أتمتة العمليات التجارية

أتمتة عمليات الأعمال (BPA) هو استخدام التقنيات المتقدمة لأتمتة العمليات التجارية بما يتجاوز مجرد إدخال البيانات وتخزينها ومعالجتها.

الأتمتة ليست في الواقع مفهوما جديدا. في اليونان القديمة، تم استخدام الآلات الآلية كلعب، ونوافير، وأقواس، وبوابات، وحتى آلات حرب. ومع ذلك، تطورت أتمتة العمليات كأداة عمل في القرن العشرين عندما بدأت الشركات في استخدام أجهزة الكمبيوتر لأداء مهام وعمليات بسيطة، إيذانا ببدء عصر إدارة الأعمال الذكية.

اليوم، انتقلت أتمتة العمليات التجارية إلى ما هو أبعد من التصنيع والمهام الدنيوية البسيطة، وهي تحرز تقدمًا في الأنشطة المختلفة لعالم الأعمال. ربما تكون الأتمتة الذكية لمهام المؤسسة القائمة على البيانات قد بدأت في ستينيات القرن العشرين مع إدخال أنظمة تخطيط موارد المؤسسة وتطورت الآن لتشمل الذكاء الاصطناعي وأتمتة العمليات الآلية والأتمتة.

ما هو مادة BPA

أتمتة العمليات التجارية يتضمن أتمتة العمليات الأساسية ذات المهام الحرجة للشركة. قد تكون العملية بسيطة مثل التقاط رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها تلقائيًا وجدولة المتابعات، أو قد تغطي عمليات سير عمل تنظيمية معقدة ومتعددة المستويات. أ مسح تُظهر دراسة ماكينزي أنه على الرغم من أن عددًا قليلًا من المهن قابلة للأتمتة بالكامل (1%)، إلا أن 60% من جميع المهن يمكنها أتمتة ما لا يقل عن 34% من مهامها/أنشطتها.

فوائد أتمتة عمليات الأعمال

يمكن لأتمتة المهام المتكررة الدنيوية أن تزيد من سرعة العمليات ودقتها واتساقها. هذه تؤدي إلى تحسين كفاءة وربحية الأعمال.

تتنوع فوائد BPA للمؤسسة:

