Voksende virksomheder har ofte svært ved at håndtere pludselige stigninger i fakturaer. Smid manuel fakturabehandling og siled data og systemer ind, og du har fået en opskrift på ineffektivitet og frustration. Omkostningerne ved manuel behandling af fakturaer kan stige fra $15 til $40 pr. faktura, for ikke at nævne de utallige timer brugt på dataindtastning.
I skarp kontrast kunne automatiseret fakturabehandling reducere omkostningerne til 1.42 USD pr. faktura, hvilket fører til betydelige omkostningsbesparelser. Ud over omkostningsreduktioner kan automatisering hjælpe med at mindske svindelrisici og give øget indsigt i pengestrømstendenser.
Hos Nanonets har vi hjulpet virksomheder verden over med at strømline deres AP-processer med vores QuickBooks fakturaautomatisering integration. Det er designet til at reducere manuel dataindtastning, validering og behandling drastisk, hvilket giver AP-teams mulighed for at fokusere på mere strategiske opgaver. Denne automatisering kan forbedre hastigheden og nøjagtigheden af fakturabehandling og forenkle overholdelse.
Dette blogindlæg vil undersøge, hvordan en SMV forbedrede driftseffektiviteten og sparede ressourcer ved hjælp af Nanonets' QuickBooks fakturaautomatisering. Få også et trin-for-trin overblik over, hvordan du opsætter automatiserings-workflowet for din virksomhed.
Firmaet
Glade juvelerer er en lille virksomhed med speciale i håndlavede smykker. De er fast besluttet på at levere de fineste håndlavede smykker. Baseret i Californien er deres ry for innovation, professionalisme og kundetilfredshed blevet bygget over 40 år.
Udfordringerne
På grund af sin vækst jonglerer Happy Jewellers med en stor mængde fakturaer. Manuel styring var ikke bare et kolossalt tidssyn, men også fyldt med unøjagtigheder. De havde brug for et system til at strømline deres regnskabsopgaver og levere præcision og effektivitet.
💭
Vi har brugt QuickBooks til regnskab i et stykke tid nu. Men for at få fakturaer ind i QuickBooks skal vi scanne fakturaerne, slå alle detaljer ind, oprette separate mapper efter leverandører og administrere et Excel-ark for alle de fakturaer, vi har modtaget. ~ AP-teamet hos Happy Jewellers.
Hvordan Nanonets hjalp Happy Jewellers med at øge AP-effektiviteten
Ved brug af Nanonetter til QuickBooks fakturaautomatisering, Happy Jewellers kunne udtrække fakturaer fra e-mails automatisk, behandle dem effektivt og gemme dem på en struktureret måde i skyen.
Dette reducerede deres tid brugt på manuel dataindtastning og fakturahåndtering drastisk. SMV'erne kunne også integrere disse data direkte i deres QuickBooks-konto og strømline deres kreditorproces.
Lad os se på de forskellige måder, hvorpå Happy Jewellers havde fordel af Nanonets og QuickBooks integration:
1. Skær ned på manuel databehandling
💭
"Vi ville bruge 4-5 timer på at få vores dokumenter forberedt." ~ AP Team hos Happy Jewellers.
Forretningsudvidelser betød, at Happy Jewellers havde en stigning i mængden af fakturaer. AP-teamet hos Happy Jewellers ønskede at sikre, at de kunne håndtere tilstrømningen uden at ofre nøjagtighed eller effektivitet.
Men den eksisterende manuelle proces betød, at teamet brugte værdifulde timer manuelt udtræk, kategorisering og behandling af fakturaer. Først efter at have gennemført dette, kunne de uploade dem til QuickBooks. Ud over at være et tidsforbrug, gjorde manuel fakturabehandling dem sårbare over for sene betalinger, anstrengte leverandørbindinger og ubalancerede regnskaber.
