لماذا يعتبر "التنظيم" أمرًا بالغ الأهمية لسلسلة التوريد والمشتريات

لعدة أشهر، أشارت الظروف الاقتصادية إلى تراجع وشيك، مما ترك المؤسسات في كل مكان تفكر في أفضل السبل للاستعداد لمواجهة حالة عدم اليقين والتغلب على العاصفة. ويسعى العديد من قادة الأعمال بجدية إلى إيجاد سبل لتجنب اتخاذ تدابير جذرية لخفض التكاليف، في حين بدأ آخرون بالفعل في اتخاذ هذه الخطوات. 

ومع استمرار صناع القرار في التخطيط لعام 2023، ينبغي لهم أن يتطلعوا إلى تنفيذ التغييرات التي تعمل على تحسين المرونة (في مواجهة اضطرابات سلاسل التوريد)، والرؤية (في اعتبارات الإنفاق والميزانية)، والمرونة (للتكيف مع الظروف المتغيرة). عندما يتعلق الأمر بإدارة المشتريات وسلسلة التوريد، فإن ضمان التنسيق عبر الأنظمة والإدارات يعد مجالًا رئيسيًا للتركيز. توفر عملية التزامن القدرة على تفكيك مسارات العمل المنعزلة وإنشاء جسور بين التطبيقات والمستخدمين من أجل التخلص من التعقيدات. عند تنفيذه كجزء من منصات الأتمتة الرقمية الحديثة، يصبح أمرًا حيويًا لتحسين تجربة الشراء، وسيكون عاملاً حاسمًا في إدارة قيود الميزانية. 

ترجع العديد من العقبات التي تواجهها المؤسسات في مجال المشتريات إلى اعتمادها التقليدي على عمليات مجزأة أو منعزلة أو يدوية. وهذا لا يعيق التعاون عبر المؤسسة فحسب، بل يمكن أن يؤدي إلى إنفاق خارج عن السيطرة ويقلل من رؤية فرق المشتريات للإنفاق الخاضع للإدارة. ويمكن أن يتداخل مع سير العمل السريع والمرن الذي يطلبه مستخدمو الأعمال اليوم، ويزيد من صعوبة الالتزام بالمتطلبات التنظيمية. ويمكن أن يؤدي ذلك إلى تجربة مستخدم معطلة، مما يؤدي إلى حدوث احتكاك بين مستخدمي الأعمال وفريق المشتريات.

كلما كانت الشركة أكبر وأكثر لامركزية، كلما أصبحت هذه المشاكل أسوأ، مما يزيد من الصراعات بين الرغبة في خفة الحركة والحاجة إلى الامتثال والسيطرة.

الهدف من التنسيق هو مكافحة هذه التحديات من خلال رقمنة أو أتمتة عمليات الشراء وسلسلة التوريد عبر الأنظمة، مما يتيح التعاون الموحد والمشاركة بين مستخدمي الأعمال والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين. بدون التنسيق الصحيح، يمكن أن يؤدي سير العمل السيئ إلى بيانات سيئة ويؤدي إلى قرارات عمل سيئة. والعكس صحيح بنفس القدر: تعمل مسارات العمل المُحسّنة على توليد بيانات عالية الجودة من إجراءات المستخدم والأنظمة المتكاملة، وتسهل على مستخدمي الأعمال اتخاذ قرارات أفضل باستمرار وتحقيق تأثير استثنائي على الأعمال.

تعمل مسارات عمل المشتريات "الذكية" المُنسقة حديثًا على تقليل أوقات الدورات من خلال الأتمتة، وتبسيط كيفية انضمام الشركة إلى الموردين والتعامل معهم. إنها تزيد من رؤية الفرق المالية فيما يتعلق بالإنفاق والالتزامات. وهي تساعد المؤسسات على توسيع نطاق العمليات لتلبية المتطلبات القانونية والامتثالية والمالية وغيرها من المتطلبات التنظيمية بسرعة أكبر.

يجب أن تركز منظمات المشتريات على تحسين التنسيق في ثلاثة مجالات: إدخال البيانات والوصول إليها ورؤيتها عبر تطبيقات الأعمال؛ مشاركة المشتريات والبائعين عبر الإدارات، وسير العمل الشامل لسلسلة التوريد.

