Hvis du driver en daginstitution, ender du sandsynligvis med at gennemgå en masse babyservietter. Af afgørende betydning for pasning af babyer og småbørn, skal babyservietter genopfyldes regelmæssigt, hvilket sikrer, at din daginstitution altid har nogle ved hånden. Hvis babyservietter løber tør, vil babyerne modtage sub-standard pleje, og personalet vil føle, at de mangler den nødvendige støtte til at udføre deres arbejde efter bedste evne.
Med en smule administrativ forudseenhed er det nemt at undgå en dynamik som den ovenfor, især når der er tale om generelle indkøbsordrer. En overordnet PO er den enkleste måde at få tilbagevendende forretningsforsyninger på efter en fastlagt tidsplan. Uanset hvilken type virksomhed du driver, vil optimering af leverandørbetalingsdynamikken og partnerskaber generelt have indflydelse på din organisations succes.
Restauranter kan stole på tæppeindkøbsordrer for at holde servietter og sukkerpakker på lager, mens kontorcentrerede virksomheder ofte bruger tæppe-indkøbsordrer til at fylde forsyningsskabet. Når som helst der er behov for varer eller tjenester på regelmæssig basis, kan du overveje at samarbejde med dine leverandører om at oprette en generel PO. Vi viser dig, hvordan du bruger dem, illustrerer de bedste anvendelsesmuligheder for generelle indkøbsordrer og fremhæver endda nogle af fordelene og ulemperne ved at henvende sig til indkøbsproces denne måde.
Hvad er en rammekøbsordre?
Hvis en køber får leveret varer eller tjenester på en regelmæssigt planlagt basis, kan en generel indkøbsordre bruges til at dække alle de separate transaktioner under én PO. Selvom det virker på samme måde som en rekvisitionsordre først, når en sælger accepterer en generel PO, bliver det en langsigtet kontrakt mellem en køber og en sælger. En rammekøbsordre fastsætter købsprisen og leveringsdetaljerne i et bestemt tidsrum.
For en dagplejeudbyder, der køber servietter, kan et tæppekøb hos servietleverandøren angive, at der hver uge vil blive leveret en ny kasse med servietter til en pris af $250. En generel indkøbsordre beskriver de varer, der købes, den leverede mængde ved hvert interval, de tilknyttede priser, leveringstidslinjer og mere. Nu hvor "Hvad er en almindelig PO?" har et klart svar, kan vi tage et kig på alt inkluderet på disse typer PO'er:
- Aftalens længde
- Produktmængde og prisfastsættelse
- Leverandørens kontaktoplysninger
- Kundefaktureringsoplysninger
- Leveringsdetaljer (tidslinje, placering osv.)
- Afbestillingsregler
Uanset om du er på køber- eller sælgersiden af en generel indkøbsordre, er det bedst at begrænse dens gyldighed til et år eller mindre. Hvis forretningsforbindelsen fortsætter i det næste år, kan der oprettes en ny generel PO. Denne enkle overvejelse hjælper med at isolere begge parter fra risici forbundet med prisudsving eller skiftende forretningsbehov.
Husk endelig, at en almindelig PO er en typen af indkøbsordre. EN indkøbsordre henviser til en købsaftale mellem køber og sælger. PO'er kan være til engangskøb, og det er de ofte, men det, der får en rammekøbsordre til at skille sig ud, er dens evne til at blive brugt flere gange inden for en given periode.
Hvornår skal man bruge et tæppekøb?
Generelle indkøbsordrer er et fantastisk værktøj til at forenkle leverandørrelationer, men de er ikke beregnet til enhver situation. Generelt bruges indkøbsordrer, når en kunde eller en indkøbsenhed ønsker at købe varer eller tjenester fra en leverandør eller leverandør. Hvis der er behov for en ensartet mængde af de pågældende varer eller tjenesteydelser på regelmæssig basis – såsom ugentlig eller månedlig – kan og bør der anvendes generelle PO'er.
Så længe enhedsomkostningerne ikke forventes at svinge for meget inden for gyldighedsperioden for en generel PO, tjener denne tilgang leverandører og købere godt. Generelle indkøbsordrer giver leverandører mulighed for at forudse en del af kommende ordrer, sikre lagerniveauer er høje nok til at dække tilbagevendende ordrer og tage højde for indgående kundebetalinger på en regelmæssig basis.
