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Dokumentenarchivierung ist der Prozess der sicheren Aufbewahrung von Dokumenten, die jetzt nicht mehr verwendet werden.
Ein mittelständisches Unternehmen befasst sich mit 10,000-Dokumente jedes Jahr. Sie manuell zu verfolgen, ist eine große Tortur.
Glücklicherweise hilft die Dokumentenarchivierung dabei, das Durcheinander zu beseitigen. Durch die richtige Kategorisierung, Digitalisierung und Indizierung von Dokumentenhilft die Dokumentenarchivierung Unternehmen, Dokumente auch nach Jahren wiederzufinden, da man nie weiß, wann man sie braucht. Denken, prüfen, Referenzen oder irgendetwas anderes.
Werfen wir einen Blick auf die Dokumentenarchivierung und wie Sie den Dokumentenarchivierungsprozess optimieren können, damit Sie niemals ein Dokument verlieren.
Was ist Dokumentenarchivierung?
Dokumentenarchivierung ist der Prozess der sicheren Aufbewahrung von Dokumenten, die jetzt nicht mehr verwendet werden.
Dies sind fixierte Dokumente – Dokumente, die nicht geändert oder bearbeitet werden können oder sollten –, auf die nicht regelmäßig zugegriffen oder die nicht verwendet werden. Die Archivierung inaktiver Papiere ist aus rechtlichen oder Compliance-Gründen oder für den Fall, dass sie für eine Prüfung erforderlich sind, unerlässlich. Daher müssen archivierte Papiere mühelos auffindbar sein, auch wenn sie nicht regelmäßig verwendet werden.
Dokumente, die dynamisch sind und in den täglichen Systemen eines Unternehmens verwendet werden, eignen sich nicht gut für die Archivierung – sie müssen aktiv genutzt werden. (Für alle Dokumente, die Sie nicht archivieren müssen? Schießen Sie sie weg, wenn Sie damit fertig sind)
Sie können sowohl digitale als auch physische Dokumente archivieren.
Viele Institutionen ziehen es vor, Papierdokumente in ein elektronisches Archiv zu digitalisieren. Denn speichern elektronische Dokumente ist auf Dauer einfacher und spart Kosten.
Daher haben einige Institutionen Hybridarchive, die sowohl digitale als auch physische Dokumente umfassen.
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Verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren
Wenn es um die Archivierung von Dokumenten geht, gibt es drei Hauptspeicherlösungen: physische Archivierung, elektronische Archivierung und Scan-on-Demand-Speicherung. Lassen Sie uns eine Zusammenfassung von jedem von ihnen sehen.
Physische Archivierung
Die physische Archivierung ist im Wesentlichen eine Papieraufbewahrung.
Dies ist der Fall, wenn Sie Ihre Dokumente archivieren, indem Sie sie wegdokumentieren oder eine externe sichere Aufbewahrungsmöglichkeit wie einen Tresor verwenden, um sie für Sie zu lagern. Dies ist eine weit verbreitete Praxis in großen Industrien, die eine Aufzeichnung von nicht unternehmenskritischen Dokumenten erfordern.
Elektronische Archivierung
Sie können Ihre Dokumente auch digitalisieren und in der digitalen Cloud oder im lokalen Speicher speichern. Der Vorteil der digitalen Speicherung ist, dass sie viel Platz spart. Sie benötigen keinen physischen Speicherplatz, um Ihr Dokument aufzubewahren – alles wird in der Cloud gespeichert.
Dokumentendigitalisierungssoftware wie Nanonets extrahiert Informationen aus den Dokumenten und speichert sie in Ihrer Datenbank.
Trotzdem ist dies nicht jedermanns Sache. Viele Brancheneigentümer bewahren gerne physische Kopien auf und verschieben ihre Dokumentenarchive aus Sicherheitsgründen nicht in die Cloud.
On-Demand-Speicher scannen
Scan-on-Demand ist das Beste aus beiden Welten. Es ist eine Lösung, bei der ein Unternehmen Ihre Papierdokumente für Sie außerhalb des Standorts lagert, sie jedoch prüft und Ihnen auf Einladung eine digitale Kopie zusendet.
