مطابقة الفاتورة

أحد الأنشطة الهامة في عمليات الحسابات الدائنة (AP) هو مطابقة الفواتير. قد تكلف الأساليب التقليدية في هذه المهمة الرئيسية الوقت والجهد والموارد البشرية للعمل. يمكن أن يؤدي استخدام التقنيات المبتكرة ومجموعات الأدوات الآلية إلى تحسين مطابقة الفواتير لتوفير قوة وقيمة إضافية للأعمال.

تقدم هذه المقالة نظرة ثاقبة مفصلة حول مطابقة الفواتير ، وأنواعها المختلفة ، والحاجة إلى اللمس معالجة الفاتورة or إدارة الفواتير، وفوائده المتنوعة.

ما هي مطابقة الفاتورة؟

مطابقة الفاتورة هو ملف عملية حسابات الدفع الذي يتحقق من صحة المعلومات ويقارنها على أمر الشراء (PO) مع فاتورة البائع وإيصالات المنتج.

عندما تريد إحدى المؤسسات استخدام سلع أو خدمات البائع ، فإنها ترفع أمر شراء بمتطلبات مفصلة. عند تسليم البضائع أو الخدمات المطلوبة ، تصدر المؤسسة المشترية إيصالاً للمنتج. يقوم البائع بعد ذلك برفع الفاتورة لتخليص الدفع. هذا عندما تتم مطابقة الفاتورة.

تضمن الفواتير المطابقة عدم وجود أخطاء أو تناقضات بين أمر الشراء والفاتورة. يسهل تسوية أسرع لمستحقات البائعين ويمنع مخاطر احتيال البائع ودفع الفواتير المزورة.

ما هو الانحراف؟

يشار إلى استثناءات الفاتورة ، يحدث الانحراف عندما يكون هناك عدم تطابق بين تفاصيل الفاتورة ووثائق التحقق الخاصة بها مثل أمر الشراء أو إيصال البضائع / المنتج.

يمكن أن تكون الانحرافات من نوعين - الكمية والسعر

• انحراف الكمية: يشير إلى التناقض بين مبلغ أو عدد العناصر في أمر الشراء والفاتورة المفوترة
• انحراف السعر: يشير إلى عدم تطابق بين التكلفة المذكورة في أمر الشراء والقيمة المذكورة في الفاتورة.

يمكن أن يكون تحديد الانحرافات وتسويتها مهمة شاقة لقسم AP. يجب تقييم الانحرافات لمعرفة ما إذا كانت تقع ضمن حدود التسامح للمضي قدمًا معالجة الفاتورة أو إعادة الفاتورة إلى البائع من أجل التصحيحات.

يشير مستوى التسامح إلى الاختلافات الطفيفة التي يمكن أن تحدث في النسب المئوية أو المبالغ في الفاتورة. يتم وضع الفواتير التي تتجاوز مستويات التسامح "قيد الانتظار" وإرسالها إلى البائع لتصحيحها.

---

هل تبحث عن أتمتة عمليات AP اليدوية الخاصة بك؟ احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا مدته 30 دقيقة لترى كيف يمكن أن تساعد شبكات النانو فريقك في التنفيذ الشامل أتمتة AP.

جدولة عرض توضيحي

[المحتوى جزءا لا يتجزأ]

---

الحاجة لمطابقة الفاتورة

دعنا نتعرف على سبب أهمية التحقق من الفواتير أو مطابقتها للأعمال التجارية.

تضمن مطابقة الفواتير إمكانية التحقق من فواتير البائع مقابل المستندات الداعمة قبل تحرير المدفوعات. هذا يساعد الشركات على:

• تأكد من أن المدفوعات تتم فقط للسلع أو الخدمات الصالحة المستلمة من البائع
• الحفاظ على إصدارات المدفوعات بشكل أسرع ودقيق
• تسهيل الشفافية بشكل أفضل من خلال القضاء على الأخطاء والمدفوعات المزدوجة
• تتبع سجلات المدفوعات لبائعين متعددين
• كن مستعدًا بشكل أفضل لعمليات تدقيق الشركة

يمكن للشركات المختلفة اتباع طرق مختلفة لمطابقة الفواتير كما هو موضح في القسم التالي أدناه.