På købersiden er overordnede PO'er nemmere at spore, da de har ét enkelt PO-nummer knyttet til alle ordrer af de varer eller tjenester, der er opført på PO'en. Denne procesforenkling ser måske ikke ud til at have en massiv indvirkning på virksomhedens produktivitet, men i det hurtige forretningsmiljø, der eksisterer i dag, tæller hvert sekund.
Lad os sige, at en kontormedarbejder har brug for et nyt sæt kuglepenne og en ny notesbog. I dette tilfælde, da de blot afgiver en engangsordre, en rekvisitionsordre er mere passende end en almindelig PO. Men i en anden situation kan den samme kontormedarbejder være ansvarlig for at holde kontorsnacks på lager i pauserummet. Da folk foretrækker, at de samme snacks er tilgængelige til enhver tid, bør denne medarbejder koordinere en tæppeindkøbsordre med snackleverandøren for de specifikke varer.
Fordele ved almindelige indkøbsordrer
I indkøbsprocessen tjener en almindelig PO en unik rolle; det skaber en varig forretningsaftale, hvor køberen er sikret en konstant strøm af forsyninger i en vis periode, og sælgeren er garanteret en vis mængde indtægt fra ordren. Selvom generelle PO'er ikke er beregnet til ethvert B2B-købsscenarie, giver de mange fordele, når de bruges:
Produktivitet
Hver indkøbsordre tager tid at oprette, udfylde og sende frem og tilbage, før en ordre er i gang. Denne tid brugt – på begge sider af købet – tæller hurtigt sammen. I stedet for at kræve, at salgsteamet og indkøbsteamet i to forskellige organisationer skal bruge tid på at skabe en frisk PO for hver ordre, skal generelle PO'er kun oprettes én gang, så står de, så længe de er gyldige.
Besparelser
Optimering af leverandørstyring sparer tid, og i erhvervslivet er tid penge. Mindre brugt tid onboarding leverandører, der matcher indkøbsordrer til fakturaer, og opfølgning på udestående ordrer kan skabe mulighed for, at dine medarbejdere kan investere tid i andre områder. Endnu mere bruges almindelige PO'er ofte til bulkordrer, hvilket kan føre til rabatter eller bedre købsvilkår.
Faste prisstrukturer
Da en overordnet PO bruger en fast pris for mængden af varer eller tjenester, der købes, er det nemmere for regnskabsteams at spore de økonomiske konsekvenser af hver transaktion. Debitoreksperter ved, at de skal lede efter en betaling på det samme dollarbeløb hver måned, og AP-teams, der hjælper med at foretage købet, kan bedre forudse kontantudstrømning inden for en bestemt regnskabscyklus.
Optimeret indkøb
Med almindelige PO'er forenkles lagerstyringen, og indkøbsprocessen bliver mere ensartet og lettere at forudse. Forbedring af indkøbsprocessen, selv på små måder, kan have en meget stor indflydelse på din virksomhed.
Forenklet betalingsproces
Hvis der kun er én indkøbsordre at verificere, kan kreditorteams være hurtigere, når de gennemgår, godkender og betale fakturaer knyttet til den generelle indkøbsordre.
Ulemper ved blanke indkøbsordrer
I erhvervslivet er den eneste konstante forandring, og nogle gange kan ændringer være svære at imødekomme med et stillestående dokument som en almindelig PO. Hvis du vil bruge almindelige PO'er, har du brug for synlighed i de udfordringer, der kan komme på banen.
Markedsændringer
Den faste prissætning, som kan fungere for dig i nogle situationer, er lidt af et gamble, når du har at gøre med almindelige PO'er. Lad os sige, at daginstitutionen sikrer servietter for 250 USD om ugen, men et større markedsskifte sker 4 måneder inde i den 1-årige rammekøbsordre, hvilket øger omkostningerne ved servietter op til 350 USD. Sælgeren ville så tabe på $100 med hver transaktion tilbage. På den anden side, hvis priserne falder, så står køberen fast ved at købe produktet til en oppustet pris resten af året.