Dies ist eine gute Wahl für Branchen, die eine große Menge an Dokumenten extern speichern möchten, aber gelegentlich Zugriff benötigen. Nichtsdestotrotz ist das Scannen bei Bedarf teurer als die normale Papieraufbewahrung, da Sie für einen zusätzlichen Service ausgeben.
Physische vs. elektronische Archivierung
Die Aufbewahrung eines physischen Dokumentenarchivs kostet sowohl Geld als auch Zeit und nimmt wertvollen physischen Platz ein, entweder bei Ihrer Arbeit oder bei einem Drittanbieter. (Es beläuft sich auf 20 $ zum Einreichen pro Papier Dokument.)
Die elektronische Archivierung von Dokumenten ist sowohl kosten- als auch zeiteffizient und nimmt fast keinen physischen Platz ein.
Sie können mehrere Vorteile aus der Wiederherstellung physischer Dokumente zur Speicherung in einem elektronischen Dokumentenarchiv ziehen. Diese umfassen:
- Das Archiv wird elektronisch gespeichert, sodass es keinen physischen Platz beansprucht (keine Aktenschränke und Bankkisten mehr!).
- Erleichtert die schnelle Stichwortsuche nach bestimmten Dokumenten
- Verringert Lager- und Verwaltungskosten
- Mühelos gegen unbefugtes Betreten gesichert
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Wie richte ich die elektronische Dokumentenarchivierung ein?
Die Archivierung von Dokumenten ist keine einmalige Aktivität; Sobald Sie einen geeigneten Geschäftsprozess festgelegt haben, können Sie ihn automatisieren. Sehen wir uns an, wie die Dokumentenarchivierung funktioniert.
Schritt 1: Ersteinschätzung
Verstehen Sie Ihre aktuellen Dokumentenprozesse. Wie gehen Sie mit wesentlichen und nicht wesentlichen Dokumenten um? Haben Sie einen festen Ablauf? Werden alle Dokumente auf einmal bearbeitet oder ist der Prozess ad-hoc?
Schauen Sie rein
- Wie werden Dokumente generiert, erfasst, kategorisiert und benannt?
- Wie wird bei der Digitalisierung von Dokumenten vorgegangen?
- Was sind die Voraussetzungen, um ein Dokument zu löschen oder zu verwerfen?
- Wer behandelt Dokumentausnahmen?
- Welche Unterlagen werden für ein Audit benötigt?
Sie sollten auch die Anzahl der Dokumente kennen, die Sie bearbeiten werden, um sich ein Bild zu machen.
Basierend auf dieser ersten Einschätzung arbeiten Sie daran, Abläufe für die Prozesse zu entwerfen.
Schritt 2: Ziele und Rollen identifizieren
Nachdem Sie die Prozesse verstanden haben, versuchen Sie, die Gründe für die Archivierung von Dokumenten aufzuzeigen.
- Möchten Sie die Betriebskosten für die Bearbeitung von Dokumenten senken?
- Tun Sie dies, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten?
- Versuchen Sie, Ihre zu optimieren Aufnahmeverwaltung?
- Tut das Führungsteam dies, um die Sichtbarkeit der Ressourcen zu verbessern?
Basierend auf den Zielen können Sie diese priorisieren und Prozesse zur Dokumentenarchivierung ändern. Verstehen Sie die Rollen der Beteiligten im Prozess.
- Wer überwacht den Dokumentenarchivierungsprozess?
- Welche Berechtigungsstufen verwenden Sie, um den Zugriff auf archivierte Daten zu beschränken?
- Wie stellen Sie die Compliance der Mitarbeiter sicher?
Schritt 3: Implementieren Sie einen Aufbewahrungszeitplan
Jetzt ist es an der Zeit, einen Aufbewahrungszeitplan festzulegen. Verstehen die Dokumente die beibehalten werden müssen und solche, die dies nicht tun.