طرق مطابقة الفاتورة

تتم عملية مطابقة الفواتير في المؤسسات عادةً بالطرق التالية: مطابقة ثنائية ، مطابقة ثلاثية ، وأخيرًا مطابقة رباعية.

يتم التحقق من صحة الفواتير مقابل الأخرى ذات الصلة وثيقة سير العمل يمكن أن تشمل طلبات الشراءواستلام البضائع وإيصالات المعاينة. تتحقق طرق المطابقة هذه أيضًا من تباينات الفاتورة ومستويات التفاوت التي يجب حلها قبل مسح الفاتورة للدفع.

2 طريقة مطابقة

المطابقة ثنائية الاتجاه هي طريقة بسيطة وشائعة للتحقق من الفواتير. يتضمن مطابقة الفواتير لأوامر الشراء وكذلك التحقق من التفاوتات. إذا كانت الفاتورة تفي بالمعايير المطلوبة ، فيتم جدولتها للدفع.

3 طريقة مطابقة

3-طريقة مطابقة هي الطريقة الأكثر شيوعًا لمطابقة الفواتير. هذا ينطوي على عملية من ثلاث خطوات. يتم فحص الفاتورة للتأكد من دقتها في التفاصيل المدرجة في أمر الشراء وكذلك استلام البضائع. بمجرد الموافقة على مستويات التسامح ، يتم إعداد الفاتورة للدفع.

4 طريقة مطابقة

أكثر تعقيدًا من المطابقة ثنائية الاتجاه أو ثلاثية الاتجاهات ، تتضمن المطابقة الرباعية خطوة أخرى من التحقق من الصحة. يستلزم مطابقة الفواتير لأوامر الشراء وإيصالات البضائع وإيصالات الفحص أيضًا.

عند تسليم البضائع ، يتحقق قسم الاستلام من الكمية ويصدر إيصال استقصاء يقر بأن الكمية المستلمة دقيقة. ومن ثم ، فإن الفاتورة التي تتطابق فقط مع أمر الشراء واستلام البضائع والتفاوتات وإيصال الاستقصاء تعتبر مناسبة للدفع.

تضمن طرق مطابقة الفاتورة هذه أن الشركات تدفع فقط مقابل السلع / الخدمات المطلوبة والمستلمة. كما أنه يحمي من الفواتير المزيفة وأخطاء الدفع التي تمكن الشركات من السيطرة بشكل أفضل على تعاملاتها مع الأطراف الثالثة.

---

قم بإعداد تدفقات عمل AP بدون لمس و تبسيط عملية الحسابات الدائنة في ثوان. احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا لمدة 30 دقيقة الآن.

جدولة عرض توضيحي

---

مطابقة الفواتير بالعقود

بصرف النظر عن طرق مطابقة الفواتير ، يمكن إجراء عمليات شراء معينة باستخدام عملية مطابقة العقد. يُشار إليه أيضًا بالفواتير غير الخاصة بأمر الشراء ، ويستخدم هذا النوع من الفواتير للمدفوعات المتكررة أو مدفوعات المرافق التي تحدث في دورة.

في مطابقة العقد ، تتم مقارنة الفاتورة والتحقق منها مقابل عقد قائم. ومن الأمثلة على مثل هذه المشتريات المتعاقد عليها فواتير الخدمات الشهرية (الكهرباء والماء وما إلى ذلك) ، ورسوم إيجار المباني وصيانتها ، وتكاليف الإعلان ، والخدمات القانونية أو الاستشارية ، والمزيد.

يخضع هذا النوع من المطابقة لعملية داخلية للموافقة على الفاتورة. إذا كان العقد متطابقًا وتم منح الموافقة ، فسيتم جدولة دفع فاتورة غير متعلقة بأمر الشراء.

