كيفية إعداد الضوابط المالية عند بدء التشغيل | مدونة Nanonets

تواجه الشركات الناشئة العديد من التحديات أثناء سعيها لتحويل أفكارها المبتكرة إلى أعمال مربحة. من بين هذه التحديات ، غالبًا ما يتم التغاضي عن وضع ضوابط مالية فعالة في زوبعة الأنشطة.

ومع ذلك ، فإن وضع ضوابط مالية قوية أمر أساسي لاستدامة ونمو أي شركة ناشئة. يضمن النزاهة المالية ويقلل من المخاطر ويساعد في اتخاذ القرار.

في هذه المقالة ، سنتعرف على الخطوات اللازمة لإعداد ضوابط مالية فعالة عند بدء التشغيل وكيف يمكن أن تساعد الأتمتة والتكنولوجيا.

ما هي الضوابط المالية ولماذا هي مهمة؟

الضوابط المالية هي الإجراءات والسياسات والوسائل التي من خلالها تقوم المنظمة بمراقبة وإدارة إيراداتها وتكاليفها وميزانياتها وتدفقاتها النقدية والجوانب المالية الأخرى. ويتم تنفيذها لضمان دقة وموثوقية التقارير المالية، والامتثال للقوانين واللوائح، ومنع الاحتيال واختلاس الأصول، وحماية موارد المنظمة.

يعد إعداد الضوابط المالية الصحيحة أمرًا بالغ الأهمية للأعمال ، حيث يمكن أن يؤدي الإبلاغ المالي غير الدقيق إلى تحليلات غير صحيحة ويؤثر على عملية صنع القرار ، مما قد يؤدي إلى خيارات وخسائر استراتيجية سيئة. اضطر تيد بيكر ، تاجر تجزئة للأزياء الراقية ، إلى إغلاق العديد من المتاجر وإعادة هيكلة نفسه بعد 58 مليون جنيه إسترليني محاسبة في يناير 2020. تكبد العديد من الشركات خسائر فادحة أو حتى تضطر إلى الإغلاق بسبب مثل هذه الأخطاء المالية والمحاسبية.

أهمية الضوابط المالية للشركات الناشئة

في حين أن الضوابط المالية مهمة للشركات من جميع الأحجام ، إلا أنها ضرورية بشكل خاص للشركات الناشئة. تتميز الشركات الناشئة بالنمو السريع والموارد المحدودة والافتقار إلى العمليات الراسخة. يمكن أن يخلق هذا بيئة مواتية لسوء الإدارة المالية أو المخالفات إذا لم يتم التحكم فيها بشكل صحيح.

من ناحية أخرى ، يمكن أن يساعد تطبيق الضوابط المالية في وقت مبكر الشركات الناشئة على:

1. مراقبة وإدارة التدفق النقدي: غالبًا ما تعمل الشركات الناشئة بميزانيات محدودة وتحتاج إلى مراقبة تدفقها النقدي بعناية للتأكد من أن لديها ما يكفي لتغطية نفقات التشغيل وتحقيق أهدافها.
2. منع الاحتيال والأخطاء: تقلل الضوابط المالية القوية من مخاطر الأخطاء التي قد تؤدي إلى خسارة مالية وتضر بالسمعة. في هذه العملية ، يساعدون في منع الاحتيال وضمان الامتثال التنظيمي.
3. اتخذ قرارات مستنيرة: توفر الضوابط المالية معلومات وتحليلات مالية دقيقة وفي الوقت المناسب ، والتي يمكن أن تكون حاسمة لاتخاذ قرارات الأعمال الاستراتيجية.
4. جذب المستثمرين: من المرجح أن يؤمن المستثمرون بالشركات الناشئة التي لديها ضوابط مالية قوية ، لأنها تمنحهم الثقة في الاستقرار المالي وإدارة الأعمال. يمكن أن يساعد هذا أيضًا الشركات الناشئة على تحسين سمعتها ، وجذب العديد من الأطراف والمستثمرين ، وتحسين التقييمات ونتائج الأعمال.

