Invoice Data Extraction: A Complete Guide

প্লেটো দ্বারা প্রকাশিত

অনুসরণকারী: 0

ভূমিকা

আধুনিক ব্যবসায়িক পরিবেশে, অ্যাকাউন্ট প্রদেয় দলগুলিকে যত দ্রুত সম্ভব এবং দক্ষতার সাথে চালান এবং অর্থপ্রদান প্রক্রিয়া করতে সক্ষম হতে হবে। সংস্থার বৃদ্ধির সাথে সাথে প্রক্রিয়াকরণ করা প্রয়োজন এমন চালানের সংখ্যাও বৃদ্ধি পায়, যার জন্য একটি বৃহত্তর টিম আকারের প্রয়োজন হয় এবং প্রক্রিয়াকরণের সময় বেশি হয়। এটি ছাড়াও, ম্যানুয়াল চালান ডেটা নিষ্কাশন এবং প্রক্রিয়াকরণও যথেষ্ট ত্রুটি-প্রবণ যা প্রয়োজনের তুলনায় সম্পদের একটি বৃহত্তর বিনিয়োগের দিকে পরিচালিত করে। চালান প্রক্রিয়াকরণের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ধাপগুলির মধ্যে একটি হল চালান ডেটা নিষ্কাশন। ম্যানুয়ালি করা হলে, এই ধাপটি শুধুমাত্র সবচেয়ে বেশি সময়সাপেক্ষ নয়, সবচেয়ে বেশি ত্রুটি-প্রবণও। সমাধান, তাই, ম্যানুয়ালি এটি করার জন্য একটি বড় দল নিয়োগ করা নয় বরং স্বয়ংক্রিয় চালান ডেটা নিষ্কাশনে বিনিয়োগ করা। এই ব্লগ পোস্টে, আপনি চালান ডেটা নিষ্কাশন কী, এটি সম্পর্কে কীভাবে যেতে হবে এবং চালান ডেটা নিষ্কাশনের কিছু জনপ্রিয় পদ্ধতি শিখবেন।

ইনভয়েস ডেটা এক্সট্রাকশনে যাওয়ার আগে আসুন প্রথমে বুঝুন ইনভয়েস কি।

একটি চালান হল এমন একটি নথি যা ক্রেতা এবং বিক্রেতার মধ্যে লেনদেনের তারিখ, ক্রেতা এবং বিক্রেতার নাম এবং ঠিকানা, প্রদত্ত পণ্য বা পরিষেবার বিবরণ, আইটেমগুলির পরিমাণ সহ একটি লেনদেনের বিশদ বিবরণ দেয়। প্রতি ইউনিট মূল্য, এবং মোট বকেয়া পরিমাণ।

ইনভয়েসে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকে, যেমন গ্রাহক এবং বিক্রেতার বিশদ বিবরণ, অর্ডারের তথ্য, মূল্য, কর, ইত্যাদি। অর্থপ্রদান প্রক্রিয়া করার আগে যে তথ্যগুলিকে বের করা এবং অন্যান্য নথির সাথে মেলানো প্রয়োজন যেমন অর্ডার ফর্ম, পণ্যের বিল ইত্যাদি।

যদিও এটি সহজ শোনায়, ইনভয়েসগুলি থেকে ডেটা বের করা খুব সময়সাপেক্ষ হতে পারে যেহেতু চালানগুলি বিভিন্ন ফর্ম্যাটে আসে৷ উপরন্তু, চালানগুলিতে কাঠামোগত এবং অসংগঠিত উভয় ডেটা থাকে যা ম্যানুয়ালি নিষ্কাশন করা কঠিন হতে পারে এবং স্বয়ংক্রিয় চালান ডেটা নিষ্কাশন সফ্টওয়্যার প্রয়োজন হবে যেমন ন্যানোনেটস দ্রুত চালান প্রক্রিয়া করতে সক্ষম হতে.

