Automatisering af forretningsprocesser

Business Process Automation (BPA) er brugen af ​​avancerede teknologier til at automatisere forretningsprocesser ud over simpel dataindtastning, lagring og manipulation.

Automatisering er egentlig ikke et nyt koncept. I det antikke Grækenland blev automater brugt som legetøj, springvand, armbrøster, porte og endda krigsmaskiner. Imidlertid udviklede procesautomatisering sig som et forretningsværktøj i det tyvende århundrede, da virksomheder begyndte at bruge computere til at udføre simple opgaver og processer, hvilket indvarslede en æra med intelligent virksomhedsledelse.

I dag har Business Process Automation bevæget sig ud over fremstilling og simple hverdagsopgaver og vinder indpas i forretningsverdenens forskellige aktiviteter. Den intelligente automatisering af datadrevne virksomhedsopgaver kan være startet i 1960'erne med introduktionen af ​​virksomhedens ressourceplanlægningssystemer og har nu udviklet sig til at omfatte AI, IDP og robotprocesautomatisering.

Hvad er BPA

Automatisering af forretningsprocesser involverer automatisering af de missionskritiske kerneprocesser i en virksomhed. Processen kan være så enkel som at indfange og automatisk svare på e-mails og planlægge opfølgninger, eller den kan dække komplekse organisatoriske arbejdsgange på flere niveauer. EN undersøgelse af McKinsey viser, at selvom få erhverv er fuldt automatiserbare (1%), kan 60 procent af alle erhverv automatisere mindst 34 procent af deres opgaver/aktiviteter.

Fordele ved Business Process Automation

Automatiseringen af ​​hverdagsagtige tilbagevendende opgaver kan øge hastigheden, nøjagtigheden og konsistensen af ​​operationer. Disse fører til forbedret effektivitet og rentabilitet af virksomheden.

Fordelene ved BPA for en organisation er forskellige:

1. Tidsbesparelser og hurtigere ekspeditionstider: Manuelle forretningsprocesser optager meget tid, uanset afdelingen og arbejdets art. For eksempel er automatiserede opgaver på lavt niveau blevet rapporteret at forbruge 30 % af it-afdelingernes tid, 47 % af AP-afdelingens tid og 75 % af tiden for personalet i HR- og lønafdelingen. Dette fører naturligvis til tidsforsinkelser og tilhørende straffe, der har en afsmittende effekt på holdets og virksomhedens produktivitet. Automatiserede forretningsprocesser kan hjælpe med at undgå sådanne forsinkelser og flaskehalse i virksomhedens daglige drift.
2. Omkostningsbesparelser: Manuelle forretningsprocesser kræver betydelig menneskelig kapital. McKinsey viste, at 45 % af de nuværende betalte aktiviteter, der koster svarende til $2 billioner i samlet årlig løn, potentielt kan automatiseres. Desuden reducerer manuel udførelse af overflødige, potentielt automatiserede opgaver virksomhedens produktivitet, og lav produktivitet kan koste arbejdsgivere omkring 1.8 milliarder dollars årligt. Selvom det ser ud til, at installationsomkostningerne ved procesautomatisering kan opfattes som høje, opvejer de driftsmæssige besparelser mere end det.
3. Error reduction: Manual tasks are associated with errors that arise from something as simple as exhaustion or carelessness, to more serious problems like ignorance or apathy. Even apparently simple tasks are associated with errors, when performed manually – for example, manually entering data into simple spreadsheets has been shown to be associated with human error of 18% – 40%. It is said that a human being is likely to make 10 errors in every 100 steps when performing redundant work.
4. Øget fokus på strategiske opgaver: En global undersøgelse om automatisering af processer viste, at en gennemsnitlig arbejdstager bruger mere end 3 timer om dagen på hverdagsagtige, gentagne opgaver, hvilket reducerer fokus på opgaver af højere værdi, der involverer menneskelig strategilægning og planlægning til forbedring af organisationen . En CIO-rapport siger, at medarbejdernes produktivitet og tilfredshed øges, når de bruger tid på interessante og givende aspekter af deres job, og dette reducerer medarbejderomsætningen og forbedrer medarbejderfastholdelsen.
5. Gennemsigtighed: Manuelle opgaver er svære at spore. Procesautomatisering kan centralisere processer og øge gennemsigtigheden over hele linjen, samtidig med at den logisk integrerer forretningsfunktionaliteterne spredt ud over organisationen. Forretningsprocesautomatisering opsætter også sikkerhedsforanstaltninger og sporbarhed af information, hvilket sikrer bedre overholdelse af relevante regler.
6. Revisionsberedskab: Automatiserede forretningsprocesser tillader ikke kun standardisering af driften, men sikrer også vedligeholdelse af registreringer af alle stadier af en forretningsproces, og skaber derved et revisionsspor.
7. Understøtter ekspansion: Efterhånden som kundebasen og den operationelle portefølje udvides, kan manuel virksomhedsstyring blive uhåndterlig og umulig. Procesautomatisering muliggør strømlining af alle forretningsprocesser, hvorved virksomheden kan skalere.