Da de indså behovet for automatisering, besluttede AP-teamet og ledelsen at implementere Nanonets. Ved at kombinere OCR , AI funktioner kunne Nanonets læse, klassificere og udtrække data fra fakturaer. Det er ikke alt. Det sikrer, at fakturaoplysninger synkroniseres med QuickBooks' leverandør- og kontodata. Og når fakturaer fra nye leverandører lander i indbakken, opretter Nanonets automatisk nye leverandørprofiler i QuickBooks, hvilket sikrer, at din leverandørliste altid er opdateret.
Samlet set sikrede integrationen, at udtrukne data nemt kunne uploades til QuickBooks, hvilket reducerede behovet for manuel dataindtastning.
Dette gjorde det muligt for deres kreditorteam at behandle 50 % flere fakturaer på samme tid uden at ansætte yderligere ressourcer.
2. Opskalering med vækst i virksomheden
Da Happy Jewellers udvidede deres forretning til nye lokationer som Chicago og New York, stod de over for udfordringen med at administrere en øget mængde af fakturaer fra flere kilder. Dette betød øget kompleksitet og potentiale for fejl i deres regnskabsprocesser.
Den voksende forretning krævede en mere fleksibel løsning end manuel fakturabehandling. Så i stedet for at udvide deres AP-team eller ansætte ingeniører til at bygge grundlæggende workflow-automatiseringsværktøjer, henvendte de sig til Nanonets.
Systemet har forudbyggede arbejdsgange , AI modeller der kan tilpasses forskellige forretningsbehov. Når systemet er konfigureret, kunne det automatisk behandle fakturaer fra forskellige leverandører på tværs af de forskellige filialer. Desuden lærer den af de data, den behandler og manuelle indgreb – forbedrer dens nøjagtighed over tid og gør det muligt for virksomheder at behandle strukturerede og ustrukturerede fakturaer problemfrit.
Denne fleksible og skalerbare løsning gjorde det muligt for Happy Jewellers at håndtere tilstrømningen af fakturaer fra udvidelsen uden at øge omkostninger eller ressourcer, og dermed øge den operationelle effektivitet.
3. Integreret i QuickBooks uden at forstyrre eksisterende arbejdsgang
💭
"Den anden vigtige ting ved Nanonets var, at det ikke forstyrrede driften for nogen medarbejder, i stedet gjorde deres arbejde lettere." ~ AP-teamet hos Happy Jewellers.
Happy Jewellers har brugt QuickBooks til regnskab i et stykke tid. De værdsatte softwarens bekvemmelighed og fortrolighed, men var frustrerede over den tidskrævende proces med manuel indtastning af fakturadata. At sikre problemfri integration med QuickBooks' eksisterende arbejdsgang var afgørende for ethvert nyt system, de overvejede at købe.
Nanonetter, med dens evne til integrere med QuickBooks, passede perfekt. Happy Jewellers' AP-team kunne strømline deres proces til maksimal effektivitet. Nu, uanset hvor en faktura stammer fra – det være sig e-mail, Google Drev eller andre steder – er den hurtigt valideret, kategoriseret og klar til QuickBooks. De kunne hurtigt omdanne rådata til et ryddeligt Excel-ark der kunne uploades til regnskabssoftwaren.
Når de to konti er forbundet, kan Nanonets automatisk tilføje oplysninger på SKU-niveau i QuickBooks inden for få sekunder og matche leverandør- og GL-koder automatisk. Dette kan spare AP-teamet for manuelt at skulle indtaste og matche oplysningerne, hvilket reducerer fejl og fremskynder fakturabehandlingstiden.
Desuden afspejles eventuelle ændringer, der er foretaget i de udtrukne data i Nanonets i realtid, i QuickBooks uden nogen manuel indgriben.
Integrationen var problemfri og ændrede ikke væsentligt deres eksisterende arbejdsgang. I stedet forbedrede det arbejdsgangen ved at automatisere de tidskrævende dele af processen.