Nanonet-এর AI-ভিত্তিক OCR সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি করুন। ইনভয়েস থেকে অবিলম্বে তথ্য ক্যাপচার. পরিবর্তনের সময় হ্রাস করুন এবং ম্যানুয়াল প্রচেষ্টা বাদ দিন।

চালান ডেটা নিষ্কাশন AP টিমের জন্য অনেক চ্যালেঞ্জ উপস্থাপন করে কারণ চালানগুলি বিভিন্ন টেমপ্লেটে আসে এবং এতে অনেক তথ্য থাকতে পারে যার মধ্যে কিছু AP টিমের জন্য চালান প্রক্রিয়া করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে বা নাও হতে পারে। কিছু চ্যালেঞ্জ নীচে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে:

বিভিন্ন চালান বিন্যাস - চালানগুলি কাগজ, PDF, EDI, ইত্যাদি সহ বিভিন্ন ফর্ম্যাটে আসে যা চালানগুলি নিষ্কাশন এবং প্রক্রিয়া করা কঠিন করে তুলতে পারে৷
চালান টেমপ্লেট শৈলী - ফরম্যাট ছাড়াও, চালানগুলি বিভিন্ন টেমপ্লেটেও আসে। কিছু ইনভয়েসে শুধুমাত্র সবচেয়ে প্রয়োজনীয় তথ্য থাকতে পারে যখন অন্যদের অনেক অবাঞ্ছিত তথ্যও থাকতে পারে। এছাড়াও, ইনভয়েসের বিভিন্ন জায়গায় ডেটা পয়েন্ট থাকতে পারে তাই ম্যানুয়ালি ডেটা বের করা অত্যন্ত সময়সাপেক্ষ করে তোলে।
ডেটা গুণমান এবং নির্ভুলতা - ম্যানুয়াল চালান ডেটা নিষ্কাশন নিষ্কাশিত তথ্যে বিলম্ব এবং ত্রুটির কারণ হতে পারে।
ডেটার বড় ভলিউম - সাধারণত সংস্থাগুলিকে প্রতিদিন প্রচুর পরিমাণ চালান প্রক্রিয়া করতে হয়। ম্যানুয়ালি এটি করা এই কোম্পানিগুলির জন্য অত্যন্ত সময়সাপেক্ষ এবং ব্যয়বহুল।
বিভিন্ন ভাষা - আন্তর্জাতিক বিক্রেতারা সাধারণত বিভিন্ন ভাষায় চালান ভাগ করে যা AP দলের পক্ষে ম্যানুয়ালি প্রক্রিয়া করা কঠিন হতে পারে যদি তারা ভাষায় পারদর্শী না হয়। এই চালানগুলি সহজ অটোমেশন সফ্টওয়্যারের জন্যও প্রক্রিয়া করা কঠিন।

নিষ্কাশনের আগে ডেটা প্রস্তুত করা চালান প্রক্রিয়াকরণের একটি গুরুত্বপূর্ণ পর্যায় গঠন করে। এই পদক্ষেপটি ডেটার নির্ভুলতা এবং নির্ভরযোগ্যতার গ্যারান্টি দেওয়ার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষ করে যখন প্রচুর পরিমাণে ডেটা পরিচালনা করা হয় বা অসংগঠিত ডেটা নিয়ে কাজ করা হয় যা ত্রুটি, অসঙ্গতি, বা নিষ্কাশন প্রক্রিয়ার নির্ভুলতাকে প্রভাবিত করতে সক্ষম অন্যান্য কারণগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করতে পারে।

নিষ্কাশনের জন্য চালান ডেটা প্রস্তুত করার একটি মূল কৌশল হল ডেটা পরিষ্কার করা এবং প্রিপ্রসেসিং।

নিষ্কাশনের জন্য চালান ডেটা প্রস্তুত করার একটি গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতি হল ডেটা পরিষ্কার এবং প্রিপ্রসেসিংয়ের মাধ্যমে। এই প্রক্রিয়াটি নিষ্কাশন প্রক্রিয়া শুরু করার আগে ডেটার মধ্যে ত্রুটি, অসঙ্গতি এবং বিভিন্ন সমস্যা সনাক্ত করা এবং সংশোধন করা অন্তর্ভুক্ত করে। এই উদ্দেশ্যে বিভিন্ন কৌশল নিযুক্ত করা যেতে পারে, অন্তর্ভুক্ত:

