Fakturamatching

En væsentlig aktivitet i Accounts Payable (AP) processer er fakturamatching. Traditionelle tilgange til denne nøgleopgave kan koste tid, kræfter og menneskelige ressourcer for en virksomhed. Brug af innovative teknologier og automatiserede værktøjssæt kan optimere fakturamatchning for at give ekstra løftestang og værdi til en virksomhed.

Denne artikel giver et detaljeret indblik i fakturamatchning, de forskellige typer, behovet for berøringsfri fakturabehandling or fakturahåndtering, og dets forskellige fordele.

Hvad er fakturamatching?

Fakturamatchning er en kreditorprocessen der validerer og sammenligner oplysninger om indkøbsordre (PO) med leverandørens faktura og produktkvitteringer.

Når en organisation ønsker at bruge en leverandørs varer eller tjenester, rejser den en indkøbsordre med detaljerede krav. Ved levering af de rekvirerede varer eller tjenester udstedes en produktkvittering af indkøbsorganisationen. Sælgeren hæver derefter fakturaen til betalingsgodkendelse. Det er, når fakturamatching finder sted.

Matchende fakturaer sikrer, at der ikke er fejl eller uoverensstemmelser mellem indkøbsordre og faktura. Det letter hurtigere afregning af leverandørafgifter og forhindrer risikoen for leverandørsvindel & betaling for svigagtige fakturaer.

Hvad er en afvigelse?

Benævnt fakturaundtagelser opstår der en afvigelse, når der er et misforhold mellem fakturaoplysningerne og dets validerende dokumenter såsom indkøbsordre eller vare-/produktkvitteringen.

Afvigelser kan være af to typer - mængde og pris

• Mængdeafvigelse: refererer til uoverensstemmelsen mellem mængden eller antallet af varer på PO'en og den fakturerede faktura
• Prisafvigelse: refererer til et misforhold mellem omkostningerne nævnt i PO og værdien nævnt på fakturaen.

At identificere og afstemme afvigelser kan være en svær opgave for AP-afdelingen. Afvigelser bør vurderes for at se, om de falder inden for tolerancegrænserne for at fortsætte med fakturabehandling eller returnere fakturaen til leverandøren for rettelser.

Toleranceniveau refererer til mindre variationer, der kan forekomme i procenter eller beløb på en faktura. Fakturaer, der overskrider toleranceniveauer, sættes i venteposition og sendes til korrektion hos leverandøren.

---

Ønsker du at automatisere dine manuelle AP-processer? Book en 30-minutters live demo for at se, hvordan Nanonets kan hjælpe dit team med at implementere ende-til-ende AP -automatisering.

Planlæg en demonstration

[Indlejret indhold]

---

Behov for fakturamatchning

Lad os finde ud af, hvorfor det er så vigtigt for en virksomhed at bekræfte eller matche fakturaer.

Fakturamatching sikrer, at leverandørfakturaer kan verificeres mod understøttende dokumenter, før betalinger frigives. Dette hjælper virksomheder med at:

• Bekræft, at betalinger kun foretages for gyldige varer eller tjenester modtaget fra leverandøren
• Oprethold hurtigere og præcise udgivelser af betalinger
• Faciliter bedre gennemsigtighed ved at eliminere fejl og dobbeltbetalinger
• Registrering af betalinger for flere leverandører
• Vær bedre forberedt på virksomhedsrevisioner

Forskellige virksomheder kan følge forskellige måder at matche fakturaer på, som uddybet i næste afsnit nedenfor.

Måder til fakturamatchning

Fakturamatchningsprocessen i organisationer foregår normalt på følgende måder: 2-vejs matchning, 3-vejs matchning og endelig 4-vejs matchning.

Fakturaer valideres mod andre relaterede dokumentere arbejdsgange der kan omfatte indkøbsordre, varemodtagelse og kontrolsedler. Disse måder at matche på kontrollerer også for fakturaafvigelser og toleranceniveauer, der skal løses, før fakturaen slettes til betaling.

2-vejs matching

2-vejs matching er en enkel og almindelig måde at verificere fakturaer på. Det involverer matchning af fakturaer til indkøbsordrer samt kontrol for tolerancer. Hvis fakturaen opfylder de krævede kriterier, er den planlagt til betaling.