4. Forbedrede teammoralen
💭
"Vores medarbejdere føler sig nu mere produktive og glade, da det meste af det gejstlige arbejde nu er ude af deres liv." ~ AP-teamet hos Happy Jewellers.
Happy Jewellers' er forpligtet til at sikre deres medarbejderes tilfredshed. De mener, at det bidrager til en mere robust organisation, hvilket resulterer i bedre produkter til kunderne og bedre leverandørforhold. Den manuelle behandling af fakturaer var dog en væsentlig kilde til frustration for teamet. Det var en besværlig proces, der efterlod lidt tid til mere strategiske opgaver.
For at forstå behovet for at forbedre medarbejdernes moral og produktivitet implementerede de Nanonets. Den AI-drevne løsning automatiserede det kontorarbejde, der er forbundet med fakturahåndtering, og frigjorde teamet til at fokusere på mere virkningsfulde opgaver.
Teamet bemærkede straks et betydeligt fald i deres arbejdsbyrde. Dette forbedrede ikke kun deres produktivitet, men øgede også deres moral. De kunne bruge deres tid og energi på mere meningsfulde og givende opgaver.
Reduktionen af manuelle opgaver og den forbedrede effektivitet medført af Nanonets førte til et mere tilfredse og motiveret team, der bidrog til Happy Jewellers samlede vækst og succes.
5. Forbedret overholdelse og revisionsberedskab
💭
"Vi ville bruge 2-3 timer på selve betalingen og vedligeholdelsen."~ AP-teamet hos Happy Jewellers.
Happy Jewellers havde at gøre med en betydelig mængde tid brugt på at sikre overholdelse og revisionsberedskab. Den manuelle behandling af fakturaer, betalingsoptegnelser og andre økonomiske dokumenter var tidskrævende og udsat for menneskelige fejl. Dette kan åbne virksomheder op for potentielle sanktioner under revisioner og kan påvirke deres omdømme negativt.
Med Nanonetter, blev processen med at opretholde overholdelse betydeligt mere ligetil. Systemet validerer automatisk de data, der er udtrukket fra fakturaer, i forhold til virksomhedens interne politikker og eksterne regler. Hvis fakturaværdierne ikke stemmer overens med indkøbsordren, eller hvis andre uoverensstemmelser dukker op, markerer systemet disse fakturaer til manuel gennemgang. Dette hjælper med at vedligeholde nøjagtige økonomiske optegnelser og reducerer risikoen for overholdelsesproblemer eller revisionsfejl.
Desuden Nanonets integration med QuickBooks gav teamet hos Happy Jewellers mulighed for at synkronisere betalingsoptegnelser og andre finansielle dokumenter direkte fra systemet til deres regnskabssoftware. Dette eliminerede behovet for manuel dataindtastning og reducerede betydeligt tidsforbruget på betaling og vedligeholdelse.
Dette forhøjede niveau af overholdelse og revisionsberedskab sparede teamet for utallige timer og bragte ro i sindet, velvidende at deres finansielle dokumenter var nøjagtige og let tilgængelige.
QuickBooks-Nanonets Integration: En trin-for-trin guide
Vil du vide, hvordan Happy Jewellers integrerede Nanonets med QuickBooks så problemfrit? Her er en trin-for-trin guide til at hjælpe dig i gang:
1. Få adgang til Nanonets-platformen
Du kan besøge vores hjemmeside og oprette en ny konto eller logge ind på din eksisterende konto. Du kan enten tilmelde dig ved hjælp af din Gmail-konto eller manuelt indtaste din e-mail og oprette en adgangskode.
2. Opret forbindelse til QuickBooks
På dashboardet skal du navigere til Integrationer -> QuickBooks. Med et enkelt klik kan du forbinde din QuickBooks-konto til Nanonets.
3. Importer dine QuickBooks-data
Efter tilslutning importeres din kontoplan og hovedbogskoder (GL) fra QuickBooks automatisk til Nanonets. Hvis du bruger klasser og projekter, læses disse og gøres også tilgængelige for dine fakturaer.
