您是否关心您的企业本月或全年花费了多少钱?
让我首先定义费用报告。
费用报告用于记录和报告公司在当月、季度或年度内发生的所有费用。但是,该报告还包括该期间的所有采购和支付的税款。费用报告有助于让您安心,通过跟踪所有费用,您可以从费用方面感到轻松。
在这篇简短的指南中,我们将告知您可以制作的所有费用报告,以记录您的所有业务支出并解决您的费用管理。此外,我们还将描述创建费用报告的步骤、费用报告的类型、费用报告的类别,最后了解如何使用自动化和人工智能自动生成费用报告。
什么是费用报告?
费用报告包含代表公司产生的费用的分类和详细列表。
费用报告和附加分析可帮助主管或财务团队确定费用的哪一部分授权偿还、资金用途以及公司购买哪些物品。
纸质或电子形式的费用报告列出了员工自付费用和索赔的所有业务成本。这些成本通常分为里程、食品和办公用品。此外,他们还逐项披露了不同的供应商及其单独的费用。费用报告可以在整个许可过程中进行更彻底的审计,而不仅仅是显示所发生的总支出。
您的费用报告中应包含哪些内容?
作为一份业务报告,费用报告由各种信息和查询组成。详情及信息如下:
有关员工的信息
费用报告中首先要写的是维护该报告的员工的基本信息,如姓名、联系电话、部门等。
有关客户的信息
接下来要写的是购买产品/服务的客户以及公司向其购买产品的客户的详细信息。
日期
然后写下每项费用的日期。此外,收据和费用报告的日期应该相同。
类型和其他详细信息
费用报告需要的另一件事是费用类型和有关费用的其他详细信息。
总额和小计金额
费用报告中包含的接下来是每项费用的总计和总费用(包括公司缴纳的税金)。
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使用费用报告的好处
费用报告是每个组织的基本组成部分,因为您可以轻松记录当月、季度或年度发生的交易和费用。此外,生成费用报告可以使您在以下方面受益。
费用控制和跟踪
制作费用报告对于企业至关重要,因为它有助于控制成本和跟踪费用。借助费用报告,您可以轻松跟踪您在公司的支出。
保持您的预算准确
您的预算越准确,您经营业务就越容易。费用报告是准备企业预算的最基本策略。费用报告可帮助您为组织准备准确的预算,帮助您保持放松并迅速开展业务。
您可以了解哪些部门可能会从更大的预算分配中受益。为了保持公司的财务步入正轨,您还可以使用费用报告来查看各部门是否遵循分配的预算。
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标准化员工报销流程
员工清楚费用是否符合报销资格,因为支出报告已成为员工的标准化做法 管理费用。然而,费用报告有助于及时提交准确报销的支出报告。
此外,由于员工将支出的各个方面与发票一起记录下来,财务经理可以更轻松地确定支出是否准确。因此,我们可以说费用报告总是有助于维持报销。
税务维持
经营企业的核心部分是维持税收减免和纳税申报。然而,单独制作税务报告可能会很忙。
公司生成费用报告是因为它有助于适当保留报告和税费范围。同样,通过在整个期间提供可靠的税务费用证明,经理将其写入费用报告中,这对企业是有利的。
费用报告的类型
有不同类型的支出报告,例如 T&E、每月费用等。一般来说,所有成本报告都是为了帮助企业更好地跟踪和分析支出。差旅费支出报告(其中一些对于税收目的至关重要)可以帮助找出组织可能支付过高费用的领域。
工人们经常每周制作支出报表 T&E 其中包括有关他们自己的钱花在客户晚餐或前往客户场所等方面的信息。企业可以使用适当的支出管理系统创建报告,该系统评估员工支出的综合数据,以跟踪成本并支持创建差旅管理策略。
企业使用不同形式的支出报告来监控其他领域的支出,特别是工资和租金等管理费用。让我们看看以下类型的成本;
每月费用报告
公司可以使用每月支出报告来监控和评估所有运营成本。月度报告帮助企业跟踪支出模式,评估总支出是否符合预测,并确定削减成本的机会。
长期费用报告
长期支出报告(通常包括一个季度或一年)提供了有关公司支出金额的另一种视角。企业可以使用年度成本报告来确定税收减免,并将其包含在年度纳税申报表中。
经常性费用报告
企业每月必须支付的常规支出,例如租金、工资和水电费,通常会在经常性支出报告中进行检查。在他们的帮助下,任何可能暗中损害利润的支出显着增加都可以更容易地被发现。
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费用报告是什么样的?
费用报告就像包含企业所有支出的表格。支出报告的复杂程度各不相同,从包含几个关键字段的简单电子表格到包含多个部分的多个文档。它包括日期、供应商名称、客户名称、帐户详细信息、总金额、扣除金额等。
以下是费用报告样本:
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如何填写费用报告?
填写费用报告大约有两种方法
- 手动费用报告
- 电子费用报告
如何手动填写费用报表?
许多组织采用了过时的手动流程来制作费用报告,使用定制的 费用报告模板 用于准备 PDF 或表格形式的报告。
以下是您手动填写费用报告的方法:
- 使用 Excel 中的费用报告模板。
- 每个员工都需要将收据、账单和发票中的所有费用填写到 Excel 模板中。
- 员工必须填写其就业详细信息、小计、总计和其他评论,以供经理审核。
- 然后,员工将费用报告和所有付款证明附在电子邮件中供经理审核。
- 经理收到报告并检查其准确性以及是否存在违反政策或虚假声明的情况。
- 经财务部门许可后,将报告发送至财务部门进行报销。
如何自动填写费用报表?
