Der Abrechnungszyklus, oft auch als „Buchhaltungszyklus“ bezeichnet Monatsabschluss durch Buchhaltungs- und FP&A-Teams ist ein 8-stufiger Prozess, der monatlich stattfindet. Aufgrund der gut etablierten Schritte des Rechnungslegungszyklus dient der Prozess als wichtige Kontrollübung für Unternehmen und hilft der Führung bei der Lösung große buchhalterische Probleme Heute. Es überprüft, ob alle Transaktionen korrekt sind, stellt sicher, dass alles Fehlende erfasst wird, und veranschaulicht, wie jeder Posten in die Finanzberichte einfließt. Letztendlich zeichnen die Schritte des Rechnungslegungszyklus regelmäßig ein Bild von der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens und geben der Führung die Möglichkeit, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Obwohl die Schritte des Buchhaltungszyklus standardisiert sind, gibt es viele Möglichkeiten, die Prozesse innerhalb dieser Schritte anzugehen. Es gibt keine zwei Unternehmen, die genau den gleichen Rechnungslegungszyklus haben, aber die einzelnen Schritte des Rechnungslegungszyklus dienen bestimmten Zwecken. Heutzutage prüfen immer mehr Unternehmen den Buchhaltungszyklus in der Hoffnung, ihn reibungsloser zu gestalten, den Zeitaufwand zu reduzieren und einige der damit verbundenen manuellen Prozesse zu automatisieren.
Das Abschließen des Buchhaltungszyklus wird nicht als unterhaltsame oder einfache Aktivität angesehen, aber mit dem richtigen Verständnis der einzelnen Schritte des Buchhaltungszyklus wird völlig klar, warum es so wichtig ist. Wenn Sie sich jemals gefragt haben: „Was ist der Abrechnungszyklus?“ Dann sind Sie hier genau richtig. Wenn Sie den von Ihrem Unternehmen verwendeten Buchhaltungszyklus überarbeiten möchten, lesen Sie weiter. Wenn Sie wissen möchten, warum es wichtig ist, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie.
Was ist der Abrechnungszyklus?
Der Buchhaltungszyklus bietet einen klaren Leitfaden für die Aufzeichnung, Analyse und abschließende Berichterstattung über die Finanzaktivitäten eines Unternehmens. Zusammenstellung der Arbeiten des Monats von abbrechnungsverbindlichkeiten, Forderungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Buchhaltung und Finanzen, der Buchhaltungszyklus führt zu einem vollständigen Finanzbild des Vormonats. Normalerweise gibt es Monatsabschlüsse auf monatlicher Basis, Quartalsabschlüsse auf vierteljährlicher Basis und natürlich einen Jahresabschluss am Ende jedes Geschäftsjahres.
Der Buchhaltungszyklus dient als Grundlage für alle Kennzahlen der Finanzbuchhaltung in einer Organisation. Am Ende eines Monats ist das Buchhaltungsteam dafür verantwortlich, die 8 Schritte des Buchhaltungszyklus abzuschließen. Nachgelagerte Buchhaltungsprozesse basieren jeden Monat auf einem lückenlosen Buchhaltungszyklus. Ein genauer Überblick über Finanzkennzahlen beginnt bereits im Buchhaltungszyklus. Um sicherzustellen, dass die Prüfpfade zuverlässig sind, muss der Buchhaltungszyklus abgeschlossen sein. und Geschäftsentscheidungen basieren auf den Ergebnissen früherer Buchhaltungszyklen.
Wie funktioniert der Rechnungszyklus?
Der Einfachheit halber besprechen wir einen Abrechnungszyklus, der einem monatlichen Kalenderplan folgt. Normalerweise ist der Monat in Wochen unterteilt. Die erste und zweite Woche, beispielsweise im April, werden damit verbracht, den Abrechnungszyklus für März abzuschließen, je nachdem, wie lange Ihre Organisation benötigt, um die Schritte des Abrechnungsprozesses abzuschließen. Der Prozess selbst erfolgt in einer dominoähnlichen Reihenfolge. Der erste Schritt muss unbedingt abgeschlossen sein, bevor mit dem zweiten Schritt begonnen wird usw.
Abhängig von der Komplexität Ihrer Organisation wird die Anzahl der am Abschlussprozess beteiligten Personen stark variieren. Alle Beteiligten sollten detailorientiert, methodisch und mit dem gesamten Rechnungslegungsprozess vertraut sein. Wenn Ihre Organisation privat geführt wird, haben Sie möglicherweise eine gewisse Flexibilität hinsichtlich des Abschlusses des Monatsendprozesses und mehr Freiheit bei der Durchführung. Für börsennotierte Unternehmen ist es wichtig, die GAAP-Standards und Berichtsprozesse einzuhalten.
