采购付款：您需要知道的一切

采购付款：您需要知道的一切

时间戳记：10年2023月9日，凌晨53:XNUMX
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想象一下，在双腿被绑住的情况下进行 100 米的短跑。 当您的采购到付款流程充满低效和浪费时，情况就是如此。 当您摆弄并手动生成您的 采购订单 对于关键商品，您的竞争对手可能已经采购了他们需要的东西并继续前进。

世界上有太多的企业仍在使用过时的技术来管理他们的采购到支付周期和流程。 它不仅会导致运营中断，还会危及您的长期增长。 好消息是，P2P 流程在过去几年中发生了重大变化，消除了复杂性并简化了端到端的采购周期。

这篇文章涵盖了您需要了解的所有内容，以从根本上了解采购到付款流程管理。

什么是采购到付款？

每个组织都需要一些原材料和基本服务来有效地开展业务。 采购到付款流程涵盖了成功采购这些材料和服务所涉及的所有步骤，从需求识别到供应商付款。

通常，采购到付款流程涉及四个主要利益相关者：提出请求的部门、采购部门、供应商和应付账款部门（或外部机构，如果 应付账款外包).

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自动将文档收集到您的 AP 工作流程中
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采购到支付周期

现在您已经大致了解了采购到付款流程，让我们进一步分解并探索采购到付款周期的每个步骤。

1. 确定需求

需要原材料或服务的部门将向采购部门提出采购请求。 此请求将包含数量、质量和时间表等规范。

2. 生成请购单

确定细节后，下一步是在采购到付款处理软件中捕获所有订单详细信息并生成采购申请表。 然后将其发送到采购部门。

3. 评估请购单

采购部门将分析表格，查找不准确、不完整的信息、预算限制和后勤限制。 然后他们会打电话决定是批准还是拒绝该请求。

4.发出采购订单

一旦请购单获得批准，采购或 采购部 将选择合适的供应商并在其 P2P 处理软件中创建采购订单。 然后将此订单与所有相关利益相关者共享以供最终批准并发送给供应商/供应商。

5.领取货物收据

供应商发货后，采购团队将验证其内容并将货物收据输入P2P处理软件。 验证过程完成后，他们将决定是批准还是拒绝收货。

6.验证发票

如果收货被批准，供应商将向您的应付账款部门发送发票。 这个 发票经过三向匹配 与采购订单和货物的收据。 如果项目和相应的值在整个董事会中保持一致，它将被批准。 否则，它将被拒绝并发回给供应商，并附上有关不准确之处的说明。

7. 向供应商付款

最后，当发票获得批准后，应付账款团队会将款项发放给供应商。 合同条款通常规定付款方式。 每次创建新产品时都必须遵循这 7 个步骤 采购申请 由组织中的任何部门放置。

使用采购到付款的好处

随着采购到付款程序的自动化，采购和应付账款得到简化和改进。 以下是可以看到进展的一些主要领域。

有助于节省时间

点对点 (P2P) 和采购自动化解决方案可以帮助采购团队节省时间，同时改善预算监控和供应链物流。

更好地连接整个组织

采购软件连接整个组织，允许更快地授权新要求，根据可用信息选择合适的供应商，创建采购订单，然后将其委托给供应商，所有这些都可以数字化且方便地进行追踪。

最大限度地减少发票处理费用。

自动化可以节省时间和金钱，使企业能够将员工投入到更具战略性的工作中，而不是重复可以自动化的操作。

获得完整的可见性。

点对点 (P2P) 技术可实现整个供应网络的透明度，使买家和供应商能够方便地查看发票的进度。

完善异常处理

异常值可以获得他们应得的认可并尽快得到解决，因为大多数发票都能顺利处理。

增强您的供应商合作伙伴关系

供应商可以通过使用供应商平台了解他们何时会收到付款，该平台为他们提供做出更明智决策所需的数据。 更快地解决发票偏差和投诉可以增强信心并提高买家的透明度。

在谈判中占上风

当供应商对他们的付款细节有信心时，他们可能会准备好提供对客户更具吸引力的条件，同时仍然保证供应商获得扩展业务所需的收入。

收集信息以加强决策

具有强大的按需报告功能的 P2P 系统是理想的选择。 通过利用当前和过去的可用数据，公司可以更好地控制收入和营运资金。

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非接触式发票处理和审批路由
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高效采购到付款管理的技巧

采购到付款流程可能看起来很复杂，因为它涉及多个利益相关者、依赖关系、合规性法规以及许多 文档管理工作流程. 但是有一些方法可以使您的 P2P 流程更具成本效益和简化。

