Warum Ihr CRM Ihren nächsten Datenverstoß verursachen kann – DATAVERSITY

Neuauflage von Plato

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In der schnelllebigen Vertriebswelt von heute ist jede Kundeninteraktion von großem Wert. Mitarbeiter greifen auf Telefonnummern für Anrufe und Textnachrichten zu, erhalten Privatadressen zum Versenden von Werbegeschenken und notieren sogar Gesundheitsaktualisierungen (z. B. eine Besprechung, die verschoben werden muss, weil der Kunde an Covid erkrankt ist). Während diese Maßnahmen oft aus guten Absichten entstehen und darauf abzielen, Beziehungen aufzubauen und den Überblick über die Customer Journey zu behalten, werfen sie eine entscheidende Frage auf:

Wie schützen Sie kritische Daten in Ihrem CRM?

Die Wahrheit ist, dass Ihr CRM der entscheidende Kern Ihres Vertriebsbetriebs ist, aber oft anders behandelt wird als andere Datenspeicherumgebungen, in denen sensible Informationen wie PII, PCI, PHI usw. gespeichert sind. Ohne angemessene Kontrollen und Überwachung könnten Ihre CRM-Daten offengelegt werden intern, für Apps von Drittanbietern zugänglich oder anfällig für Fehlkonfigurationen. (Sieh dir das an alarmierende Offenbarung zu Datenlecks im SFDC.)

CRMs, wie alle anderen auch Datenspeichervorrichtung Technologie enthalten große Mengen potenziell sensibler Informationen. Darüber hinaus sind sie komplex in der Verwaltung, sodass eine riskante Kombination entsteht.

Lassen Sie uns einen Vier-Punkte-Ansatz zur Minimierung dieser Risiken untersuchen:

Entdeckung und Klassifizierung
Nutzungs- und Zugriffsanalyse
Kontrollen und Konfiguration
Lückenanalyse

Im Folgenden werden wir die einzelnen Punkte aufschlüsseln:

Entdeckung und Klassifizierung

Identifizieren Sie alle Datenbestände in Ihrem CRM. Dazu gehören nicht nur die Daten, die sich in der Kernfunktionalität befinden, wie z. B. Deals, Opportunities, Leads, Kontakte und Interaktionen, sondern auch alle Anhänge oder Dokumente. Dies ist oft zeitaufwändig, aber für eine umfassende Darstellung unerlässlich.
Klassifizieren Sie Daten basierend auf Vertraulichkeitsstufen. Gruppieren Sie Daten beispielsweise in Kategorien wie „sehr sensibel“ (z. B. Gesundheitsakten), „mäßig sensibel“ (z. B. Kontaktinformationen) und „nicht sensibel“ (z. B. allgemeine E-Mails).
Entwickeln Sie Richtlinien, um zu verwalten, wie lange Daten aufbewahrt und wann sie gelöscht werden sollen.
Beurteilen Sie, ob die Daten für den beabsichtigten Zweck unerlässlich sind. Löschen Sie unnötige Daten.

Nutzungs- und Zugriffsanalyse

Bestimmen Sie, wer Zugriff auf sensible Daten hat. Analysieren Sie Rollen, Berechtigungen und Zugriffskontrollen. Dies kann in manchen CRM-Umgebungen eine Herausforderung darstellen, ist aber von entscheidender Bedeutung.
Führen Sie gründliche Prüfungen von Drittanbieter-Apps auf Berechtigungen durch Datensicherheit Praktiken, die über Benutzerrechte hinausgehen.
Informieren Sie Benutzer regelmäßig über den sicheren Umgang mit Daten.

Kontrollen und Konfiguration

Überprüfen Sie die CRM-Systemkontrollen, einschließlich Verschlüsselung, Authentifizierung, Passwortrichtlinien und Datensicherungen, und stellen Sie sicher, dass die Konfiguration ordnungsgemäß ist, um unbefugten Zugriff und Datenlecks zu verhindern.
Machen Sie sich mit den mit jeder Einstellung verbundenen Risiken vertraut, da Fehlkonfigurationen zur Offenlegung von Daten führen können.
Entfernen Sie alle inaktiven Benutzer oder Apps – Benutzer, die sich nicht mehr in dem Teil der Organisation befinden, der Zugriff auf die Daten benötigt, oder diese verlassen haben, und Anwendungen, die nicht mehr verwendet werden, deren Berechtigungen jedoch bestehen geblieben sind.

Lückenanalyse

Sobald Sie diese Daten gesammelt haben, wechseln Sie von der Sichtbarkeit zur Risikobewertung. Dazu gehört eine gründliche Risikobewertung.
Leiten Sie Maßnahmen zur Datenbereinigung ein und entfernen Sie veraltete oder irrelevante Daten. Beschränken Sie den Zugriff auf sensible Daten auf ausgewählte Administratoren (z. B. Superadministratoren).
Richten Sie Verfahren zur kontinuierlichen Überwachung und Reaktion auf Vorfälle ein. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig.

Die Sicherung Ihres CRM ist keine einfache Aufgabe, insbesondere da nicht immer ein engagiertes DevOps-Team vorhanden ist, das mit allen Einzelheiten vertraut ist. Auch Unternehmensadministratoren sind sich der damit verbundenen Risiken möglicherweise nicht immer vollständig bewusst. Dennoch ist dies geschäftskritisch. Dies ist keine „einstellen und vergessen“-Anstrengung. Es ist kontinuierlich. Die Vertriebsorganisation wird nicht verschwinden, und auch die Notwendigkeit, die sensiblen Daten der Kunden zu schützen, besteht nicht.

In einer Zeit, in der Datenschutzverstöße immer wieder in den Nachrichten auftauchen und die Vorschriften immer strenger werden, ist der Schutz Ihres CRM nicht nur eine bewährte Vorgehensweise, sondern ein Muss. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie eine umfassende Strategie entwickeln, die die vier oben genannten Punkte abdeckt. Auf diese Weise können Sie die Sicherheit Ihres CRM stärken und sicherstellen, dass Ihre Kundenbeziehungen weiterhin auf Vertrauen und Sicherheit basieren.