Elementer i forretningsprocesautomatisering

Der er tre elementer til BPA:

1. Forretningsregler: Disse er politikker for virksomheden, der følges i dens drift gennem forretningslogik og handlingstrin. I BPA-systemer er forretningsregler den baseline, som automatiseringssystemet er bygget på.
2. Strukturerede data. Disse er organiserede data, der er meningsfulde for virksomheden og dens drift. Det kan omfatte medarbejderliste, faktura- og salgsoplysninger og økonomiske data, der ofte refereres til i den daglige drift. BPA-værktøjer administrerer og organiserer indsamlingen og integrerer disse data i nyttige og kortfattede rapporter, der effektivt kan bruges til downstream-processer.
3. Ustrukturerede data: Dette er data, der ikke følger en struktureret form, men som alligevel er nyttige for virksomheden. Sådanne data kan være produktbeskrivelser, websider, anmeldelser, sociale medier, e-mails etc. og en god BPA administrerer og behandler disse data godt, så de er til brug for virksomheden i forhold til strategisering og planlægning.

En stærk automatiseringsproces kombinerer problemfrit disse tre elementer for problemfri drift af virksomheden.

Typer af forretningsautomatiseringsprocesser

Der er fire typer af BPA, der kan bruges afhængigt af virksomhedens behov:

1. Basic Automation involverer digitalisering og automatisering af simple jobs i en organisation og organiserer alle data vedrørende disse simple jobs for nem adgang. Et meddelelsesværktøj eller en arbejdsgruppe bestående af medarbejdere, der arbejder på et specifikt projekt, er et eksempel på grundlæggende automatisering.
2. Process Automation styrer opgaver, processer og projekter. Den har også indbyggede kontrolpunkter, godkendelser og opdateringer til problemfri transit af processen/projektet fra start til slut. Dette giver også fuld gennemsigtighed for alle deltagere i forretningsprocessen.
3. Integrationsautomatisering er mere avanceret, idet den stort set erstatter menneskelige medarbejdere i visse gentagne opgaver; den menneskelige deltagelse kommer kun ind til regelfastsættelse og overvågning, og BPA tager sig af arbejdet som defineret af klare arbejdsgange. Integrationsautomatisering ses ofte i kundesupportplatforme, hvor kundekommentarer/feedback behandles automatisk og klassificeres/kommenteres til yderligere handling.
4. AI-automatisering er den mest avancerede form for BPA, hvor computersoftwareapplikationer træffer menneskelignende beslutninger. AI BPA-systemer håndterer data og information på måder, som de er blevet trænet på, for i vid udstrækning at efterligne menneskelig handling.

