Wenn Sie eine Kindertagesstätte betreiben, werden Sie am Ende wahrscheinlich viele Babytücher verbrauchen. Feuchttücher sind für die Pflege von Babys und Kleinkindern von entscheidender Bedeutung und müssen regelmäßig nachgefüllt werden, um sicherzustellen, dass in Ihrer Kindertagesstätte immer welche zur Hand sind. Wenn die Feuchttücher für Babys zur Neige gehen, erhalten die Babys eine unzureichende Pflege und die Mitarbeiter haben das Gefühl, dass ihnen die nötige Unterstützung fehlt, um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen.
Mit etwas administrativem Weitblick lässt sich eine Dynamik wie die oben beschriebene leicht vermeiden, insbesondere wenn es sich um Pauschalbestellungen handelt. Eine Pauschalbestellung ist die einfachste Möglichkeit, wiederkehrende Geschäftsmaterialien nach einem festgelegten Zeitplan zu erhalten. Ganz gleich, welche Art von Unternehmen Sie betreiben: Die Optimierung der Zahlungsdynamik der Lieferanten und der Partnerschaften im Allgemeinen wird sich auf den Erfolg Ihres Unternehmens auswirken.
Restaurants verlassen sich möglicherweise auf Pauschalbestellungen, um Servietten und Zuckerpakete vorrätig zu halten, während büroorientierte Unternehmen häufig Pauschalbestellungen nutzen, um den Vorratsschrank zu füllen. Wenn regelmäßig Waren oder Dienstleistungen benötigt werden, sollten Sie darüber nachdenken, mit Ihren Lieferanten zusammenzuarbeiten, um eine Rahmenbestellung zu erstellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sie verwenden, veranschaulichen die besten Anwendungsfälle für Pauschalbestellungen und beleuchten sogar einige der Vor- und Nachteile einer Herangehensweise an die Beschaffungsprozess diesen Weg.
Was ist eine Rahmenbestellung?
Wenn ein Käufer regelmäßig mit Waren oder Dienstleistungen beliefert wird, kann eine Rahmenbestellung verwendet werden, um alle separaten Transaktionen im Rahmen einer Bestellung abzudecken. Obwohl es ähnlich wirkt wie a Anforderungsbefehl Sobald ein Verkäufer einer Rahmenbestellung zustimmt, wird zunächst ein langfristiger Vertrag zwischen einem Käufer und einem Verkäufer geschlossen. Bei einer Pauschalbestellung werden der Kaufpreis und die Lieferdetails für einen bestimmten Zeitraum festgelegt.
Für einen Anbieter in einer Kindertagesstätte, der Tücher kauft, kann in einer Pauschalbestellung mit dem Tücherlieferanten festgelegt werden, dass jede Woche eine neue Schachtel Tücher zum Preis von 250 US-Dollar geliefert wird. Eine Rahmenbestellung enthält Einzelheiten zu den gekauften Artikeln, der in jedem Intervall gelieferten Menge, den zugehörigen Preisen, Lieferzeiten und mehr. Nun zu „Was ist eine Pauschalbestellung?“ hat eine klare Antwort, wir können uns alles ansehen, was in diesen Arten von Bestellungen enthalten ist:
- Dauer der Vereinbarung
- Produktmenge und Preise
- Kontaktdaten des Anbieters
- Informationen zur Kundenrechnung
- Lieferdetails (Zeitplan, Ort usw.)
- Bedingungen der Stornierungsbedingungen
Unabhängig davon, ob Sie auf der Käufer- oder Verkäuferseite einer Rahmenbestellung stehen, ist es am besten, die Gültigkeitsdauer auf ein Jahr oder weniger zu beschränken. Sollte die Geschäftsbeziehung im nächsten Jahr bestehen bleiben, kann eine neue Rahmenbestellung erstellt werden. Diese einfache Überlegung trägt dazu bei, beide Parteien vor Risiken im Zusammenhang mit Preisschwankungen oder sich ändernden Geschäftsanforderungen zu schützen.
Denken Sie schließlich daran, dass eine Pauschalbestellung eine ist tippe der Bestellung. A Bestellung bezeichnet einen Kaufvertrag zwischen Käufer und Verkäufer. Bei Bestellungen kann es sich um einmalige Käufe handeln, was häufig der Fall ist. Das Besondere an einer Pauschalbestellung ist jedoch die Möglichkeit, sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums mehrmals zu verwenden.