Sie müssen die ursprünglichen Jahresfinanzberichte aufbewahren, da sie später möglicherweise erforderlich sind. Recherchieren Sie die bundesstaatlichen, lokalen, staatlichen und branchenspezifischen Vorschriften, die Sie befolgen müssen.
Bewahren Sie zB alle IRS- und steuerbezogenen Dokumente mindestens sieben Jahre lang auf.
Vernichten Sie als Nächstes alle Dokumente, die nicht archiviert werden müssen oder niemals dauerhaft gespeichert werden, wie z. B. Lieferantenkataloge, Junk-Mail und Duplikate. Sie können sie digitalisieren, indem Sie sie scannen und Informationen extrahieren mit OCR-Software.
Schritt 4: Papierakten digitalisieren
Papierakten digitalisieren um Kosten zu senken, Platz zu sparen und die Dokumentenorganisation zu verbessern.
Für eine verbesserte Durchsuchbarkeit können Sie OCR-Software und a Dokumentenscanner, wie Nanonets, zum Sortieren, Organisieren, Kennzeichnen und Dokumente indexieren.
Schritt 5: Wählen Sie einen Speicher
Für die digitale Speicherung müssen Sie zwischen Band-, Festplatten- und Cloud-Speicher wählen. Jede hat Vor- und Nachteile, die mit langfristiger Sicherheit, Integrität und einfacher Eingabe verbunden sind Dokumentenverwaltungssoftware.
Schritt 6: Automatisieren mit Dokumenten-Workflows
Sobald alle Prozesse und alle Variablen abgebildet sind, ist es an der Zeit, den Prozess einzuführen.
Sie können verwenden Dokumentenverwaltungssoftware Gefällt mir Nanonetze um den gesamten Prozess mithilfe von No-Code-Workflows zu automatisieren. Es verfügt auch über Cloud- oder On-Premise-Speicheroptionen, um Ihre Dokumente automatisch zu speichern. Sehen, wie es funktioniert.
Schritt 7: Überwachen und optimieren
Kein Prozess ist zunächst perfekt. Holen Sie nach der Implementierung der Dokumenten-Workflows Feedback von den Stakeholdern zur Verbesserung des Prozesses ein.
Warum die Dokumentenarchivierung nutzen?
Ihr Unternehmen muss sich auf die Dokumentenarchivierung konzentrieren, wenn:
- Ihr Unternehmen hat regelmäßig mit einer Menge Papierkram zu tun
- Möglicherweise benötigen Sie in Zukunft Zugriff auf alte Dokumente
- Audits sind für Unternehmen, die Ihnen ähnlich sind, üblich
- Sie müssen Dokumente im Rahmen von Compliance- und regulatorischen Anforderungen speichern
Wenn diese Faktoren für Ihr Unternehmen relevant sind, müssen Sie Ihre Dokumente möglicherweise archivieren.
Verkürzen Sie die Archivierungszeit von Dokumenten mit Nanonets von Tagen auf Minuten. Reduzieren Sie Kosten und Zeit. Möchten Sie wissen, wie es funktioniert?
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Wie lässt sich die Dokumentenarchivierung automatisieren?
Mit Nanonets können Sie die Dokumentenarchivierung in einfachen Schritten automatisieren.
Erstellen Sie dazu ein kostenloses Konto bei Nanonets oder melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
Schritt 1: Sie müssen die Dokumentensammlung einrichten. Die Dokumente können über Daten-Upload-Optionen automatisch auf die Plattform hochgeladen werden.
Schritt 2: Jetzt müssen wir Dokumente klassifizieren. Die Nanonets-Plattform identifiziert den Dokumententyp automatisch mit dem Dokumentenklassifizierermodell.
Schritt 3: Im nächsten Schritt können Sie Daten aus Dokumenten extrahieren und die Daten für Aktivitäten wie Datenabgleich, Dokumentgenehmigungen, Datenwrangling, Datenverbesserung, Datenbankabgleich, Umbenennen von PDF-Dateien und mehr mit Workflow-Automatisierung verwenden.
