάθε καθημερινό περιστατικό, προσθέτοντας ένα επίπεδο ελέγχου ως θεραπεία για την αποφυγή του συμβάντος στο μέλλον, αντί να λαμβάνουν στρατηγικές μακροπρόθεσμες ενέργειες για την εξάλειψη της βασικής αιτίας του συμβάντος. Αυτοί οι μικροί, καλοπροαίρετοι πρόσθετοι έλεγχοι θα δημιουργήσουν μακροπρόθεσμα έναν γραφειοκρατικό εφιάλτη.

• Οι μεγαλύτερες εταιρείες γίνονται συχνά αποφυγή κινδύνου (κάτι που είναι λογικό καθώς διακυβεύονται περισσότερα περιουσιακά στοιχεία, π.χ. με τη μορφή της αξίας της επωνυμίας), με αποτέλεσμα πληθώρα ελέγχων και εγκρίσεων πριν αναληφθεί οποιαδήποτε ενέργεια.

Για να μειώσετε τη γραφειοκρατία κατά τη διάρκεια της οργανωτικής ανάπτυξης, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες συμβουλές:

• Προσλάβετε και εκπαιδεύστε αποτελεσματικά: Επενδύστε σε ειδικευμένους και με κίνητρα υπαλλήλους προσφέροντας ευκαιρίες κατάρτισης και ανάπτυξης για να ενισχύσουν τις δυνατότητές τους. Οι καλά εκπαιδευμένοι και με κίνητρα υπάλληλοι απαιτούν λιγότερη επίβλεψη, επιτρέποντας τη μείωση της γραφειοκρατίας.

• Εξουσιοδοτήστε τη λήψη αποφάσεων: Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να λαμβάνουν αποφάσεις στο πλαίσιο των ρόλων τους και εμπιστεύονται την κρίση τους. Επιτρέψτε τους να αναλάβουν την ευθύνη και να μάθουν από τα λάθη τους, καλλιεργώντας μια κουλτούρα πρωτοβουλίας και ιδιοκτησίας.

• Αποκέντρωση της λήψης αποφάσεων: Καθορίστε με σαφήνεια τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων και βεβαιωθείτε ότι οι αποφάσεις λαμβάνονται στο κατάλληλο επίπεδο, αποφεύγοντας τα περιττά επίπεδα έγκρισης.

• Βελτιώστε τις διαδικασίες: Επανεξετάζετε τακτικά και εκσυγχρονίζετε τις διαδικασίες για την εξάλειψη των περιττών βημάτων, εστιάζοντας στην αποτελεσματικότητα χωρίς να διακυβεύεται η δημιουργικότητα και η ευελιξία.

• Καθορίστε ξεκάθαρους εταιρικούς στόχους: Καθορίστε σαφείς εταιρικούς στόχους και Βασικούς Στόχους και Αποτελέσματα (OKR), με ιδανικά στόχο 1 North Star. Από αυτούς, αντλήστε τους στόχους του τμήματος για να διασφαλίσετε την ευθυγράμμιση με τους συνολικούς στόχους της εταιρείας. Αυτό εμποδίζει τους μεμονωμένους στόχους του τμήματος να επισκιάσουν την ευρύτερη αποστολή της εταιρείας.
  Ένα σύντομο ανέκδοτο για να καταδείξει αυτόν τον κίνδυνο. Πριν από μερικά χρόνια, εργάστηκα σε μια τράπεζα, όπου το τμήμα Πληροφορικής είχε ως κύριο στόχο τη μέγιστη διαθεσιμότητα των συστημάτων (επιπλέον αυτός ο στόχος είχε ευθυγραμμιστεί και συμφωνηθεί με όλους τους επιχειρηματικούς φορείς). Το αποτέλεσμα ήταν ότι οι αλλαγές στα συστήματα πληροφορικής απωθήθηκαν και ελέγχονταν, καθώς προφανώς επηρέασαν αρνητικά τον συνολικό στόχο του τμήματος πληροφορικής. Το αποτέλεσμα, ωστόσο, ήταν ότι το τμήμα επιχειρήσεων δεν ήταν πλέον σε θέση να επιτύχει τους στόχους του, καθώς δεν ήταν πλέον σε θέση να καινοτομήσει και να αλλάξει τον υπάρχοντα τρόπο εργασίας τους. Δείχνει ότι παρόλο που κάθε τμήμα είχε πολύ ευγενείς και καλούς στόχους, δεν επέβαλλε ο ένας τον άλλον, αντίθετα.

• Προώθηση της Ανοιχτής Επικοινωνίας: Δημιουργήστε ανοιχτά κανάλια επικοινωνίας για τους υπαλλήλους για να εκφράσουν τις ανησυχίες, τις ιδέες και τα σχόλιά τους. Η ηγεσία πρέπει να ακούει ενεργά και να συνεργάζεται με τους υπαλλήλους σε όλα τα επίπεδα.

Η γραφειοκρατία είναι ένα αναπόφευκτο αποτέλεσμα της ανάπτυξης, αλλά με συνειδητή προσπάθεια και σωστές στρατηγικές, οι εταιρείες μπορούν να επιτύχουν μια ισορροπία μεταξύ δομής και αποτελεσματικότητας.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://www.finextra.com/blogposting/25098/scaling-smart-how-to-grow-without-succumbing-to-bureaucracy?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs