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雇用您的第一位员工是您发展业务的激动人心的一步; 但是,您需要克服新的挑战。 实施必要的程序来维护记录并提高薪资职能的准确性取决于创建有效的薪资会计系统。
了解薪资核算的基础知识、重要性和一般流程,以及如何实现自动化是最大化增长潜力和最小化代价高昂的错误风险的重要领域。
什么是薪资会计?
薪资会计计算、分配和跟踪员工的薪酬。 这涉及管理个人薪酬的组成部分和雇主的责任。 薪资会计不仅仅处理薪水和工资。 它深入到与支付员工薪酬相关的每个部分,包括:
- 计算准确的总工资
- 预扣适当的联邦、州和地方税
- 缴纳雇主税
- 提交所需的工资单报告
- 分析员工福利
- 保留记录
- 利用洞察力促进增长
- 制定战略性招聘决策
联邦、州和地方法规影响工资计算。 这些监管机构控制预扣税额、福利和扣押物的支付方式以及记录保留要求。 薪资会计包含促进合规性的所有必要法律和法规。
会计方法如何影响工资核算?
工资核算遵循权责发生制下的配比原则。 该规定要求费用与相应的收入记录在同一时期。 例如,如果您记录机器的销售,您还必须记录同期与制造机器相关的任何人工。 为了遵循匹配原则,企业将工资支出记录到权责发生制账户,直到这些项目从支票账户中支付。
现金收付制纳税人不遵循普遍接受的会计原则。 因此,只有在现金离开支票账户后才会记录费用。 这消除了对双重工资单条目的需要,而是仅输入一个条目来记录来自商业银行账户的工资单。
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为什么工资核算很重要?
薪资会计是会计系统的重要组成部分。 首先,它可以帮助你 仔细跟踪开支 与工资相关的,包括工资总额、雇主税和提供的福利。 这为您的企业提供了最好的机会 遵守管理机构.
此外,工资核算 确保您正确支付工人工资. 独立承包商和雇员之间存在显着差异。 独立承包商无需缴纳雇员或雇主方面的预扣税。 当您将员工误认为独立承包商时,美国国税局可能会评估欠税并处以罚款和处罚。 薪资核算增加了正确分类的机会。
工资扣除可能会变得复杂,有些是税前的,有些是税后的。 在计算任何税款之前,必须从总工资中减去税前扣除额,而税后扣除额则从税后收入中扣除。 错误计算这些项目可能导致高估或低估福利支付,错误的成本落在雇主身上。
工资核算的另一个隐藏好处是 更明智的业务决策. 通过有效地跟踪工资支出,您可以了解每位员工的成本以及他们为您的企业提供的价值。 也许您发现增加一名员工可以将生产率提高 20% 并产生更多收入。 在寻求扩展业务时,这是至关重要的信息。
哪些类型的费用属于工资核算?
您在工资核算中产生的费用对您的业务来说是独一无二的。 这是因为您可以选择为员工提供哪些福利。 您可能会看到的常见费用类别包括:
- 佣金制度 – 工资、佣金、小费、报销
- 工资税 – 联邦、州和地方税
- FICA税 – 雇员和雇主的社会保障和医疗保险税
- 员工福利 – 健康保险、退休匹配、健康储蓄账户
- 其他福利 – 学费报销、儿童保育、停车、自助餐厅计划
作为雇主,您必须为您的雇员缴纳社会保障税、医疗保险税和失业税。 但是,您有责任代表您的员工缴纳适当的联邦和州税款。 选择您想为员工提供的福利是一个关键的决定,因为它不仅会影响您企业职位空缺的适销性,而且某些选择也可能代价高昂。
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工资核算是如何进行的?