1. توفير الوقت وأوقات تنفيذ أسرع: تستهلك العمليات التجارية اليدوية الكثير من الوقت، بغض النظر عن القسم وطبيعة العمل. على سبيل المثال، تم الإبلاغ عن أن المهام ذات المستوى المنخفض والقابلة للتشغيل الآلي تستهلك 30% من وقت أقسام تكنولوجيا المعلومات، و47% من وقت قسم AP، و75% من وقت موظفي قسم الموارد البشرية وكشوف المرتبات. يؤدي هذا بطبيعة الحال إلى تأخير الوقت والعقوبات المرتبطة به والتي لها تأثير مضاعف على إنتاجية الفريق والشركة. يمكن أن تساعد العمليات التجارية الآلية في تجنب مثل هذا التأخير والاختناقات في العمليات اليومية للشركة.
2. توفير التكاليف: تتطلب العمليات التجارية اليدوية رأس مال بشري كبير. وقد أظهرت شركة ماكينزي أن 45% من الأنشطة المدفوعة الأجر الحالية والتي تكلف ما يعادل 2 تريليون دولار من إجمالي الأجور السنوية، من الممكن أن تتم أتمتتها. علاوة على ذلك، فإن الأداء اليدوي للمهام الزائدة عن الحاجة والتي يمكن أن تكون آلية يقلل من إنتاجية الشركة ويمكن أن يكلف انخفاض الإنتاجية أصحاب العمل حوالي 1.8 مليار دولار أمريكي سنويًا. في حين أنه يبدو أن تكاليف تركيب أتمتة العمليات يمكن اعتبارها مرتفعة، إلا أن الوفورات التشغيلية تعوض ذلك.
3. تقليل الأخطاء: ترتبط المهام اليدوية بالأخطاء التي تنشأ من شيء بسيط مثل الإرهاق أو الإهمال، إلى مشاكل أكثر خطورة مثل الجهل أو اللامبالاة. حتى المهام البسيطة ظاهريًا ترتبط بالأخطاء، عند تنفيذها يدويًا - على سبيل المثال، ثبت أن إدخال البيانات يدويًا في جداول بيانات بسيطة يرتبط بأخطاء بشرية تتراوح بين 18% و40%. يقال أن الإنسان من المحتمل أن يرتكب 10 أخطاء في كل 100 خطوة عند أداء عمل زائد عن الحاجة.
4. زيادة التركيز على المهام الإستراتيجية: وجدت دراسة عالمية حول أتمتة العمليات أن العامل العادي يقضي أكثر من 3 ساعات يوميًا في المهام العادية والمتكررة، مما يقلل التركيز على المهام ذات القيمة الأعلى التي تتضمن وضع الاستراتيجيات البشرية والتخطيط لتحسين المنظمة. . يقول تقرير CIO أن إنتاجية ورضا الموظفين يزدادان عندما يقضون وقتًا في جوانب مثيرة للاهتمام ومجزية من وظائفهم، وهذا يقلل من معدل دوران الموظفين ويعزز الاحتفاظ بهم.
5. الشفافية: يصعب تتبع المهام اليدوية. يمكن لأتمتة العمليات أن تعمل على مركزية العمليات وتعزيز الشفافية في جميع المجالات مع دمج وظائف الأعمال المنتشرة عبر المؤسسة بشكل منطقي. تعمل أتمتة العمليات التجارية أيضًا على وضع تدابير أمنية وإمكانية تتبع المعلومات، مما يضمن امتثالًا أفضل للوائح ذات الصلة.
6. جاهزية التدقيق: لا تسمح عمليات الأعمال الآلية بتوحيد العمليات فحسب، بل تضمن أيضًا الاحتفاظ بسجلات لجميع مراحل عملية الأعمال، وبالتالي إنشاء مسار تدقيق.
7. يدعم التوسع: مع توسع قاعدة العملاء والمحفظة التشغيلية، يمكن أن تصبح إدارة الأعمال اليدوية غير عملية ومستحيلة. تتيح أتمتة العمليات تبسيط جميع العمليات التجارية، مما يسمح للشركة بالتوسع.

عناصر أتمتة العمليات التجارية

هناك ثلاثة عناصر لـ BPA:

1. قواعد العمل: هي سياسات العمل التي يتم اتباعها في عملياتها من خلال منطق العمل وخطوات العمل. في أنظمة BPA، تعتبر قواعد العمل هي الأساس الذي يُبنى عليه نظام التشغيل الآلي.
2. البيانات المنظمة. وهي بيانات منظمة ذات معنى للشركة وعملياتها. وقد تتضمن قائمة الموظفين ومعلومات الفاتورة والمبيعات والبيانات المالية التي يتم الرجوع إليها بشكل متكرر للعمليات اليومية. تقوم أدوات BPA بإدارة وتنظيم عملية جمع هذه البيانات ودمجها في تقارير مفيدة وموجزة يمكن استخدامها بفعالية في العمليات النهائية.
3. البيانات غير المنظمة: هي البيانات التي لا تتبع نموذجًا منظمًا ولكنها مع ذلك مفيدة للشركة. قد تكون هذه البيانات عبارة عن أوصاف المنتج وصفحات الويب والمراجعات ووسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني وما إلى ذلك. ويقوم BPA الجيد بإدارة هذه البيانات ومعالجتها بشكل جيد بحيث تكون مفيدة للشركة من حيث وضع الاستراتيجيات والتخطيط.

تجمع عملية الأتمتة القوية بسلاسة بين هذه العناصر الثلاثة لضمان التشغيل السلس للأعمال.

