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文档归档是将现在不再使用的文档存储在安全存储中的过程。
一家中型企业处理 10,000文件 每年。 手动跟踪它们是一个很大的考验。
幸运的是,文档归档有助于清理混乱。 通过正确分类、数字化和 索引文件, 文档归档可帮助企业即使在多年后仍能找到文档,因为您永远不知道何时需要它们。 思考、审核、参考资料或其他任何内容。
让我们来看看文档归档以及如何优化文档归档过程,这样您就永远不会丢失文档。
什么是文档归档?
文档归档是将现在不再使用的文档存储在安全存储中的过程。
这些是固定文档——不能或不应更改或编辑的文档——不经常访问或使用。 出于法律或合规性原因,或者在审计需要时,存档非活动文件是必不可少的。 因此,存档文件需要能够轻松检索,即使它们不在常规使用范围内。
在企业的日常系统中使用的动态文档不适合归档——它们需要保持活跃使用。 (所有那些你不需要存档的文件?用完就把它们扔掉)
您可以存档数字文档和物理文档。
许多机构更喜欢将纸质文件数字化为电子档案。 因为存放 电子文件 从长远来看更容易并节省成本。
因此,一些机构拥有包含数字和物理文档的混合档案。
了解如何使用 Nanonets 文档归档平台节省 80% 的成本。
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存档文档的不同方法
当涉及归档文档时,存在三种主要的存储解决方案:物理归档、电子归档和按需扫描存储。 让我们看一下他们每个人的摘要。
物理存档
物理归档本质上是纸质存储。
当您通过将文档归档或使用诸如存储库之类的场外安全存储功能为您存储文档来归档文档时。 对于需要保留非关键任务文档的纸质记录的大型行业来说,这是一种普遍的做法。
电子存档
您还可以将文档数字化并将它们存储在数字云或本地存储中。 数字存储的好处是它可以节省大量空间。 您不需要任何物理空间来存储您的文档——所有内容都保存在云中。
文档数字化软件,如 Nanonets,从文档中提取信息并将其存储在您的数据库中。
尽管如此,这并不适合所有人。 出于安全原因,许多行业所有者喜欢保存物理副本并且不会将他们的文档存档移动到云存储。
按需扫描存储
按需扫描是两全其美的。 这是一种解决方案,公司将在场外为您储存纸质文件,但会检查它们并应邀请向您邮寄一份数字副本。
这为想要在异地存储大量文档但可能偶尔需要访问的行业创造了一个不错的选择。 尽管如此,按需扫描比普通的纸质存储成本更高,因为您要花钱购买额外的服务。
物理与电子归档
保留物理文档存档需要金钱和时间,并且会占用宝贵的物理空间,无论是在您的工作中还是在第 3 方存储协助中。 (相当于 每篇论文 20 美元 文档。)
虽然以电子方式归档文档既经济又省时,而且几乎不占用物理空间。
您可以从恢复物理文档以存储在电子文档存档中获得多项好处。 这些包括:
- 档案以电子方式存储,因此不占用物理空间(不再需要文件柜和银行箱!)
- 有助于快速搜索特定文档的关键字
- 减少存储和执行成本
- 毫不费力地防止未经授权的进入
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如何建立电子文档归档?
文档归档不是一次性的活动; 一旦设置了适当的业务流程,就可以将其自动化。 让我们看看文档归档是如何工作的。
第 1 步:初步评估
了解您当前的文档流程。 您如何处理必要文件和非必要文件? 你有固定的流程吗? 是一次性处理所有文件,还是临时处理?
看看
- 文档是如何生成、记录、分类和命名的?
- 文件数字化的程序是什么?
- 删除或丢弃文档有哪些要求?
- 谁处理文档异常?
- 审计需要哪些文件?
您还应该了解您将处理的文件数量以获得一个想法。
根据此初步评估,您可以起草流程的流程。
第 2 步:确定目标和角色
了解流程后,尝试找出文档归档的原因。
- 您想降低处理文件的运营成本吗?
