أدوار ومسؤوليات إدارة البيانات - البيانات

اكتسبت إدارة البيانات ، وهي ممارسة رسمية تنفذ وتنفذ سياسات البيانات على مستوى الشركة ، قوة جذب كبيرة في السنوات القليلة الماضية. اعتبارًا من عام 2022 ، 81.89% من المشاركين في اتجاهات DATAVERSITY® في إدارة البيانات (TDM) قام المسح إما بتنفيذ برنامج إدارة البيانات أو التخطيط لبدء واحد. ومع ذلك ، ذكر 54.63٪ ممن شملهم الاستطلاع أن الافتقار إلى إدارة البيانات يمثل تحديًا رئيسيًا لإدارة البيانات. إن الوضوح الأفضل حول الأدوار والمسؤوليات يعد بمزيد من النجاح في الحصول على قيمة منها حوكمة البيانات.

يقترح بوب سينر ، رئيس ومدير شركة KIK للاستشارات والخدمات التعليمية ، تبني العقلية القائلة بأن "كل شخص هو مضيف البيانات، "شخص مسؤول رسميًا عن علاقته بالبيانات سواء كان تعريفها أو إنتاجها أو استخدامها. مفتاح الإدارة الجيدة للبيانات هو معرفة ما يفعله الشخص ويحتاجه كمسؤول بيانات. تابع القراءة لمعرفة المزيد حول كيفية إنشاء ودعم أدوار ومسؤوليات إدارة البيانات هذه.

تفعيل أدوار ومسؤوليات إدارة البيانات

من خلال تفعيل الأدوار الحالية في البداية بدلاً من تعيينها ، يعتقد سينر أن المؤسسات لها ميزة التأثير على القبول بين العمال. بهذه الطريقة ، تقوم المؤسسات بتقييم ما هو موجود قبل إضافة عمل إضافي يمكن للموظفين رؤيته على أنه عبء.

يقوم العديد من الموظفين بالفعل بمهام إدارة البيانات قبل أن تقوم الشركة بإضفاء الطابع الرسمي عليها. على سبيل المثال ، يتمتع كل موظف يعمل في مجال المعلومات الصحية أو المالية بالإشراف عند استخدامها للبقاء ملتزمًا بقوانين الولايات المتحدة. علاوة على ذلك ، يقوم مكتب الأمن بإنشاء وتوزيع التدريب حول هذه المهام لحماية البيانات.

أوصى سينر بأخذ هؤلاء الأشخاص الذين يظهرون الأنشطة الحالية التي تحكم البيانات والاعتراف بمساهمتهم في إدارة البيانات رسميًا. في هذه العملية ، اطلب منهم تعريف أنفسهم في نموذج إدارة البيانات أو مخطط الموقف.

حتى مع الأدوار الحالية ، في بعض الأحيان تتطلب الشركات مسؤوليات إدارة البيانات الإضافية - مثل تلك الخاصة بدمج السياسات عبر المؤسسة. لذلك ، حدد أي أنشطة جديدة وقم بتعيينها من خلال توسيع أو إنشاء أدوار جديدة في الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، وضح أي توقعات ، بما في ذلك:

• كم من الوقت سيحتاجون إلى التبرع به؟
• كم مرة سوف يجتمعون؟
• هل هو دور جماعي أم فردي؟
• من الذي يقوم بتقرير الموقف؟
• مع من ينسق الموقف؟

تحديد أدوار ومسؤوليات إدارة البيانات 

بمجرد أن يفهم قادة الأعمال كيفية الاعتراف بأدوار ومسؤوليات إدارة البيانات الحالية وأن يأخذوا لمسة خفيفة في إضافة مسؤوليات جديدة ، يمكنهم فهم عمليات إدارة البيانات بشكل أفضل وكيفية القيام بها. أنشأ بوب سينر "نموذج تشغيل للأدوار والمسؤوليات" لتوجيه تلك الشركات بشكل أكبر.

يستخدم عملاؤه مخططه كنقطة انطلاق ووجدوه مفيدًا. انظر الصورة أدناه:

في الصورة ، تمتد أدوار إدارة البيانات إلى أربعة مستويات من الإنجازات المتوقعة والمساءلة: التنفيذية والاستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية. بالإضافة إلى ذلك ، تتمتع هذه المجموعات بهيكل دعم يقوم بإدارتها وتقديم المشورة لها ، مما يجعل مهام إدارة البيانات عبر المؤسسة أكثر قابلية للإدارة.

المستوى التنفيذي

تشمل الأدوار على المستوى التنفيذي القيادة في C-suite في أعلى المؤسسة. وفقًا لسينر ، يدعم الأشخاص على المستوى التنفيذي إدارة البيانات ، ويرعاونها ، ويفهمونها ويحددون نجاحها الشامل وجاذبيتها.  