Efterspørgselsnøjagtighed
Nogle gange vil din virksomheds behov også ændre sig. Hvis du har aktive overordnede PO'er på plads, kan det være svært at opfylde din virksomheds behov. Hvis du rent faktisk har brug for færre babyservietter til din dagpleje, køber du for meget og spilder penge.
Revisionsspor
Under source-to-pay eller indkøb-til-betale-processer, arbejder indkøbsteams flittigt for at sikre, at indgående varer falder inden for de forhåndsgodkendte parametre for en generel PO. Hvis noget er registreret forkert på PO'en, eller tal bliver blandet sammen i dit system, er der mulighed for, at en generel PO forårsager revisionsudfordringer.
Hvordan teknologi kommer i spil
Vi ved alle, at indkøbsstyring er umulig uden input og hårdt arbejde fra salgsteams, indkøbsprofessionelle, kreditoreksperter og AR-afdelinger. Disse typer medarbejdere vil altid spille en afgørende rolle i forholdet mellem leverandør og køber, men i nutidens landskab kan teknologi gøre meget for at gøre deres liv lettere.
En AP-automatiseringssoftware som Nanonetter, parret med software til fakturabehandling og et fast stof fremstilling af ERP kan forenkle og automatisere lagersporing, godkendelsesprocesser, ordreovervågning, tre-vejs matchning. Disse værktøjer kan endda aktivere elektroniske betalinger såsom ACH eller EDI-betalinger.
Blanket PO'er kommer ikke nogen vegne, men med den rigtige softwareløsning forstærkes fordelene forbundet med dem, og ulemperne dæmpes. Da vi fortsætter med at forfine indkøbsprocessen med teknologi, er det et must at inkorporere generelle PO'er.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk dig selv. Adgang her.
- PlatoAiStream. Web3 intelligens. Viden forstærket. Adgang her.
- PlatoESG. Kulstof, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Affaldshåndtering. Adgang her.
- PlatoHealth. Bioteknologiske og kliniske forsøgs intelligens. Adgang her.
- Kilde: https://nanonets.com/blog/blanket-purchase-order/
- :har
- :er
- :ikke
- :hvor
- $OP
- a
- evner
- evne
- over
- imødekomme
- Konto
- Bogføring og administration
- Konti
- ACH
- aktiv
- handlinger
- faktisk
- Tilføjer
- administrative
- Aftale
- er enig
- Alle
- Skønt
- altid
- beløb
- Amplified
- an
- ,
- En anden
- besvare
- foregribe
- noget
- overalt
- ap automatisering
- tilgang
- nærmer sig
- passende
- AR
- ER
- områder
- AS
- forbundet
- At
- revision
- automatisere
- Automation
- til rådighed
- undgå
- B2B
- Baby
- tilbage
- grundlag
- BE
- bliver
- før
- være
- fordele
- BEDSTE
- Bedre
- mellem
- Big
- fakturerings- og
- Bit
- både
- begge fester
- Begge sider
- købte
- Boks
- bringe
- virksomhed
- men
- KØBER..
- købere
- Købe
- CAN
- hvilken
- tilfælde
- tilfælde
- Kontanter
- forårsager
- center
- vis
- udfordringer
- chance
- lave om
- Ændringer
- skiftende
- afgift
- klar
- Kom
- kommer
- Virksomheder
- ULEMPER
- Overvej
- overvejelse
- konstant
- kontakt
- fortsæt
- fortsætter
- kontrakt
- koordinere
- Koste
- kunne
- dæksel
- skabe
- oprettet
- skaber
- Oprettelse af
- kritisk
- afgørende
- kunde
- beskæftiger
- leveret
- levering
- afdelinger
- detail
- detaljer
- forskellige
- svært
- flittigt
- rabatter
- do
- dokumentet
- Dollar
- ned
- kørsel
- dynamisk
- dynamik
- hver
- lettere
- let
- elektronisk
- Medarbejder
- medarbejdere
- muliggøre
- ende
- styrke
- nok
- sikre
- sikring
- enhed
- Miljø
- især
- etc.