في البيئة الديناميكية سريعة الخطى لشركة ناشئة ، قد لا يبدو إنشاء ضوابط مالية قوية كأولوية فورية. غالبًا ما يكون التركيز على تطوير المنتجات والاستيلاء على السوق والنمو السريع. ومع ذلك ، بدون وجود إطار رقابة مالية قوي ، قد تجد الشركات الناشئة نفسها تواجه مخاطر كبيرة ، بما في ذلك سوء الإدارة المالية ، وعدم الامتثال التنظيمي ، والاحتيال المحتمل.

إن تطبيق الضوابط المالية في وقت مبكر من دورة حياة الشركة الناشئة يمكن أن يمنع هذه المشكلات، مما يوفر أساسًا قويًا للنمو المستدام والنجاح. وإليك كيف يمكن القيام بذلك.

إعداد الضوابط المالية عند بدء التشغيل

يتضمن وضع ضوابط مالية في شركة ناشئة نهجًا شاملاً يمتد عبر جوانب مختلفة من العمل. يعد تنفيذ هذه الضوابط عملية إستراتيجية تتضمن تحليل السياسات الحالية ، وتحديث البيانات وممارسات الإدارة ، والنظر في جميع سيناريوهات التشغيل المحتملة ، ووضع توقعات وتوقعات مستنيرة.

فيما يلي بعض الخطوات المحددة لمساعدتك على البدء:

مراجعة البيانات المالية الموجودة

عند إعداد الضوابط المالية، تتضمن الخطوة الأولى إجراء تقييم شامل لبياناتك المالية الحالية. يتضمن ذلك ميزانياتك المالية وتقاريرك وبيانات الأرباح والخسائر والميزانيات العمومية والمزيد. توفر هذه المستندات نظرة شاملة لأداء عملك وعملياته.

تحديد الشذوذ أو التداخل في البيانات

ضمن أنظمتك المالية الحالية ، حاول تحديد أي تداخلات أو شذوذ في البيانات. يمكن أن تشير التداخلات إلى مهام أو موارد زائدة عن الحاجة. قد تشير الحالات الشاذة إلى أخطاء أو مشكلات تحتاج إلى المعالجة.

لا يساعدك اكتشاف هذه الأمور على فهم وضعك المالي الحالي فحسب ، بل يحدد أيضًا أي ثغرات في إطار العمل الإداري لديك تحتاج إلى المعالجة.

التحديث في الوقت المناسب

يعد الحفاظ على تحديث بياناتك المالية أمرًا ضروريًا للرقابة المالية الفعالة. ويمتد هذا إلى ما هو أبعد من مستنداتك المالية فقط ليشمل ممارساتك وسياساتك الإدارية المتعلقة بالضوابط المالية الحالية. تضمن التحديثات المنتظمة أنك تستخدم المعلومات الأكثر دقة، وهو أمر ضروري لاتخاذ قرارات مستنيرة وتحديد مجالات التحسين.

تحليل جميع السيناريوهات التشغيلية الممكنة

قبل اتخاذ قرار بشأن استراتيجية رقابة مالية محددة ، يجب عليك إجراء تقييم شامل لجميع السيناريوهات التشغيلية الممكنة. يتضمن ذلك النظر في وجهات نظر مختلفة ، مثل الربحية والنفقات والسلامة وحجم الإنتاج أو الحجم.

من خلال القيام بذلك ، يمكنك الحصول على فهم شامل لكيفية أداء سياسة الرقابة المالية الخاصة بك في ظل ظروف مختلفة ، ويمكنك تكييفها لتغطية جميع الجوانب التشغيلية لمؤسستك.

التنبؤ وعمل التوقعات

أثناء قيامك بتنفيذ سياسة الرقابة المالية الخاصة بك، من المهم التطلع إلى المستقبل والتفكير في أهدافك وغاياتك المستقبلية. يمكن أن يساعدك التنبؤ ووضع التوقعات في إنشاء سياسة رقابة مالية تتوافق مع هذه الأهداف.

لا يساعد هذا النهج التطلعي في وضع السياسات فحسب، بل يمكن أن يكون أيضًا بمثابة حافز لتحقيق أهدافك. من خلال فهم المكان الذي تريد أن تتجه إليه شركتك الناشئة، يمكنك إعداد ضوابط مالية تدعم رحلتك إلى هناك.

إن تطبيق الضوابط المالية في شركتك الناشئة ليس بالمهمة السهلة. فهو يتطلب تخطيطًا دقيقًا ومراقبة منتظمة وتعديلات مستمرة. ولكن من خلال هذه الخطوات، يمكنك إنشاء أساس متين للتحكم المالي الذي يدعم نمو شركتك الناشئة ونجاحها.