您可以使用 Nanonets 等费用管理软件为员工自动完成所有工作,而不是手动填写费用报告。以下只是 Nanonets 的自动化费用报告和费用报销流程的一个示例:
- 您的员工将所有发票、收据和账单转发到特定的电子邮件地址。
- Nanonets 解析电子邮件收件箱并从邮件内容和附件中提取数据。它会自动对所有文档进行排序并提取日期、总金额、员工姓名、费用详细信息等信息。
- 根据费用详细信息,Nanets 可以根据现有政策自动对费用进行分类并填充 费用报告模板 在 Google Sheets、Excel 或您选择的其他软件中。
- 汇总后的数据送至相关经理审批。一旦费用完全获得批准,数据就会导出到选择的系统,如 Xero、NetSuite、Google Sheets 或其他数据库。 查看集成。
- 如果出现任何标记,一组利益相关者会收到通知以批准费用,或审查费用并提供所需的修改。
- 之后,您还可以直接通过以下方式付款 纳米网 运用 纳米网流. 与多个 ACH付款 和电汇选项,将金额发送给员工或在他们的员工中进行调整 工资单.
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用于费用自动化的纳米网
自动化和人工智能改变了这种悲观的局面,并使费用报告自动化变得轻而易举。让我们看一下像 Nanonets 这样的现代费用管理软件如何利用这些技术进步来实现无缝、高效和无差错的费用自动化。
1. 费用发生: 同样的旧费用,但这就是奇迹发生的地方。得益于移动技术的奇迹以及从应用程序和数据库导入收据的无缝集成,收据的捕获速度比高速子弹还要快。
2.自动魔术录音: 光学字符识别 (OCR) 技术介入,将结构化数据从收据提取为数字数据,速度比您所说的“费用”还要快。
3.实时报告: 只需点击一个按钮即可生成报告 - 就像拥有自己的私人助理,但无需提供咖啡服务。
4. 轻松审批: 系统驱动的合规性检查首先启动,仅标记异常值。经理们可以专注于真正的问题,而不是对每一份报告都打地鼠。然后,您可以添加人员参与,以确保发票在正确的时间发送给正确的人员进行审批。此外,您可以强制执行审批策略和自定义验证检查。
5. 合规巡航控制: 持续、自动化的审核让生活变得更轻松。异常现象如大拇指酸痛一样突出,政策执行却比鼓更紧。
6. 光速报销: 报销速度极快,员工士气高涨。
7. 同步交响曲: 与您的会计软件和其他应用程序的无缝集成将数据输入和对账变成和谐的交响乐,而不是混乱的刺耳声音。
8. 以思维速度进行分析: 实时洞察触手可及,为您提供支出模式和储蓄机会的水晶球。
总之,虽然从实施手动到自动化费用管理的飞跃似乎是一个巨大的飞跃,但实际上,这是一系列小而实用的步骤,旨在提高效率、清晰度并最终提高盈利能力。
以下是一些成功实施费用管理和自动化的企业案例研究——
- SaltPay 使用 Nanonet 与 SAP 集成来管理供应商发票.
- In2 项目管理利用 Nanonets AI 帮助供水公司节省 700,000 澳元.
- Happy Jewellers(一家中小型企业)如何从 NanoNets 中受益。
- Nanonets AI 帮助 ACM Services 自动提取 费用电子文档,为应付账款团队节省 90% 的时间。
- Tapi 使用 Nanonets 自动生成物业维护发票.
- Puma 通过 Zoho Expense 实现费用管理流程自动化。
- 瑞航利用 Rydoo 将费用处理效率提高了 80%.
- Suncommon 通过利用 Expensify 卡来管理公司支出并节省公司时间。
结论
费用报告提供给定时间段内员工费用的鸟瞰图。它们是控制员工开支的有效工具。企业应采用费用报告作为其报销流程的一部分,并努力实现这些报销流程的自动化,以使其没有错误。
常见问题
费用报告有什么用?
费用报表用于列出公司产生的所有费用、公司采购的所有项目以及税收记录。
有哪些不同的业务费用类别?
费用报告分为以下几类;
费用和佣金、广告、车辆费用、利息费用、抵押贷款费用、保险费用、专业和法律服务、办公费用、利润分享计划和养老金、租金、维修和保养等等。
什么是每月费用报告?
每月费用/成本报告列出了经理在该月内编写的公司的每项采购和费用,这对于业务运营至关重要。
什么被视为费用?
费用是指企业为产生收入而花费的金额和所经历的费用。例如购买新设备、公司车辆费用、坏账、员工工资等。
为什么需要费用报告?
我们需要生成费用报告,因为每一份费用报告一般都是为了协助业务跟踪、分析和监控公司的支出和采购情况。
谁有资格提交支出报告?
根据公司政策和记录的使用方式,不同的人可以根据组织的需要提交支出报告。
大多数情况下,只有主管可以提交费用报告,但偶尔,任何因授权业务费用而产生费用并要求报销的人都可以这样做。
任何人偶尔都可以提交报告,但需要得到经理的批准。
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