أنواع عمليات أتمتة الأعمال

هناك أربعة أنواع من BPA يمكن استخدامها حسب احتياجات الشركة:

1. تتضمن الأتمتة الأساسية رقمنة وأتمتة الوظائف البسيطة في المؤسسة وتنظيم جميع البيانات المتعلقة بهذه الوظائف البسيطة لتسهيل الوصول إليها. تعد أداة المراسلة أو مجموعة العمل التي تضم موظفين يعملون في مشروع معين، مثالاً على الأتمتة الأساسية.
2. تقوم أتمتة العمليات بإدارة المهام والعمليات والمشاريع. كما أن لديها نقاط تفتيش وموافقات وتحديثات مدمجة من أجل النقل السلس للعملية/المشروع من البداية إلى النهاية. وهذا يوفر أيضًا الشفافية الكاملة لجميع المشاركين في عملية الأعمال.
3. تعد أتمتة التكامل أكثر تقدمًا من حيث أنها تحل محل الموظفين البشريين إلى حد كبير في بعض المهام المتكررة؛ تأتي المشاركة البشرية فقط في وضع القواعد ومراقبتها، وتتولى BPA العمل على النحو المحدد في مسارات العمل الواضحة. غالبًا ما يتم رؤية أتمتة التكامل في منصات دعم العملاء حيث تتم معالجة تعليقات/ملاحظات العملاء تلقائيًا وتصنيفها/التعليق عليها لاتخاذ مزيد من الإجراءات.
4. تعد أتمتة الذكاء الاصطناعي هي الشكل الأكثر تقدمًا لـ BPA حيث تتخذ تطبيقات برامج الكمبيوتر قرارات تشبه قرارات الإنسان. تتعامل أنظمة AI BPA مع البيانات والمعلومات بالطرق التي تم التدريب عليها، وذلك لتقليد العمل البشري إلى حد كبير.

مجالات الاستخدام لأتمتة العمليات التجارية داخل الشركة

يمكن استخدام أتمتة العمليات التجارية في جميع الأقسام تقريبًا داخل المؤسسة، مع مستويات مختلفة من التدخلات البشرية. بعض مجالات الاستخدام المحددة هي:

تطبيقات الحسابات الدائنة

يتم الاعتراف بشكل متزايد بمزايا أتمتة الجوانب المالية لعمليات الشركة من قبل الشركات. وقد استلزم ذلك اعتماد الأتمتة في هياكل سير العمل المالي. ويتجلى هذا بشكل خاص في عمليات قسم الحسابات الدائنة الذي يوفر الدعم المالي والإداري والكتابي لعملية الشراء للشركة. يجب أن تدمج عمليات قسم AP بسلاسة الوظائف المختلفة للقسم عملية الشراء إلى الدفع الذي يمتد إدارة أوامر الشراءوالتواصل مع البائعين وإدارة الفواتير وتتبع المنتج والدفع. يمكن أن تساعد أتمتة عمليات AP، مثل إدارة الفواتير وإدارة أوامر الشراء، في تنظيم عملية الشراء في الشركات

يمكن لأدوات BPA المستندة إلى الذكاء الاصطناعي، مثل Nanonets، المساعدة في أتمتة مهام AP مثل الموافقة على الفاتورة، لجعلها عملية خالية من المتاعب.

المصادر والمشتريات

التكنولوجيا والأتمتة يمكن أن تسهل الأمر بسلاسة أنشطة المصادر والمشتريات مع قدرتهم على جمع البيانات / الحقائق / المعلومات / التحليلات وتوفير الوصول السهل إلى جميع أصحاب المصلحة. يمكن أن تضمن الأتمتة استمرارية العلاقات مع الموردين، ودعم اتخاذ القرارات التحليلية، وتوفير الوصول إلى البيانات عبر قاعدة الأعمال والموردين، ووضع الاستراتيجيات والشروط لتحقيق أقصى قدر من القيمة مقابل المال. يمكن أن تضمن الأتمتة أيضًا إمكانية توسيع نطاق قدرات المصادر الإستراتيجية من أجل منع التأخر والتأخير في نتائج الأعمال.

المحاسبة

تتضمن أتمتة العملية المحاسبية تسوية الحسابات الرقمية، وصيانة السجلات المالية، وإنشاء البيانات المالية بأقل قدر من التدخل البشري. تتمثل بعض الفوائد المرتبطة بأتمتة المحاسبة في تحسين تكامل البيانات وتحسين الكفاءة وإمكانية التدقيق وصيانة السجلات. يقدم برنامج التشغيل الآلي للمحاسبة الجيد مجموعة من الوظائف المختلفة التي تتداخل مع الأقسام الأخرى مثل المشتريات والحسابات الدائنة وإدارة كشوف المرتبات ومعالجة السجلات الضريبية/المالية.