理解薪资核算只是成功的一半,另一端是处理和汇出薪资。 无论您是处理第一份工资单还是尝试清理现有流程,请考虑遵循以下五个步骤。
步骤 #1:创建您的会计科目表
会计科目表是记录您的工资单的地方。 您将需要创建费用帐户和负债帐户。 为每个工资单行项目设置一个帐户。 这将包括工资、佣金、报销、税收和福利。 负债账户代表您需要支付的金额。 该帐户将在资产负债表的流动负债项下找到。 即使您不打算立即提供广泛的好处,一次设置所有内容也会有所帮助。
请记住,每一类员工都应该有其用于报告目的的类别,例如直接劳动力和办公室人员。 这在您分析盈利能力和增长潜力时很有用。 此外,工资税也应细分。 在处理一些工资单后,您可能需要调整您的会计科目表,以根据您的业务需求定制财务输出。
第 2 步:收集薪资信息
设置好会计科目表后,您就可以收集工资单信息了。 你如何支付员工工资? 对于小时工,您将需要一张考勤卡作为收入的基础,但对于薪水员工,每个工资期的金额不会改变。 为您的小时工投资时间跟踪软件可以帮助您准确地支付员工工资。
处理工资单后,您需要收集该支付期的报告。 这包括工资登记册、保险支付、税务报告和其他福利报告。 如果您使用软件程序处理薪资,薪资报告功能应该包含最需要的信息。
第 3 步:记录日记帐分录
获得所有报告后,您必须记录工资日记账分录。 根据您的会计方法,您可能需要完成多个日记帐分录。
以收付实现制会计记录工资单的日记帐分录
借:工资 $5,000
借:工资税 $2,000
借:健康保险 $1,000
信用:现金 $8,000
在会计权责发生制基础上记录工资单的日记帐分录
借:工资 $5,000
借:工资税 $2,000
借:健康保险 $1,000
信用:应计工资 8,000 美元
工资单支付后的日记帐分录
借:应计工资 $8,000
信用:现金 $8,000
记录应计休假的日记帐分录
借:工资 $4,000
信用:应计假期 $4,000
计算应计工资是根据您的财务截止日期。 例如,如果您的书籍在当月的最后一天关闭,您将需要确定该月有多少天工作但在下个月支付。 假设您每两周向员工支付一次工资。 如果一整周的工资发生在月底之前,您将累积工资的 50%。
步骤#4:发布工资单
输入日记帐分录后,您必须将它们过帐到总帐。 一些会计系统会自动过帐分录,但对于其他会计系统,您必须手动提交交易。 您希望在发布之前确保条目的准确性,因为某些软件程序不允许您撤销它们。
根据您提取的不同工资单报告仔细检查每个日记帐分录项目。 您条目中的总工资是否与报告中的内容相关? 从您的银行账户中提取的净现金怎么样? 一个简单的检查是确保你的借方等于你的贷方。
如果您的会计或薪资部门有不止一名员工,那么拥有第二位审阅者可能是个好主意。 这不仅可以阻止欺诈和资产挪用,还可以帮助您及时发现错误和失误。
第 5 步:核对工资单
工资核算的最后阶段是完成工资核对。 此步骤确保您的工资账户与 总账. 此外,薪资核对还可以帮助您按预算进行。 大多数公司都利用每月的工资核对。 将此步骤纳入您的月度对账可以让您在账簿关闭之前进行必要的调整。
厌倦了手动将数据输入 ERP 或会计软件? 让我们向您展示如何在几秒钟内自动化您的薪资流程。
什么是工资核算示例?
让我们尝试一个简单的例子来加强前面讨论的概念。 Alpha LLC 的工资单报告显示,他们支付了 15,000 美元的工资总额、2,500 美元的雇主税、500 美元的报销费用和 1,000 美元的保险费。 假设 Alpha LLC 按权责发生制报告,工资核算分录是什么?
正确答案如下:
借:工资总额 $15,000
借:雇主税 $2,500
借:报销 $500
借:保险费 $1,000
信用:应计工资 $19,000
如何自动化工资核算?
有多种方法可以提高工资核算功能的效率。 自动化日常任务可提供更高的准确性,并减少记录工资单所花费的时间。 自动化工资会计的第一种方法是将工资系统与会计软件连接起来(如果它们是分开的)。 一些会计软件程序具有内置的工资单处理功能,因此无需执行此步骤。
无缝集成允许数据在程序之间自动导入,无需耗时的数据输入。 此外,选择可以将工资单发布到总账的软件可以为您节省大量时间。 无需匹配不同的工资单报告,您可以依靠该软件进行输入。 尽管您仍然需要审查交易,但这可以节省时间并减少错误。 此自动化功能对于没有多名员工从事工资核算功能的企业尤为重要。
薪资核算自动化也可以使用允许实时数据访问的基于云的软件程序来实现。 无需等待和手动导入交易,您可以在提交工资单后立即查看报告,从而使决策过程更加清晰。
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如何实现工资核算自动化?
既然我们知道工资核算自动化的重要性,让我们看看如何立即实施它。 我们列出了四个简单的步骤来转移到自动化的薪资流程。
- 寻找薪资自动化平台。
- 自动化信息提取和同步数据库
- 添加适当的规则以符合您的政策。
- 培训员工如何提交费用和文件
寻找薪资自动化平台。
市面上有很多薪资自动化平台,但请找到最适合您的那个。 在下一节中,我们将详细介绍寻找薪资会计自动化解决方案的最佳方法,但就目前而言,您应该注意以下主要事项:
- 该软件是否与您现有的系统集成? [最重要的]
- 它能否自动执行数据输入等手动任务以节省员工时间?