عادة ، يجتمع هؤلاء المديرون بشكل دوري كجزء من لجنة توجيهية لتغطية ما يحدث في المنظمة على نطاق واسع ، لذلك سيضيفون إدارة البيانات كعنصر متسلسل ، اقترح سينر. يتحمل هؤلاء كبار المديرين مسؤولية فهم ودعم إدارة البيانات. إنهم يبقون على اطلاع دائم على تقدم إدارة البيانات من خلال التقارير المباشرة والاتصالات من أولئك على المستوى الاستراتيجي.

المستوى الاستراتيجي

يمثل هؤلاء على المستوى الاستراتيجي كل وظيفة عمل ويشكلون عادةً مجلس إدارة البيانات. تجتمع هذه اللجنة بانتظام وتضع سياسات البيانات. 

وفقًا لسينر ، يتحمل الأعضاء الإستراتيجيون مسؤولية التعرف على إدارة البيانات ، ورفع التقارير إلى المستوى التنفيذي حول البرنامج ، والإلمام بأنشطة ومبادرات إدارة البيانات ، وحضور الاجتماعات أو إرسال بدائل.

علاوة على ذلك ، فإن هذه المجموعة لديها القدرة على اتخاذ قرارات في الوقت المناسب حول سياسات إدارة البيانات وكيفية تفعيلها. هذه القدرات تعطي الأدوار الإستراتيجية وسيلة للتعامل قضايا إدارة البيانات من قبل هؤلاء على المستوى التكتيكي واتخاذ قرارات نهائية بشأن تلك التصعيد.

تتواصل الأدوار الإستراتيجية أيضًا مع الزملاء والمديرين حول كيفية عمل إدارة البيانات للمؤسسة ومستقبلها. بالإضافة إلى ذلك ، يتحمل هذا الفريق المسؤولية عن قيمته الإجمالية.

المستوى التكتيكي

يشكل الخبراء المتخصصون (SMEs) المسؤولون عن البيانات عبر وحدات الأعمال الفئة التكتيكية. يقترح سينر التفكير فيهم على أنهم "ميسرين لحل وحدة الأعمال المشتركة لتعريف البيانات ، والإنتاج ، وقضايا الاستخدام."

اعتمادًا على المنظمة ، قد يكون الأعضاء التكتيكيون قادرين على اتخاذ قرار بشأن قضايا إدارة البيانات وتنفيذ توصياتهم. ومع ذلك ، إذا لم يكن لديهم تلك القوة ، فإن الشركات الصغيرة والمتوسطة بحاجة إلى تصعيد المشاكل إلى المستوى الاستراتيجي والتأكد من أنها موثقة جيدًا. مع أي حل لإدارة البيانات ، يكون انتساب الشركات الصغيرة والمتوسطة لوحدة أعمال ثانويًا.

يصف جيم جونسون ، مدير إدارة البيانات في HireRight أربع وظائف إضافية للشركات الصغيرة والمتوسطة:

• الحفاظ على ومشاركة المعرفة الداخلية حول "عمليات البيانات المؤسسية" من خلال تدريب أو تدريب الآخرين
• مطابقة القواعد والمعايير الخاصة بصيانة إدارة البيانات مع احتياجات العمل 
• تطبيق قواعد ومعايير إدارة البيانات لتلبية أو تجاوز الحد المقبول لـ جودة البيانات
• مساعدة الآخرين وتعزيز الشراء عندما تشرع المؤسسة في مبادرات جديدة 

تتمتع الشركات الصغيرة والمتوسطة الناجحة بسمات فنية واجتماعية وقيادية قوية عند تغطية هذه المسؤوليات. تشمل مهارات وخبرات الأشخاص عادةً الأعمال وتكنولوجيا المعلومات ، حيث يتم ربط المعلومات البسيطة والمعقدة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن أولئك على المستوى التكتيكي يحفزون المنظمة على تبني سلوكيات جديدة من خلال توليد الإثارة بالبيانات.

المستوى التشغيلي

كما يوضح Seiner ، "تغطي المجموعة التشغيلية كل من يؤثر عمله على بيانات المؤسسة - جميع الموظفين ومسؤولي البيانات الذين يمثلون أعين وآذان البيانات." 

يشارك كل عامل في ضمان تعريفات وقيم بيانات جيدة ، باتباع القواعد لتحديد الوصول إلى البيانات وتصنيفه ، وتحديد وتوثيق المشكلات التنظيمية بالبيانات ، وتبادل المعرفة مع الزملاء والمديرين ، وإبلاغ متطلبات العمل الجديدة / المتغيرة إلى وحدات العمل المتأثرة و مخاوف لأولئك على المستويات التكتيكية.

