التحول في مجال المشتريات: لماذا يهم التميز - IBM Blog

تميل أقسام المشتريات إلى أن تكون أقل وضوحًا بالنسبة للعديد من أصحاب المصلحة من أقسام المبيعات أو العمليات أو حتى المالية، ولكن لا ينبغي إغفال تأثيرها على كل شيء بدءًا من النتيجة النهائية وحتى جودة المنتج وتقديم الخدمات، ولهذا السبب يعد "التميز في المشتريات" أمرًا مهمًا. السعي يستحق.

يمكن أن يساعد تحسين وظيفة المشتريات في تحقيق نتائج أعمال ناجحة، مثل:

• 12-20% في توفير المصادر/إدارة الطلب
• 95% تحسن في الامتثال
• 30% في الإنفاق الإضافي تحت الإدارة
• 35% تخفيض في قيمة العقد المتسرب

تحويل المشتريات

إذا كانت مؤسستك لا ترى هذه الأنواع من الأرقام، فقد تكون مرشحًا رائعًا للتحول. الخطوة الأولى في الرحلة هي فهم مكانك، ثم استخدام تلك المعلومات لتحديد المكان الذي تريد أن تكون فيه. من الصعب في بعض الأحيان تخصيص الوقت اللازم وعملية التفكير اللازمة لتمهيد الطريق نحو التميز، خاصة عندما تركز على دعم المتطلبات المتوقعة من الآخرين فيما يتعلق بالمشتريات في مؤسسة معقدة - كل يوم.

وذلك عندما تساعد الشراكة مع الخدمات الاستشارية للمشتريات في توجيه فريقك نحو التميز في مجال المشتريات، وتساعدك على تقديم مساهمات لتحقيق أهداف مؤسستك: زيادة الربحية، وتعزيز نتائج الخدمة التي يمكن أن تتيح نمو الإيرادات، وبناء رضا العملاء، وضمان تقديم الموردين لسلع عالية الجودة و خدمات.

تقييم البيئة الحالية

إحدى أهم الخطوات هي مراجعة مهمة قسم المشتريات ودوره الحالي داخل المنظمة. يتعمق التقييم القوي في دورة حياة المشتريات الشاملة.

كيف تربط عمليات الشراء احتياجات أصحاب المصلحة مع الموردين الذين يمكنهم تقديم القدرات المناسبة؟ كيف يتم تنظيم الفرق لتتوافق مع الأهداف الرئيسية؟

كيف يتم تقديمهم في هذه المجالات:

• تخطيط الأعمال، والاتصال بأصحاب المصلحة
• عمليات التوريد والتحليلات
• إدارة أداء الموردين والامتثال
• عمليات الشراء، بما في ذلك معالجة الطلبات، والأنشطة الهامة الأخرى

تقوم المنظمات عالية الأداء بإبقاء الإدارة العليا مطلعة بشكل منتظم لإثبات قيمة المشتريات بالنسبة للأعمال. هل تقدم التقارير، مثل:

• النسبة المئوية لاستخدام الموردين المفضلين، حسب الفئة ومن خلال وجهة نظر تنظيمية، فعالية التوريد، والأحداث المخططة في الموعد المحدد، والوفورات المحققة، وتسليط الضوء على الموردين الجدد من الصفقات الكبرى الجديدة
• مقاييس أداء الموردين، بما في ذلك الملخص التنفيذي، وأفضل 10 أصحاب أداء (وأدنى أداء أيضًا)

تصميم الدولة المستقبلية

يمكن للأهداف التي يمكن تحقيقها والتي تعتمد على نتائج التقييم الوظيفي للمشتريات أن توفر خريطة طريق للمستقبل. يساعد مستشار المشتريات في تحديد الفجوات، مما يؤدي عادةً إلى وضع خطة لتعزيز إدارة الفئات، وتطوير نموذج تشغيل مستهدف وإبراز الفرص الرئيسية الأخرى حيث تكون هناك حاجة لتعبئة العمل.