وتتمثل الفرصة الأكثر وضوحًا في استخدام مسارات عمل منسقة لإنشاء نقطة دخول واحدة موحدة لأصحاب المصلحة للمشاركة في عمليات الشراء عبر تطبيقات الأعمال الخاصة بهم. وهذا مهم من عدة جوانب:

• قد يكون لدى المؤسسات أنظمة وتطبيقات متعددة ومجزأة تتعلق بالمشتريات - وبالتالي تحتاج إلى "نقطة دخول واحدة" للمشاركة. 
• على عكس مفاهيم الشراء التقليدية، فإن المشتريات الحديثة ليست بالضرورة عملية خطية. قد تكون هناك عمليات فرعية مختلفة تشكل ارتباطًا بعملية شراء معينة. يحتاج المستخدمون إلى رؤية حالات هذه العمليات الفرعية وكيفية تنفيذها.
• قد تكون الأجزاء المختلفة من عملية الشراء الأكبر مترابطة (مثل إتمام العقد قبل تقديم الطلب) وتفتقر إلى رؤية موحدة. من وجهة نظر المستخدم، يمكن أن تؤدي هذه الأجزاء المترابطة إلى سياق مجزأ وتبديل التطبيقات وتجربة مستخدم سيئة.

عند تنسيق عمليات الشراء وإشراك البائعين عبر الإدارات، هناك عمليات فرعية متعددة معنية. تشمل الفوائد ما يلي:

• يمكن استخدام مسارات العمل المنسقة للحصول على التحكم (وبالتالي، رؤية الحالة والحالة) عبر هذه العمليات المجزأة المختلفة. 
• يمكن للمؤسسات التي تشهد تغييرات متكررة في العمليات تنفيذ نهج الخدمة الذاتية بسهولة، مما يحل محل الحاجة إلى طلبات التغيير التي تستغرق وقتًا طويلاً. 
• يمكن للمؤسسات رقمنة وأتمتة الإنفاق المتعلق بطلبات الخدمة المعقدة والمنتجات المتخصصة - الإنفاق الذي يميل إلى الخروج عن النطاق ويتم التعامل معه يدويًا.

الفرصة النهائية هي تنسيق سير عمل التوريد والمشتريات الشامل. تشمل الفوائد ما يلي:

• يمكن للشركات إنشاء إطار عمل قابل للتركيب للتطبيقات الأساسية عبر التكامل. على سبيل المثال، عندما يتعلق الأمر بإدارة بيانات المورد، يمكن أن تساعد مسارات العمل المنسقة في توفير مستودع مركزي لتخزين معلومات المورد والوصول إليها.
• يمكن للشركات تجنب تكرار البيانات، بحيث تظهر المعلومات ذات الصلة مرة واحدة فقط لكل مورد، والتأكد من أن المعلومات الضرورية متاحة بسهولة للمساعدة في تأهيل الموردين.
• إذا نظرنا إلى أقصى الحدود المنطقية، يمكن استخدام تنسيق سير العمل لمكافحة الاحتيال في سلسلة التوريد وتعزيز تعاون الشركاء.

في مواجهة حالة عدم اليقين الاقتصادي، يجب على الشركات أولاً أن تتطلع إلى تعزيز أنظمتها الحالية لتحسين المرونة والرؤية والمرونة. يمكن أن يؤدي سير العمل المنسق إلى إنشاء مؤسسات أقوى وأكثر ذكاءً، مع تحكم أفضل في أنشطة سلسلة التوريد. يمكن للتنسيق أيضًا أن يمكّن قادة الأعمال من تعزيز تجربة الشراء لمستخدمي الأعمال وأصحاب المصلحة بشكل كبير، واحتواء الإنفاق المنشق واتخاذ قرارات إنفاق مستنيرة. في نهاية المطاف، يمكن أن يساعد الشركة على تعزيز أرباحها النهائية، ووضعها في موضع يسمح لها بمواجهة أي رياح اقتصادية معاكسة قد تأتي. 

سودهير بهجواني هو المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة مختبرات أورو.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• المصدر https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36702-why-orchestration-is-critical-to-supply-chain-and-procurement