Anvendelsesområder for Business Process Automation i en virksomhed

Forretningsprocesautomatisering kan bruges i næsten alle afdelinger i en organisation, med varierende niveauer af menneskelige indgreb. Nogle specifikke anvendelsesområder er:

Kreditoransøgninger

Fordelene ved at automatisere de økonomiske aspekter af en virksomheds drift bliver i stigende grad anerkendt af virksomheder. Dette har nødvendiggjort indførelse af automatisering i strukturer for finansielle arbejdsgange. Dette er især tydeligt i driften af Kreditorafdeling der yder økonomisk, administrativ og gejstlig støtte til købsprocessen for en virksomhed. Driften af ​​AP-afdelingen skal problemfrit integrere de forskellige funktioner indkøb-til-betaling-proces der spænder over indkøbsordrestyring, leverandørkommunikation, fakturahåndtering, produktsporing og betaling. Automatisering af AP-operationer, såsom fakturahåndtering og indkøbsordrestyring, kan hjælpe med at organisere indkøbsprocessen i virksomheder

AI-baserede BPA-værktøjer som Nanonets kan hjælpe med automatisering af AP-opgaver såsom fakturagodkendelse, for at gøre det til en problemfri proces.

Sourcing og indkøb

Teknologi og automatisering kan lette sømløs indkøbs- og indkøbsaktiviteter med deres evne til at samle data/fakta/information/analytik og give nem adgang til alle interessenter. Automatisering kan sikre kontinuitet i leverandørrelationer, understøtte analytisk beslutningstagning, give adgang til data på tværs af virksomheden og leverandørbasen og opstille strategier og betingelser for at maksimere værdi for pengene. Automatisering kan også sikre, at strategiske sourcing-kapaciteter kan skaleres op for at forhindre forsinkelser og forsinkelser i forretningsresultater.

Bogføring og administration

Automatiseringen af ​​regnskabsprocessen omfatter digital kontiafstemning, vedligeholdelse af regnskaber og oprettelse af regnskaber med minimal menneskelig indgriben. Nogle af fordelene forbundet med regnskabsautomatisering er bedre dataintegritet, forbedret effektivitet, reviderbarhed og registreringsvedligeholdelse. En god regnskabsautomatiseringssoftware tilbyder en række forskellige funktionaliteter, der overlapper med andre afdelinger, såsom indkøb, kreditorer, lønstyring og behandling af skatte-/økonomiske poster.

Human Resources

Human Resources involverer en masse papirarbejde og tidskrævende processer, der kan automatiseres. HR BPA kan omfatte automatisering af medarbejders onboarding-administration, løn, tidtagning og administration af fordele. HR-automatiseringssystemer kan organisere og gemme data såsom medarbejderprofiler, tidsplaner, fremmøderegistreringer og relaterede oplysninger. Lønautomatisering kan eliminere fejl i lønberegninger og vedligeholde lønregistreringer til skattemæssige formål. Et automatiseret evalueringssystem kan hjælpe medarbejdere og arbejdsgivere med at vurdere præstationer og hjælpe med at fremme præstationsforbedringer og samarbejde.

Kunde support

Menneskelig involvering i kundesupport kan ikke helt elimineres. Procesautomatisering kan dog give virksomheden tid og omkostningsbesparelser og forbedre kunderelationerne. McKinsey reports that the use of automation to revamp customer experience can save up to 40% on service costs. Automation can enable 24×7 customer support; round-the clock customer support in manual operations requires recruiting more people for shift-based work.  Further, customer service automation can help consolidate and organize customer concerns for product improvement and brand building. Automation of customer service can also cater to younger customers who prefer the digital channel for customer support.

Salg/CRM proces

Salgsautomatisering kan reducere salgsomkostningerne gennem bedre opsøgende kunder i salgstragten. Det kan lette salgsprocessen på tværs af salgsteams, partnere, distributionskanaler og kunder og kan lette opgaver som opdatering af kontaktoplysninger, styring af kalendere og behandlingsmuligheder. Aktiviteter som opkaldslogning, arkivering og overdragelser kan automatiseres for at spare tid. Faktisk, McKinsey rapporter at en tredjedel af salgs- og salgsopgaverne kan automatiseres, hvilket gør salg til en af ​​de mest lovende funktioner i forhold til automatiseringspotentiale. Ifølge rapporten kunne salgsautomatisering resultere i "en samlet omkostningsreduktion på 10 til 15 procent og en reduktion af ordrebehandlingstiden - fra bekræftet ordre til bekræftet levering - fra to eller tre dage til en eller to timer."

