有效管理应付账款流程对于任何组织都至关重要,它会影响现金流、供应商关系和整体财务绩效。 应付账款的一个重要方面是发票的处理。 传统上,手动发票处理是一项耗时且资源密集的任务,导致发票处理成本高昂。
然而,随着自动化技术的出现,企业现在有机会简化和优化其应付账款流程,从而显着降低处理发票的成本。
在这篇文章中,我们将探讨自动化如何提高每张发票的应付账款成本,使您能够提高效率、减少错误并节省成本。
处理发票的费用是多少?
处理发票的成本涵盖多种因素,包括劳动力、技术、基础设施、 对账等等。
手动发票处理涉及多个手动接触点,例如数据输入、验证、审批路由和付款处理。 这些任务可能非常耗时且容易出错,从而导致效率低下并增加成本。
根据行业研究,手动处理发票的平均成本为每张发票 5 至 20 美元,具体取决于组织的规模和流程的复杂性。
处理发票的成本可分为直接成本和间接成本。 直接成本包括人工、印刷和邮寄以及实物发票的存储成本。 间接成本包括延迟付款的机会成本、潜在的滞纳金以及对供应商关系的影响。
此外,手动处理会增加出错的风险,从而导致发票差异、付款纠纷和耗时的对账流程。
值得注意的是,发票处理的平均成本可能会有很大差异,具体取决于组织的现有运营、发票数量以及实施的自动化水平。
通过采用自动化技术,企业可以显着降低这些成本,并实现更加简化和更具成本效益的应付账款功能。
发票处理平均需要多长时间?
手动处理发票所需的平均时间可能会因多种因素而异,包括发票的复杂性、所需审批的数量以及现有流程的效率。
手动发票处理通常涉及耗时的步骤,例如数据输入、手动验证、审批路由和手动归档。
研究表明,手动发票处理可能需要几天到几周的时间。
发票处理延迟可能会导致负面后果,包括延迟付款、错过提前付款折扣、供应商关系紧张以及运营成本增加。
此外,处理发票所需的时间越长,出现错误和差异的可能性就越大,从而进一步延长对账过程。
在下一节中,我们将详细探讨发票处理所涉及的步骤。
发票处理包括哪些内容?
发票处理是一个全面的工作流程,涉及从收到发票到最终付款的多个步骤。
了解发票处理的各个组成部分对于确定需要改进的领域和有效实施自动化至关重要。
以下是发票处理周期中涉及的关键阶段:
- 发票收据:该流程从收到供应商或供应商的发票开始。 该文件可以采用多种格式,包括纸质发票、PDF 或电子数据交换 (EDI) 文件。
- 发票获取:下一步是准确捕获发票数据。 这涉及提取相关信息,例如发票编号、供应商详细信息、发票日期、行项目详细信息和相应金额。 手动数据输入可能非常耗时且容易出错,从而导致延迟和不准确。
- 验证和确认:捕获发票数据后,必须验证其准确性并根据采购订单、合同或其他支持文件进行验证。 此步骤确保发票符合商定的条款和数量。
- 发票审批:发票通常在验证后经过审批流程。 这涉及根据预定义的工作流程和授权级别将发票发送给适当的人员或部门进行审查和批准。 手动审批流程通常涉及实物文书工作或电子邮件,导致延迟和效率低下。
- 异常处理:在某些情况下,发票可能存在差异或需要采取额外措施,例如解决定价争议、澄清交付问题或解决发票与证明文件之间的差异。 异常处理涉及识别和解决这些问题,以确保准确的发票处理。
- 和解:发票获得批准后,需要与相应的财务记录和账户余额进行核对。 这可确保发票与会计系统中记录的金额相符,并识别和解决任何差异。
- 支付处理:发票处理周期的最后一步是向供应商或供应商付款。 这可能涉及生成支付文件、启动电子资金转账 (EFT)、签发支票或使用其他支付方式。
如果手动完成,发票处理周期中的每个步骤都可能非常耗时且占用资源。 在这些领域实施自动化可以显着提高效率、准确性和每张发票的总体成本。
什么影响处理发票的平均成本?
根据 IOFM 的估计,发票量较低(<20,000 张)的情况下,组织处理发票的平均成本在自动化情况下可能为 12.98 美元,在没有自动化情况下处理发票的平均成本为 15.97 美元。
对于中等发票量(20,000 - 100,000),处理发票的平均成本为 4.24 美元(采用自动化)和 6.10 美元(不采用自动化)。 对于大量发票(>100,000),处理发票的平均成本为 3.18 美元(采用自动化)和 3.62 美元(不采用自动化)。
这些差异可能相当于大量现金流,因此必须找到节省成本或时间的机会。 自动化可以在这方面提供帮助。
如何降低处理发票的平均成本?