4. Upload eller importer fakturaer
Vælg modellen 'Fakturaer' fra 'Dokumenttyper', konfigurer de felter, du skal bruge fra fakturaen, og formateringen. Du kan nemt tilføje fakturaer ved at uploade dem manuelt eller konfigurere en automatisk import fra din e-mail eller andre kilder som Dropbox, Google Drev eller endda din scanner.
5. Dataudtræk og gennemgang
Nanonets kan fange 20 unikke oplysninger, inklusive tabeldata, fra fakturaer. Når dataene er udtrukket, verificeres de for nøjagtighed. Du får besked og kan manuelt gennemgå og rette oplysningerne, hvis der er fejl eller uoverensstemmelser.
6. Bekræft og valider data
Nanonetter sikrer, at data er valideret i forhold til fastsatte standarder. For eksempel kontrollerer Nanonets, om en given GL-kode findes i din database og kun er gyldig, hvis den findes der.
7. Opsæt godkendelsesarbejdsgange
Du kan tilføje så mange anmeldere, som du vil, til godkendelsesprocessen. Opsæt regler for hvert trin i gennemgangen. For eksempel vil du måske udløse en gennemgang, hvis fakturabeløbet overstiger 1000 USD.
8. Udfør matchning
Nanonets-platformen giver dig mulighed for at udføre 2-vejs, 3-vejs eller GL-kodematchning. Du kan tilføje dokumenter til matchning (såsom indkøbsordrer) og kontrollere, om specifikke værdier, såsom totalsummen svarende til et givet indkøbsordrenummer, matcher værdien i databasen.
9. Eksporter til QuickBooks
Gå til skærmbilledet med fakturadetaljer. Du kan downloade dataene i forskellige formater, herunder CSV og XLSX, eller eksportere dem til en CRM- eller AP-automatiseringssoftware som QuickBooks.
10. Overvåg og optimer
Endelig kan du overvåge arbejdsgangens ydeevne over tid og foretage nødvendige justeringer. Nanonets giver omfattende analyser på dashboardet, så du kan spore nøjagtighed, behandlingstid og andre vitale metrikker. Dette vil hjælpe dig med at identificere områder, der kan kræve yderligere optimering.
Afsluttende tanker
At omfavne automatisering i fakturahåndtering, som Happy Jewellers gjorde med Nanonets, kan forbedre din virksomheds drift betydeligt. Det reducerer ikke kun den tid og indsats, der bruges på hverdagslige opgaver, men sikrer også et højt niveau af nøjagtighed, overholdelse og revisionsberedskab. Den sømløse integration med QuickBooks strømliner processen yderligere, hvilket gør din økonomistyring mere effektiv og pålidelig.
Husk, at nøglen til succesfuld digital transformation ligger i at vælge de rigtige værktøjer og implementere dem effektivt i din arbejdsgang. Ved at gøre det kan du frigøre dit teams tid, booste deres moral og i sidste ende bidrage til din virksomheds samlede vækst og succes.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk dig selv. Adgang her.
- PlatoAiStream. Web3 intelligens. Viden forstærket. Adgang her.
- PlatoESG. Automotive/elbiler, Kulstof, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Affaldshåndtering. Adgang her.
- PlatoHealth. Bioteknologiske og kliniske forsøgs intelligens. Adgang her.
- ChartPrime. Løft dit handelsspil med ChartPrime. Adgang her.
- BlockOffsets. Modernisering af miljømæssig offset-ejerskab. Adgang her.