3-vejs matching

3-vejs matchning er den mest populære metode til fakturamatchning. Dette involverer en tre-trins proces. Fakturaen kontrolleres for nøjagtighed i detaljer anført på indkøbsordren samt varemodtagelse. Når toleranceniveauerne er i orden, er fakturaen klar til betaling.

4-vejs matching

Mere kompleks end 2-vejs og 3-vejs matchning, 4-vejs matching involverer endnu et trin i valideringen. Det kræver også matchning af fakturaer til indkøbsordrer, varemodtagelser og kontrolsedler.

Ved levering af varer kontrollerer den modtagende afdeling for mængde og udsteder en kontrolseddel, der bekræfter, at den modtagne mængde er korrekt. Det er derfor kun en faktura, der matcher PO, varemodtagelse, tolerancer og kontrolsedlen, der anses for at være egnet til betaling.

Disse måder at matche fakturaer på sikrer, at virksomheder kun betaler for de bestilte og modtagne varer/ydelser. Det beskytter også mod falske fakturaer og betalingsfejl, hvilket gør det muligt for virksomheder at få et bedre greb om deres forbindelser med tredjeparter.

---

Opsæt berøringsfri AP-arbejdsgange og strømline kreditor-processen på sekunder. Book en 30-minutters live demo nu.

Planlæg en demonstration

---

Matching af fakturaer til kontrakter

Bortset fra fakturamatchningsmetoderne kan visse køb ske ved hjælp af en kontraktmatchningsproces. Denne type faktura, også kaldet ikke-PO-fakturering, bruges til tilbagevendende betalinger eller brugsbetalinger, der sker i en cyklus.

Ved kontraktmatching sammenlignes og verificeres fakturaen mod en eksisterende kontrakt. Eksempler på sådanne indgåede køb kan være månedlige forbrugsregninger (el, vand osv.), bygningsleje og vedligeholdelsesomkostninger, reklameomkostninger, juridiske eller konsulentydelser og mere.

Denne type matching er underlagt en intern fakturagodkendelsesproces. Hvis kontrakten matcher og godkendelse er givet, bliver den ikke-PO-faktura planlagt til betaling.

Det eliminerer behovet for at matche fakturaer med indkøbsordrer og andre understøttende dokumenter. Det letter også tidlig afvikling af betalinger af gentagne karakter, hvilket sparer tid, kræfter og omkostninger.

Hvad er automatisk fakturamatching?

Automatiseret fakturamatching refererer til at digitalisere en virksomheds fakturamatchningsproces ved hjælp af avancerede værktøjer og teknologi; fakturaer behandles automatisk uden behov for menneskelig indgriben.

Automatiseret fakturamatchningsteknologi kan ændre måden, AP-afdelinger arbejder på. Modtagne fakturaer scannes, konverteres til en digital form, matches ved hjælp af algoritmer og kontrolleres mod toleranceindstillinger, og hvis de godkendes, behandles de til betaling - alt sammen uden menneskelig afhængighed.

Opgaven med at validere eller matche fakturaer og behandle dem ved hjælp af automatisering kan give en lang række fordele. AI-drevne automatiseringsteknologier såsom OCR og RPA kan forbedre berøringsfri fakturabehandling til at være effektiv og fejlfri.

---

Book denne 30-minutters live demo for at gøre dette til den sidste gang, du nogensinde bliver nødt til manuelt at indtaste data fra fakturaer eller kvitteringer i ERP-software.

Planlæg en demonstration

---

Brug af AI i automatiseret fakturamatching

Brug af maskinintelligens til at håndtere processer kan gøre komplekst kedeligt arbejde, enkelt og nemt. AI-drevne teknologier såsom OCR og RPA kan være effektive værktøjer til at automatisere AP-processer og forbedre virksomhedens effektivitet.

Optical Character Recognition

OCR er en teknologi, der læser og udtrækker information fra digitale dokumenter til redigering. OCR-funktioner, der anvender kunstig intelligens, er nyttige for industrier, der håndterer en stor mængde data. AP -automatisering.

OCR kan fungere effektivt datafangst, udtræk ved at trække relevante data ud. Den dirigerer den så automatisk til at matche fakturaen med PO'en. Efter dette trin kan fakturamatchningsprocessen fuldføres ved hjælp af 2-, 3- eller 4-vejs matchning. Alt dette reducerer manuel opgavebestræbelse, tid og omkostninger, hvilket sikrer bedre proceseffektivitet.