الموارد البشرية

تتضمن الموارد البشرية الكثير من الأعمال الورقية والعمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي يمكن تشغيلها تلقائيًا. يمكن أن يشمل HR BPA أتمتة إدارة تأهيل الموظفين، وكشوف المرتبات، وضبط الوقت، وإدارة المزايا. يمكن لأنظمة أتمتة الموارد البشرية تنظيم وتخزين البيانات مثل ملفات تعريف الموظفين والجداول الزمنية وسجلات الحضور والمعلومات ذات الصلة. يمكن لأتمتة كشوف المرتبات القضاء على الأخطاء في حسابات كشوف المرتبات والاحتفاظ بسجلات كشوف المرتبات للأغراض الضريبية. يمكن لنظام التقييم الآلي أن يساعد الموظفين وأصحاب العمل على تقييم الأداء والمساعدة في تعزيز تحسين الأداء والتعاون.

دعم العملاء

لا يمكن القضاء تمامًا على المشاركة البشرية في دعم العملاء. ومع ذلك، يمكن لأتمتة العمليات توفير الوقت والتكلفة للشركة وتحسين العلاقات مع العملاء. ماكينزي تشير التقارير إلى أن استخدام الأتمتة لتجديد تجربة العملاء يمكن أن يوفر ما يصل إلى 40% من تكاليف الخدمة. يمكن للأتمتة تمكين دعم العملاء على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع؛ يتطلب دعم العملاء على مدار الساعة في العمليات اليدوية توظيف المزيد من الأشخاص للعمل القائم على الورديات. علاوة على ذلك، يمكن أن تساعد أتمتة خدمة العملاء في توحيد وتنظيم اهتمامات العملاء لتحسين المنتج وبناء العلامة التجارية. يمكن لأتمتة خدمة العملاء أيضًا أن تلبي احتياجات العملاء الأصغر سنًا الذين يفضلون القناة الرقمية لدعم العملاء.

عملية المبيعات/إدارة علاقات العملاء

يمكن أن تؤدي أتمتة المبيعات إلى تقليل تكلفة المبيعات من خلال التواصل بشكل أفضل مع العملاء في مسار تحويل المبيعات. يمكنه تسهيل عملية المبيعات عبر فرق المبيعات والشركاء وقنوات التوزيع والعملاء، ويمكنه تسهيل المهام مثل تحديث معلومات الاتصال وإدارة التقويمات وفرص المعالجة. يمكن أتمتة الأنشطة مثل تسجيل المكالمات وحفظ الملفات وعمليات التسليم لتوفير الوقت. في الواقع، ماكينزي تقارير أن ثلث مهام المبيعات وعمليات البيع يمكن أتمتة ما يجعل المبيعات واحدة من أكثر الوظائف الواعدة من حيث إمكانات الأتمتة. ووفقاً للتقرير، يمكن أن تؤدي أتمتة المبيعات إلى "خفض التكلفة الإجمالية بنسبة 10 إلى 15 بالمائة وتقليل وقت معالجة الطلب - من الطلب المؤكد إلى التسليم المؤكد - من يومين أو ثلاثة أيام إلى ساعة أو ساعتين."

إدارة منصات وسائل التواصل الاجتماعية

يمكن لأتمتة العمليات الخاصة بمحتوى الوسائط الاجتماعية للشركة تحسين التفاعلات الاجتماعية مع الجمهور، وبالتالي جذب العملاء والاحتفاظ بالعملاء القدامى. يمكن أن تتضمن أتمتة الوسائط الاجتماعية جدولة المنشورات الاجتماعية مسبقًا أو إعادة نشر المقالات الشائعة بشكل دوري، لمزيد من الجذب وبناء علامة تجارية. يمكن لأتمتة مهام إدارة وسائل التواصل الاجتماعي إعادة تخصيص الوقت والموارد في مجالات التسويق الأخرى التي تتطلب مشاركة بشرية، مثل إعداد الميزانية ووضع الاستراتيجيات.

