Smart skalering: Sådan vokser du uden at bukke under for bureaukrati

Smart skalering: Sådan vokser du uden at bukke under for bureaukrati

Tidsstempel: 25. oktober 2023 kl. 5
Kildeknude: 2957731

Efterhånden som virksomhederne udvider sig, er det næsten uundgåeligt, at bureaukratiet vokser sammen med dem. Begrebet "bureaukrati” har typisk en negativ konnotation, ofte forbundet med demotiveret personale, komplekse og overdrevne procedurer, langsom beslutningstagning, silo-tænkning, en afbrydelse mellem ledelse og medarbejdere og mangel på digitalisering og innovation. Man kan antage, at det at undgå eller i det mindste reducere bureaukrati er et grundlæggende mål for enhver organisation. Men at opnå dette er lettere sagt end gjort og er ofte ikke engang ønsket, da bureaukrati også tjener til at opretholde orden og sammenhæng, reducere operationelle risici og øge forudsigeligheden.

Når en nystartet virksomhed begiver sig ud på rejsen mod at blive en virksomhedsgigant, er en transformation i organisationsstruktur og processer uundgåelig. Selvom denne udvikling er nødvendig for vækst og stabilitet, har den en tendens til at indføre bureaukrati – ofte set som et nødvendigt onde.

I en start-up med et lille team (lad os sige op til 20 personer), er samarbejdet problemfrit på grund af det begrænsede antal medarbejdere, hvilket gør det muligt at dele næsten al information let på en uformel måde. Der er derfor ikke umiddelbart behov for klare rolledefinitioner, da alle besidder en omfattende forståelse af opgaver og mål. Roller er organisk defineret og tilpasset dagligt, hvilket afspejler en pragmatisk tilgang til at få arbejdet udført.

Men efterhånden som virksomheden vokser, bliver følgende nødvendigt:

  • Definer roller og specialiseringer: Dette fører til oprettelse af afdelinger med deres respektive afdelingsledere (ledere).

  • Dokumentprocedurer: Specielt for tværgående opgaver er dokumenterede procedurer essentielle.

Typisk viser disse indledende vækstsmerter sig, når en virksomhed udvikler sig fra 20 til 100 ansatte. Mellem 20 og 50 medarbejdere er de første smertepunkter identificeret, men de kan stadig løses hurtigt på grund af praktisk ledelse. Denne tilgang kan dog utilsigtet resultere i, at den øverste ledelse bliver enkelte fejlpunkter og flaskehalse i beslutningsprocessen. Den øverste ledelse bliver i stigende grad involveret i mindre virksomhedsbeslutninger og fungerer som brandmænd snarere end strategiske ledere.

Efterhånden som en virksomhed udvikler sig fra 50 til 100 ansatte, sker der et kritisk vendepunkt. Uformelle procedurer bliver sværere at vedligeholde, intern politik mellem nyoprettede afdelinger begynder at dukke op, og delegation bliver væsentlig. Som følge heraf indføres formelle procedurer og kontroller for at opretholde strategisk kontrol, hvilket markerer de indledende trin i bureaukratiet.

Da virksomheden overstiger 100 ansatte, strukturer bliver mere og mere komplekse og formelle. Dette påvirker uundgåeligt virksomhedens dynamiske karakter:

  • Flere afdelinger og komplekse organisationsdiagrammer fører til stive strukturer og større adskillelse mellem den øverste ledelse og de daglige medarbejdere.

  • Stigningen i medarbejdere gør styre alt via uformelle kanaler næsten umuligt.

  • Formaliserede procedurer (regler og processer) bliver en nødvendighed, da kompleksiteten af ​​operationer øges.

Det betyder, at bureaukratiet automatisk starter:

  • På grund af det stigende antal ansatte er der en eksponentiel vækst i antallet af kommunikationslinjer (dvs. et hold på 4 har 6 kommunikationslinjer, et hold på 12 har 66, mens et hold på 50 har 1225 kommunikationslinjer).

  • Da ingen længere kan være ansvarlige for ende-til-ende-processer og andre personers/afdelingers arbejde bliver mere og mere vagt, skaber det en manglende ejerskab.

  • Ledere er mere og mere tvunget til at skabe hurtige resultater(identificere hurtige gevinster) i optimeringen af ​​arbejdet. Det betyder, at ledere typisk vil reagere på hver dag-til-dag hændelse ved at tilføje et lag af kontrol som et middel til at undgå hændelsen i fremtiden, i stedet for at tage strategiske langsigtede handlinger for at fjerne årsagen til hændelsen. Disse små, velmente ekstra kontroller vil på længere sigt skabe et bureaukratisk mareridt.

  • Større virksomheder bliver ofte risikoaverse (hvilket er logisk, da der er flere aktiver på spil, f.eks. i form af brandværdi), hvilket resulterer i et væld af kontroller og godkendelser, før der tages handling.

For at afbøde bureaukrati under organisationsvækst skal du overveje følgende tips:

  • Lej og træne effektivt: Invester i dygtige og motiverede medarbejdere ved at tilbyde trænings- og udviklingsmuligheder for at forbedre deres kompetencer. Veluddannede og motiverede medarbejdere kræver mindre tilsyn, hvilket gør det muligt at reducere bureaukratiet.

  • Styrke beslutningstagning: Tilskynd medarbejdere til at træffe beslutninger inden for deres roller og stole på deres dømmekraft. Tillad dem at tage ansvar og lære af deres fejl, fremme en kultur af initiativ og ejerskab.

  • Decentraliser beslutningstagning: Definer klart beslutningsrettigheder og sørg for, at beslutninger træffes på det passende niveau, undgå unødvendige godkendelseslag.

  • Strømline processer: Gennemgå og strømline processer regelmæssigt for at eliminere overflødige trin, med fokus på effektivitet uden at gå på kompromis med kreativitet og fleksibilitet.

  • Definer klare virksomhedsmål: Etabler klare virksomhedsmål og nøglemål og resultater (OKR'er), med ideelt set 1 North Star-mål. Ud fra disse udled afdelingsmål for at sikre overensstemmelse med de overordnede virksomhedsmål. Dette forhindrer individuelle afdelingsmål i at overskygge virksomhedens bredere mission.
    En kort anekdote for at demonstrere denne risiko. For nogle år siden arbejdede jeg for en bank, hvor IT-afdelingen havde som hovedmål at have maksimal tilgængelighed af systemerne (yderligere var dette mål blevet afstemt og aftalt med alle forretningsinteressenter). Resultatet var, at ændringer i IT-systemerne blev skubbet tilbage og kontrolleret, da de naturligvis havde en negativ indvirkning på IT-afdelingens overordnede mål. Resultatet var dog, at erhvervsafdelingen ikke længere var i stand til at nå deres mål, da de ikke længere var i stand til at innovere og ændre deres eksisterende måde at arbejde på. Det viser, at selvom hver afdeling havde meget ædle og gode mål, håndhævede de ikke hinanden, tværtimod.

  • Fremme åben kommunikation: Skab åbne kommunikationskanaler, så medarbejderne kan give udtryk for deres bekymringer, ideer og feedback. Ledelse bør lytte aktivt og engagere sig med medarbejdere på alle niveauer.

Bureaukrati er et uundgåeligt resultat af vækst, men med en bevidst indsats og de rigtige strategier kan virksomheder finde en balance mellem struktur og effektivitet.

Tidsstempel:

Mere fra Fintextra