- 您这样做是为了遵守数据安全准则吗?
- 您是否正在尝试优化您的 记录管理?
- 执行团队这样做是为了提高对资源的可见性吗?
根据目标,您可以确定它们的优先级并更改文档归档流程。 了解利益相关者在流程中的角色。
- 谁将监督文件归档过程?
- 您将使用哪些授权级别来限制对归档数据的访问?
- 您将如何确保员工合规?
第 3 步:实施保留计划
现在,是时候设置保留计划了。 理解 文件 需要保留的和不需要的。
您必须保留原始的年度财务报告,因为以后可能需要它们。 研究您必须遵守的联邦、地方、州和行业特定规则。
例如,将所有 IRS 和税务相关文件至少保存七年。
接下来,销毁所有不需要存档或永远不会永久存储的文件,例如供应商目录、垃圾邮件和副本。 您可以通过扫描将它们数字化,然后 提取信息 使用 OCR 软件。
第 4 步:数字化纸质文件
数字化纸质文件 以降低成本、节省空间并改进文档组织。
为了增强可搜索性,您可以使用 OCR 软件和 文件扫描仪,如 Nanonets,用于排序、组织、标记和 索引文件.
第 5 步:选择存储
对于数字存储,您需要从磁带、磁盘和云存储中进行选择。 每个都有与长期安全性、完整性和易于进入相关的优点和缺点 文件管理软件.
第 6 步:自动化 文档工作流程
一旦所有流程和所有变量都被绘制出来,就该推出流程了。
您可以使用 文件管理软件 喜欢 纳米网 使用无代码工作流程自动化整个过程。 它还具有云或本地存储选项,可自动存储您的文档。 看看它怎么运作。
第 7 步:监控和优化
没有一个过程一开始是完美的。 实施文档工作流程后,从利益相关者那里获取有关改进流程的反馈。
什么时候使用文档归档?
在以下情况下,您的公司需要专注于文档归档:
- 贵公司定期处理大量文书工作
- 您将来可能需要访问旧文档
- 审核对于与您类似的公司很常见
- 您需要将文档存储为合规性和监管要求的一部分
如果这些因素与您的公司相关,您可能需要归档您的文档。
使用 Nanonets 将文档归档时间从几天缩短到几分钟。 降低成本和时间。 有兴趣知道它是如何工作的吗?
如何自动化文档归档?
您可以通过简单的步骤使用 Nanonets 自动归档文档。
为此,请在 Nanonets 上创建一个免费帐户或登录您的帐户。
步骤1: 您需要设置文档集合。 可以使用数据上传选项将文档自动上传到平台。
步骤2: 现在,我们需要对文档进行分类。 Nanonets 平台使用文档分类器模型自动识别文档类型。
步骤3: 在下一步中,您可以从文档中提取数据,并使用这些数据执行数据匹配、文档批准、数据整理、数据增强、数据库匹配、重命名 PDF 文件等活动,并实现工作流自动化。
步骤4: 现在,在处理文档之后,是时候保存它们了。 您可以将文档导出到您选择的云存储或将其保存在 Nanonets 数据库中。
使用 Nanonets 进行文档归档
Nanonets是一个 智能文档管理软件 内置 OCR 软件,可帮助您将所有纸质文档转换为数字可搜索格式。 Nanonets 易于使用无代码拖放式工作流构建器,可以自动执行任何手动文档处理。
需要帮助吗? 我们的团队随时为您提供帮助!
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以下是我们的客户对我们的评价。
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为什么要使用它?
