如果您经营日托中心,您可能最终会使用大量婴儿湿巾。婴儿湿巾对于照顾婴儿和幼儿至关重要,需要定期补充,以确保您的日托中心始终有足够的可用。如果婴儿湿巾用完,婴儿将得到不合格的护理,工作人员会觉得他们缺乏尽最大能力完成工作所需的支持。
只要有一点行政远见,就很容易避免出现上述情况,尤其是在涉及一揽子采购订单时。一揽子采购订单是按设定时间表获取经常性业务供应的最简单方法。无论您经营哪种类型的业务,优化供应商付款动态和合作伙伴关系通常都会对您组织的成功产生影响。
餐馆可能依靠一揽子采购订单来保持餐巾纸和糖包的库存,而以办公室为中心的公司经常使用一揽子采购订单来填充供应柜。每当定期需要商品或服务时,请考虑与您的供应商合作创建一揽子采购订单。我们将向您展示如何使用它们,说明一揽子采购订单的最佳用例,甚至强调接近采购订单的一些优点和缺点 采购流程 这条路。
什么是一揽子采购订单?
如果定期向买方提供商品或服务,则可以使用一揽子采购订单来涵盖一个采购订单下的所有单独交易。虽然它的作用类似于 请购单 首先,一旦供应商同意一揽子采购订单,它就成为买方和卖方之间的长期合同。一揽子采购订单确定了一定时间内的购买价格和交货详细信息。
对于购买湿巾的日托服务提供商,与湿巾供应商的一揽子采购订单可能会详细说明每周将以 250 美元的价格交付一盒新湿巾。一揽子采购订单详细说明了所购买的物品、每个时间间隔的供应数量、相关定价、交货时间表等。现在“什么是一揽子采购订单?”有了明确的答案,我们可以看看这些类型的 PO 中包含的所有内容:
- 协议长度
- 产品数量和定价
- 供应商联系信息
- 客户账单信息
- 交货详细信息(时间表、地点等)
- 取消政策规定
无论您是一揽子采购订单的买方还是卖方,最好将其有效期限制为一年或更短。如果业务关系在明年继续存在,则可以创建新的一揽子采购订单。这个简单的考虑有助于使双方免受与价格波动或不断变化的业务需求相关的风险。
最后,请记住,一揽子 PO 是 类型 采购订单。 A 采购订单 指买方和卖方之间的购买协议。 PO 可以用于一次性购买,而且经常如此,但一揽子 PO 的突出之处在于它能够在给定时间内多次使用。
何时使用一揽子采购订单?
一揽子采购订单是简化供应商关系的一个很好的工具,但它们并不适用于所有情况。一般来说,当客户或采购实体希望从供应商或供应商处购买商品或服务时,会使用采购订单。如果需要定期(例如每周或每月)统一数量的相关商品或服务,则可以而且应该使用一揽子采购订单。
只要单位成本预计在一揽子采购订单的有效期内不会波动太大,这种方法就可以很好地服务于供应商和买家。一揽子采购订单使供应商有机会预测即将到来的订单的一部分,确保库存水平足以满足经常性订单,并定期考虑收到的客户付款。
在买方方面,一揽子采购订单更容易跟踪,因为它们具有与采购订单上列出的所有商品或服务订单相关联的单一采购订单编号。这种流程简化似乎不会对企业生产力产生巨大影响,但在当今快节奏的业务环境中,每一秒都很重要。
假设一名办公室员工需要一套新笔和一本新笔记本。在这种情况下,由于他们只是下了一次性订单, 请购单 比一揽子 PO 更合适。然而,在另一种情况下,同一位办公室员工可能负责在休息室存放办公室零食。由于人们喜欢始终提供相同的零食,因此该员工应与零食供应商协调这些特定商品的一揽子采购订单。
一揽子采购订单的优点
在采购过程中,一揽子采购订单发挥着独特的作用;它创建了一份持久的业务协议,保证买方在一定时期内获得稳定的供应,并保证卖方从订单中获得一定的收入。尽管一揽子采购订单并不适用于所有 B2B 采购场景,但使用它们时,它们会带来许多好处:
生产力
每个采购订单在订单生效之前都需要时间来创建、填写和来回发送。购买双方花费的时间很快就会增加。不需要两个不同组织中的销售团队和采购团队花时间为每个订单创建新的采购订单,一揽子采购订单只需创建一次,然后只要它们有效就一直有效。
节约成本
优化供应商管理可以节省时间,在商业中,时间就是金钱。花费的时间更少 入职供应商,将采购订单匹配到 发票,并跟进未完成的订单可以为您的员工创造机会将时间投入到其他领域。此外,一揽子采购订单通常用于批量订单,这可以带来折扣或更好的采购条件。
固定定价结构
由于一揽子采购订单对所购买的商品或服务的数量使用固定价格,因此会计团队可以更轻松地跟踪每笔交易的财务影响。应收账款专家知道每月要寻求相同金额的付款,而帮助进行购买的 AP 团队可以更好地预测特定时间内的现金流出 会计周期.
优化采购
通过一揽子采购订单,库存管理得到简化,采购流程变得更加统一且更容易预测。加强采购流程,即使是很小的方面,也可以对您的业务产生很大的影响。
简化的付款流程
如果只有一份采购订单需要验证,应付账款团队在审核、批准和确认时可以更快 支付发票 与一揽子采购订单关联。
空白采购订单的缺点
在商业中,唯一不变的就是变化,有时,对于像一揽子采购订单这样的停滞文档,变化可能很难适应。如果您要使用一揽子采购订单,您需要了解可能出现的最前沿的挑战。
市场变化
固定定价在某些情况下对您有用,但在处理一揽子采购订单时有点冒险。假设日托中心每周以 250 美元的价格购买湿巾,但在 4 年一揽子采购订单 1 个月后,市场发生了重大转变,导致湿巾的成本高达 350 美元。每剩下一笔交易,供应商就会损失 100 美元。另一方面,如果价格下跌,那么买家在今年剩余时间里将被迫以高价购买产品。
需求准确度
有时,您的业务需求也会发生变化。如果您有有效的一揽子采购订单,可能很难满足您的业务需求。如果您的日托中心实际上需要较少的婴儿湿巾,那么您就购买了过多的产品并浪费了钱。
审计追踪
在 来源到付费 在采购到付款流程中,采购团队会努力工作,确保收到的货物符合一揽子采购订单预先批准的参数。如果采购订单上记录有任何错误,或者系统中的数字混淆,则一揽子采购订单可能会导致审核挑战。
技术如何发挥作用
我们都知道,如果没有销售团队、采购专业人员、应付账款专家和 AR 部门的投入和辛勤工作,采购管理是不可能实现的。这些类型的员工始终在供应商/买方关系中发挥着至关重要的作用,但在当今的环境下,技术可以做很多事情让他们的生活更轻松。
AP 自动化软件,例如 纳米网,与 发票处理软件 和固体 制造企业资源计划 可以简化和自动化库存跟踪, 审批流程、订单监控、三向撮合。这些工具甚至可以实现电子支付,例如 ACH 或 EDI付款.
一揽子采购订单不会消失,但通过正确的软件解决方案,与其相关的优点会被放大,缺点也会被削弱。随着我们不断利用技术完善采购流程,必须纳入一揽子采购订单。
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