Wie Unternehmen erfolgreiche Strategien zur Prozessautomatisierung entwickeln können – DATAVERSITY

Wie Unternehmen erfolgreiche Strategien zur Prozessautomatisierung entwickeln können – DATAVERSITY

Zeitstempel: 16. Juni 2023, 3:25 Uhr
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Die Prozessautomatisierung gewinnt branchenübergreifend immer mehr an Bedeutung. Der Stand der Prozessorchestrierung 2023 berichten fanden heraus, dass 96 % der IT-Entscheidungsträger dies für entscheidend für ihre digitalen Transformationsziele halten, und zwar in a 2022 Gartner Umfrage80 % der Führungskräfte glaubten, dass Automatisierung auf jede Geschäftsentscheidung angewendet werden kann. Dennoch verlaufen nicht alle Automatisierungsprojekte wie geplant. Dieselbe Gartner-Umfrage ergab, dass nur 54 % der KI-Projekte es vom Pilotprojekt in die Produktion schaffen. Und ein 2022 Umfrage Untersuchungen meines Unternehmens zeigten, dass 88 % der Projekte zur Prozessautomatisierung hinter den ursprünglichen Prognosen zurückblieben.

Warum die Trennung? Während IT-Führungskräfte viele Gründe nennen, stellt Forrester unter anderem fest, dass viele Automatisierungsdefizite darauf zurückzuführen sind ein Mangel an Vision oder Strategie. Die Strategie ist sicherlich einer der größten Hemmnisse für den Erfolg der Prozessautomatisierung. Basierend auf unseren Berichten und Gesprächen vor Ort haben wir gesehen, dass Automatisierungsstrategien durch eine Reihe von Faktoren zunichte gemacht werden, darunter Überinvestitionen ohne vorherige Bewertungen, mangelndes technisches Know-how der IT-Teams und Diskrepanzen zwischen eingesetzten Technologien und laufenden Unternehmensprozessen im Maßstab zur Optimierung.

Um eine erfolgreiche Automatisierungsstrategie umzusetzen, müssen Führungskräfte mehr tun, als sich nur auf die Einführung weiterer Technologie zu konzentrieren. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass Menschen und Projekte auf eine gemeinsame Mission ausgerichtet sind, dass Projekte langsam beginnen und vernünftigen Erwartungen folgen und dass ein intelligenter Satz übergreifender Technologien Prozesse orchestriert. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen in Richtung dieser Ziele unternehmen können.

Stakeholder in Einklang bringen 

Seit Jahren stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Business und IT auf einen Nenner zu bringen. Obwohl dieser Trend nichts Neues ist, haben Unternehmen bei der Umsetzung von Prozessautomatisierungsstrategien immer noch Probleme mit der Abstimmung von IT und Geschäft. Untersuchungen zeigen, dass zwar 95 % der IT-Führungskräfte der Meinung sind, dass für eine effektive Prozessautomatisierung eine Abstimmung und Zusammenarbeit von Unternehmens- und IT-Führungskräften erforderlich ist, 26 % jedoch mangelnde Abstimmung als Hauptgrund dafür nennen, keine stärkere Prozessautomatisierung anzustreben.

Das muss sich eindeutig ändern. Organisationen können mehr Zusammenarbeit fördern, indem sie einen modifizierten „Center of Excellence“ (CoE)-Ansatz übernehmen. In einigen Unternehmen bedeutet dies möglicherweise, eine Community aufzubauen, die sich den Aufgaben und Strategien der Prozessautomatisierung widmet und in der Praktiker Best Practices austauschen und sich gegenseitig Fragen stellen können. Das CoE soll Mitgliedern aus Geschäfts- und IT-Teams dabei helfen, besser zusammenzuarbeiten, indem es Aufgaben koordiniert, Projekte nicht von Grund auf neu erfindet und sie allgemein in die Lage versetzt, gemeinsam kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Einige Organisationen möchten möglicherweise einen zentralen Schwerpunkt auf Prozessautomatisierung legen, ohne den eigentlichen CoE-Begriff zu verwenden. Die Terminologie selbst enthält einige Überbleibsel aus der zentralisierten Business Process Management (BPM)-Software. Einige verließen sich bei ihrem CoE auf einen zentralisierten Ansatz und verließen sich darauf, dass ein Team die Prozessautomatisierung für das gesamte Unternehmen implementiert. Dieser Ansatz führte häufig zu Engpässen sowohl bei Entwicklern als auch bei einer Reihe von Unternehmensleitern, was dem CoE einen schlechten Ruf und nur wenige nachweisbare Ergebnisse bescherte. Aus diesen Gründen kann es sinnvoll sein, das CoE in ein Automatisierungs- oder Orchestrierungsteam umzubenennen. Unabhängig vom verwendeten Namen kann ein CoE-Modell dazu beitragen, die Prozessautomatisierung zu beschleunigen.

Durch die Schaffung einer Struktur zur Prozessautomatisierung können Unternehmen eine Prozessmentalität in ihren gesamten Betrieb einführen. Amazon und andere Branchenführer denken in Prozessen. Sie etablieren Prozesse, die ihnen bei der Lösung geschäftlicher Probleme helfen, beispielsweise durch die Schaffung eines besseren Kundenerlebnisses oder die Verbesserung der internen Effizienz. Sie verstehen, dass Prozesse ihnen einen strategischen Vorteil auf dem Markt verschaffen können. Ein Prozessautomatisierungs-CoE kann die Prozessautomatisierung fördern. Mit anderen Worten: Das CoE kann der Organisation dabei helfen, eine gemeinsame Sprache für Geschäftsprozesse einzuführen – einschließlich der Art und Weise, wie sie beschrieben und ausgeführt werden.