ডেটা স্বাভাবিককরণ: ডেটাকে একটি সাধারণ বিন্যাসে রূপান্তর করা যা আরও সহজে প্রক্রিয়াজাত ও বিশ্লেষণ করা যায়। এটি তারিখ, সময় এবং অন্যান্য ডেটা উপাদানগুলির বিন্যাসকে মানককরণের সাথে সাথে ডেটাকে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ডেটা টাইপ, যেমন সংখ্যাসূচক বা শ্রেণীবদ্ধ ডেটাতে রূপান্তর করতে পারে।
পাঠ্য পরিষ্কার করা: ডেটা থেকে বহিরাগত বা অপ্রাসঙ্গিক তথ্য মুছে ফেলা জড়িত, যেমন স্টপ শব্দ, বিরাম চিহ্ন এবং অন্যান্য অ-পাঠ্য অক্ষর। এটি পাঠ্য-ভিত্তিক নিষ্কাশন কৌশলগুলির যথার্থতা এবং নির্ভরযোগ্যতা উন্নত করতে সাহায্য করতে পারে, যেমন OCR এবং NLP।
তথ্য বৈধতা: এতে ত্রুটি, অসঙ্গতি এবং অন্যান্য সমস্যার জন্য ডেটা পরীক্ষা করা জড়িত যা নিষ্কাশন প্রক্রিয়ার নির্ভুলতাকে প্রভাবিত করতে পারে। ডেটা সঠিক এবং আপ-টু-ডেট তা নিশ্চিত করার জন্য এটির সাথে গ্রাহক ডাটাবেস বা পণ্য ক্যাটালগগুলির মতো বাহ্যিক উত্সগুলির সাথে ডেটা তুলনা করা জড়িত হতে পারে।
তথ্য বৃদ্ধি: নিষ্কাশন প্রক্রিয়ার নির্ভুলতা এবং নির্ভরযোগ্যতা উন্নত করতে ডেটা যোগ করা বা পরিবর্তন করা। এতে ইনভয়েস ডেটার পরিপূরক করার জন্য সোশ্যাল মিডিয়া বা ওয়েব ডেটার মতো অতিরিক্ত ডেটা উত্স যোগ করা বা নিষ্কাশন প্রক্রিয়ার নির্ভুলতা উন্নত করতে সিন্থেটিক ডেটা তৈরি করার জন্য মেশিন লার্নিং কৌশল ব্যবহার করা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

ডেটা নিষ্কাশনের অনেকগুলি বিভিন্ন পদ্ধতি রয়েছে। চালান ডেটা নিষ্কাশনের সঠিক পদ্ধতি বাছাই করা একটি AP টিমের পক্ষে কার্যকরভাবে কাজ করতে সক্ষম হওয়ার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ম্যানুয়াল ইনভয়েস ডেটা এক্সট্র্যাকশন: ম্যানুয়াল ইনভয়েস ডেটা এক্সট্র্যাকশনে একজন মানুষ শারীরিকভাবে চালানের মধ্য দিয়ে যায় এবং ম্যানুয়ালি এবং অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রবেশ করে যেখানে পেমেন্ট করার আগে এটি আরও মেলানো এবং প্রক্রিয়া করা যেতে পারে। এই প্রক্রিয়াটি অত্যন্ত সময়সাপেক্ষ এবং মানুষের ত্রুটির প্রবণতা হতে পারে। সাধারণত, ম্যানুয়াল চালান ডেটা নিষ্কাশন বিলম্ব এবং অর্থপ্রদানের কারণ হতে পারে এবং অপ্রয়োজনীয় বিক্রেতার ঘর্ষণ প্রবর্তন করতে পারে।