سوف تتباعد المسؤوليات التشغيلية اعتمادًا على ما إذا كان شخص ما يحدد البيانات التنظيمية أو ينتجها أو يستخدمها. قد يكون لمن هم على المستوى التشغيلي عنوان مختلف عن مضيف البيانات. كما يقول Seiner ، يجب أن يدركوا أنه "إذا كانوا يحاسبون البيانات ويحميونها ، فعندئذٍ يقومون بإعداد البيانات ويجب أن يكونوا مسؤولين عن أنشطة البيانات الخاصة بهم."

مستوى الدعم

يدير أعضاء الدعم برنامج إدارة البيانات جنبًا إلى جنب مع المساعدة من الشركاء. قد تتكون من عدد قليل من الأشخاص في مكتب إدارة البيانات (DGO) أو مسؤول ، مثل CDO. 

يؤكد Seiner على أنه باعتباره ملف قيادة إدارة البيانات أو المدير ، هذا الدور مهم لإنجاز إدارة البيانات. بينما سيظهر فريق البرنامج في النهاية لتحديد كيفية بناء إدارة البيانات ، فإنه لا يمتلك نفس الموارد والوظائف مثل DGO للمشاركة في جميع أنشطة تطوير برنامج إدارة البيانات وتسهيل اجتماعات مجلس إدارة البيانات وفرقه لحل المشكلات.

بالإضافة إلى ذلك ، يقوم DGO أو المسؤول بالإبلاغ عن النتائج (مثل مقاييس جودة البيانات أو اعتماد إدارة البيانات) إلى المستوى الاستراتيجي. إنهم يعملون مع شركاء يستثمرون في أنشطة إدارة البيانات ، والتي يمكن أن تشمل:

• حماية
• تكنولوجيا المعلومات (IT)
• مدراء المشاريع (PMO) 
• فرق التنظيم والامتثال
• تدقيق / قانوني
• شركات الاتصالات
• الموارد البشرية (HR)

فكر في الشركاء كجزء من فريق تخطيط حوكمة أكبر حيث تكون إدارة البيانات جانبًا من دورهم وتحتاج إلى دعم من DGO أو المسؤول.

تخصيص أدوار ومسؤوليات إدارة البيانات

لا تمتلك كل شركة نفس الموارد أو الهياكل لأدوار ومسؤوليات إدارة البيانات. على سبيل المثال ، قد لا يكون لدى منظمة أصغر مكتب اتصالات مؤسسي أو مجموعة واحدة تمثل مسؤوليات استراتيجية وتكتيكية. بدلاً من ذلك ، يتولى شخص واحد كلا الدورين.

يقر Seiner بهذه الاختلافات ويشجع المؤسسات على تخصيص نموذج التشغيل الخاص به للأدوار والمسؤوليات حسب الحاجة. ومع ذلك ، فهو يقترح الاحتفاظ بملكية البيانات مع أي من رجال الأعمال والحفاظ على تنسيق ثابت عند تعديل الرسم التخطيطي الخاص به. 

بالإضافة إلى ذلك ، ينصح بالحفاظ على تنسيق مماثل باستخدام التباعد بين كل مستوى في هرمه للإشارة إلى حالة اتخاذ القرار المباشر مع بيانات الشركة. كما يقترح أيضًا الحفاظ على تناسق الألوان لكل مجموعة بحيث يمكن للجمهور تحديدها عند سحب الطبقة لعرض آخر.

وفي الختام

يؤدي إشراك الأشخاص المناسبين في الأنشطة الصحيحة إلى زيادة نجاح الشركة مع إدارة البيانات. في كثير من الحالات ، توجد بالفعل الأدوار والمسؤوليات المتعلقة بإدارة البيانات ولكنها تتطلب الاعتراف بها. 

اعترف بأي أدوار ومسؤوليات جديدة قبل تكليف الأشخاص بها. تأكد من أن لديهم توقعات واضحة ودعمًا من DGO أو مسؤول أو أجر محدث لتحمل أي عبء عمل إضافي.

مع الدعم المناسب ، تعمل أدوار ومسؤوليات إدارة البيانات على أربعة مستويات: التنفيذية ، والاستراتيجية ، والتكتيكية ، والتشغيلية. بينما تؤدي كل مجموعة في نموذج التشغيل هذا للأدوار والمسؤوليات وظيفة حاسمة ، يمكن للمؤسسة تغيير التفاصيل لتناسب احتياجاتها. 

الصورة المستخدمة بموجب ترخيص من Shutterstock.com

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• أفلاطونايستريم. ذكاء بيانات Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• سك المستقبل مع أدرين أشلي. الوصول هنا.
• شراء وبيع الأسهم في شركات ما قبل الاكتتاب مع PREIPO®. الوصول هنا.
• المصدر https://www.dataversity.net/data-governance-roles-and-responsibilities/