Das CoE kann auch fahren Governance und Konsistenz über alle Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen hinweg. Das kann alles bedeuten, von der Einrichtung einer gemeinsamen Infrastruktur, Software und Services bis hin zur umfassenden Projektverwaltung. Dieses Team stellt häufig „Beschleuniger“ (wie Konnektoren) oder wiederverwendbare Komponenten bereit, um die Wertschöpfungszeit für Automatisierungsprojekte zu verbessern. Je größer Unternehmen werden, desto wichtiger wird dieser Grad an Konsistenz und Governance.

Allmähliche Transformation 

Die Modernisierung der IT hat für die meisten Unternehmen höchste Priorität. Allerdings arbeiten viele große Unternehmen immer noch mit Altsystemen, deren vollständige Ersetzung sie sich nicht leisten können. Auf diesen Systemen laufen oft geschäftskritische Prozesse, und der Austausch dieser Systeme könnte zu potenziellen Ausfallzeiten führen. Abgesehen von Störungen könnten Modernisierungsbemühungen Millionen von Dollar an Investitionen in neue Technologien und Entwicklungs-/Engineeringkosten kosten.

Eine schrittweise Transformation hingegen kann Automatisierungsprobleme zu geringeren Kosten und mit minimaler bis gar keiner Unterbrechung lösen. Als ersten Schritt einer schrittweisen Transformation könnte ein Unternehmen beispielsweise erwägen, einen alten Monolithen aufzubrechen, indem es manuelle Aufgaben, die von Kundendienstmitarbeitern ausgeführt werden, übernimmt und einige davon mit Robotic Process Automation (RPA)-Bots automatisiert. Schritt zwei könnte darin bestehen, diese RPA-Bots so zu orchestrieren, dass sie in tatsächliche Geschäftsprozesse eingebunden werden, die mehrere Bots, andere IT-Systeme oder Genehmigungen von Vorgesetzten umfassen können. Schritt drei könnte darin bestehen, diese Bots abzuschaffen und sie durch moderne, auf Microservices basierende Anwendungen zu ersetzen, die wesentlich robuster sind und sich problemlos in den bestehenden End-to-End-Prozess integrieren lassen.

Die Festlegung einer Strategie, die die Automatisierung in einer Reihe von Schritten einführt, beginnend mit einem Proof of Concept, kann eine Automatisierungsinitiative auf den richtigen Weg bringen. 

Prozessorchestrierung

Früher war die Automatisierung einfach zu warten, als Unternehmen sie zur Ausführung kleiner, isolierter Aufgaben nutzten. Da Unternehmen jedoch immer mehr Aufgaben in geschäftskritischen End-to-End-Prozessen automatisieren, muss es nun eine Möglichkeit geben, den Zusammenhalt und die Kontinuität zwischen allen automatisierten Aufgaben sicherzustellen – unabhängig davon, wer oder was diese Prozesse besitzt und ausführt.

Dies kann durch die Einführung einer neuen Technologieschicht erreicht werden, die die wachsende Zahl automatisierter Aufgaben steuert, die von verschiedenen Endpunkten wie Systemen, Personen oder Geräten ausgeführt werden. Diese sogenannten „Prozessorchestrierungs“-Tools koordinieren die verschiedenen Endpunkte eines Geschäftsprozesses und verknüpfen manchmal sogar mehrere Prozesse miteinander. Prozess-Orchestrierung hilft Stakeholdern, mit den Menschen, Systemen und Geräten zu arbeiten, die ein Unternehmen bereits hat – und dabei selbst die ehrgeizigsten Ziele im Bereich der End-to-End-Prozessautomatisierung zu erreichen.

Ohne Prozessorchestrierung können Automatisierungsinitiativen auf eine Reihe von Herausforderungen stoßen, darunter die folgenden:

  • Defekte End-to-End-Automatisierung; Da lokale Automatisierungen nicht miteinander integriert sind, ist der End-to-End-Prozess nicht vollständig automatisiert.
  • Verständnismangel; Der End-to-End-Prozess ist nicht vollständig sichtbar und wichtige Kennzahlen sind schwer zu verfolgen.
  • Mangelnde Flexibilität; Eine Änderung des End-to-End-Prozesses ist schwierig, da sie zu potenziellen Änderungen in vielen verschiedenen Systemen führt.

Die Überwindung dieser Probleme wird Unternehmen dabei helfen, den Einsatz von Automatisierung zu steigern und ihre Automatisierungsstrategien erfolgreich umzusetzen.

Zusammenfassung

Auch wenn die Prozessautomatisierung nach wie vor ein vorrangiges strategisches Ziel ist, erfordert die Umsetzung viel Arbeit. Unternehmen können ihre Erfolgsaussichten verbessern, indem sie wichtige Stakeholder aufeinander abstimmen, langsam beginnen und Technologien anwenden, die Prozesse für maximale Wirkung orchestrieren.

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