Købsrekvisition vs indkøbsordre: Forskellene

Købsrekvisition vs indkøbsordre: Forskellene

Tidsstempel: 27. november 2023 kl. 11:29
Kildeknude: 2982246

Håndtering af pengestrømme i din virksomhed er altafgørende for økonomisk succes – det er uden problemer. Mens periodiseringsregnskab giver dig mulighed for at finjustere og massere statistikker, så de afspejler ikke-kontante udgifter, lever og dør alle virksomheder af kontantregnskab: Indbringer dine produkter eller tjenester flere kontanter, end du sender ud?

 Mens salg af en overlegen service eller et produkt er afhængig af kræfter uden for din kontrol, såsom markedsmæssige og økonomiske faktorer, kan styre din pengestrøm i en anstændig grad. Men som forretningslegenden Peter Drucker sagde, "Du kan ikke styre det, du ikke måler."

Korrekt styring af din pengestrøm kræver først forståelse der koster det i din organisation. Etablering af klare retningslinjer for indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer er et vigtigt første skridt til at måle, hvad du har til hensigt at administrere.  

Indkøbsordre vs. indkøbsrekvisition: Hvad er forskellen?

En indkøbsrekvisition (PR) og en indkøbsordre (PO) er begge nøglepunkter i din indkøbsstrategi. Forskellen ligger i deres rækkefølge inden for din virksomheds indkøbsworkflow. Forskellen mellem PO vs. PR er enkel:

  • En indkøbsrekvisition er til intern brug og forbinder produktets eller tjenestens slutbruger (medarbejder) med godkendelsesmyndigheder via dokumentation, der beskriver udgiften. 
  • En indkøbsordre stammer fra rekvisitionen og går til leverandøren eller leverandøren for at opfylde behovet. 

Begge tjener kritiske funktioner, herunder dokumentationsstyring, budgetkontrol og revisionssikring af din virksomheds økonomiske funktioner. 

Hvad er en indkøbsrekvisition?

En indkøbsrekvisition kan være så kompleks eller enkel, som du har brug for den, hvor større organisationer ofte har brug for større kontroller og processer inden for PR's arbejdsgang end mindre butikker med kun en håndfuld medarbejdere. I begge tilfælde er en PR's kerneessens dog den samme: dens formål er at tjene som en formel anmodning fra en medarbejder om at købe eller indkøbe varer eller tjenester, der dirigeres gennem din arbejdsgang.

Hvorfor har du brug for købsrekvisitioner?

Husk, du kan ikke styre det, du ikke måler, og måling af dine udgifter starter med en solid forståelse af, hvordan penge flyder udad. Medmindre du personligt starter hvert køb i din organisation uden medarbejderinput (usandsynligt), skal du nøje følge med der bestiller det, For hvilket formål, Og hvor meget. En indkøbsrekvisition opfylder alle disse kriterier og ender i en sidste kontrol af udpeget personale for at forhindre økonomisk svig, spild og misbrug i din virksomhed.

Du skal også vedligeholde nøjagtige udgiftsoptegnelser for dine økonomistyringssystemer, hvis IRS kommer og banker på til en revision. I begge tilfælde opbygger og vedligeholder en velsmurt indkøbsrekvisitionsproces automatisk et omfattende regnskabssystem for virksomhedens udgifter. 

Hvordan fungerer en indkøbsrekvisition?

Som sagt varierer specifikke arbejdsgange mellem virksomheder. Til denne arbejdsgang vil vi se på, hvordan en mellemstor virksomhed med 100 ansatte kan rute en indkøbsrekvisition. Afhængigt af din størrelse og omfang kan din indkøbsrekvisitionsarbejdsgang være mere strømlinet eller meget længere og mere kompleks.

Her er en grundlæggende oversigt over typisk indkøbsrekvisitionssekvens:

  1. Medarbejderen identificerer et behov – hvad enten det er rutinemæssigt eller et særligt tilfælde – og indsender en indkøbsrekvisitionsformular. Formularen indeholder normalt:
    1. Navn på medarbejder eller afdeling
    2. Placering (hvis kontorer er geografisk uensartede, eller du primært arbejder eksternt)
    3. Mængde og type af efterspurgte varer
    4. Sælgerens firmanavn og adresse
    5. Præcis eller anslået pris
    6. Forfaldsdato/hvornår varen eller ydelsen er nødvendig
  2. Den første leder eller godkendelsesanbefalende myndighed validerer, at produktet eller varen ikke allerede er en del af dit lager/ikke er ved hånden, og sender rekvisitionen til økonomistyringsteamet.
  3. Økonomi sikrer, at leverandøren er i overensstemmelse med din virksomheds standarder og praksis, sikrer, at der eksisterer et gyldigt behov, der retfærdiggør en udgift, og at rekvisitionen stemmer overens med dit budget.