- 它是否足够灵活以允许修改工作流程?
- 薪资核算自动化解决方案能否与业务一起成长?
自动化信息提取和同步数据库
如果您需要手动输入数据,那么拥有自动化薪资解决方案有什么用? 找到一个解决方案,自动从员工文档中提取数据并实时同步 HRMS 数据库。
从合同、费用报告、报销单、收据、纳税申报单等员工文件中自动提取数据。 这将减少工资单报告和工资单中的错误。
添加适当的规则以符合您的政策。
大多数会计自动化软件都带有工作流自动化功能。 您可以使用它们来设置适当的规则,以确保您的税收计算、PTO 计算、奖金等符合您公司的政策。
培训员工如何提交费用和文件
培训您的员工如何使用该系统,如何提交他们的费用和他们的文件以确保无差错的工资单处理。 您可以要求员工使用 OCR 软件、收据扫描仪应用程序或 OCR 扩展 随时随地从文档中提取数据。
如何选择薪资核算系统?
不同的软件迎合不同的用例。 您必须清楚地了解您的要求,才能为您的企业选择最好的工资核算软件。 不过,在选择工资核算自动化软件时,必须考虑以下一些功能:
- OCR——从员工文件中提取信息
- 工作流程——要实现自动化,您需要基于规则的工作流程
- 集成——开箱即用的集成节省了大量时间
- 数据管理——您的解决方案应该能够妥善管理您的员工信息
- 其他附加组件——报税、考勤跟踪、PTO 跟踪和员工仪表板
除此之外,还要注意其他事情,例如
- 他们提供 24/7 支持吗?
- 他们的客户服务如何?
- 它符合您的预算限制吗?
- 软件能否随着您的需求而增长?
- 使用起来有多容易?
- 它可以与您当前的 HR 软件一起使用吗?
回答了上述问题后,您应该知道哪种软件适合您。
用于工资核算的 Nanonet
Nanonets 是一个基于人工智能的智能文档处理平台,内置 OCR 软件。 Nanonets 可以通过端到端文档工作流、强大的 OCR 引擎和无缝集成来自动化工资单处理的所有方面。
这就是您应该考虑使用 Nanonets 的原因:
- 自动数据输入 – Nanonets 可以从您的文档中提取数据并自动将数据上传到所需的软件中
- 取消人工检查—— 您可以使用基于规则的工作流来自动执行手动检查,例如日期格式、货币、税收计算等。
- 随时随地获得批准—— 取消手动审批流程。 在 Nanonets 批准工作流程中添加您的利益相关者及其审查阶段,并自动化您的批准流程。
- 让员工更容易提交报销 - 请您的员工通过电子邮件发送收据。 Nanonets 将自动提取信息并填充您的费用报告、报销表格和会计分录。
- 做好审计准备—— 使用 Nanonets 记录您的所有操作。
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总结
薪资核算旨在帮助企业跟踪其最重要的资源:员工。 通过实施正确的控制并了解基础知识,您可以看到薪资核算对增长、保留和未来招聘决策的好处。
Nanonets 会计自动化软件可以自动执行报销、数据输入、总账编码、付款对账等手动流程。 找出 Nanonets的用例如何适用于您的产品。
薪资会计常见问题解答
什么是工资日记帐分录?
工资日记账分录记录您会计系统中的工资单。 每个单独的费用账户都有一个行项目,其中抵消贷记到工资银行账户或应付工资账户。
工资单是资产还是负债?
应付工资在资产负债表上被视为短期负债。 工资负债账户将包括与工资相关的所有费用,包括雇主税和扣押令。
工资单是簿记还是会计?
工资单被认为是簿记。 簿记、会计和工资单在工作职责中交织在一起。 会计是零星完成的,而簿记则更频繁地发生,导致工资单与簿记相关联。
什么是工资单的复式记账?
记录工资单需要两个条目。 第一个条目将项目记录到费用帐户中,并在工资应计帐户中进行抵消。 当实际支付工资时,将有另一个条目将应计账户归零并减少现金。
工资单是借记还是贷记?
工资负债账户被视为资产负债表上的贷方。 工资、雇主税和福利被视为损益表上的借方。 当支付工资并且支票账户余额减少时,将记录贷方。
工资会计是什么类型的会计?
工资单属于一般会计。 这通常涉及财务和管理会计原则。 工资单的记录是财务会计,而管理员工和做出雇用决定被认为是管理会计。
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