- Endog
- Hver
- at alt
- overskydende
- eksisterer
- forventet
- eksperter
- Fall
- hurtig
- føler sig
- færre
- udfylde
- finansielle
- Fornavn
- fast
- fast
- Flip
- svinge
- udsving
- efter
- Til
- forkant
- fremsyn
- frem
- frisk
- fra
- yderligere
- Spille
- Generelt
- få
- Giv
- given
- Go
- gå
- varer
- stor
- garanteret
- hånd
- sker
- Hård Ost
- hårdt arbejde
- Have
- hjælpe
- hjælper
- Høj
- Fremhæv
- Hvordan
- How To
- Men
- HTTPS
- if
- illustrere
- KIMOs Succeshistorier
- implikationer
- umuligt
- in
- I andre
- medtaget
- Indkomst
- Indgående
- inkorporering
- forkert
- indgang
- i stedet
- ind
- opgørelse
- Lagerstyring
- Invest
- involverede
- IT
- Varer
- ITS
- Karriere
- lige
- Holde
- holde
- Kend
- Mangel
- landskab
- varig
- føre
- mindre
- niveauer
- ligesom
- GRÆNSE
- Børsnoterede
- Lives
- placering
- Lang
- langsigtet
- Se
- leder
- miste
- Lot
- større
- lave
- maerker
- ledelse
- mange
- Marked
- massive
- matchende
- Matter
- Kan..
- betød
- Mød
- Medlemmer
- måske
- tankerne
- blandet
- penge
- overvågning
- Måned
- månedligt
- måned
- mere
- bevægelse
- meget
- flere
- skal
- Behov
- behov
- behov
- Ny
- næste
- ingen
- notesbog
- nu
- nummer
- numre
- opnå
- of
- Office
- tit
- on
- engang
- ONE
- kun
- Opportunity
- optimering
- or
- ordrer
- ordrer
- organisationer
- Andet
- ud
- udestående
- pakker
- parret
- parametre
- parter
- partnerskaber
- betaling
- betalinger
- Mennesker
- periode
- Place
- anbringelse
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatoData
- Leg
- PO
- politik
- del
- PoS
- Muligheden
- foretrække
- pris
- Prisudsving
- Priser
- prissætning
- sandsynligvis
- behandle
- Processer
- forarbejdning
- indkøb
- indkøbsproces
- Produkt
- produktivitet
- professionelle partnere
- PROS
- udbyder
- køb
- Købsaftale
- indkøbsordre
- købt
- indkøb
- køb
- mængde
- spørgsmål
- hurtigere
- hurtigt
- tilgodehavende
- modtage
- registreres
- tilbagevendende
- refererer
- raffinere
- fast
- regelmæssigt
- forhold
- Relationer
- stole
- resterende
- REST
- gennemgå
- højre
- risici
- roller
- Kør
- salg
- samme
- siger
- scenarie
- planlægge
- planlagt
- Anden
- Sikrer
- synes
- send
- adskille
- tjener
- Tjenester
- sæt
- skifte
- bør
- Vis
- side
- sider
- lignende
- Simpelt
- forenklet
- forenkle
- forenkle
- siden
- enkelt
- Situationen
- situationer
- lille
- snacks
- Software
- software løsning
- løsninger
- nogle
- sommetider
- specifikke
- tilbringe
- brugt
- Personale
- stå
- steady
- strøm
- succes
- sådan
- sukker
- tilført
- leverandør
- leverandører
- forsyninger
- forsyne
- support
- systemet
- bord
- Tag
- tager
- hold
- hold
- Teknologier
- vilkår
- end
- at
- deres
- Them
- derefter
- Der.
- Disse
- de
- denne
- dem
- Gennem
- tid
- tidslinje
- tidslinjer
- gange
- til
- i dag
- nutidens
- også
- værktøj
- værktøjer
- spor
- Sporing
- transaktion
- Transaktioner
- to
- typen
- typer
- under
- enestående
- enhed
- Unsplash
- kommende
- brug
- anvendte
- bruger
- gyldig
- sælger
- leverandører
- verificere
- meget
- synlighed
- Vej..
- måder
- we
- uge
- ugentlig
- GODT
- Hvad
- Hvad er
- hvornår
- som
- mens
- WHO
- vilje
- tørre
- med
- inden for
- uden
- Arbejde
- arbejder
- ville
- år
- dig
- unge
- Din
- zephyrnet