Die 8 Schritte des Buchhaltungszyklus
Jede einzelne Transaktion, die Ihr Unternehmen innerhalb eines Abrechnungszeitraums durchführt, muss im Abrechnungszyklus erfasst und bewertet werden. Betriebsausgaben, Einnahmen aus verschiedenen Quellen, Lohnkosten und alles dazwischen müssen die 8 Schritte des Buchhaltungszyklus durchlaufen.
Zu Beginn besteht der Buchhaltungszyklus aus einer Ansammlung fragmentierter Transaktionen und Buchhaltungsinformationen. Am Ende aller Schritte des Buchhaltungszyklus haben Sie jedoch ein klares Bild von der Finanzlage Ihres Unternehmens.
Die 8 Schritte des Abrechnungszyklus sind:
- Identifizieren Sie Transaktionen
- Tagebucheinträge aufzeichnen
- Hauptbuchbuchung
- Schließen Sie den nicht angepassten Probesaldo ab
- Arbeitsblattausgaben
- Schließen Sie die Anpassung der Journaleinträge ab
- Jahresabschlüsse erstellen
- Schließen Sie die Bücher
Jeder Schritt spielt im Buchhaltungsprozess eine wichtige Rolle; Stellen Sie sicher, dass Sie die nötige Zeit und Ressourcen investieren, um jeden Schritt erfolgreich zu machen.
Identifizieren Sie Transaktionen
Der erste Schritt im Abrechnungszyklus ist die Identifizierung alles, Transaktion, die innerhalb des angegebenen Zeitraums stattfindet. Wenn Geld eingeht oder ausgegeben wird, auch wenn es sich um etwas Kleineres wie ein Geschäftsessen handelt, muss es zu Prüfungs- und Nachverfolgungszwecken aufgezeichnet werden. In diesem Schritt sollten alle bezahlten Kundenrechnungen, ausgehenden Lieferantenzahlungen und andere Transaktionen berücksichtigt werden. Die Transaktionen werden in Ihrem Buchhaltungs- oder Buchhaltungssystem verfolgt und fließen schließlich in den Journalbuchungsvorbereitungsprozess in Schritt 2 ein.
Journaleinträge aufzeichnen
Wenn alle Transaktionen vorhanden sind, können Sie mit der Erstellung von Journaleinträgen fortfahren, die jede Transaktion umfassen. Journaleinträge wirken sich auf unterschiedliche Konten aus, je nachdem, ob es sich bei der Transaktion um eine Ausgabe, einen Ertrag oder einen anderen Einzelposten handelte. Wenn Ihre Organisation die doppelte Buchführung verwendet, müssen Sie die Belastungen und Habenrechnungen auf Ihren Konten ausgleichen. Überprüfen Sie unbedingt die Genehmigungsanforderungen für Journaleinträge unterschiedlicher Größe. In den meisten Fällen ist die Unterschrift des Erstellers und des Genehmigers erforderlich. Wenn es sich jedoch um große Beträge handelt, kann ein zweiter Genehmiger erforderlich sein.
Hauptbuchbuchung
Der Abschluss des Abrechnungszyklus wäre ohne die 3 unmöglichrd Buchhaltungszyklusschritt: FIBU-Buchung. Nachdem alle Journalbuchungen abgeschlossen sind, ist es wichtig, dass sie auf die entsprechenden Hauptbuchkonten gebucht werden. Bei einigen Hauptbuchkonten handelt es sich um Forderungen, Bargeld, F&E-Ausgaben und Serviceeinnahmen. Heutzutage kann die Hauptbuchbuchung in der Regel mit vielen verschiedenen Arten von Buchhaltungssoftwaretools automatisiert werden. Um zum Kern der Frage „Was ist der Abrechnungszyklus?“ zu gelangen? wir müssen es können das Hauptbuch abgleichen, und dieser Schritt ist dafür verantwortlich.
Nicht angepasster Probesaldo
Alle Transaktionen in Ihrem Buchhaltungssystem sind korrekt, Journalbuchungen wurden erstellt und gebucht und das Hauptbuch wird aktualisiert … was nun? In dieser Phase erfordern alle Buchhaltungsprozesse die Analyse des unbereinigten Bilanzsaldos. Der Probesaldo zeigt alle Kontostände in dieser Phase des Abschlussprozesses an und ist die beste Möglichkeit, Fehler im Abschlussprozess zu identifizieren, sodass Ihr Buchhaltungsteam etwaige Probleme in den folgenden Schritten beheben kann.
Arbeitsblattausgaben
Wenn in der Bilanz Unstimmigkeiten festgestellt werden, können die Buchhaltungsteams mithilfe eines Arbeitsblatts noch tiefer gehen und genau herausfinden, woher die Unstimmigkeiten stammen. In einigen Fällen müssen Anpassungen der Journaleinträge vorgenommen werden, um die Kontostände korrekt zuzuordnen. Der Einsatz fortschrittlicher Technologien wie Nanonets kann diesen Prozess rationalisieren und die Zeit reduzieren, die Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach Buchhaltungsfehlern verbringen.