يلغي الحاجة إلى مطابقة الفواتير لأوامر الشراء والمستندات الداعمة الأخرى. كما أنه يسهل التخليص المبكر للمدفوعات ذات الطبيعة المتكررة ، مما يوفر الوقت والجهد والتكلفة.

ما هي مطابقة الفاتورة الآلية؟

تشير مطابقة الفاتورة الآلية إلى رقمنة عملية مطابقة فاتورة الشركة بمساعدة الأدوات والتكنولوجيا المتقدمة ؛ تتم معالجة الفواتير تلقائيًا دون الحاجة إلى تدخل بشري.

يمكن لتقنية مطابقة الفواتير الآلية تغيير طريقة عمل أقسام AP. يتم مسح الفواتير المستلمة ضوئيًا ، وتحويلها إلى نموذج رقمي ، ومطابقتها باستخدام الخوارزميات ، والتحقق من إعدادات التسامح ، وإذا تمت الموافقة عليها ، تتم معالجتها للدفع - كل ذلك بدون تبعية بشرية.

يمكن أن توفر مهمة التحقق من صحة الفواتير أو مطابقتها ومعالجتها باستخدام الأتمتة مجموعة من الفوائد. يمكن لتقنيات الأتمتة القائمة على الذكاء الاصطناعي مثل OCR و RPA أن تعزز معالجة الفواتير بدون لمس لتكون فعالة وخالية من الأخطاء.

---

احجز هذا العرض التوضيحي المباشر لمدة 30 دقيقة لجعله آخر مرة يتعين عليك فيها إدخال البيانات يدويًا من الفواتير أو الإيصالات في برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

جدولة عرض توضيحي

---

استخدام الذكاء الاصطناعي في مطابقة الفواتير الآلية

يمكن أن يؤدي استخدام الذكاء الآلي للتعامل مع العمليات إلى جعل العمل الشاق المعقد بسيطًا وسهلاً. يمكن أن تكون التقنيات المعتمدة على الذكاء الاصطناعي مثل OCR و RPA أدوات فعالة لأتمتة عمليات AP وتحسين كفاءة الأعمال.

التعرف الضوئي على الحروف

OCR هي تقنية تقرأ المعلومات وتستخرجها من المستندات الرقمية لتحريرها. تعتبر إمكانيات التعرف الضوئي على الحروف باستخدام الذكاء الاصطناعي مفيدة للصناعات التي تتعامل مع حجم كبير من البيانات أتمتة AP.

يمكن أن يؤدي التعرف الضوئي على الحروف بشكل فعال التقاط البيانات، الاستخراج عن طريق سحب البيانات ذات الصلة. ثم يقوم بتوجيهها لمطابقة الفاتورة مع أمر الشراء تلقائيًا. بعد هذه المرحلة ، يمكن إتمام عملية مطابقة الفاتورة باستخدام مطابقة ثنائية أو ثلاثية أو رباعية. كل هذا يقلل من جهود المهام اليدوية والوقت والتكلفة مما يضمن كفاءة أفضل للعملية.

ولكن بينما يمكن أن يقدم OCR مساهمة كبيرة لتحسين أتمتة عمليات AP ، قد لا يكون OCR وحده كافياً لإكمال عملية الأتمتة. يمكن أن يكون استخدام تقنية قوية أخرى بالتزامن مع التعرف الضوئي على الحروف أكثر فائدة لتحقيق أتمتة العمليات الكاملة.

أتمتة العمليات الآلية

أتمتة العمليات الروبوتية هي تقنية برمجية شائعة ومفيدة يمكنها العمل كمساعد افتراضي بالتزامن مع التعرف الضوئي على الحروف لأتمتة العمليات الرقمية. يسمح البرنامج للمستخدمين بإنشاء "روبوتات" تحاكي الأعمال البشرية.

تُستخدم هذه الروبوتات الموثوقة في العديد من الصناعات للعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع بسرعة ودقة عالية. من خلال التفاعل مع تطبيقات النظام ، يمكن لهذه الروبوتات أن تعمل تلقائيًا التقاط البيانات المعرفيةواستخراج وتحليل البيانات كما يفعل البشر. إلى جانب ذلك ، يمكنهم التواصل وتوجيه البيانات المستخرجة إلى العمليات المناسبة لبدء إجراءات دقيقة في غضون ثوانٍ.