Schritt 4: Jetzt, nach der Verarbeitung der Dokumente, ist es an der Zeit, sie als Dokumente zu speichern. Sie können das Dokument in den Cloud-Speicher Ihrer Wahl exportieren oder in der Nanonets-Datenbank speichern.
Dokumentenarchivierung mit Nanonets
Nanonets ist ein Intelligente Dokumentenverwaltungssoftware mit integrierter OCR-Software, mit der Sie alle Ihre Papierdokumente in ein digitales durchsuchbares Format konvertieren können. Nanonets ist einfach zu verwenden mit einem Drag-and-Drop-Workflow-Builder ohne Code, der jeden manuellen Dokumentenprozess automatisieren kann.
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Das sagen unsere Kunden über uns.
Angenommen, Sie haben einen komplexen Dokumentenarchivierungsprozess. In diesem Fall kann unser talentiertes Team Ihnen helfen, den gesamten Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren, damit er effizient ist und Ihren Anforderungen entspricht. Möchten Sie Ihre Anforderungen mit uns teilen? Anruf einrichten or senden Sie uns eine Email.
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Warum sollten Sie es verwenden?
Die Nutzung der elektronischen Dokumentenarchivierung bietet viele Vorteile:
- Platz sparen: Die digitale Dokumentenarchivierung kann Platz und Kosten sparen, indem Platz frei wird und die Betriebskosten gesenkt werden.
- Effizientes Dokumentenmanagement: Mit der elektronischen Dokumentenarchivierung können Sie alle Ihre Dokumente an einem zentralen Ort organisieren, klassifizieren und speichern. Dies erleichtert die Verwaltung von Dokumenten.
- Verbessern Sie die Dokumentensicherheit: Sie können betrügerischen Zugriff einschränken und die Dokumentensicherheit verbessern, indem Sie Dokumente in einem sicheren Cloud-Speicher speichern.
- Einfach zu durchsuchende Dokumente: DMS-Software verwandelt Dokumente in eine durchsuchbare Datenbank, was bedeutet, dass Sie Dokumente anhand von Schlüsselwörtern aus Dokumenten durchsuchen können.
- Machen Sie sich konform: Bestimmte Branchen müssen eine Dokumentenarchivierung implementieren, um konform zu sein.
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Anwendungsfälle für die Dokumentenarchivierung
Die Archivierung von Dokumenten ist für fast alle Arten von Unternehmen hilfreich. Schauen wir uns einige reale Anwendungen der Dokumentenarchivierung in verschiedenen Branchen an.
- Finanzdienstleistungen Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle ihre Dokumente für die Prüfung bereit sind. Hier hilft ihnen die Dokumentenarchivierung bei der Pflege aller Kundenprotokolle, Geldwechselbelege und anderer rechtlicher Dokumente, falls erforderlich. Lesen Sie, wie Sie es mit automatisieren können finanzielle Automatisierung.
- Einzelhandel Unternehmen müssen alle ihre Kunden-, Lieferanten- und Lieferanteninformationen für den Fall zukünftiger Abweichungen speichern. Lesen Sie mehr über Einzelhandelsautomatisierung.
- Anwaltskanzleien & Rechtsabteilungen müssen alle speichern fallbezogene Verträge, Dokumente und Faxe als PDF. Sie müssen Dokumente und Zitate mit intelligenter Suche und Tags schnell finden. Hier kommt die Dokumentenarchivierung ins Spiel.
- Öffentlicher Dienst Tag für Tag mit vielen Informationen umgehen. Nicht alles ist jetzt relevant, aber sie müssen alle Informationen hinterlegen, die später auf Knopfdruck schnell verfügbar sein sollen.
- Unternehmen können ihr Dokumentenmanagement durch eine effiziente Dokumentenarchivierung optimieren. Durch die Umwandlung ihrer Papierdokumente in eine durchsuchbare Bibliothekkönnen Mitarbeiter den Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten reduzieren und die Digitalisierung kann auch die Datentransparenz verbessern.