Journaleinträge anpassen
Mit der detaillierten Analyse der Ungleichgewichte im Arbeitsblatt kann Ihr Buchhaltungsteam mit der Eingabe der erforderlichen Korrekturbuchungen für diesen Monat beginnen. Genau wie in Schritt 2 müssen diese Journaleinträge vor der Veröffentlichung überprüft und genehmigt werden. Sobald alle Anpassungsjournaleinträge abgeschlossen sind, überprüfen Sie als abschließende Überprüfung die Belastungen und Gutschriften im Bericht über den angepassten Saldo.
Erstellen Sie Finanzberichte
Die wichtigsten Finanzberichte sind die Gewinn- und Verlustrechnung, die Kapitalflussrechnung und die Bilanz. Jeder von ihnen erfordert vorgelagerte Eingaben aus den oben genannten Schritten des Abrechnungszyklus. Die 8 Schritte des Buchhaltungszyklus fließen direkt in die Abschlusserstellung ein. Sobald der Jahresabschluss erstellt ist, kann er für Analysezwecke verwendet werden, um finanzielle Erkenntnisse zu gewinnen und die Gesamtleistung des Unternehmens zu messen. Da sich jeder Finanzbericht auf einen anderen Aspekt des Geschäfts konzentriert, werden sie alle für eine genaue Berichterstattung in der gesamten Funktion benötigt.
Schließen Sie die Bücher
Am Ende des Buchhaltungszyklus schließen die Buchhaltungsteams die Bücher zu einem bestimmten Datum ab. Der letzte Schritt in den 8 Schritten des Buchhaltungszyklus verbietet es jedem, weitere Änderungen vorzunehmen, neue Journaleinträge einzugeben oder die endgültigen Kontostände anzupassen. Der Snapshot wird rechtzeitig für den angegebenen Zeitraum fixiert, sodass Ihr Team auf den nächsten Geschäftsmonat oder das nächste Geschäftsjahr umsteigen kann.
Was ist der Zweck von Abrechnungszyklen?
Jetzt kennen wir die Antwort auf die Frage „Was ist der Abrechnungszyklus?“ Um diesen Prozess und alle damit verbundenen Rechnungslegungsprozesse jedoch weiter zu kontextualisieren, müssen wir den Gesamtzweck der Schritte des Rechnungslegungszyklus bewerten.
In ihrer Summe stellen die Schritte des Rechnungslegungszyklus die Genauigkeit der Finanzberichtsfunktionen eines Unternehmens sicher. Jede Geschäftsentscheidung basiert auf Finanzberichten, die aus dem Buchhaltungszyklus stammen. Wenn Buchhaltungsfehler zu lange unberücksichtigt bleiben, können sie Ihre Geschäftsfähigkeit als Unternehmen ernsthaft beeinträchtigen und, noch schlimmer, später zu rechtlichen oder behördlichen Problemen führen.
Automatisierung des Buchhaltungszyklus
Die Buchhaltungsfunktion ist ein Hauptkandidat für Roboterprozessautomatisierung; Angesichts der Schritte des Buchhaltungszyklus und vieler anderer sich wiederholender Aufgaben, die wöchentlich, monatlich oder sogar vierteljährlich anfallen, sollten Buchhaltungsleiter nicht zögern, in Automatisierungssoftware zu investieren.
In einigen Teilen der Funktion, wie z. B. der Kreditorenbuchhaltung, Implementierung von Automatisierungssoftware und verstärken Best Practices könnte Ihren Mitarbeitern jede Woche viele Stunden ersparen. Es wurde sogar nachgewiesen, dass es das reduziert Kosten für die Rechnungsbearbeitung! Mit der verfügbaren zusätzlichen Zeit kann sich der Schwerpunkt Ihres Teams vom Abschluss des Buchhaltungszyklus auf die strategische Planung, den Aufbau von Geschäftsbeziehungen und die Investition in analytische Fähigkeiten der nächsten Generation verlagern.
Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Ihr Monatsabschlussprozess 2-3 Tage statt 7-10 dauerte. Mit Automatisierungssoftware, diese Welt ist möglich, und in ihr werden Ihre Mitarbeiter glücklicher sein, Ihr Unternehmen wird seiner Konkurrenz einen Schritt voraus sein und die finanziellen Vorteile werden sich langfristig bemerkbar machen. Investieren Sie in Buchhaltung und Finanzautomatisierung Jetzt oder in Ihrer Branche ins Hintertreffen geraten – Sie haben die Wahl.
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