Men selvom OCR kan yde et enormt bidrag til at optimere automatisering af AP-processer, er OCR ikke alene nok til at fuldføre automatiseringsprocessen. Brug af en anden kraftfuld teknologi i forbindelse med OCR kan vise sig at være mere fordelagtig for at opnå fuldstændig procesautomatisering.

Robot procesautomation

Robotprocesautomatisering er en populær og nyttig softwareteknologi, der kan fungere som en virtuel assistent i forbindelse med OCR til at automatisere digitale processer. Softwaren giver brugerne mulighed for at skabe 'bots', der efterligner menneskelige handlinger.

Disse pålidelige robotter bruges i mange industrier til at arbejde 24/7 med høj hastighed og præcision. Ved at interagere med systemapplikationer kan disse bots automatisk udføre kognitiv datafangst, udtrække og analysere data, som mennesker gør. Udover dette kan de kommunikere og dirigere de udtrukne data til passende processer for at igangsætte præcis handling i løbet af få sekunder.

RPA med OCR kan hjælpe en AP-fakturamatchningsproces med hastighed, nøjagtighed og forkortet tidsramme lige fra det tidspunkt, hvor fakturaen modtages. Den uploader, scanner, udfører informationsudtræk, starter 2-, 3- eller 4-vejs matchning, kontrollerer for indstillede tolerancer og markerer fakturaer til korrektion eller betalingsbehandling.

Fordele ved automatisk fakturamatching

Automatisering af fakturamatchning hjælper med den nemmere behandling af fakturaer til betalinger. Med behovet for menneskelig indgriben elimineret, er komplikationerne ved vedligeholdelse af papirarbejde og manuelle valideringer også udelukket.

Nogle af de bemærkelsesværdige fordele ved berøringsfri fakturabehandling er:

• Tidsbesparende – Manuel fakturamatchning er kedeligt og tidskrævende. Det tager lang tid at kontrollere fakturaoplysninger individuelt og validere med 2,3 eller 4-vejs processer. Derfor giver det virksomhedens medarbejdere mulighed for at dedikere deres værdifulde tid til andre nøgleopgaver og forbedre den samlede produktivitet.
• Nøjagtighed – Automatisering af AP-processen reducerer forekomsten af ​​fejl og sikrer en jævn arbejdsgang mellem processerne. Uoverensstemmelser eller uoverensstemmelser opdages nemt, og kun når en faktura er slettet på alle niveauer, er den planlagt til betaling.
• Beskyttelse mod duplikerede og svigagtige fakturaer – Automatisering af fakturamatching indebærer konsistent validering mellem fakturaer og understøttende dokumenter. Eventuelle undtagelser bliver også opdaget og markeret til manuel verifikation. Dette sikrer beskyttelse mod svigagtige eller duplikerede fakturaer og bedre forretningskontrol.
• Fremmer leverandørrelationer – Automatisk fakturabehandling kan hurtigt matche fakturaer med indkøbsordrer og fremskynde hurtigere betaling til leverandører for at holde dem tilfredse. Til gengæld kan virksomheden også drage fordel af bedre kontrakttilbud og førtidsbetalingsrabatter for øget rentabilitet.
• Effektiv omkostningsanalyse – Berøringsfri fakturabehandling giver information om individuelle linjeposter, der hjælper med at identificere dem, der tilbyder den højeste værdi. Disse pålidelige data hjælper med bedre omkostningsanalyse og udvælgelse af relevante leverandører for at bringe mere værdi til virksomheden.
• God til revision – Fakturaer med andre støttedokumenter er obligatoriske for revision. Brug af automatisk fakturamatchning sikrer, at indkøbsordrer, varekvitteringer, kontrolsedler og fakturaer er tilgængelige på et digitalt centraliseret sted, som nemt kan tilgås under revisioner for at fremskynde processen.

Konklusion

Matchning og behandling af kreditorfakturaer er en kompleks proces. AI-aktiveret teknologi kan levere løftestang til virksomheder gennem tilpasselig automatisering. Ved at automatisere kan virksomheder søge at integrere problemfrit arbejdsgang for dokumenthåndtering processer, skabe bedre gennemsigtighed, opretholde gode forretningsforbindelser for optimeret forretningseffektivitet og vækst.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
• Platoblokkæde. Web3 Metaverse Intelligence. Viden forstærket. Adgang her.
• Kilde: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/