অনলাইন তথ্য নিষ্কাশন সরঞ্জাম: আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট নথির ধরন থেকে তথ্য বের করতে চান যেখানে তথ্য এবং বিন্যাস মূলত একই থাকে, সেখানে অনেক সরঞ্জাম উপলব্ধ রয়েছে যা একটি নির্দিষ্ট ব্যবহারের ক্ষেত্রে মোকাবেলা করতে সাহায্য করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনাকে PDF-কে টেক্সটে রূপান্তর করতে হয় তবে অনেকগুলি অনলাইন টুল AP টিমকে এই প্রক্রিয়াটিকে প্রবাহিত করতে সাহায্য করতে পারে। রূপান্তর সফ্টওয়্যার আরও নির্ভরযোগ্য এবং সঠিক নিষ্কাশন পদ্ধতি প্রদান করে। যাইহোক, তারা রুটিন বা জটিল ইনভয়েস ডেটা নিষ্কাশন প্রক্রিয়ার জন্য সামান্য থেকে কোন অটোমেশন ক্ষমতা প্রদান করে।
টেমপ্লেট-ভিত্তিক চালান ডেটা নিষ্কাশন: টেমপ্লেট-ভিত্তিক চালান ডেটা নিষ্কাশন একটি নির্দিষ্ট ডেটা থেকে ডেটা বের করতে পূর্ব-নির্ধারিত টেমপ্লেটের ব্যবহারের উপর নির্ভর করে যে বিন্যাসটি মূলত একই থাকে। উদাহরণস্বরূপ, যখন একটি AP বিভাগকে একই বিন্যাসের একাধিক চালান প্রক্রিয়া করার প্রয়োজন হয়, তখন টেমপ্লেট-ভিত্তিক ডেটা নিষ্কাশন ব্যবহার করা যেতে পারে কারণ যে ডেটা নিষ্কাশন করা প্রয়োজন তা বেশিরভাগ চালান জুড়ে একই থাকবে।
তথ্য নিষ্কাশনের এই পদ্ধতিটি অত্যন্ত নির্ভুল যতক্ষণ পর্যন্ত বিন্যাস একই থাকে। সমস্যা দেখা দেয় যখন ডেটা সেটের বিন্যাসে পরিবর্তন হয়। এটি টেমপ্লেট-ভিত্তিক ডেটা নিষ্কাশনে সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে এবং ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপের প্রয়োজন হতে পারে।
সফটওয়্যার
OCR ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয় চালান ডেটা নিষ্কাশন: আপনার যদি একাধিক চালানের ধরন বা প্রচুর পরিমাণে চালান থেকে ডেটা বের করার জন্য, AI-ভিত্তিক ওসিআর সফ্টওয়্যার, ভালো মত ন্যানোনেটস, সবচেয়ে সুবিধাজনক সমাধান প্রদান. এই ধরনের টুল স্ক্যান করা নথি বা ছবি থেকে পাঠ্য শনাক্ত করার জন্য OCR (অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন) প্রযুক্তি প্রদান করে।
এই সরঞ্জামগুলি অত্যন্ত দ্রুত, দক্ষ, সুরক্ষিত এবং মাপযোগ্য। তারা AI, ML, OCR, এর সংমিশ্রণ ব্যবহার করে RPA, টেক্সট এবং প্যাটার্ন শনাক্তকরণ, এবং এক্সট্রাক্ট করা ডেটা সঠিক এবং নির্ভরযোগ্য তা নিশ্চিত করার জন্য একাধিক অন্যান্য কৌশল। শুধু তাই নয়, এসব তথ্য নিষ্কাশন সরঞ্জাম যেমন একাধিক উত্স থেকে পাঠ্য নিষ্কাশন সমর্থন করতে পারেন ছবি থেকে পাঠ্য নিষ্কাশন করা হচ্ছে, এবং এমনকি ছবি থেকে হাতে লেখা পাঠ্য বের করা।

উপসংহার

উপসংহারে, সমস্ত AP টিমের জন্য ইনভয়েসগুলি কার্যকরভাবে এবং দক্ষতার সাথে প্রক্রিয়া করতে সক্ষম হওয়ার জন্য স্বয়ংক্রিয় চালান ডেটা নিষ্কাশন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে চালানগুলি প্রক্রিয়া করতে সক্ষম হওয়া গুরুত্বপূর্ণ যাতে প্রতিশ্রুত সময়ে বিক্রেতার অর্থ প্রদান করা যায় এবং অপ্রয়োজনীয় ঘর্ষণ এড়ানো যায়।

AP টিম দ্বারা ব্যবহৃত ইনভয়েস ডেটা নিষ্কাশনের কৌশল এবং ধরন ইনপুট উত্স এবং ব্যবসার নির্দিষ্ট চাহিদার উপর নির্ভর করে এবং বাস্তবায়নের আগে সাবধানতার সাথে মূল্যায়ন করা প্রয়োজন। অন্যথায়, এটি সময় এবং সম্পদ উভয়েরই অপ্রয়োজনীয় অপচয় হতে পারে।

ম্যানুয়াল চালান ডেটা নিষ্কাশন প্রক্রিয়া দ্বারা তৈরি বাধাগুলি দূর করুন। কীভাবে Nanonets আপনার ব্যবসাকে ইনভয়েস ডেটা নিষ্কাশন সহজে অপ্টিমাইজ করতে সাহায্য করতে পারে তা খুঁজে বের করুন।