- Kilde: https://nanonets.com/blog/quickbooks-invoice-automation/
- :har
- :er
- :ikke
- :hvor
- $1000
- $OP
- 15 %
- 20
- 2000
- 40
- 7
- 8
- 9
- a
- evne
- Om
- adgang
- tilgængelig
- Konto
- Bogføring og administration
- regnskabssoftware
- Konti
- gældsforpligtelser
- nøjagtighed
- præcis
- tværs
- faktiske
- tilpasse
- tilføje
- Desuden
- Yderligere
- justeringer
- Adobe
- Efter
- mod
- AI-drevne
- Alle
- tilladt
- tillade
- tillader
- også
- altid
- beløb
- an
- analytics
- ,
- enhver
- ap automatisering
- godkendelse
- godkendt
- ER
- områder
- AS
- side
- forbundet
- At
- revision
- revisioner
- Automatiseret
- Automatisk Ur
- automatisk
- Automatisering
- Automation
- til rådighed
- baseret
- grundlæggende
- BE
- blev
- været
- være
- Tro
- Bedre
- Sedler
- Blog
- boost
- Hjulpet
- grene
- bragte
- bygge
- bygget
- virksomhed
- forretningsdrift
- virksomheder
- men
- by
- california
- CAN
- kapaciteter
- fange
- Kontanter
- pengestrøm
- kategorisere
- udfordre
- lave om
- Ændringer
- Chart
- Kontrol
- Chicago
- vælge
- klasser
- Klassificere
- klik
- klatre
- Cloud
- kode
- koder
- KOM
- kombinerer
- engageret
- selskab
- færdiggøre
- kompleksitet
- Compliance
- omfattende
- Tilslut
- tilsluttet
- Tilslutning
- betragtes
- kontrast
- bidrage
- bidrager
- bidrager
- bekvemmelighed
- korrigere
- Tilsvarende
- Koste
- omkostningsbesparelser
- Omkostninger
- kunne
- skabe
- skaber
- CRM
- afgørende
- besværlig
- skik
- kunde
- Kundetilfredshed
- Kunder
- Klip
- instrumentbræt
- data
- indtastning af data
- Database
- deal
- beskæftiger
- besluttede
- falde
- leverer
- forlangte
- indsætte
- konstrueret
- detail
- detaljer
- bestemmes
- DID
- forskellige
- digital
- Digital Transformation
- direkte
- do
- dokumenter
- gør
- ned
- downloade
- dræne
- drastisk
- køre
- Dropbox
- i løbet af
- hver
- lettere
- nemt
- effektivt
- effektivitet
- effektiv
- effektivt
- indsats
- enten
- forhøjet
- elimineret
- andetsteds
- emails
- Medarbejder
- medarbejdere
- muliggør
- ende til ende
- energi
- Ingeniører
- forbedre
- forbedret
- Forbedrer
- styrke
- sikre
- sikret
- sikrer
- sikring
- Indtast
- indtastning
- indrejse
- fejl
- fejl
- Ether (ETH)
- Endog
- eksempel
- overstiger
- Excel
- eksisterende
- eksisterer
- udvidet
- ekspanderende
- udvidelse
- udforske
- eksport
- ekstern
- ekstrakt
- udvinding
- konfronteret
- Kendskab
- hurtigere
- føler sig
- Fields
- finansielle
- økonomistyring
- passer
- flag
- fleksibel
- flow
- Fokus
- Til
- fundet
- bedrageri
- Gratis
- fra
- frustrerede
- frustration
- yderligere
- Generelt
- generere
- få
- få
- gif
- given
- gmail
- fik
- grand
- Dyrkning
- Vækst
- vejlede
- havde
- håndtere
- Gem
- have
- hjælpe
- hjulpet
- hjælpe
- hjælper
- link.