Wann sollte eine Pauschalbestellung verwendet werden?
Rahmenbestellungen sind ein großartiges Instrument zur Vereinfachung von Lieferantenbeziehungen, aber sie sind nicht für jede Situation geeignet. Im Allgemeinen werden Bestellungen verwendet, wenn ein Kunde oder ein Käuferunternehmen Waren oder Dienstleistungen von einem Anbieter oder Lieferanten kaufen möchte. Wenn regelmäßig – etwa wöchentlich oder monatlich – eine einheitliche Menge der betreffenden Waren oder Dienstleistungen benötigt wird, können und sollten Pauschalbestellungen genutzt werden.
Solange nicht zu erwarten ist, dass die Stückkosten innerhalb der Gültigkeitsdauer einer Pauschalbestellung zu stark schwanken, ist dieser Ansatz für Anbieter und Käufer von Vorteil. Rahmenbestellungen geben Lieferanten die Möglichkeit, einen Teil der bevorstehenden Bestellungen vorherzusehen, sicherzustellen, dass die Lagerbestände hoch genug sind, um wiederkehrende Bestellungen abzudecken, und eingehende Kundenzahlungen regelmäßig zu berücksichtigen.
Auf Käuferseite sind Pauschalbestellungen einfacher zu verfolgen, da sie über eine einzige Bestellnummer verfügen, die allen Bestellungen der in der Bestellung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen zugeordnet ist. Diese Prozessvereinfachung scheint keine massiven Auswirkungen auf die Unternehmensproduktivität zu haben, aber im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld zählt jede Sekunde.
Nehmen wir an, ein Büroangestellter benötigt einen neuen Satz Stifte und ein neues Notizbuch. Da es sich in diesem Fall lediglich um eine einmalige Bestellung handelt, a Anforderungsbefehl ist angemessener als eine Pauschalbestellung. In einer anderen Situation kann jedoch derselbe Büroangestellte dafür verantwortlich sein, Bürosnacks im Pausenraum vorrätig zu halten. Da die Menschen es vorziehen, jederzeit die gleichen Snacks zur Verfügung zu haben, sollte dieser Mitarbeiter eine Rahmenbestellung für diese spezifischen Artikel mit dem Snacklieferanten koordinieren.
Vorteile von Pauschalbestellungen
Im Beschaffungsprozess spielt eine Rahmenbestellung eine einzigartige Rolle; Es entsteht ein dauerhafter Geschäftsvertrag, bei dem dem Käufer für einen bestimmten Zeitraum ein stetiger Lieferstrom und dem Verkäufer ein bestimmter Erlös aus der Bestellung garantiert wird. Obwohl Pauschalbestellungen nicht für jedes B2B-Einkaufsszenario geeignet sind, bringen sie bei ihrer Verwendung viele Vorteile mit sich:
Produktivität
Das Erstellen, Ausfüllen und Hin- und Herschicken jeder Bestellung erfordert Zeit, bevor eine Bestellung in Auftrag gegeben wird. Dieser Zeitaufwand – auf beiden Seiten des Kaufs – summiert sich schnell. Anstatt dass das Vertriebsteam und das Beschaffungsteam in zwei verschiedenen Organisationen Zeit damit verbringen müssen, für jede Bestellung eine neue Bestellung zu erstellen, müssen Pauschalbestellungen nur einmal erstellt werden und bleiben dann so lange gültig, wie sie gültig sind.
Kosteneinsparungen
Die Optimierung des Lieferantenmanagements spart Zeit, und im Geschäftsleben ist Zeit Geld. Weniger Zeitaufwand Onboarding von Anbietern, passende Bestellungen zu Rechnungen, und die Nachverfolgung ausstehender Aufträge kann Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, Zeit in andere Bereiche zu investieren. Darüber hinaus werden Rahmenbestellungen häufig für Großbestellungen verwendet, was zu Rabatten oder besseren Einkaufskonditionen führen kann.