有几个因素会影响处理发票的平均成本。 了解这些因素对于寻求优化发票处理并降低发票处理成本的组织至关重要。 以下要素是潜在的改进领域:
- 发票数量: 特定期间内处理的发票总数会影响总体成本。 由于规模经济和流程效率的提高,发票数量增加通常会导致每张发票的平均成本降低。
- 自动化和干细胞工程 :发票处理工作流程中实施的自动化水平会显着影响成本。 自动化简化了手动任务,减少了错误,并加快了整体处理时间,从而降低了每张发票的成本。
- 人工成本:发票处理涉及的人力资源成本,包括人员工资、福利和培训,构成了每张发票的总成本。 劳动力成本较高的组织每张发票的平均成本较高。
- 异常处理: 处理发票异常(例如错误、差异或信息缺失)会增加处理成本。 解决异常情况需要额外的资源、时间和精力,这可能会增加每张发票的平均成本。
- 技术基础设施: 技术基础设施(包括发票管理系统、文档扫描、存储解决方案和数据提取工具)的效率和功能会影响每张发票的成本。 实施强大的集成技术可以优化处理工作流程并降低成本。
通过了解和解决这些因素,组织可以找到优化应付账款流程并降低发票处理平均成本的机会。
这可以提高财务绩效,并为战略计划投资提供额外的现金流,从而实现更好的整体业务成果。 以下部分将研究自动化如何帮助发票处理。
自动化如何改善发票处理并降低成本
自动化已成为发票处理领域的游戏规则改变者,为寻求简化应付账款运营和降低成本的组织提供了显着的好处。
以下是自动化可以增强发票处理的一些关键方法:
更快的处理
手动发票处理可能非常耗时并且容易出现延误。 自动化通过消除手动数据输入和自动化重复任务来加快发票处理工作流程。
发票可以通过数字方式捕获、验证并传送以供批准,只需最少的人工干预,从而缩短人工和数量管理处理时间。 这有助于降低处理发票的平均成本。
提高精度
手动数据输入很容易出错,从而导致付款差异和潜在的财务损失。
自动化利用先进的光学字符识别 (OCR) 技术和智能数据提取算法来准确捕获各种格式的发票数据。
这减少了人为错误的可能性,并确保整个处理周期中的数据准确性,从而减少了所花费的时间和资源。 这有助于降低处理发票的成本。
提高效率
通过自动化,发票处理变得更加高效和简化。 智能工作流程自动化工具可以自动化路由和审批流程,确保发票及时到达正确的利益相关者手中。
自动通知和提醒可最大程度地减少瓶颈,缩短处理周期时间并提高整体效率。
降低成本
自动化的显着累积优势是有可能降低发票处理成本。
组织可以通过消除手动数据输入、减少错误和简化工作流程来显着节省成本。
自动化减少了对额外员工的需求,最大限度地减少纸张使用,并提高流程效率,最终降低每张发票的成本。
提高合规性
发票处理自动化可以强制遵守内部政策和监管要求。
自动验证规则可以标记不合规的发票,确保遵守付款条款、合同条款和监管指南。 这有助于降低风险并提供准确且合规的处理。
数据可见性和分析
自动化解决方案提供发票处理活动的实时可见性。 组织可以生成全面的报告和分析,以深入了解发票量、处理时间、瓶颈和性能指标。
这些见解有助于做出明智的决策、流程优化、持续改进和业务效率。
通过利用自动化的力量,组织可以转变其发票处理操作。 自动化提高了速度、准确性、效率和成本效益,显着改善了整体应付账款功能。
Nanonets 如何自动化发票处理
Nanonets 是先进自动化解决方案的领先供应商,致力于革新发票处理。
Nanonets 凭借其尖端技术和智能功能,简化了整个发票处理工作流程,提供了无与伦比的效率和准确性。 以下是 Nanonets 如何自动化发票处理。
Nanonets 利用先进的光学字符识别 (OCR) 技术和机器学习算法从发票中准确提取相关数据。
它可以处理各种发票格式,包括扫描文档、PDF 和数字发票。
系统自动捕获供应商名称、发票号码、日期、行项目和金额等基本详细信息,无需手动输入数据。
自动验证和验证
纳米网可以部署规则来确保数据的准确性和完整性。
它会检查重复的发票、缺失的信息以及是否符合预定义的规则。 任何差异或异常都会被标记以供审查,从而降低错误和欺诈活动的风险。
简化整个工作流程
Nanonets 根据预定义的规则和工作流程自动将发票发送给适当的利益相关者进行审查和批准。
系统发送通知和提醒,确保及时采取行动并减少处理周期时间。
利益相关者可以在系统内协作、沟通和跟踪发票状态,从而提高透明度、速度和问责制。
与现有系统集成
Nanonets可以集成现有系统,例如ERP(企业资源规划)软件、会计系统和其他应用程序,从而实现顺畅的数据交换和同步。
这种集成消除了手动数据传输的需要,减少了错误并提高了流程效率。
Nanonets 还可以通过其直观的界面有效地处理发票中的异常或差异。
该系统会标记差异,例如定价不匹配或信息不完整,以便用户及时解决这些问题。 这种简化的异常处理流程可确保发票处理准确且合规。
纳米网优惠 全面的报告和分析能力, 提供有关发票处理性能的宝贵见解。
用户可以生成定制报告、跟踪关键指标并确定需要改进的领域。 这些见解可帮助组织优化发票处理工作流程、提高生产力并做出数据驱动的决策。
Nanonets 为组织提供强大的智能平台来自动化和优化其发票处理, 降低处理发票的平均成本.
通过利用先进技术,Nanets 显着减少了人工工作量、提高了准确性、提高了效率并降低了每张发票的成本。
因此,组织可以体验简化的运营、减少的处理时间和提高的生产力,最终推动改善财务管理和业务成果。
结论
发票处理软件市场 预计将从 22 年的 2022 亿美元增长到 25.3 年的 2033 亿美元,复合年增长率为 18%。 这清楚地表明自动化在发票处理中的作用日益增强。
发票处理对于任何公司管理其应付账款流程和财务现金流都至关重要。 手动发票处理非常耗时、劳力和成本密集。
为了降低成本并保持竞争力,企业必须实现发票处理自动化。 基于 IOFM 2021 报告 关于应付账款的未来,我们发现51%的发票将纯粹以电子方式处理。
自动化消除了数据输入和发票匹配等繁琐的手动任务,使财务团队能够专注于更多增值活动。
凭借 Nanonets 先进的 OCR 技术、机器学习算法和无缝集成功能,组织拥有强大的工具来增强其应付账款流程。
通过利用 Nanonets 的自动化功能,企业可以将发票处理的效率、准确性和成本节约提升到新的水平。
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