إعداد نظام أتمتة العمليات التجارية

يبدأ إعداد نظام BPA داخل المؤسسة بتقييم العمليات التجارية للشركة والتعرف على الفرص والمجالات المتاحة للأتمتة. يعتمد اختيار أداة BPA على العوامل التالية:

• مستوى الأتمتة المطلوبة:. كل شركة لها متطلباتها وأساليبها الخاصة عندما يتعلق الأمر بعملية الشراء. يجب تقييم قدرة البرنامج على دمج ممارسات وسياسات الشركة. بعض الأسئلة المفيدة التي يجب طرحها لتقييم حاجة الشركة هي:
  كيف سيتوافق نظام BPM مع القواعد العامة والخدمات اللوجستية لعملك؟
  ما هي الأدوار الرئيسية في BPM المختار ومن سيشغلها؟
  هل يتناسب BPM مع الثقافة العامة للمنظمة؟
• الميزانية: يعتمد مقدار الأموال التي سيتم استثمارها في إنشاء نظام أتمتة العمليات على حجم العمل والنتيجة النهائية والإمكانات الاستثمارية للشركة
• سهولة الاستخدام: حتى بالنسبة لأنظمة أتمتة العمليات المتقدمة، يلزم قدر معين من التدخل البشري أثناء الإعداد والتنفيذ. سيحدد مستوى مهارة الموظفين الذين يستخدمون البرنامج مدى سهولة استخدام الواجهة الأمامية للبرنامج، ومستوى الدعم الفني المطلوب من المطور. ويجب أيضًا معالجة الحاجة إلى التدريب والدعم الفني قبل اختيار الأداة المناسبة لهذا الغرض.
• مدى الانتشار والتعاون: معظم الإدارات/الفرق/الوحدات في الشركات الكبيرة مترابطة في أنشطتها. يجب أن تكون الأداة البرمجية المستخدمة في عملية الأتمتة قادرة على توفير الوصول على مستويات مختلفة وتسمح بالتعاون السهل بين جميع المشاركين. يجب أيضًا أن يكون هناك شرط لتضمين مستويات مختلفة من الموافقات في العملية.
• التكامل مع الأنظمة الأخرى المستخدمة في الشركة: يجب أن تتكامل أداة BPA مع الأنظمة الأخرى مثل أدوات إدارة المحاسبة المستخدمة بالفعل في الشركة. قد تؤدي أدوات أتمتة العمليات المستقلة التي لا تتكامل مع الأدوات الرقمية المستخدمة في الشركة إلى سوء إدارة البيانات وضياع الوقت.

أحد التحديات الرئيسية في إعداد أنظمة BPM هو تصميم سير العمل للأتمتة. بمجرد تحديد العمليات التي سيتم تشغيلها تلقائيًا، يجب تحديد كل خطوة في العملية بوضوح حتى تتمكن من أتمتة العمليات بالكامل بشكل فعال. علاوة على ذلك، يجب تنفيذ أتمتة العمليات على مراحل حتى يمكن اختبارها بدقة قبل دمجها في العمل بأكمله. تعد المراقبة المستمرة أمرًا ضروريًا أيضًا - فالوضع والنسيان ليس خيارًا، وقد يؤدي نقص المراقبة إلى تقادم الوظائف.

مطعم الوجبات الجاهزة

أصبحت أتمتة العمليات التجارية بسرعة أداة مهمة لمساعدة الشركات على إدارة عملياتها والنمو. إن فوائد العمليات الآلية مثل زيادة شفافية العمليات، وخفض التكاليف، وتحسين إنتاجية الموظفين، ورضا العملاء، تجعلها مثالية لاعتمادها من قبل الشركات التي تتطلع إلى توسيع مجال أعمالها ونتائجها النهائية. لم يعد يُنظر إلى BPA على أنها تهديد للعمالة البشرية ولكنها تعتبر أداة تآزرية تسمح للموظفين البشريين بالتركيز على المهام الأقل دنيوية وذات القيمة الأعلى مثل تطوير الأعمال والأنشطة الأخرى التي تساهم في قيمة المؤسسة.

المصدر: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/