- Høj
- Ansættelse
- HOURS
- Hvordan
- How To
- Men
- HTML
- HTTPS
- menneskelig
- identificere
- if
- straks
- KIMOs Succeshistorier
- effektfuld
- implementeret
- gennemføre
- importere
- vigtigt
- Forbedre
- forbedret
- forbedring
- in
- Herunder
- Forøg
- øget
- Stigninger
- stigende
- tilgang
- oplysninger
- Innovation
- instans
- i stedet
- integrere
- integreret
- integration
- integrationer
- interne
- indgriben
- interventioner
- ind
- Fakturahåndtering
- fakturabehandling
- spørgsmål
- IT
- ITS
- smykker
- jpg
- lige
- Nøgle
- Kend
- Kendskab til
- Land
- Sent
- førende
- Led
- Ledger
- til venstre
- Niveau
- ligger
- ligesom
- Liste
- lidt
- Lives
- belastning
- placeringer
- log
- Se
- lavet
- vedligeholde
- opretholdelse
- vedligeholdelse
- lave
- Making
- administrere
- ledelse
- styring
- måde
- manuel
- manuelt
- mange
- Match
- matchende
- Matter
- maksimal
- meningsfuld
- betød
- nævne
- Metrics
- måske
- tankerne
- afbøde
- model
- Overvåg
- mere
- mere effektiv
- Desuden
- mest
- motiveret
- flere
- Naviger
- nødvendig
- Behov
- behov
- behov
- negativt
- Ny
- New York
- ingen
- nu
- nummer
- OCR
- of
- tit
- on
- engang
- kun
- åbent
- operationelle
- Produktion
- optimering
- or
- ordrer
- ordrer
- organisation
- Andet
- vores
- ud
- i løbet af
- samlet
- oversigt
- dele
- Adgangskode
- betaling
- betalinger
- fred
- per
- perfekt
- udføre
- ydeevne
- stykker
- perron
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatoData
- politikker
- pop
- Indlæg
- potentiale
- Precision
- forberedt
- behandle
- Processer
- forarbejdning
- produktiv
- produktivitet
- Produkter
- professionalisme
- Profiler
- projekter
- give
- giver
- slag
- køb
- indkøbsordre
- køb
- kvalitet
- QuickBooks
- hurtigt
- Raw
- rådata
- Læs
- Readiness
- klar
- realtid
- modtaget
- opskrift
- optegnelser
- reducere
- Reduceret
- reducerer
- reducere
- reduktion
- reduktioner
- afspejles
- regler
- Relationer
- pålidelig
- omdømme
- kræver
- Ressourcer
- resulterer
- gennemgå
- givende
- højre
- Risiko
- risici
- robust
- regler
- s
- at ofre
- samme
- tilfredshed
- tilfreds
- Gem
- gemt
- Besparelser
- skalerbar
- skalering
- scanne
- Skærm
- sømløs
- problemfrit
- sekunder
- adskille
- sæt
- skarp
- ark
- underskrive
- signifikant
- betydeligt
- forenkle
- enkelt
- EMS
- SMV'er
- So
- Software
- løsninger
- nogle
- Kilde
- Kilder
- speciale
- specifikke
- hastighed
- tilbringe
- brugt
- Stage
- standarder
- påbegyndt
- udsagn
- butik
- ligetil
- Strategisk
- strømline
- strømlining
- struktureret
- Kamp
- succes
- vellykket
- sådan
- pludselige
- Dragt
- leverandør
- hurtigt
- systemet
- Systemer
- bord
- opgaver
- hold
- hold
- end
- at
- oplysninger
- deres
- Them
- Der.
- Disse
- de
- ting
- denne
- dem
- Dermed
- Slips
- tid
- tidskrævende
- til
- værktøjer
- I alt
- spor
- Transform
- Transformation
- Tendenser
- udløse
- Drejede
- to
- Ultimativt
- enestående
- up-to-date
- uploadet
- Uploading
- brug
- ved brug af
- VALIDATE
- valideret
- validerer
- validering
- Værdifuld
- værdi
- værdiansættes
- Værdier
- forskellige
- Ve
- sælger
- leverandører
- verificeres
- verificere
- synlighed
- Besøg
- afgørende
- bind
- Sårbar
- ønsker
- ønskede
- var
- måder
- we
- Hjemmeside
- GODT
- var
- hvornår
- vilje
- med
- inden for
- uden
- Arbejde
- workflow
- Workflow automation
- arbejdsgange
- verdensplan
- ville
- år
- york
- dig
- Din
- zephyrnet