تصميم وتنفيذ الإجراءات الموحدة

بمجرد تحديد أهداف وأولويات العمل ، توفر الإجراءات الموحدة خارطة طريق للموظفين لاتباعها عند تنفيذ المهام المالية. يجب أن تغطي هذه الإجراءات كل شيء بدءًا من كيفية معالجة الفواتير إلى كيفية التعامل مع مدفوعات المصروفات ، ومن هم سلطات الموافقة ، وكيف يتم وضع الميزانية ، وكيف يتم اتخاذ كل قرار مالي. يجب بعد ذلك توثيقها بوضوح وإبلاغها لجميع الموظفين المعنيين.

إعداد عمليات المراجعة المالية الدورية

تعتبر عمليات التدقيق المالي المنتظمة ضرورية للتأكد من أن الضوابط المالية المعمول بها تعمل على النحو المنشود. يمكن أن تساعد عمليات التدقيق في تحديد أي ثغرات أو نقاط ضعف في الضوابط وتقديم توصيات للتحسين. تتضمن عمليات التدقيق مقارنة الوثائق المختلفة لإحصاء سجلات الفواتير والمصروفات والتواريخ والموافقين وغير ذلك. يمكن أن يساعد تحديد التناقضات في هذه المرحلة في منع الإجراءات التنظيمية وضمان الامتثال.

تطبيق برنامج الرقابة المالية

يمكن لبرنامج الرقابة المالية أتمتة العديد من عمليات الرقابة المالية ، مما يجعلها أكثر كفاءة ويقلل من مخاطر الخطأ البشري. تقدم شبكات النانو ، على سبيل المثال ، ميزات مثل المعالجة الآلية للفواتير ، واستخراج البيانات ، والتحقق من صحة البيانات التي يمكنها تبسيط عملياتك المالية وتحسين سيطرتك المالية.

ولكن قبل أن نتحدث عن كيفية استخدام مثل هذه الأدوات ، دعنا نغطي المزالق الشائعة التي تواجهها الشركات الناشئة عند محاولة إعداد ضوابط مالية.

التغلب على التحديات المشتركة في وضع الضوابط المالية

في رحلتها نحو إنشاء ضوابط مالية قوية، يمكن أن تواجه الشركات الناشئة عددًا لا يحصى من العقبات. وتشمل بعض هذه التحديات نقص الخبرة المالية، والموارد المحدودة، ومقاومة التغيير. دعونا نتعمق في هذه التحديات ونستكشف الحلول المحتملة، بما في ذلك الدور الذي يمكن أن تلعبه أداة مثل الشبكات النانوية في هذه العملية.

نقص الخبرة المالية: في كثير من الأحيان ، يتم إنشاء الشركات الناشئة من قبل رواد الأعمال الذين لديهم فكرة عمل رائعة ولكنهم قد يفتقرون إلى الفطنة المالية لإدارة الجانب المالي للعملية بشكل فعال. يمكن أن يكون هذا النقص في الخبرة عقبة كبيرة في وضع ضوابط مالية سليمة.

للتغلب على هذا ، يمكن للشركات الناشئة التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لإدارتها المالية لطرف ثالث موثوق به أو الاستعانة بمستشار مالي. مع مرور الوقت ، مع نمو الشركة الناشئة ، يمكنها إحضار هذه الوظيفة داخل الشركة. علاوة على ذلك ، فإن استخدام أدوات أتمتة سهلة الاستخدام مثل Nanonets يمكن أن يبسط العمليات المالية المعقدة ، ويساعد رواد الأعمال على إدارة الضوابط المالية بسهولة وفعالية أكبر.

موارد محدودة: عادةً ما تعمل الشركات الناشئة بميزانيات ضيقة وقد لا تمتلك الموارد اللازمة للاستثمار في أنظمة الرقابة المالية باهظة الثمن أو توظيف موظفين ماليين ذوي خبرة. لكن يمكن للمؤسسين ورواد الأعمال الاستفادة من الأدوات الفعالة من حيث التكلفة والتي تعمل بالذكاء الاصطناعي مثل Nanonets ، والتي توفر حلولاً شاملة للرقابة المالية دون دفع ثمن باهظ. هذا يجعل من الممكن للشركات الناشئة أتمتة وتبسيط عملياتها المالية بميزانية محدودة.