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Dokumentenarchivierung vs. Dateisicherung
Die Dokumentenarchivierung führt eine Dateisicherung durch, richtig? Nun, es ist ein bisschen anders.
Der Dokumentenarchivierungsprozess gilt für passive Dokumente, während Backups für aktive Dateien in alltäglichen Systemen verwendet werden.
Ziel eines Dokumentenarchivs ist es, die Originaldokumente aufzubewahren, falls sie in Zukunft aus mehreren Gründen benötigt werden. Im Gegensatz dazu besteht das Ziel einer Dateisicherung darin, eine Kopie aktiver Dateien aufzubewahren, falls die eigentlichen Dateien beschädigt werden oder verloren gehen, um die Betriebskontinuität sicherzustellen.
Sehen wir uns weitere Unterschiede zwischen Dokumentenarchivierung und Dateisicherung an.
Dokumentenarchiv |
Dokumentensicherung |
|
Ziel |
Langzeitspeicherung von Dokumenten, die gerade nicht verwendet werden |
Speichern einer Kopie der letzten Daten im Falle von Datenverlust oder -beschädigung |
Gebrauchte |
Je nach Bedarf – z. Prüfung |
Wenn aktuelle Daten beschädigt sind oder nicht geladen werden können |
Datum |
Als Kopie gespeichert. Daten werden nicht überschrieben |
Daten werden überschrieben |
Art der gespeicherten Daten |
Originaldaten – zB. Finanzbericht |
Duplikat aktueller Daten als Kopie |
Schnelligkeit |
Die Geschwindigkeit der Wiederherstellung ist kein Problem |
Sollte in Echtzeit sein |
Bedingungen |
Langzeitlagerung |
Kurz- bis mittelfristige Lagerung |
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8. Februar 2023: Dieser Blog wurde ursprünglich im Juni 2022 veröffentlicht und am 8. Februar 2023 mit aktualisierten Inhalten aktualisiert.
Lesen Sie mehr über Dokumentenmanagement:
FAQ
Warum Dokumente digitalisieren?
Ergiebig Dokumenten-Management: Indizierte, digitalisierte Dokumente können in ein System exportiert und automatisch in digitalen Bibliotheken gespeichert werden, wo ihre Verwendung dokumentiert, nachverfolgt und verwaltet werden kann.
Einfache Wiederverwendung von Text: Wenn ein gedruckter Betreff in bearbeitbaren Text umgewandelt wird, kann er geändert und in Microsoft Excel oder Word wiederverwendet werden, wodurch Zeit eingespart wird, die normalerweise für die Neuerstellung und erneute Eingabe von Dokumenten aufgewendet wird.
Durchsuchbarkeit: Dokumente, einschließlich Schlüsselwörter in den Metadaten oder im Text, können von elektronischen Suchnetzwerken erkannt und innerhalb von Sekunden angezeigt werden.
Einfacher Zugriff: Digitale Dokumente können jederzeit aus dem Hauptarchiv abgerufen und schnell per E-Mail verteilt werden, ohne dass gedruckte Kopien erstellt werden müssen.
Was ist Dokumentenarchivierungssoftware?
Dokumentenarchivierungssoftware wandelt Dokumente in digitale Aufzeichnungen um, die archiviert, leicht zugänglich und effizient verwaltet werden können, und hilft Ihrer Institution, Lagerkosten zu sparen, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und Geschäftsabläufe zu beschleunigen.
Geeignet für die Langzeitarchivierung, die konvertierten Listen sind klein und von hoher visueller Qualität. Sie können auf verschiedenen Geräten gelesen, von isolierten Standorten aus leicht abgerufen und in elektronischen Archiven, digitalen Bibliotheken oder zentral archiviert werden Dokumentenmanagement-Netzwerke. Jedes Unternehmen kann interne Verfahren beschleunigen und die Effizienz steigern, indem es einen einfachen Zugriff auf digital gespeicherte Kopien mit definierten Zugriffsrechten bietet.
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