Social Media Management

Procesautomatisering af det sociale medieindhold i en virksomhed kan optimere sociale interaktioner med et publikum og derved bringe kunder ind og fastholde gamle. Automatisering af sociale medier kan omfatte planlægning af sociale indlæg før tid eller genudgivelse af populære artikler med jævne mellemrum, for mere trækkraft og for at opbygge et brand. Automatisering af de sociale medier-administrationsopgaver kan omfordele tid og ressourcer til andre områder af marketing, der kræver menneskelig deltagelse, såsom budgettering og strategilægning.

Opsætning af Business Process Automation-systemet

Opsætning af et BPA-system i en organisation starter med en vurdering af virksomhedens forretningsprocesser og anerkendelse af muligheder og områder for automatisering. Valget af BPA-værktøjet afhænger af følgende faktorer:

• Det nødvendige automatiseringsniveau:. Hver virksomhed har sine egne krav og stile, når det kommer til købsprocessen. Softwarens evne til at inkorporere virksomhedens praksis og politikker skal vurderes. Nogle nyttige spørgsmål at stille for at vurdere virksomhedens behov er:
  Hvordan vil BPM-systemet tilpasse sig de overordnede regler og logistik for din virksomhed?
  Hvad er nøglerollerne i den valgte BPM, og hvem vil udfylde dem?
  Vil BPM passe ind i organisationens overordnede kultur?
• Budget: Hvor mange penge der skal investeres i at opsætte et procesautomatiseringssystem afhænger af virksomhedens omfang, bundlinjen og virksomhedens investeringspotentiale
• Brugervenlighed: Selv for avancerede procesautomatiseringssystemer kræves en vis mængde menneskelig indgriben under opsætning og implementering. Kompetenceniveauet for de ansatte, der bruger softwaren, vil afgøre, hvor brugervenlig frontenden af ​​softwaren skal være, og niveauet af teknisk support, der kræves af udvikleren. Behovet for uddannelse og teknisk support skal også tages op, før man vælger det rigtige værktøj til formålet.
• Omfang af spredning og samarbejde: De fleste afdelinger/teams/enheder i store virksomheder er forbundet i deres aktiviteter. Softwareværktøjet, der bruges til automatiseringsprocessen, skal kunne give adgang på forskellige niveauer og tillade nemt samarbejde mellem alle deltagere. Der skal også være foranstaltninger til at inkludere forskellige niveauer af godkendelser i processen.
• Integration med de øvrige systemer, der anvendes i virksomheden: BPA-værktøjet skal integreres med de øvrige systemer såsom regnskabsstyringsværktøjer, der allerede anvendes i virksomheden. Uafhængige procesautomatiseringsværktøjer, der ikke integreres med de digitale værktøjer, der bruges i virksomheden, vil føre til datafejlstyring og tidstab.

En af hovedudfordringerne ved opsætning af BPM-systemer er at designe arbejdsgange til automatisering. Når de processer, der skal automatiseres, er identificeret, skal hvert trin i processen være klart defineret for at kunne automatisere processer effektivt. Endvidere skal procesautomatisering implementeres i faser, så det kan testes grundigt inden integration til hele forretningen. Konstant overvågning er også afgørende – sæt-og-glem er ikke en mulighed, og mangel på overvågning kan resultere i forældede funktioner.

Tag væk

Business Process Automation er hurtigt ved at blive et vigtigt værktøj til at hjælpe virksomheder med at styre deres drift og vokse. Fordelene ved automatiserede processer, såsom større gennemsigtighed af processer, reducerede omkostninger, forbedret medarbejderproduktivitet og kundetilfredshed, gør dem ideelle til adoption af virksomheder, der ønsker at udvide deres forretningsarena og bundlinje. BPA betragtes ikke længere som en trussel mod menneskelig beskæftigelse, men betragtes som et synergistisk værktøj, der gør det muligt for menneskelige medarbejdere at koncentrere sig om mindre hverdagsagtige opgaver af højere værdi såsom forretningsudvikling og andre aktiviteter, der bidrager til virksomhedens værdi.

Kilde: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/