使用电子文档归档有很多好处:
- 节省空间: 数字文档归档可以通过释放空间和降低运营成本来节省空间和成本。
- 高效的文档管理:通过电子文档归档,您可以在一个集中位置组织、分类和存储所有文档。 这使得管理文档变得容易。
- 增强文档安全性: 您可以通过将文档存储在安全的云存储中来限制欺诈性访问并提高文档安全性。
- 易于搜索的文件: DMS 软件将文档变成可搜索的数据库,这意味着您可以使用文档中的关键字搜索文档。
- 让你合规: 某些行业需要实施文档归档才能合规。
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文档归档用例
文档归档对几乎所有类型的企业都有帮助。 让我们看看文档归档在不同行业中的一些实际应用。
- 银行和金融服务 公司需要确保他们所有的文件都准备好接受审计。 在这里,文档归档可以帮助他们在需要时维护所有客户日志、货币兑换收据和其他法律文件。 阅读如何将其自动化 财务自动化。
- 便利店 公司必须保存所有客户、供应商和供应商信息,以防将来出现任何差异。 阅读更多关于 零售自动化。
- 律师事务所和法律部门 需要全部存储 案件相关合同、文档和传真为 PDF。 他们需要使用智能搜索和标签快速查找文档和报价。 这就是文档归档派上用场的地方。
- 公共服务 日复一日地处理大量信息。 现在并非所有内容都相关,但他们必须存储所有需要的信息,以便稍后通过单击按钮随时可用。
- 企业 可以通过高效的文件归档来优化他们的文件管理。 通过将他们的纸质文件转换成 可搜索的图书馆,员工可以减少搜索文档所花费的时间,数字化也可以提高数据可见性。
使用 Nanonets 自动归档文件。 从发票、身份证或自动驾驶仪上的任何文件中提取数据!
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文档归档与文件备份
文档归档就是做文件备份,对吧? 好吧,这有点不同。
文档归档过程用于被动文档,而备份用于日常系统中的活动文件。
文档存档的目的是保留原始文档,以备将来出于多种原因需要时使用。 相反,文件备份的目的是保留活动文件的副本,以防实际文件损坏或丢失,从而确保操作连续性。
让我们看看文档归档和文件备份之间的更多区别。
文件存档 |
文件备份 |
|
目标 |
长期保存暂时不用的文件 |
保存最近数据的副本以防数据丢失或损坏 |
旧 |
根据需要 - 例如。 审计 |
当前数据损坏或无法加载时 |
时间 |
保存为副本。 数据不被覆盖 |
数据被覆盖 |
存储的数据类型 |
原始数据——例如。 财务报告 |
将当前数据复制为副本 |
迅速的 |
恢复速度不是问题 |
应该是实时的 |
按揭年数 |
长期储存 |
中短期储存 |
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使用 Nanonets 优化涉及文档的所有业务流程。 永远不要忘记文档,准备好所有审计日志并以极低的成本减少文档欺诈。
我们已经帮助 Toyota、P&G 和 EY 等许多组织使用无代码工作流程将其手动流程数字化,从而节省了成本和时间。
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8 年 2023 月 2022 日:此博客最初发布于 8 年 2023 月,并于 XNUMX 年 XNUMX 月 XNUMX 日更新了内容。
阅读有关文档管理的更多信息:
常见问题
为什么要数字化文件?
生产的 文件管理:索引、数字化的文档可以导出到系统并自动储存在数字图书馆中,在那里可以记录、跟踪和管理它们的使用。
文本的简单重复使用:当打印的主题恢复为可编辑的文本时,可以在 Microsoft Excel 或 Word 中进行修改和重复使用,从而节省通常用于重新创建和重新键入文档的时间。
可搜索性:文件,包括元数据或文本中的关键字,可以被电子搜索网络检测到并在几秒钟内显示出来。
简单访问:可以随时从主存储库中检索数字文档并通过电子邮件快速分发,无需制作打印副本。
什么是文档归档软件?
文档归档软件将文档转换为可以归档、轻松访问和高效管理的数字记录,帮助您的机构节省存储费用、提高员工工作效率并加快业务流程。
适合长期存档,转换后的列表很小,视觉质量更高。 它们可以在各种设备上阅读,从孤立的位置轻松访问,并集中存档在电子档案、数字图书馆或 文件管理网络. 任何公司都可以通过提供对具有定义的访问权限的数字存储副本的轻松访问来加快内部程序并提高效率。
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