采购申请与采购订单：差异

管理企业内的现金流对于财务成功至关重要——这是理所当然的。 尽管权责发生制会计可以让您调整和修改统计数据以反映非现金支出，但所有企业的生死存亡都取决于收付实现制：您的产品或服务带来的现金是否比您发出的现金多？

 虽然销售优质服务或产品依赖于您无法控制的力量，例如市场和经济因素，但您 能够 将您的现金流出管理到适当的程度。 但是，正如商界传奇人物彼得·德鲁克所说， “你无法管理你不衡量的东西。”

正确管理现金流出首先需要了解 谁 正在支出 什么 在您的组织内。 为采购申请和采购订单建立明确的指导方针是衡量您打算管理的内容的重要的第一步。  

采购订单与采购申请：有什么区别？

采购申请 (PR) 和采购订单 (PO) 都是您的关键环节 采购策略。 区别在于它们在公司采购工作流程中的顺序。 PO 与 PR 之间的区别很简单：

• 采购申请供内部使用，并通过详细说明费用的文档将产品或服务最终用户（员工）与审批机构联系起来。 
• 采购订单源自请购单并发送至供应商或供应商以满足需求。 

两者都服务于关键功能，包括文档管理、预算控制和企业财务功能的审计验证。 

什么是采购申请？

采购申请可以根据您的需要复杂或简单，与只有少数员工的小型商店相比，较大的组织通常需要在 PR 工作流程中进行更多的检查和流程。 不过，在这两种情况下，PR 的核心本质是相同的：其目的是作为员工购买或采购通过您的工作流程传递的商品或服务的正式请求。

为什么需要采购申请？

请记住，您无法管理不衡量的东西，衡量您的支出始于对资金如何流出的深入了解。 除非您亲自在组织内以零员工投入（不太可能）发起每次购买，否则您需要密切跟踪 谁 正在订购 什么，为 什么目的，和 多少钱。 采购申请满足所有这些标准，并由指定人员进行最终检查，以防止企业内的财务欺诈、浪费和滥用。

您还需要为您的财务管理系统维护准确的费用记录，以防美国国税局 (IRS) 要求审计。 无论哪种情况，运行良好的采购申请流程都会自动构建并维护一个全面的公司费用会计系统。 

采购申请如何运作？

正如我所说，具体的工作流程因公司而异。 对于此工作流程，我们将了解拥有 100 名员工的中型企业如何发送采购申请。 根据您的规模和范围，您的采购申请工作流程可能会更加简化，或者更长且更复杂。

以下是典型采购申请排序的基本概述：

1. 员工确定需求（无论是常规需求还是特殊情况）并提交采购申请表。 表格通常包括：
   1. 员工或部门名称
   2. 位置（如果办公室地理位置不同或者您主要远程工作）
   3. 要求的物品数量和类型
   4. 供应商的公司名称和地址
   5. 准确或估计价格
   6. 到期日/需要物品或服务的时间
2. 第一位经理或批准推荐机构验证产品或物料是否已属于您的库存/不在手头，并将申请发送给财务管理团队。
3. 财务部门确保供应商符合您公司的标准和实践，确保存在证明费用合理的有效需求，并且请购单符合您的预算。

一旦受到金融的祝福，你就会产生一个 采购订单 以满足要求。

什么是采购订单？

采购订单是向供应商发送的针对请购单中列出的商品或服务的正式请求。 采购订单通常比采购范围复杂得多，并且包含法律语言以通过合同约束各方参与交易。 它还根据您的内部管理系统进行组织。 如果供应商足够大或者您有持续的关系，则可能会根据他们的 CRM 工具进行格式化。

为什么需要采购订单？

采购订单的存在是为了正式且合法地向供应商请求商品或服务。 该法律协议对交易各方都有约束力，并确保对预期内容、金额和需要时间达成共识。 这有助于避免账单意外，并使参与采购的每个人都负起责任并彼此诚实，同时避免口头交易或握手协议期间经常发生的沟通不畅或人为错误。

 而且，与采购申请一样，采购订单的存在可作为内部管理人员或外部机构检查时的可审计书面记录。

采购订单如何运作？

 请购单获得批准后，您的财务部门将完成采购订单并继续采购工作流程。

1.  财务团队将采购订单发送给供应商并接收 发票. 从那里， 供应商立即付款，或者发票在指定期限内保留在应付账款中，或者直到履行采购订单为止（取决于物料、内部流程和供应商协议）。
   1. 财务团队尽职调查的一个关键部分是三向匹配。 这是一 应付账款 交叉检查采购订单的部门职能， 发票和送货收据，以验证不存在可能导致意外费用的欺诈或人为错误。
2. 一旦物品交付或提供服务，责任方（原始请求者或财务团队）会生成收据并将其与应付账款一起归档，以促进三向匹配并表明采购订单已得到满足。

结论

 这是采购申请和采购订单工作流程的非常基本的细分。 事实上，向外部供应商索取和接收货物的来回过程非常费力且漫长。 这就是为什么为采购申请和采购订单创建标准操作程序是确保采购顺利进行和质量记录保存的关键。

 而且，与许多行政业务职能一样，采购的这些方面日益数字化或自动化。 这对于企业主和员工来说是个好消息——虽然优化的工作流程可以加快速度，但您无法优化来回处理文书工作的速度，特别是在远程工作设置或总部和办公室错位的情况下。

 有效 应付账款自动化 工具包括全面的采购申请和采购订单管理。 工作流程的创新包括：

• 由人工智能驱动的筛选工具，可根据员工电子邮件或 Slack 消息生成正式申请。
• 自动 AP 批准 对于某些类别或低于一定金额的请购单，不需要人工筛选。
• 与您的会计软件同步，迁移请购单、发票和收据，从而快速实现三向匹配和对账。
• 安全云中的长期数据存储可确保您合规并准备好接受审核。

这些只是塑造采购的一些创新，但每一项都独特地简化了您的采购申请和采购订单工作流程。 你越多地发展和培养你的 采购管理 和 AP自动化，您构建的生态系统越大，您就越容易管理管理任务，否则会分散您的运营重点。

无论你的水平如何 财务自动化，了解采购订单与采购申请是管理支出和保持现金流入的第一步 - 如果您管理现在可以衡量的内容。

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• Sumber: https://nanonets.com/blog/purchase-requisition-vs-purchase-order/