في شركة IBM، التي تعمل في أكثر من 170 دولة وتضم أكثر من 13,000 مورد، لم تكن هذه مهمة سهلة. باستخدام التفكير التصميمي، من بين منهجيات أخرى، تمكن فريق المشتريات من تحديد الرؤية لحالته المستقبلية وتوسيع نطاق الحل الذي قد ينجح. لقد أتاح تحويل عملية الشراء من خلال مسارات عمل ذكية لمتخصصي المشتريات لديها إمكانية ضم الموردين بشكل أسرع 10 مرات وإجراء تحليل الأسعار في 10 دقائق مقارنة بيومين. لقد مكن الذكاء الاصطناعي والأتمتة وتقنية blockchain والمزيد من التحول.

في الواقع، تفكر المزيد من مؤسسات المشتريات في دمج الذكاء الاصطناعي التوليدي كجزء من خططها المستقبلية لدفع عملية صنع القرار بشكل أسرع وأكثر دقة، وخفض تكاليف التشغيل وتحسين المرونة.

أهمية النظام البيئي للموردين

يعد الموردون أحد العناصر الأكثر قيمة في المؤسسة، لذا من المهم أن نتشارك بشكل جيد في هذا المجال. يمكن لبرامج الموردين المفضلة التي تتضمن عقودًا وأسعارًا يتم التفاوض عليها جيدًا، بالتزامن مع استراتيجيات العمل الرئيسية، أن تعزز تقديم السلع والخدمات - والأهم من ذلك، رضا العملاء.

يمكن أن توفر المراجعة الشاملة للنظام البيئي للموردين بالكامل، بدءًا من اختيار الموردين والمصدر إلى الدفع وحتى قياس الأسعار، رؤى مهمة حول نضج النظام البيئي الخاص بك. يعد قياس الامتثال أحد مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة للمساءلة. هل يتبع أصحاب المصلحة الداخليون السياسات أم يخرجون عن النظام؟ هل يستوفي الموردون متطلبات العقد ومستويات الخدمة وأهداف الاستدامة؟

تحقيق رضا أصحاب المصلحة

تتتبع العديد من الشركات عن كثب نتائج صافي المروجين (NPS) لكل من الاتجاهات الإيجابية والسلبية. حتى في مجال التعاملات بين الشركات (B2B)، يطلب العملاء أن تكون المعاملات بديهية وسهلة التنفيذ وضمن سياسة الشركة. في العديد من النواحي، تمهد وظيفة المشتريات المحسنة الطريق لتسليم السلع والخدمات عالية الجودة وفي الوقت المحدد والتي تتجاوز التوقعات ويمكن أن تؤدي إلى تحسين بنسبة 30-50٪ في صافي الأداء.

بالإضافة إلى أصحاب المصلحة الذين يتعاملون مع الخارج، من المهم لفريق المشتريات بناء العلاقات الداخلية والحفاظ عليها. وهذا لا يساعد فقط في جمع المتطلبات، ولكنه أيضًا يزرع الثقة في جميع أنحاء المنظمة. نموذج يشجع على التفاعل الوثيق مع "الفئة يمكن للخبراء" (الذين غالبًا ما يرغبون في التعامل مع المشتريات الخاصة بهم) المساعدة في إدارة المصادر والتعاقد وقياس النجاح، مع الحفاظ على الرؤية والمساءلة وانضباط الإنفاق.

أعمال التميز في المشتريات

في تقرير حديث لـ Expert Insights، "المشتريات الذكية أصبحت أكثر ذكاءً"، وجد معهد IBM لقيمة الأعمال أن نموذج التشغيل المتكامل يعزز قرارات الشراء بناء على البيانات في الوقت الحقيقي من خلال التحليلات المتقدمة والخوارزميات التنبؤية. حققت المؤسسات الأفضل أداءً تكاليف أقل بنسبة 52% لطلب المواد والخدمات، بالإضافة إلى تكاليف أقل بنسبة 60% لمعالجة الحسابات الدائنة - وتفوق أكثر من نصف المنافسين بشكل ملحوظ في نمو الإيرادات والفعالية على مدى ثلاث سنوات.

تحويل عمليات الشراء الخاصة بك