Feste Preisstrukturen
Da bei einer Pauschalbestellung ein Festpreis für die Menge der gekauften Waren oder Dienstleistungen verwendet wird, ist es für Buchhaltungsteams einfacher, die finanziellen Auswirkungen jeder Transaktion zu verfolgen. Debitorenexperten wissen, dass sie jeden Monat auf eine Zahlung in gleicher Höhe achten müssen, und AP-Teams, die bei der Abwicklung des Kaufs behilflich sind, können den Geldabfluss innerhalb eines bestimmten Zeitraums besser vorhersagen Buchhaltungszyklus.
Optimierte Beschaffung
Mit Pauschalbestellungen wird die Bestandsverwaltung vereinfacht und der Beschaffungsprozess wird einheitlicher und leichter vorhersehbar. Die Verbesserung des Beschaffungsprozesses, selbst in kleinen Schritten, kann große Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.
Vereinfachter Zahlungsvorgang
Wenn nur eine Bestellung überprüft werden muss, können Kreditorenbuchhaltungsteams schneller prüfen, genehmigen und vieles mehr Rechnungen bezahlen der Rahmenbestellung zugeordnet.
Nachteile von leeren Bestellungen
Im Geschäftsleben ist die einzige Konstante der Wandel, und manchmal kann es bei einem stagnierenden Dokument wie einer Pauschalbestellung schwierig sein, Veränderungen zu berücksichtigen. Wenn Sie Pauschalbestellungen verwenden möchten, benötigen Sie Einblick in die Herausforderungen, die im Vordergrund stehen könnten.
Marktveränderungen
Der Festpreis, der in manchen Situationen für Sie funktionieren kann, ist bei Pauschalbestellungen ein bisschen ein Glücksspiel. Nehmen wir an, die Kindertagesstätte sichert sich Tücher für 250 US-Dollar pro Woche, aber vier Monate nach Beginn der 4-Jahres-Pauschalbestellung kommt es zu einer großen Marktveränderung, wodurch die Kosten für Tücher auf 1 US-Dollar steigen. Der Verkäufer würde dann bei jeder verbleibenden Transaktion 350 US-Dollar verlieren. Wenn die Preise hingegen sinken, muss der Käufer das Produkt für den Rest des Jahres zu einem überhöhten Preis kaufen.
Fordern Sie Genauigkeit
Manchmal ändern sich auch die Anforderungen Ihres Unternehmens. Wenn Sie über aktive Pauschalbestellungen verfügen, kann es schwierig sein, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Wenn Sie für Ihre Kindertagesstätte tatsächlich weniger Feuchttücher benötigen, kaufen Sie zu viel und verschwenden Geld.
Buchungskontrolle
Während der Source-to-Pay oder Procure-to-Pay-Prozesse: Beschaffungsteams arbeiten sorgfältig daran, sicherzustellen, dass eingehende Waren den vorab genehmigten Parametern einer Rahmenbestellung entsprechen. Wenn in der Bestellung etwas falsch erfasst wird oder Zahlen in Ihrem System verwechselt werden, besteht die Möglichkeit, dass eine Pauschalbestellung Prüfungsprobleme verursacht.
Wie Technologie ins Spiel kommt
Wir alle wissen, dass Beschaffungsmanagement ohne den Input und die harte Arbeit von Vertriebsteams, Beschaffungsexperten, Kreditorenbuchhaltungsexperten und AR-Abteilungen unmöglich ist. Diese Art von Mitarbeitern wird in der Lieferanten-Käufer-Beziehung immer eine entscheidende Rolle spielen, aber in der heutigen Landschaft kann Technologie viel dazu beitragen, ihnen das Leben zu erleichtern.
Eine AP-Automatisierungssoftware wie Nanonetze, gepaart mit Rechnungsbearbeitungssoftware und ein fester Herstellung ERP kann die Bestandsverfolgung vereinfachen und automatisieren, Genehmigungsworkflows, Auftragsüberwachung, Drei-Wege-Matching. Diese Tools können sogar elektronische Zahlungen wie ACH oder ermöglichen EDI-Zahlungen.
Pauschalbestellungen gehen nicht verloren, aber mit der richtigen Softwarelösung werden die damit verbundenen Vorteile verstärkt und die Nachteile gedämpft. Da wir den Beschaffungsprozess mithilfe von Technologie weiter verfeinern, ist die Einbeziehung von Rahmenbestellungen ein Muss.
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