Når du først er blevet velsignet af økonomi, genererer du en indkøbsordre for at opfylde rekvisitionen.

Hvad er en indkøbsordre?

En indkøbsordre er en formel anmodning sendt til leverandøren for de varer eller tjenester, der er beskrevet i rekvisitionen. Indkøbsordren er ofte meget mere kompleks end købet i omfang og omfatter juridisk sprogbrug for at binde hver part kontraktligt til transaktionen. Det er også organiseret i henhold til dine interne ledelsessystemer. Hvis leverandøren er stor nok, eller du har et løbende forhold, er det sandsynligvis formateret i henhold til deres CRM-værktøjer.

Hvorfor har du brug for købsordrer?

Indkøbsordren eksisterer for formelt og juridisk at anmode om varer eller tjenester fra en leverandør. Denne juridiske aftale binder hver part til transaktionen og sikrer en fælles forståelse af, hvad der forventes, for hvor meget og hvornår det er nødvendigt. Dette hjælper med at undgå faktureringsoverraskelser og holder alle involveret i indkøb ansvarlige og ærlige over for hinanden, samtidig med at man undgår fejlkommunikation eller menneskelige fejl, der ofte opstår under verbale transaktioner eller håndtryksaftaler.

 Og ligesom indkøbsrekvisitioner eksisterer en indkøbsordre for at tjene som et revisionsbart papirspor for din interne ledelse, eller hvis et eksternt bureau inspicerer dig.

Hvordan fungerer en indkøbsordre?

 Når rekvisitionen er godkendt, fuldfører din økonomiafdeling indkøbsordren og fortsætter indkøbsarbejdsgangen.

  1.  Økonomiteamet sender indkøbsordren til leverandøren og modtager faktura. Derfra sælger betales med det samme, eller fakturaen opbevares i kreditor i en bestemt varighed eller indtil indkøbsordren er opfyldt (afhængigt af varen, dine interne processer og leverandøraftale).
    1. En vigtig del af dit økonomiteams due diligence er tre-vejs matching. Dette er en gældsforpligtelser afdelingsfunktion, der krydstjekker indkøbsordren, faktura, og leveringskvittering for at bekræfte, at der ikke er svindel eller menneskelige fejl, der kan forårsage uventede udgifter.
  2. Når varen er leveret eller ydet service, genererer en ansvarlig part (enten den oprindelige anmoder eller økonomiteamet) en kvittering og arkiverer den med kreditorer for at lette tre-vejs matchning og vise, at indkøbsordren er opfyldt.

Konklusion

 Dette var en meget grundlæggende opdeling af arbejdsgange for indkøbsrekvisition og indkøbsordre. I virkeligheden er frem-og-tilbage-processen med at anmode om og modtage varer fra en ekstern leverandør besværlig og kan være lang. Det er derfor, at oprettelse af en standarddriftsprocedure for indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer er nøglen til at sikre problemfri indkøb og kvalitetsregistrering.

 Og ligesom mange administrative forretningsfunktioner bliver disse aspekter af indkøb i stigende grad digitaliseret eller automatiseret. Det er gode nyheder for virksomhedsejere og medarbejdere – mens optimerede arbejdsgange kan fremskynde tingene, kan du ikke optimere hurtigere end hastigheden af ​​aflevering af papirarbejde frem og tilbage, især i fjernarbejdsopsætninger, eller hvis dit hovedkvarter og kontorer er forskudt.

 Effektiv kreditorautomatisering værktøjer omfatter omfattende indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrestyring. Innovationer i arbejdsgangen omfatter:

  • AI-drevne screeningsværktøjer til at generere formelle rekvisitioner fra medarbejder-e-mails eller Slack-beskeder.
  • Automatiseret AP-godkendelse for visse kategorier eller rekvisitioner under et bestemt dollarbeløb, der ikke kræver menneskelig screening.
  • Synkronisering med din regnskabssoftware for at migrere rekvisitioner, fakturering og kvitteringer for hurtigt at muliggøre tre-vejs matchning og afstemning.
  • Langsigtet datalagring i en sikker sky sikrer, at du er kompatibel og klar til revision.

Dette er blot nogle få af de innovationer, der former indkøb, men hver enkelt strømliner din indkøbsrekvisition og dine indkøbsordre arbejdsgange. Og jo mere du udvikler og plejer din indkøbsstyring , AP -automatisering, jo større økosystem du bygger – og jo lettere kan du administrere administrative opgaver, der ellers forringer dit operationelle fokus.

Uanset dit niveau finansautomatisering, at forstå indkøbsordre vs. indkøbsrekvisition er det første skridt til at administrere udgifter og holde kontanter på vej ind – hvis du administrerer det, du nu kan måle.

Tidsstempel:

Mere fra AI og maskinindlæring