以下提示将帮助您消除或最大程度地减少与采购到付款流程相关的一些最大挑战：

1. 建立系统框架

P2P 流程不像从电子商务网站购买笔记本电脑那么简单。 最好的前进方式是分解从采购到付款的流程，并对流程中的每个步骤进行标准化。 然后，确保每个相关人员都知道他们的责任、职责以及沟通的方式和时间。

2.衡量你的效率

请务必选择并跟踪衡量 P2P 流程效率的关键指标。 您可以查看库存水平、营运资金水平、错误和不准确数量、处理时间、工时、运营中断和额外支出等指标。  

3.努力建立更好的供应商关系

缓慢的审批周转时间和延迟的付款通常使您很难与供应商建立顺畅的关系。 它会导致分歧、有限的可见性、不准确和意外的延迟。 最终，它会减慢您的 P2P 周期。

4. 部署强大的采购到付款解决方案

由于采购到付款周期涉及多个利益相关者，您经常会看到每个利益相关者使用不同的工具和技术来完成他们的任务。 这使得捕获、编译、分析和审计数据以及监控关键任务的状态变得困难。

您可以消除这些挑战，并使用具有集成和自动化功能的强大 P2P 处理解决方案使您的采购到付款流程无缝衔接。 在下一节中了解更多相关信息。

采购到付款软件

老实说，使用电子表格或基于纸张的方法来管理 P2P 周期是一种痛苦。 它通常会导致更多的手动工作、缓慢的处理时间和较差的可见性。 使用 ERP 解决方案也不是答案； 它只是没有提供足够的集成和自动化选项来处理现代采购流程带来的复杂性。

相反，获得一个专门的采购到付款解决方案，可以作为 无纸化系统. 从允许部门提出采购请求到 捕获数据 三向匹配 准时向供应商付款。 这些应用程序提供的好处是多方面的。

采购到支付软件的好处

部署采购到付款软件的公司享有以下优势：

1. 提高可见度和透明度

一个功能强大的采购到支付流程解决方案使每个利益相关者都能实时了解他们的订单发生的情况。 这将帮助每个部门规划他们的活动，做出更好的决策，并确保关键业务运营不受阻碍。

2. 更容易保持合规性

由于所有数据都可以从中央位置访问，因此审计跟踪将更容易跟踪和验证。 财务团队和审计员将能够快速完成他们的工作。 更重要的是，由于踪迹清晰，被罚款和处罚的机会将大大降低。

3. 自动化无聊的事情

没有人愿意花时间手动处理采购申请、输入发票数据或交叉检查采购订单、收货和发票。 它不仅会减慢您的团队的速度，而且成本高昂且容易出错。 强大的 P2P 解决方案带有自动化和集成，可显着减少每个阶段花费的时间：自动捕获发票详细信息、自动发送文件以供批准、生成自动报告、电子路由/存档等等。

4. 降低成本和支出

对于初学者来说，P2P 软件消除了许多重复和繁琐的任务，这些任务构成采购到付款流程的一部分：从手动输入发票数据到生成供应商绩效报告。 这意味着更少的处理错误、更高的生产力以及更多的时间花在高价值的任务上。

其次，强大的 P2P 解决方案可确保您的采购部门做出的每项决定都符合您的采购政策，并严格基于可用库存和运营数据。 因此，最大限度地减少了特立独行的支出机会。

采购到付款流程中的挑战

1. 耗时的手工作业

企业的多个部分通常都有自己的方法，这使得数据整合变得困难。 两个独立的部门处理应付账款和采购的职能，每个部门都有自己的一套政策、方法和目标。 这种缺乏一致性可能会导致效率低下和失误。

2. 治理与合规

由于缺乏支持决策的数据治理和质量，采购流程十分僵化。 支出预批的核心前提有时被认为是不必要的官僚主义，导致非合同支出和临时采购。

3. 在开具发票之前采购承诺不透明。

使用不同系统的组织经常发现自己无法访问整个 P2P 过程中的信息，但即使可以访问，也可能是错误的。 因此，缺乏跨供应商和支出的报告，这会影响执行战略决策的能力。

4. 错误归因的成本

采购部门负责与供应商的议价和让步，而应付账款负责遵守这些协议。 不遵守法规可能会在纸质工作场所导致大量意外支出，而没有涵盖这两个程序的自动化。

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领先的 P2P 解决方案

现在，如果您正在考虑为您的组织获取采购到付款解决方案，请考虑以下几个重要的解决方案：

结论

经营一家成功的企业就像管理一级方程式车队的进站。 你必须不断优化你的流程，这样你才能勉强发挥最后一点性能。 您的 P1P 周期当然是您不应忽视的一个领域。 无缝采购是前进的方向。 那些采用 P2P 技术的人将在支出、用户体验和避免业务中断方面具有优势。

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