يمكن أن يساعد RPA مع OCR في عملية مطابقة فاتورة AP بالسرعة والدقة والإطار الزمني القصير من وقت استلام الفاتورة. يقوم بالتحميل والمسح والأداء استخراج المعلومات، يبدأ المطابقة 2 أو 3 أو 4 اتجاهات ، والتحقق من التفاوتات المحددة ، ووضع علامة على الفواتير للتصحيح أو معالجة الدفع.

فوائد مطابقة الفاتورة الآلية

تساعد أتمتة مطابقة الفواتير في تسهيل معالجة فواتير المدفوعات. مع القضاء على الحاجة إلى التدخل البشري ، يتم أيضًا استبعاد تعقيدات الحفاظ على الأعمال الورقية وعمليات التحقق اليدوية.

بعض المزايا البارزة التي توفرها معالجة الفواتير بدون لمس هي:

• توفير الوقت - المطابقة اليدوية للفاتورة مملة وتستغرق وقتًا طويلاً. يستغرق التحقق من تفاصيل الفاتورة بشكل فردي والتحقق من صحتها باستخدام عمليات 2,3،4 أو ​​XNUMX طرق وقتًا طويلاً. ومن ثم ، فإنه يسمح لموظفي الشركة بتكريس وقتهم الثمين للمهام الرئيسية الأخرى وتحسين الإنتاجية الإجمالية.
• دقة - تعمل أتمتة عملية AP على تقليل حدوث الأخطاء وتضمن سير العمل السلس بين العمليات. يتم اكتشاف حالات عدم التطابق أو التناقضات بسهولة وفقط عندما يتم مسح الفاتورة على جميع المستويات ، يتم جدولتها للدفع.
• الحماية من الفواتير المكررة والاحتيالية - تستلزم أتمتة مطابقة الفواتير التحقق المتسق بين الفواتير والمستندات الداعمة. يتم أيضًا اكتشاف أي استثناءات ووضع علامة عليها للتحقق اليدوي. هذا يضمن الحماية ضد الفواتير المزورة أو المكررة ومراقبة الأعمال بشكل أفضل.
• يعزز علاقات البائعين - يمكن لأتمتة معالجة الفواتير أن تتطابق بسرعة مع الفواتير مع أوامر الشراء وتسريع الدفع بشكل أسرع للبائعين لإرضائهم. في المقابل ، يمكن للشركة أيضًا الاستفادة من عروض العقود الأفضل وخصومات السداد المبكر لزيادة الربحية.
• تحليل التكلفة الفعال - توفر معالجة الفواتير بدون لمس معلومات عن البنود الفردية التي تساعد على تحديد العناصر التي تقدم أعلى قيمة. تساعد هذه البيانات الموثوقة في تحليل أفضل للتكلفة واختيار البائعين ذوي الصلة لتحقيق المزيد من القيمة للشركة.
• جيد لعمليات التدقيق - الفواتير مع المستندات الداعمة الأخرى إلزامية لعمليات التدقيق. يضمن استخدام مطابقة الفواتير الآلية توفر أوامر الشراء وإيصالات البضائع وإيصالات الفحص والفواتير في موقع مركزي رقمي يمكن الوصول إليه بسهولة أثناء عمليات التدقيق لتسريع العملية.

وفي الختام

تعتبر مطابقة ومعالجة فاتورة الحسابات الدائنة عملية معقدة. يمكن أن توفر التكنولوجيا الممكّنة للذكاء الاصطناعي نفوذًا للشركات من خلال أتمتة قابلة للتخصيص. من خلال الأتمتة ، يمكن للشركات أن تتطلع إلى التكامل بسلاسة سير عمل إدارة المستندات العمليات ، وخلق شفافية أفضل ، والحفاظ على علاقات عمل جيدة لتحسين كفاءة الأعمال والنمو.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/