مقاومة التغيير: مثل أي مؤسسة ، يمكن أن تواجه الشركات الناشئة مقاومة عند تنفيذ أنظمة أو عمليات جديدة ، لا سيما شيء بالغ الأهمية ويحتمل أن يكون معطلاً مثل الضوابط المالية.

لكن التواصل الواضح حول فوائد الضوابط المالية وضرورتها يمكن أن يساعد في تخفيف هذه المقاومة. ومن المهم إشراك جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين المشاركين في العملية، والتأكد من فهمهم للأسباب الكامنة وراء التغييرات والمزايا التي تجلبها. كما أن تقديم أداة سهلة الاستخدام وبديهية مثل Nanonets يمكن أن يجعل عملية الانتقال أسهل، لأنه يقلل من تعطيل سير العمل الحالي مع ضمان مراقبة مالية أفضل.

كيف يمكن أن تساعد الأتمتة في إعداد ضوابط مالية عند بدء التشغيل

تكتسب الضوابط المالية قوة كبيرة مع الأتمتة. يمكن للشركات الناشئة ، نظرًا لحاجتها إلى الكفاءة والعمليات البسيطة ، جني فوائد كبيرة من أتمتة ضوابطها المالية.

لا تعمل الأتمتة على تبسيط العمليات فحسب، بل تقلل أيضًا من الأخطاء البشرية، مما يضمن الدقة والاتساق. فيما يلي نظرة عامة على كيف يمكن للتشغيل الآلي، الذي يتم تسهيله بواسطة أدوات مثل Nanonets، أن يغير قواعد اللعبة:

1. استخراج البيانات والتحقق منها بدقة: يمكن نشر الأتمتة لاستخراج البيانات من المستندات المالية المختلفة ومقارنتها بنظام المحاسبة الخاص بك. هذا يضمن أن تكون بياناتك المالية دقيقة ومحدثة دائمًا. أداة مثل Nanonets تعزز هذه العملية بقدراتها على التحقق من صحة البيانات بشكل فعال.
2. معالجة المستندات بسلاسة: باستخدام الأتمتة ، يمكن جعل المهمة المرهقة المتمثلة في معالجة الفواتير وسجلات النفقات والمستندات الأخرى فعالة. يمكن للأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي مثل Nanonets استخراج البيانات من الفواتير ، والتحقق منها مع أوامر الشراء ، وإدخال المعلومات مباشرة في نظام المحاسبة الخاص بك. هذا لا يوفر الوقت ويقلل من الجهود اليدوية فحسب ، بل يقلل أيضًا من الخطأ البشري.
3. التكامل مع الأنظمة الموجودة: أحد الجوانب الرئيسية لإدخال أي عملية أو أداة جديدة في بدء التشغيل هو توافقها مع الأنظمة الحالية. يمكن لأدوات الأتمتة مثل Nanonets أن تتكامل بسهولة مع أنظمة المحاسبة الحالية لديك ، مما يضمن التنفيذ والاستخدام السلس ، مما يجعل الانتقال إلى الضوابط المالية الآلية أكثر ملاءمة وكفاءة.

وفي الختام

يعد تطبيق ضوابط مالية قوية خطوة شاقة ولكنها حاسمة لنجاح أي شركة ناشئة. يمكن أن يساعد اتباع الخطوات الموضحة في هذه المقالة في جعل العملية أكثر قابلية للإدارة. ومن خلال تنفيذ هذه الضوابط والاستفادة من الأتمتة مثل شبكات النانو، يمكن للشركات الناشئة ضمان نزاهتها المالية، واتخاذ قرارات أكثر استنارة، وزيادة فرص نجاحها. يتعلق الأمر بوضع أساس متين لعملياتك المالية، وهو الأساس الذي سيدعم شركتك الناشئة أثناء نموها وتطورها.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• أفلاطونايستريم. ذكاء بيانات Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• سك المستقبل مع أدرين أشلي. الوصول هنا.
• شراء وبيع الأسهم في شركات ما قبل الاكتتاب مع PREIPO®. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/how-to-setup-financial-controls-at-a-startup/